CYOD: Choose Your Own Device - Bedeutung für Unternehmen

Alle sprechen über selbst bestimmte Mitarbeiter und wünschen sich „Unternehmer im Unternehmen“. Und doch beginnt die Bevormundung der neuen Angestellten in vielen Unternehmen bereits am 1. Tag, wenn diese ihr Endgeräte erhalten. Denn hier herrscht in den meisten Unternehmen noch der alte „One size fits all“-Ansatz: 15“ Laptops in Schwarz mit kabelgebundener Maus des Vorgängers ist hier der Standard. Eigene Auswahl von Smartphones, Tablets und anderen Mobilgeräten: Fehlanzeige.  

Minderwertige Ausstattung = niedrige Produktivität

Dass Angestellte regelmäßig von zu Hause aus arbeiten können, verstehen viele Manager als massives Entgegenkommen des Unternehmens, für das die Arbeitnehmer dankbar sein sollten. Die Idee jetzt noch große Displays, mobile Endgeräte und einen ergonomischen Stuhl bereitzustellen, empfinden sie fast als anmaßend. 

Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter den ganzen Tag mit Excel Tabellen arbeitet, ist er mit zwei großen Displays im Homeoffice schlichtweg produktiver als mit dem kleinen Laptop. Gleichzeitig wird ein Angestellter, der am improvisierten Küchentisch über längeren Zeitraum sitzt, auf Dauer unter Rückenproblemen leiden und fällt wahrscheinlich länger aus. Im Endeffekt kosten falsch oder unvollständig ausgestattete Mitarbeiter den Arbeitgeber mehr Geld als die Bereitstellung des richtigen Equipments. 

Neue Talente fordern hochwertiges Equipment

Überhaupt signalisiert die richtige Ausstattung den Mitarbeitern, dass sie vom Unternehmen wertgeschätzt werden. Wenn alle notwendigen Anwendungen angeboten werden, können sie auch am effektivsten abliefern. Denn das ist echtes Commitment von Arbeitgeberseite, was wiederum die Mitarbeiter mit Einsatz und Loyalität honorieren. Gerade im War for Talents haben es Vorgesetzte mit extrem gut ausgebildeten, technologieaffinen und selbstbewussten Menschen zu tun. Und diese wissen auch welche Devices, Mobilgeräte und Anwendungen sie beruflich als auch privat nutzen möchten.

Trotzdem kehren Arbeitgeber das Thema gerne unter den Tisch, da es sich ja nur um das „Arbeitsgerät“ handelt und IT-Verantwortliche ohnehin schon überfordert sind, den aktuellen Standard zu managen. Mehr Individualität wäre aus Kosten- und Verwaltungsaspekten undenkbar.  

COBO: Private Nutzung firmeneigener Devices noch undenkbar

Dabei gehen die Entscheider aber viel zu rational an die Sache ran: Gerade jüngere Mitarbeiter lieben die Geräte ihrer Lieblings-Brands, sei es Android oder Apple. Wenn man dann jemanden aus der Apple-Fraktion mit einem Microsoft Gerät überrascht, ist die Enttäuschung riesig und der Frust vorprogrammiert. "Corporate Own, Business Only" - COBO ist in vielen Unternehmen heutzutage immer noch Standard, wodurch die Mobile Device nicht für private Zwecke genutzt werden dürfen. Obwohl in der modernen Arbeitswelt private und berufliche Themen immer mehr miteinander verschmelzen und die Arbeitgeber ihre Angestellten durch solche Regelungen stark einschränken.

Obgleich es für beide Parteien nur Vorteile mit sich bringt: Mitarbeiter sind mobil und „always on“ für den Arbeitgeber. Auf der anderen Seite genießen Arbeitnehmer eine nie dagewesene Flexibilität, wenn es um die Vereinbarkeit von Beruf, Freizeit und Familie geht. Aufgrund der Fusion dieser beiden Welten, sind beispielsweise Smartphones eben nicht länger nur Arbeitsgeräte, sondern das einzige Smartphone des Benutzers.

BYOD: Ein Schritt in Richtung CYOD-Strategie

Die Konsequenz: Privatgeräte werden für die Arbeit eingesetzt, was zu unkontrollierter Datenintegrität sowie Schatten IT-führt. Generell stellt das Unternehmen vor ein Sicherheitsrisiko, denn die Unternehmensdaten sind nicht entsprechend geschützt. Dabei mag das BYOD-Modell ("Bring Your Own Device") zwar finanzielle Einsparungen für den Arbeitgeber bringen, aber ist schlichtweg keine sichere Mobile Device Management Lösung. Doch die Vorteile von BYOD werden häufig solange von Unternehmen fokussiert, bis es zum Verlust oder Diebstahl mobiler Geräte kommt und Datensicherheit nicht länger gewährleistet ist. 

In diesem Zusammenhang gewinnt CYOD-Strategie zunehmend an Bedeutung. Denn im Vergleich zu BYOD können Unternehmen ihren Mitarbeitern eine individuelle Ausstattung bieten, welche sicherer und leichter kontrollierbar ist. 

Was ist Choose Your Own Device? 

Choose Your Own Device (CYOD) ist ein Ansatz, bei dem Unternehmen ihren Mitarbeitern eine Auswahl von Endgeräten zur Verfügung stellen, die von der IT-Verantwortlichen vorausgewählt wurden und ein möglichst breites Angebot für verschiedene Benutzertypen und -anforderungen abdecken. Mitarbeiter dürfen aus einer breiten Palette vordefinierter Gerätetypen und Anwendungen selbst auswählen. Weil die Assets Eigentum des Unternehmens sind, wird sowohl der Service und Support von Arbeitgeber übernommen.  

Wie profitieren Unternehmen von CYOD?

Dadurch wird eine Arbeitsumgebung geschaffen, die den individuellen Bedürfnissen und Arbeitsstilen der Angestellten entspricht. CYOD fördert die Mitarbeiterzufriedenheit und trägt zur Steigerung der Produktivität bei. Wenn Mitarbeiter, mit Geräten zu arbeiten, die sie bevorzugen und mit denen sie vertraut sind, können sie schneller lernen und effizienter arbeiten.

CYOD hat für Unternehmen den Vorteil, die Kontrolle über die bereitgestellten Geräte zu behalten und sicherzustellen, dass sie den Sicherheits- und Compliance-Richtlinien der Enterprise Mobility eingehalten werden. Dies ist besonders wichtig angesichts der zunehmenden Bedrohungen durch Cyberangriffe, Datenschutzverletzungen und Malware. 

Mobile Device Management: Chance zur Kostensenkung

Obwohl es auf den ersten Blick möglicherweise teurer erscheinen mag, eine breite Palette von Geräten anzubieten und zu betreiben, kann CYOD die Kosten des Unternehmens auf zwei Arten reduzieren.  

Option 1: Mitarbeiter Co-Payment im COPE Konzept 

Ein immer häufiger beschrittener Weg die Gerätekosten im Unternehmen zu reduzieren, setzt sich unter dem Begriff „COPE“ (Company owned, Personally enabled) durch. Dabei stellen Unternehmen ihren Mitarbeitern ein festes Budget für ihre Arbeitsgeräte bereit und sie können selbst durch persönliche monatliche Zuzahlung (Co-Payment) auf ihr Wunschgerät upgraden.

Beispielsweiße stellt der Arbeitgeber das Budget für ein iPhone SE bereit, aber der Mitarbeiter wünscht sich das iPhone Pro Max Modell, um in seiner Freizeit bessere Fotos aufnehmen zu können. In diesem Fall trägt der Mitarbeiter einfach die Differenz im Anschaffungswert und leistet diese monatlich über seine Lohnabrechnung. Da es sich trotzdem um die Anschaffung eines Arbeitsmitteles handelt, lassen sich Steuervorteile nutzen. So kann der Mitarbeiter sein Wunschgerät für den Bruchteil der Anschaffungskosten erwerben, die er selbst hätte aufbringen müssen.   

Option 2: Endgeräte mieten statt kaufen 

Eine weitere attraktive Möglichkeit hohe Investitionen in Geräte zu umgehen ist das Leasing oder die Mieten der Geräte. So lassen sich die Investitionskosten in monatliche Raten aufteilen, was dem Unternehmen eine finanzielle Entlastung ermöglicht. Zumal die Anbieter solcher Finanzierungslösungen den Restwert der Geräte in die monatliche Rate einkalkulieren und damit attraktive Preise bieten. Nach ihrer Nutzungsdauer im Unternehmen werden die Geräte häufig einem Sekundärmarkt zugeführt. Im Wesentlichen ist das deutlich nachhaltiger, als sie im IT-Lager jahrelang weiter aufzubewahren.  

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Gerade die Gerätemiete bei spezialisierten „Device-as-a-Service“-Anbietern wird dabei immer beliebter. Denn sie bieten neben der Vorfinanzierung der Geräte auch die Installation, Betrieb und Verwaltung übernehmen und können die IT-Abteilung dadurch erheblich entlasten. 

Perfect Match: CYOD & DaaS

Natürlich steigt durch die Implementierung von CYOD die Diversität der zu managenden Geräte deutlich, weil Verantwortliche sich mit einer breiteren Palette von Geräten, Betriebssystemen und Konfigurationen auseinandersetzen müssen. Daher erhöht sich die Komplexität bei der Verwaltung und Wartung, was die ohnehin schon überlastete IT-Abteilung weiter unter Druck setzt. 

Um diese Herausforderungen zu bewältigen und die internen IT-Ressourcen effektiver zu nutzen, bietet sich die Zusammenarbeit mit professionellen Device-as-a-Service-Anbietern an. Diese Provider sind darauf spezialisiert, neben Gerätehardware zur monatlichen Miete auch umfassende Management-Services bereitzustellen und Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Workplace-Infrastruktur zu entlasten. 

Vorteile durch die Kooperation

Indem Unternehmen mit DaaS-Anbietern zusammenarbeiten, können sie von verschiedenen Vorteilen profitieren. Dazu gehören: 

• Spezialisierte Expertise: DaaS-Anbieter sind darauf spezialisiert, eine breite Palette von Geräten zu verwalten und zu unterstützen. Sie verfügen über das Know-how, um die Geräte gemäß den Unternehmensrichtlinien zu konfigurieren, Sicherheitsupdates durchzuführen und technischen Support anzubieten. 

• Vereinfachte Beschaffung: DaaS-Anbieter können Unternehmen die benötigten Geräte vorkonfiguriert bis ins Homeoffice der Anwender bereitstellen. Dies reduziert den Aufwand für die Beschaffung und Einrichtung und ermöglicht es dem Kunden bedarfsorientiert zu bestellen, ohne eine eigene Lagerhaltung zu benötigen. 

• Hohe Skalierbarkeit: DaaS Modelle dienen dazu dem Kunden eine höchstmögliche Flexibilität zu ermöglichen, was in wirtschaftlich unsicheren Zeiten immer wichtiger wird. Wenn das Unternehmen wächst oder sich verändert, kann die Anzahl der bereitgestellten Geräte leicht erhöht oder reduziert und die Kosten entsprechend des Bedarfs angepasst werden. 

• Sicherheit und Compliance: DaaS-Anbieter arbeiten in der Regel mit den neuesten Sicherheitsstandards und Datenschutzbestimmungen. Durch die Zusammenarbeit mit einem professionellen Anbieter können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Geräte und Daten angemessen geschützt sind und alle relevanten Compliance-Vorschriften eingehalten werden. 

Entlastung der IT: Durch die Auslagerung der Geräteverwaltung können interne IT-Ressourcen entlastet werden. Die IT-Mitarbeiter können sich stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren, während die operativen Aspekte von DaaS-Anbietern übernommen werden. 

Unser Angebot: Mitarbeiter Self-Service Bestellportal  

Wer seinen Mitarbeiter die freie Geräteauswahl ermöglichen möchte, sollte den Prozess auf Dauer automatisieren, um nicht im administrativen Chaos versinken. Gerade bei einer hohen Anzahl an Geräten und Mitarbeiter wird es schnell unübersichtlich: Wer hat welche Geräte bestellt? Wie lange laufen diese noch? Und was beim Mitarbeiteraustritt zurückgegeben werden?

Hier schafft ein internes Bestellportal Abhilfe. Dabei sollten Mitarbeiter bereits vor ihrem ersten Arbeitstag Zugang zu einem Self-Service Portal erhalten, in dem sie ihre Geräte und Anwendungen selbständig zusammenstellen und „Amazon like“ digital bestellen können. Dann triggert diese Bestellung über Equipme den externen DaaS-Anbieter automatisch. Damit hat die interne IT- und Einkaufsabteilung mit dem Prozess keinerlei Arbeit mehr, wodurch die Zuständigen stark entlastet werden. Auf Basis der Bereitstellungsinformationen erhält das Unternehmen zugleich eine aktuelle Inventarisierung, was das Budget-Controlling und die innerbetriebliche Abrechnung sowie externe Security Audits ungemein unterstützt.

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Zusammenfassung

Insgesamt ermöglicht die Kombination von Choose Your Own Device über ein Self-Service Portal, Investitionskosten zu senken, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, die Produktivität zu erhöhen und gleichzeitig die Herausforderungen im Zusammenhang mit der steigenden Gerätevielfalt zu bewältigen. Es bietet eine Win-Win-Situation, bei der sowohl die Mitarbeiter als auch die IT von einem verbesserten Arbeitsumfeld und einer optimierten IT-Verwaltung profitieren.