Moderne, flexible & effiziente Arbeitsplätze: Workplace as a Service

Du willst die Arbeitsplätze deiner Angestellten flexibel, modern und kosteneffizient zusammenstellen? Durch die fortschreitende Digitalisierung der Arbeitswelt und dem Einfluss von Covid-19 auf das Arbeitsumfeld müssen moderne Arbeitsplätze neu gedacht werden. Viele Unternehmen sind zum aktuellen Stand noch nicht entsprechend entwickelt, wodurch die Effizienz und Skalierbarkeit zu wünschen übrig lässt. In diesem Zuge revolutionieren as a Service Modelle die Blickweise, langsam aber sich. Also weshalb nicht direkt einen ganzen Arbeitsplatz in diesem Modell nutzen?

Was ist Workplace as a Service?

Generell ist das Workplace as a Service Modell (WaaS) eine Art Weiterentwicklung von Software as a Service (SaaS), was auf den anhaltenden "as a service"-Trend in der IT-Branche zurückzuführen ist. Getreu nach dem Motto "Mieten statt Kaufen" können Unternehmen so ihre IT-Ressourcen schonen und hohe Anschaffungskosten für Hard- und Software einsparen. Egal ob Laptops, Smartphone, Tablets oder Monitore - hierbei werden alle Devices nicht mehr gekauft, sondern das Nutzungsrecht schlichtweg angemietet. 

Unterschiede im Überblick: WaaS vs. DaaS

Generell sind DaaS (Device as a Service) und WaaS zwei verwandte Konzepte, die sich auf die Bereitstellung von IT-Ressourcen und Arbeitsumgebungen beziehen. Dabei haben sie allerdings unterschiedliche Schwerpunkte.

Im Grunde konzentriert sich DaaS auf die Bereitstellung von virtuellen Desktop Umgebungen über das Internet, wobei das gesamte Betriebssystem, Anwendungen und sämtliche Daten in der Cloud gehostet werden. Auf die zentral gelagerten Arbeitsmittel können Endbenutzer über ihre Endgeräte dann zugreifen. Im Gegensatz dazu bietet WaaS eine umfangreiche Lösung für die Einrichtung eines modernen Arbeitsplatzes, die neben dem Desktop auch Dienste und Tools zur Verfügung stellt. Dadurch können Teams ihre Zusammenarbeit und Effizienz nachhaltig verbessern, da alle Ressourcen auf einer Plattform gebündelt sind.

Im Allgemeinen zielen beide Konzepte zielen darauf ab, Flexibilität, Skalierbarkeit und einfache Verwaltung für Unternehmen und Benutzer bereitzustellen.

Wie funktioniert WaaS?

In der Regel werden umfassende Managed Workplace Lösungen von entsprechenden Service Providern angeboten, die ihre Leistungen im monatlichen Mietmodell anbieten. Dabei kauft der Benutzer quasi nicht die Hardware und Software ein, sondern letztendlich nur das Nutzungsrecht. Oftmals lässt sich der Umfang der gebuchten Leistungen in einer Art Baukastensystem flexibel buchen. Demnach erfolgt die Abrechnung exakt nach gebuchter Geräte und Software über eine festgelegte Nutzungsdauer, die meist flexibel angepasst werden kann. 

Beim Workplace as a Service sind sämtliche Zusatzleistungen rund um den digitalen Arbeitsplatz miteinbegriffen: Austausch und Reparatur von Geräten, Wartung der Systeme, Einführung neuer Anwendungen und die Gewährleistung der Datensicherheit werden vom IT-Provider übernommen. So können Unternehmen eine moderne IT-Infrastruktur aufbauen und gleichzeitig das Device Management gänzlich auslagern. 

Welche Workplace Services werden angeboten?

In vielen Fällen lässt sich der Leistungsumfang in einer Art Baukastenprinzip flexibel den Anforderungen und das Business anpassen. Typische Leistungen im Rahmen von WaaS sind:

• Bestellung, Lieferung, Wartung und Instandhaltung von Hardware
• Installation und regelmäßige Updates der Software inklusive der cloudbasierten Anwendungen 
• Sicherung der Daten
• Verwaltung und Störungsbehebung der Arbeitsplätze
• Anwendersupport für die Nutzer der Arbeitsplätze
• Nachhaltige Verwertung von Altgeräten
• Einrichtung eines Service Desk für Administratoren
• Sicherung der Systeme gegen interne oder externe Bedrohungen

Was sind die Vorteile von WaaS?

Im Wesentlichen ergeben sich diverse Vorteile im Hinblick auf Kosteneinsparung und bessere Skalierbarkeit von Ressourcen durch die Nutzung von Workplace as a Service. Im gleichen Zug kann die interne IT-Abteilung entlastet werden und sich stärker auf das vorherrschende Kerngeschäft konzentrieren. 

Interne IT-Abteilungen entlasten

Allgemein ist es von großer Bedeutung, die IT des eigenen Unternehmens im Tagesgeschäft zu entlasten, sodass sich diese Experten auf die digitale Transformation des Unternehmens konzentrieren können. Eigentlich sollte der Fokus dabei auf der Gestaltung und Optimierung digitaler Prozesse liegen und weniger auf dem Kauf von PCs und Microsoft Office Anwendungen. 

Durch den aktuellen Mangel an IT-Fachkräften auf dem Arbeitsmarkt bremsen diese zeitaufwändigen Aufgaben das Unternehmenswachstum weiterhin aus. Deshalb sollten alle Aufgaben, die nicht im direkten Zusammenhang mit dem Kerngeschäft liegen, ausgelagert werden. Demnach bietet Workspace as a Service  eine Möglichkeit, die Ressourcen der IT-Abteilung für wichtigere, produktivere und bedeutsamere Aufgaben freizusetzen.

Investitionskosten = Betriebskosten

Des Weiteren ergeben sich Vorteile in Bezug auf die finanziellen Mittel eines Unternehmens. Hierbei werden Kapitalausgaben (Capex) in laufende Betriebsausgaben (Opex) umgewandelt. Das bedeutet, dass die Investitionskosten für Computer, Smartphones, Tablets und die dazugehörigen Dienstleistungen durch das Mietmodell zu laufenden Betriebskosten werden. Diese Herangehensweise bietet einen weiteren Vorteil: Wenn sich die Anzahl der Mitarbeiter ändert, können die Anzahl der Computer und Smartphones problemlos angepasst werden. Die Anzahl der gemieteten Systeme kann entsprechend erhöht oder verringert werden, und parallel dazu steigen oder sinken automatisch die Dienstleistungen, die vom WaaS-Anbieter erbracht werden.

Immer auf dem neusten Stand

Daneben erhält das Unternehmen regelmäßig die neuesten Systeme im Rahmen eines festgelegten Aktualisierungszyklus. Wenn die Nutzer mit moderner Ausstattung ihre Tätigkeit ausüben, kann das die Zufriedenheit und Produktivität steigern. Insbesondere jüngere Mitarbeiter möchten nicht mit veralteten Laptops oder PCs ihrer Vorgänger arbeiten. Wer qualifizierte Mitarbeiter anziehen möchte, muss zeitgemäße und ansprechende IT-Arbeitsplätze bereitstellen.

Zugleich bieten as a Service Modelle eine höhere Flexibilität und Skalierbarkeit für Unternehmen. Durch entsprechende WaaS-Verträge können plötzliche Auslastungsspitzen bewältigt und ungenutzte Geräte zurückgegeben werden. Demnach sind die meisten Anbieter in der Lage, defekte Endgeräte innerhalb eines Arbeitstages zu ersetzen. 

Du willst WaaS-Anbieter werden?

Auch für IT-Dienstleister sind WaaS und Daas Modelle eine attraktive Möglichkeit, neue Märkte zu erschließen und ihre Verkaufszahlen zu steigern. Weil Kunden, die sich solchen Service Modellen bedienen, meist auf Wachstumsmärkten agieren, ist diese eine innovative Möglichkeit das eigene Geschäftsmodell zukunftssicher auszurichten.

Natürlich stehen klassische IT-Systemhäuser bei diesen Modellen häufig vor einer organisatorischen und operativen Herausforderung. Aus diesem Grund werden zunächst gut vorhersehbare und relevante Dienstleistungen als Managed Services in das eigene Portfolio integriert. 

Wo wird WaaS in der Praxis bereits angewendet?

Grundsätzlich einet sich Workplace as a Service für alle Unternehmen unabhängig von der Branche. Jedoch kann in einigen Anwendungsbereichen WaaS aber besonders vorteilhaft sein. Gerade in kleinen oder mittelständigen Firmen ohne eigene IT-Abteilung findet dieses Modell häufig Anwendung, da man nicht in interne IT-Ressourcen investieren muss. Dies gilt auch für Start-Ups mit begrenzten Budgets und unklaren Anforderungen an die eigenen Arbeitsplätze, da diese flexible ihre Arbeitsplätze anpassen können. 

Aber auch dynamisch wachsende Unternehmen mit steigender Mitarbeiterzahl und mehreren Standorten profitieren von Workplace as a Service. Gerade in der Wachstumsphase können dadurch benötigte Ressourcen zuverlässig und einfach zeitnah werden.

Fazit

Workspace as a Service (WaaS) ermöglicht flexibel, moderne und kosteneffiziente Arbeitsplatzgestaltung. Denn es bietet Komplettlösungen für IT-Ressourcen, verbessert Effizienz und Skalierbarkeit. Dabei übernehmen die WaaS-Provider das Arbeitsplatz-Management, Hardware, Software, Support und Datensicherheit. Demnach sind Kosteneinsparung, Flexibilität und Entlastung der internen IT nur einige Vorteile von Vielen.