Mit Equipme haben Unternehmen das gesamte Inventar auch bei verteilten Arbeitsorten, hoher Fluktuation und hunderten von SaaS-Subscriptions immer im Blick und können Kosten zentral verwalten.
Sämtliche Vertrags-Laufzeiten, Serien-Nummern und Mitarbeiterzuordnungen werden von Equipme automatisch auf dem aktuellen Stand gehalten, ohne dass sich jemand aktiv darum kümmern muss.
Die Reise beginnt mit der einmaligen Erfassung deiner Bestandsgeräte und Verträge, die du einfach in Equipme anlegen kannst. Am schnellsten geht es, wenn du unsere Excel-Vorlage verwendest und dein gesamtes Inventar bequem importierst. Danach darfst du Excel dann endgültig vergessen, wenn es um die Dokumentation deines Inventars geht.
Dank unseres „Digital Twin“-Ansatzes kennt Equipme sämtliche Mitarbeiter, Standorte und Abteilungen, auf die Inventar und Verträge geschlüsselt werden. So kannst du später bequem auswerten, wer was hat und wie sich die Kosten z.B. pro Abteilung zusammensetzen.
Deine Organisationsstruktur kannst du einfach in der Sofware von Equipme abbilden oder dank unserer Integration zu führenden HR-Systemen und Microsoft bequem importieren und automatisch aktuell halten.
Unser „Design-First“-Ansatz macht manuelle Dokumentation und die Pflege von Inventarlisten obsolet. Bereits mit Bestellung erzeugt Equipme einen „Digitalen Zwilling“ des Inventars im Kontext der Unternehmensverwendung, auf dessen Grundlage jedes Asset fortan lückenlos transparent über seinen gesamten Lebenszyklus getrackt und gemanaged werden kann.
Auch nachträgliche Veränderungen von Services, der Austausch von Geräten und die Übergabe von Inventar an neue Mitarbeiter wird von Equipme protokolliert.
Meta-Informationen wie Seriennummern und Lizenzschlüssel werden vom Service-Provider im Rahmen der Bestellverarbeitung automatisch im System hinterlegt, so dass sich das Unternehmen um nichts kümmern muss.
Geräte, Subscriptions und Verträge werden in Equipme auf Standorte, Abteilungen und Mitarbeiter geschlüsselt und die zugehörigen Vertragslaufzeiten, Einmal- und Laufkosten im System dokumentiert.
CFOs und Controller können so durch ihr „virtuelles Unternehmen“ browsen und alle Kosten rund um die Mitarbeiter- und Arbeitsplatzausstattung auf jeder Unternehmensebene lückenlos transparent nachvollziehen, innerbetrieblich auf Kostenstellen weiterverrechnen und in Auditsituationen nachweisen. Und das nicht nur einmal im Jahr, wenn gerade Inventur stattgefunden hat.
Auch bei steigender Anzahl von Software as a Service und dem Trend Geräte zu mieten, behalten Unternehmen so den Überblick über laufende Kosten, anstehende Kündigungsfristen sowie nicht genutztes Inventar und Software, die abbestellt werden kann. Zudem erzeugt Equipme auf Basis anstehender On- und Offboardings einen Kosten-Forecast der Unternehmen finanzielle Planungssicherheit ermöglicht.
Mit der stetig wachsenden Anzahl an SaaS-Anwendungen und der Bereitschaft von Unternehmen ihren Mitarbeitern Home-Office Ausstattung beizustellen, steigt die Unübersichtlichkeit wer was hat und die Wahrscheinlichkeit, dass Arbeitsmittel beim Offboarding einfach vergessen werden. Das ist nicht nur teuer, sondern birgt erhebliche Sicherheitsrisiken und Datenschutzprobleme mit sich.
Equipme löst dieses Problem, indem sämtliche dem Mitarbeiter überlassenen physischen und virtuellen Assets digital getrackt und beim Offboarding aktiv zurückgefordert werden.
