20. Januar 2022

Desk Sharing in Zeiten von Hybrid Work

Modern, fortschrittlich, smart, so kann Desk Sharing bezeichnet werden. Darüber hinaus noch gut vernetzt und organisiert, für Firmen und Mitarbeiter ein Mehrwert.

Was ist Desk Sharing

Das Desk Sharing Konzept ist ein Gegenentwurf zum festen Arbeitsplatz pro Mitarbeiter. Das spart Platz, denn Mitarbeiter haben keinen festen Platz mehr. Vielmehr sucht sich jeder Mitarbeiter einen freien Schreibtisch und belegt diesen für einen Arbeitstag. Die persönlichen Gegenstände werden in der Regel in Schließfächer gestellt und können für den Arbeitstag an den Platz geholt werden.

Wichtig ist dabei eine Clean Desk Policy, damit jeder Mitarbeiter den Arbeitsplatz jeden Tag im ordentlichen und einheitlichen Zustand vorfindet. Wer mag schon gerne am Morgen die Kaffeetasse des Vorbenutzers wegräumen?

Dafür versprechen Desk Sharing Konzepte eine moderne und abwechslungsreiche Arbeitsumgebung.

Welche Vorteile hat Desk Sharing

Das Teilen eines voll eingerichteten und vernetzten Arbeitsplatzes zwischen mindestens mehreren Mitarbeitern liegt voll im Trend und hat schon vielerorts Probe bestanden. So ist es nicht nur ein Trend aus dem Silicon Valley sondern mittlerweile in den meisten Unternehmen angekommen.

Ein wesentlicher Vorteil von Desk Sharing Arbeitsplätzen ist die Belebung der sozialen Kontakte zwischen den einzelnen Mitarbeitern, wenn man regelmäßig neben anderen Kollegen arbeitet. Neben neuen sozialen Kontakten, fördert es aber ach die Kreativität und kann positiv auf Lösungsansätze einzahlen. Mitarbeiter bearbeiten Themen in wechselnden Umfeldern und erhalten Informationen und neue Sichtweisen durch die regelmäßig wechselnden Kollegen.

Ist Desk Sharing sinnvoll?

Nicht zuletzt ist durch die Corona-Pandemie nachhaltig das Arbeitskonzept verändert worden. Mitarbeiter werden als Teil des Arbeitsortes heute und in Zukunft das HomeOffice verwenden und somit nicht jeden Tag den Arbeitsplatz im Büro aufsuchen.

Das Hybrid Work Modell führt automatisch zu weniger Menschen gleichzeitig im Office und damit zu weniger benötigter Bürofläche. Diese veränderte Anforderung lässt sich optimal mit einem Desk Sharing Konzept realisieren. Vorhandene Arbeitsplätze können dabei modernisiert und in sogenannte Shared Desks umgewandelt werden. Schreibtische verstauben nicht länger und bleiben ungenutzt stehen.

Wirkliche Nachteile von Desk Sharing kommen nur auf, wenn Mitarbeiter sich nicht an die Regeln halten. Dann entsteht Frust bei den restlichen Kollegen und Spannungen im Team. Aber so ist es eben immer in einer Gesellschaft.

Desk Sharing Vorteile für Arbeitgeber

Für Firmen stellt es einen Mehrwert dar, denn es lassen sich somit Flächen einsparen und entsprechend die Büromieten signifikant reduzieren. Möglich ist mindestens die Hälfte (manchmal auch mehr) der Raum- und Ausstattungskosten einzusparen.

Dafür können Unternehmen den Mitarbeiter höhere Budgets für eine ordentliche HomeOffice Ausstattung zuordnen. Dies ist zweckdienlich und steigert das Employer Branding erheblich. Unternehmen wie Google und Facebook haben dies schon prominent vorgemacht. Nicht aus Nächstenliebe sondern weil Tech-Unternhemen um Silicon Valley unter extremen Wettbewerb um die besten Mitarbeiter stehen.

Was diese prominenten Unternehmen bereits erfolgreiche vorgemacht haben, ist sicher eine guter Prototyp für viele weitere in allen Unternehmensgrößen und Branchen. Wichtig ist, Desk Sharing nicht als Maßnahme des Abbaus, sondern Modernisierung von vorhandenen Arbeitsplätzen zu verstehen.

Desk Sharing Vorteile für Arbeitnehmer

Für die Mitarbeiter stellten die flexiblen Arbeitsplätze auch erhebliche Mehrwert dar. Mitarbeiter müssen nicht jeden Tag ins Büro fahren, nur wenn nötig oder im Turnus und alternieren zwischen HomeOffice und Büropräsenz. Dies führt zu weniger Fahrkosten, weniger Fahrzeiten und mehr Spielraum für Familie und private Erledigungen, die man optimal mit dem HomeOffice kombinieren kann.

Der Bezug zu dem Unternehmen bleibt für alle trotzdem erhalten, so auch der wichtige soziale Kontakt zu Kollegen und Vorgesetzten. Was für viele sehr bedeutend ist und nicht das Gefühl entstehen lässt, dass man zu Hause isoliert ist und „in Vergessenheit“ gerät.

So kann Desk Sharing gelingen

Um neben der räumlichen Veränderung vor allem auch alle Mitarbeiter bei dem Prozess mitzunehmen, sollte die Einführung von Desk Sharing gut vorbereitet, kommuniziert und aktiv betreut werden. Sonst fühlt es sich für Mitarbeiter, die bisher einen persönlichen Arbeitsplatz gewohnt waren, wie ein Rauswurf an.

Ein paar Regeln für eine erfolgreiche Desk Sharing Einführung:

Desk Sharing Regeln formulieren und kommunizieren
Eine "Shared Desk Kultur" einführen und leben
Jeder muss die Clean Desk Policy respektieren
Die reduzierte Fläche und Arbeitsplätze durch hochwertiges Equipment kompensieren
Desk Sharing als Teil eines flexiblen Office Konzept umsetzen
Mit freigewordener Fläche kollaborative und kreative Bereiche für kleine Teams schaffen

Desk Sharing Software

Durch ein Arbeitsplatz Buchungssystem kann das Desk Sharing Konzept für die Mitarbeiter greifbarer gemacht werden. So kann ein Mitarbeiter schnell und unkompliziert einen Arbeitsplatz buchen und sich schon vor der Anfahrt sicher sein, heute einen Tisch für die Arbeit zu haben.

Für Teams ergeben sich so Möglichkeiten eine ganze Tischgruppe oder ein größeren Bereich für ein gemeinsames Arbeiten zu reservieren.

Für das Management des Unternehmens sind Statistiken und die tatsächliche Auslastung der Desk Sharing Fläche wichtige Informationen für die Ressourcenplanung in der Zukunft. Diese Informationen sind nur durch eine dauerhafte und verbindliche Nutzung der Software gegeben.

Viele Desk Sharing Softwarelösungen sind keine reine Dokumentation in einem Web Portal oder App sondern lassen sich noch mit Tischsensoren und Präsenzwächtern kombinieren, so dass die Buchung auch mit der tatsächlichen Nutzung abgeglichen werden kann.

Meetingräume und Kollaborationsbereiche lassen sich zudem meist mit in die Software und das Buchungssystem einbeziehen und buchen. Die Verfügbarkeit der Räume kann physisch vor Ort über jeweilige Raumdisplays angezeigt werden.

Gerade durch die Corona Pandemie hat sich gezeigt, dass die Kontaktnachverfolgung und schnellstmöglichen Unterbrechung von Infektionsketten ein wichtiger Faktor für die Gesundheit der gesamten Belegschaft sind. Hier können die gewonnenen Daten durch den Einsatz einer Desk Sharing Software einen wertvollen Beitrag leisten.

Alles zusammen führt zu einem modernen und digitalen Office Konzept und bringt viele Vorteile für die Menschen, welche in der Umgebung arbeiten mit sich.