Videokonferenz im Home Office
Was benötige ich und was muss ich beachten?
HomeOffice ist für viele Menschen in der Corona Pandemie zum Alltag geworden. Die Arbeit von zuhause fällt dabei je nach Art des Berufs verschieden aus. Einen entscheidenden Faktor bildet jedoch die notwendige Kommunikation, die Dank des Internets und moderner Technologien stark vereinfacht ist. Mit Hilfe von PCs, mobilen Geräten, Webcams und weiteren Kommunikationsmitteln ist der Austausch mit einer oder mehreren Personen am Bildschirm möglich und wird Videokonferenz genannt.
Für den professionellen Umgang gilt es einiges zu beachten, da jeder Teilnehmer für die anderen sichtbar ist und sich von der besten Seite zeigen möchte. Entsprechend wichtig für den störungsfreien Verlauf sind die verwendeten Tools, aber auch die geeignete Beleuchtung und das richtige Equipment.
Videokonferenzen – die wichtigsten Grundlagen
Für viele Unternehmen ist die Videokonferenz längst ein bewährtes Mittel, um den Kontakt zu Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern zu gewährleisten und zu vereinfachen. Das betrifft die tägliche Kommunikation mit dem "Gegenüber" ebenso wie das Online-Meeting, die Schulung, das Marketing, Strategieplanungen und Projektbesprechungen, für die eine physische Anwesenheit im Büro oder in der Firma nicht mehr zwingend notwendig ist.
Was ist eine Videokonferenzen?
Die Videokonferenz ist im Ursprung wie ein Telefonat nur mit Ton und Bild zu verstehen. Dabei waren vor wenigen Jahren noch separate Videokonferenz Technik, welches in Meetingräumen installiert wurde, von Nöten. Nur wenige Lösungen haben die Teilnahme über einen PC zugelassen. Es waren vielmehr Punkt zu Punkt Schaltungen mit entsprechend teurer Ausrüstung, bei dem die Kamera, das Mikrofon und die Lichtquelle fest im Raum verbaut waren.
Das Aufsetzen einer Videokonferenz benötigte meist einen Kollegen aus der Technik und hatte keinen kollaborativen Anteil, wie Content Sharing oder interaktive Inhalte. Dafür überzeugen diese Lösungen mit hervorragender Videoqualität und einer stabilen Verbindung.
In den letzten Jahren haben sich Lösungen für Online-Meeting etabliert, die zwischen zwei oder mehreren Parteien stattfinden, indem jeder der Teilnehmer den anderen auf dem Monitor in Echtzeit sehen und hören kann. Hierfür ist zum Beispiel ein normales Laptop ausreichend, dass die jeweilige Software installiert hat oder über deinen aktuellen Webbrowser verfügt.
Gerade im HomeOffice, verstärkt durch die Corona Pandemie, hat sich diese einfache Art der Videokonferenz bewährt und entwickelt sich technisch rasant weiter. Anfang 2022 hat Satya Nadella, der CEO von Microsoft veröffentlicht, dass Teams 270 Millionen monatlich aktive User erreicht hat.
Funktionsweise der Videokonferenz
Die Videokonferenz zwischen zwei Personen gestaltet sich noch sehr einfach. Es ist vergleichbar mit einem Anruf, nur dass dieser über die Software getätigt wird und dann neben der Stimme des Kollegen auch das Bild oder Bildschirminhalte übertragen werden können. Keine Angst: Die Informationen werden nicht automatisch übermittelt, sondern muss mit einem weiteren Klick freigegeben werden.
Multi-Party Videokonferenz
Nehmen mehrere Personen an der virtuellen Konferenz teil, wird auf Multipoint gesetzt, bei dem verschiedene Standorte miteinander verbunden sind. Es gibt in der Regel einen Moderator, der die anderen Teilnehmer einlädt und das Gesprächsthema festlegt. Die Übertragung erfolgt über einen zentralen Konferenzserver, über den jeder Video-Stream zu einem großen Bild zusammengesetzt wird, so dass auf dem Display alle Teilnehmer sichtbar sind. Über die einfache Kommunikation hinaus ist es auch möglich, per Desktop-Sharing weitere Inhalte zu teilen, z. B. ein bestimmtes Dokument, an dem gemeinsam gearbeitet wird.
Ad hoc Videokonferenz
Bei Lösungen wie Teams kann auch aus einem 1:1 Gespräch mit einem Klick eine Videokonferenz gestartet werden. Dann spricht man von einer ad hoc Videokonferenz. Die zusätzlich eingeladenen Personen erhalten einen Anruf und sind nach Annahme automatisch mit den zwei vorherigen Kollegen verbunden. Es bedarf keinem Vorlauf und auch keinem Versenden von Einladungen wie bei einer geplanten Videokonferenz.
Das Equipment für eine Home Office Videokonferenz
Im HomeOffice ist eine professionelle Umsetzung der Videokonferenz gleichfalls sinnvoll. Die Teilnahme an Videokonferenzen benötigt nicht zwingend alle die gleiche Ausstattung, lediglich dieselbe Software muss eingesetzt werden.
Dennoch empfiehlt es sich, mit leistungsstarken Geräten zu arbeiten, eine hochwertige Webcam und ein Headset zu verwenden und für einen neutralen Hintergrund und eine gute Beleuchtung zu sorgen.
Dabei sind die Teilnehmer nicht wie früher auf abgestimmte Hardware angewiesen, sondern können verschiedene Geräte nutzen, neben dem PC oder Laptop beispielsweise das Smartphone. Hauptsache die Geräte unterstützen die Anforderungen des Anbieters für die Videokonferenz.
Wichtig ist eine gute Lichtquelle, zum Beispiel eine starke LED Lampe oder wie so manch ein Influencer es einsetzt, ein Ringlicht. Jedenfalls sollte die Licht-Farbtemperatur nicht zu kalt sein, sonst wirkt man in der Videokonferenzen blass und krank.
Sinnvolle Tools und Software für die Videokonferenz
Zugang zu Videokonferenzen bieten mittlerweile mehrere Tools. Über den PC oder Laptop ist das mit modernen Webbrowsern möglich, die die Übertragung in Bild und Ton im HomeOffice direkt unterstützen. Ein weit verbreitetes Tool für Business und Privatgespräche ist Skype und Skype for Business.
Für Videokonferenzen im geschäftlichen Kontext existieren entsprechend auf die Bedürfnisse zugeschnitten Lösungen, wie Zoom, Google Hangout, Cisco Webex und Microsoft Teams.
Diese Lösungen sind sowohl als Software für den PC als auch in Form von Apps für Tablet und Smartphone verfügbar. Der besondere Komfort entsteht, wenn Besprechungsräume mit kompatibler Technik für Videokonferenzen ausgestattet sind. Sie lassen sich ganz bequem mit in eine Besprechung einladen und kleine Teams können sich in dem Raum durch Ton, Video und Inhalt mit den Teilnehmern des Online Meetings austauschen.
Unterschiede: Zoom vs. Microsoft Teams
Die Tools Zoom und Microsoft Teams sind momentan die größten Konkurrenten auf dem Markt und das geeignete Werkzeug für das professionelle HomeOffice mit Videokonferenz.
Zoom ist ein Cloud-basierendes System, das den Live-Chat per Webcam in HD-Qualität und als VoIP-Telefonate gestattet. Geboten sind mehrere Tarife für Konferenzen mit bis zu 500 Teilnehmern und eine 256-Bit-Verschlüsselung aller Dateien und Verbindungen. Funktionen wie die Chat, die Bildschirmfreigabe und die Videospeicherung sind für den kontrollierten Ablauf des Meetings vorhanden.
Microsoft Teams ist eine Plattform für Chat, Videokonferenzen, Notizen und Anhänge und öffnet sich in der Art eines virtuellen Raums. Integriert sind Dienste wie OneDrive, OneNote, Planner und weiter nützliche Office-365-Dienste. Für das HomeOffice eignet sich das Tool als einfache und praktische Lösung, das ermöglicht, gemeinsam zu kommunizieren oder an Dokumenten zu arbeiten. Auch hier sind die Inhalte verschlüsselt und sicher.
Beide Tools stehen sich in den Funktionen in nichts nach. Sie ermöglichen Online-Konferenzen, die Bildübertragung und den Chat, den gemeinsamen Zugriff auf Daten, direktes Routing, die intelligente Anrufverwaltung, IP-Telefonie und die einfache Anwendung.
Unterschiede zeigen sich darin, dass Microsoft Teams die Nutzung mit seinem eigenen Repertoire aus Office-Anwendungen verbindet, während Zoom mit zusätzlichen Funktionen und mit Kommunikationsplattformen wie Slack arbeitet. Etwas besser ist hier die Benutzeroberfläche, die intuitiv bedienbar ist, während Teams die Vertrautheit mit den Office-Programmen voraussetzt. Dafür ist Microsoft Teams bei den meisten Windows Notebooks mit Office quasi schon voll integriert und kann zudem auch noch das klassische Telefon ablösen.
Vorbereitung und wichtige Voraussetzungen für die Videokonferenz
Um einen glänzenden Eindruck zu hinterlassen, ist auch im Home Office einiges zu beachten, um die Videokonferenz nach professionellen Voraussetzungen abzuhalten. Das betrifft zunächst das korrekte Aussehen und die geeignete Kleidung. Auch wenn das Telefonat von zuhause aus stattfindet, entsprechend aus einem etwas gemütlicheren Ambiente, sehen sich die Teilnehmer live und erwarten die Präsenz, die sie auch im Büro gewohnt sind.
No-Gos sind der Schlabberlook oder ungepflegtes Aussehen. Stattdessen punkten das gepflegte Erscheinungsbild und die stilvolle Alltagskleidung, die auch Anzug, Krawatte oder Business-Kostüm beinhalten kann. Es empfiehlt sich, sich so zu kleiden, wie es auch im Unternehmen und Büro bei einem direkten Kontakt üblich ist.
Der richtige Raum für das virtuelle Gespräch im HomeOffice
Das Notebook ist das Zentrum jeder Videokonferenz und sollte im Raum gut positioniert sein und mit ausreichen Licht versorgt sein. Achte bei der Auswahl des Raums möglichst darauf, dass während der Videokonferenz weniger Ablenkung und keine anderen Personen sich darin befinden. Das stört deine Konzentration und bringt auch Unruhe in die Videokonferenz. Weniger geeignet ist der Aufbau im Wohnzimmer oder im Flur, in dem weiter Familienmitglieder sich befinden oder regelmäßig am Arbeitsbereich vorbeigehen.
Doch wichtiger als die Wahl des Raums ist ein ordentlicher Arbeitsplatz mit einer guten Beleuchtung und möglichst klarem Hintergrund. Auch wenn die sprechende Person auf dem Bildschirm den Vordergrund bildet, ist ein Blick auf den Hintergrund für die anderen möglich. Entsprechend unangenehm wirkt es für Konferenzpartner, wenn die Intimität und das Private durchschimmern. Alternativ gibt es die Möglichkeit, Funktionen wie Weichzeichner (Blur-Effekt) zu nutzen. Diese sorgt dafür, dass der Hintergrund im Bild undeutlich wird und ein mögliches Chaos für die Teilnehmer unsichtbar bleibt.
Neu und sehr beliebt ist auch die Funktion, einen virtuellen Hintergrund einzublenden. Die meisten führenden Videokonferenz Lösungen sind mittlerweile von der Technik soweit, den Menschen zu erkennen und den Hintergrund durch ein beliebiges Bild im Video zu ersetzen.
Hintergrund und geeignete Lichtquellen für die Präsentation
Fehlerhafte Verbindungen, ein schlechtes Bild oder ein verzerrter Ton machen die Videokonferenz zum Desaster. Besonders zu grelle oder zu dunkle Aufnahmen wirken störend, so dass die richtige Beleuchtung entscheidend mit zum Erfolg der Konferenz beiträgt. Zwar ist Tageslicht eine gute Voraussetzung für die klare Darstellung, abhängig ist diese Lichtquelle jedoch davon, von wo sie einfällt. Ungünstig ist Licht, dass von hinten oder von vorne kommt und das Gesicht verdunkelt oder zu grell präsentiert. Achte demnach darauf, nicht vor einem Fenster zu sitzen und die Kamera darauf ausgerichtet zu haben.
Ideal für Videokonferenzen ist indirektes oder weiches Licht. Statt das Gesicht punktuell auszuleuchten oder mehrere Lichtquellen zu verwenden, eignet sich ein Ringlicht, das auf Augenhöhe installiert wird und den Teilnehmer gleichmäßig beleuchtet. Hervorragend ist auch eine Lampe, die mit einer weißen Leinwand genutzt und gegen die weiße Fläche ausgerichtet wird.
Achte darauf, dass der Hintergrund etwas aufgeräumt ist. Optimalerweise hast du eine Wand oder einen Vorhang hinter dir. Wenn du nicht so viele private Details preisgeben möchtest, musst du darauf achten, dass die Kamera nicht auf den Raum ausgerichtet ist, besonders wenn du dein Home Office Arbeitsplatz im Schlafzimmer aufgebaut hast.
Ruhe und Entspannung beim Videotelefonat
Nicht jeder ist geübt im Austausch über den Bildschirm. Es lohnt sich, vor dem Gespräch mit Kollegen das Verhalten zu üben und die eigene Wirkung per Video aufzuzeichnen und zu prüfen. Empfehlenswert ist im aktiven Gespräch eine entspannte Atmosphäre, die den Alltagslärm ausgrenzt. Während der Videokonferenz sollte im Raum Ruhe herrschen, so dass Ablenkungen vermieden werden.
Sollten technische Probleme wie Verbindungsabbrüche auftreten, ist das leider normal und die Kollegen dran gewöhnt - kein Grund zur Panik.
Das beste Videokonferenz Mikrofon
Was du zwangsläufig immer parat hast, ist das im Laptop integrierte Mikrofon. Es funktioniert gut, wenn im Hintergrund wenige Geräusche sind und du nah am Laptop sitzt. Jedoch können durch die Wiedergabe des Tons aus der Videokonferenz im selben Gerät schnell Rückkopplungen oder ein Echo entstehen. Wenn du währenddessen auch noch Tippst um zum Beispiel mit einem Kollegen zu Chatten oder Protokoll des Meetings zu schrieben werden alle Teilnehmer mit großer Wahrscheinlichkeit jeden Tastenanschlag hören.
Ein gutes Mikrofon wird dir dein Gegenüber danken!
Dafür kannst du zum Beispiel zu einem ordentlichen Headset greifen. Es hat neben einem weit besseren Mikrofon, der den Ton nah an deinem Mund aufnimmt auch den Vorteil, dass nur du die Inhalte der Videokonferenz hörst. Solltest du nicht zu alleine zu Hause sein, werden andere weniger gestört und die Informationen aus deinem Meeting belieben vertraulich.
Oder du verwendest einen Konferenzteller, der über einen USB Anschluss an deinem Laptop angeschlossen wird. Der Ton ist gegenüber dem Mikrofon und Lautsprecher im Laptop weit besser und kraftvoller. Gute Modelle sind zum Beispiel der Jabra Konferenzteller "Speak" oder von Sennheiser das Modell "Speakerphone".
In der eSport Gaming Szene verbreitet und auch von Influencern immer beliebter ist das Einsetzen eines Kondensator-Mikrofons an einem schwenkbaren Arm. Diese Ausstattung ist etwas sperrig und in Business Videokonferenz eher seltener zu sehen, aber den besten Klang mit den wenigsten Hintergrundgeräuschen wirst du definitiv mit diesem Mikrofon erreichen.
Die Ausstattung von Konferenzräumen ist sicherlich nicht das Richtige fürs HomeOffice. Neben einer entsprechend großen Kamera mit Objektiv und Zoom-Funktion findest du in Konferenzräumen oft Richtmikrofone. Diese sind, abhängig davon wieviel Platz im Raum ist, teilweise auch noch in Reihe geschaltet. Das führt auch in großen Räumen zu einer guten Audio-Qualität in der Videokonferenz
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