UNSERE INVENTARISIERUNGSSOFTWARE

Wir nennen das, den Digitalen Zwilling deines Unternehmens. Mitarbeiter kannst du dann ganz einfach importieren und aktualisieren - dank unserer Integration zu führenden HR-Systemen oder technischen Verzeichnissen wie Microsoft AAD So ordnest du dein erfasstes Inventar ganz genau dem zu, wer es verwendet und wo es sich befindet. Damit kannst du später bequem auswerten, wer was hat und wie sich die Kosten z.B. pro Abteilung zusammensetzen.

Diese Frage ist Unternehmer aus allen Branchen sicher bekannt. Wir schaffen Abhilfe: Sind deine Geräte und Lizenzen in Equipme erfasst, kannst du dein bestehendes Inventar effektiv managen. Denn du siehst auf einen Blick, welche Laptops, Bildschirm und welches Zubehör noch keine Mitarbeiter zugeordnet ist und kannst dieses entsprechend einsetzten. Dadurch reduzierst du die Kosten durch überflüssige Ausgaben für neue Assets und leistest deinen Beitrag zur Nachhaltigkeitsstrategie und Ressourceneffizienz deines Unternehmens.

Kommt diese Frage dir auch bekannt vor? 

Mithilfe von Equipme siehts du nicht nur welche Ressourcen dir noch zur Verfügung stehen, sondern auch exakt wo sich diese befinden. Dadurch kannst du genau sehen, welche Geräte und Anwendungen bei deinen Mitarbeitern im Einsatz sind und welchen Standorten diese zugeordnet wurden.

Wir machen die manuelle Dokumentation und Pflege von Inventarlisten obsolet: Bereits bei der Bestellung von neuem Inventar erzeugt Equipme einen Asset und ordnet diesen dem „Digitalen Zwilling“ zu, welcher in unserem System in Echtzeit hinterleget wird. Auf dieser Grundlage können Ressourcen in Zukunft transparent und lückenlos getrackt werden, ohne sie per Hand anlegen zu müssen. Dadurch hast du den ganzen Lebenszyklus im Blick und die Inventarisierung startet bereits vor der Lieferung.

Weil Geräte, Subscriptions und Verträge in Equipme auf Standorte, Abteilungen und Mitarbeiter geschlüsselt sind, werden die zugehörigen Vertragslaufzeiten, Einmal- und Laufkosten im System transparent aufgeschlüsselt. Damit können Verantwortliche durch ihr virtuelles Unternehmen browsen und alle Kosten auf jeder Unternehmensebene nachvollziehen.

So kannst du auf den Cent genau berechnen, wieviel die Ausstattung eines Standortes, Teams oder Mitarbeiters dich monatlich kostet. Gleichzeitig kannst du diese Ausgaben auf internen Kostenstellen weiterverrechnen und bei Bedarf nachweisen. Häufig ist das nicht nur einmal im Jahr der Fall, wenn die Inventur mal wieder ansteht.

Dank Equipme behälst du den Überblick über laufende Abokosten, anstehende Kündigungsfristen und Mindestvertragslaufzeiten. Zudem erzeugt die Inventarisierungssoftware auf Basis anstehender On- und Offboardings einen Kosten-Forecast der deinem Unternehmen finanzielle Planungssicherheit bietet

Durch die steigende Mitarbeiterfluktation und zunehmende Zahl der Angestellten im Homeoffice, steigt auch die Unübersichtlichkeit. Leider bringt das ein großes Sicherheitsrisiko mit sich: Denn es passiert schnell, dass Arbeitsmittel nach dem Austritt aus deinem Unternehmen schlichtweg vergessen werden. Auf Dauer ist das nicht nur teuer, sondern bringt auch erhebliche Datenschutzrisiken mit sich. Weil du mit Equipme alle physischen und virtuellen Anwendungen zu Beginn digital erfasst, kannst du garnicht den Überblick verlieren.

Zugegeben ist eine klassische Inventarisierungssoftware eine weitaus bessere Alternative als die manuelle veraltete Excel-Tabellen. Damit kannst du deines Assets erfassen, managen und wieder ausrangieren, wenn es soweit ist.

Genau, das ist der Punkt: Das ist bei standardisierten Anwendungen auf dem Markt aktuell nicht möglich (und in Zukunft wahrscheinlich auch nicht). Also wirst du diese Aufgaben weiterhin manuell ausführen und gehst einen großen Schritt zurück bei der digitalen Transformation deines Unternehmens. Dabei wolltest du deine Angestellten doch eigentlich auf Dauer entlasten, damit sie sich auf das Kerngeschäft konzentrieren können... deshalb hier einmal die groben Unterschiede im Überblick:

Leider müssen wir dir mitteilen: Laut §1 des Handelsgesetzbuchs ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet bei Geschäftseröffnung und zum Ende des Geschäftsjahres eine Bestandsaufnahme seines Inventars durchzuführen. Dabei musst du alle deine Vermögensgegenstände (ja, auch virtuelle Ressourcen) in einem Inventarverzeichnis auflisten. Weist dein Inventarverzeichnis im Zuge einer Steuerprüfung Lücken oder Fehler auf, kann dir tadellose Buchführung vorgeworfen werden. 

Was das konkret bedeutet? Dein Jahresgewinn wird im aktuellen Jahr und im Folgejahr von einem Buchhalter geschätzt, was letztendlich zum Nachteil deines Unternehmens geschieht.