Effiziente Beschaffung - Einführung in das E-Procurement

Die fortschreitende Digitalisierung hat nicht nur die Art und Weise verändert, wie Unternehmen mit Kunden interagieren, sondern auch, wie sie ihre internen Abläufe optimieren. Dabei ist E-Procurement ein Paradebeispiel für die digitale Transformation in Unternehmen.

Was ist E-Procurement? 

Im Allgemeinen steht E-Procurement für "Electronic Procurement" oder elektronische Beschaffung. Denn es bezieht sich auf den Einsatz von elektronischen Systemen, um den Beschaffungsprozess in Unternehmen zu automatisieren und zu optimieren. Hauptsächlich betrifft das den Einkauf von Ressourcen und Dienstleistungen, die ein Unternehmen benötigt, um seine Geschäftstätigkeiten auszuführen.

Traditionell erfolgt die Beschaffung manuell über Papierdokumente, Telefonanrufe und persönliche Interaktionen. Im Zuge der Digitalisierung nutzt das E-Procurement hingegen Online-Plattformen, Softwarelösungen und digitale Kommunikation, um den Beschaffungsprozess effizienter zu gestalten. Dabei wird die elektronische Abwicklung von Aufträgen E-Fulfillment genannt. 

Typen von E-Procurement-Systemen

Hauptsächlich werden elektronische Beschaffungsprozesse im B2B-Bereich unabhängig von der Branche eingesetzt. Denn das erfordert eine Integration von unternehmensübergreifenden Schnittstellen zu Lieferanten sowie, was häufig durch den Einsatz von ERP-Systemen erfolgt. Grundlegend soll durch den Einsatz von E-Procurement die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen vereinfacht und die Bestellung beschleunigt werden. Dabei gibt es verschiedene Charakteristika, anhand derer ein E-Procurement-System eingestuft werden kann:

• Teilnehmer (Einkäufer und Lieferanten)
• Art der E-Sourcing Güter (Hard- und Software oder Dienstleistungen)
• Kosten im Beschaffungsprozess
• Beziehungen zwischen Zulieferer und Einkauf im gesamten Kreislauf

Grundsätzlich lassen sich anhand der aufgezählten Merkmale verschiedene Systeme unterscheiden.

Offene, halb offene und geschlossene Systeme

Zunächst werden E-Procurement-Systeme in offene, halb offene und geschlossene Systeme unterteilt. In geschlossenen Beschaffungssystemen können lediglich verbundene Unternehmen kommunizieren und Geschäfte abwickeln, welche über das System verbunden sind. Des Weiteren werden halb offene Warenwirtschaftssysteme häufig von größeren Händlern genutzt, auf welchen sie mehreren Kunden ihre Angebote offerieren. 

Hingegen sind offene Netzwerke für eine Vielzahl von Nutzern zugänglich, die vorher oftmals eine Registrierung und Zulassung durchlaufen müssen. Diese Art von E-Procurement wird als Katalogsystem bezeichnet, weil sie Kataloge verschiedener Anbieter enthalten, in denen Käufer Angebote vergleichen können.

Lieferantensysteme 

Generell werden Lieferantensystemen, auch Sell-Side-Systeme genannt, aus Eigeninteresse von Zulieferern eingerichtet. Dabei stellt der Lieferant die nötige Plattform bereit, sodass Kunden dort den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen durchführen können. Dabei werden im Lieferantensystem die Preise und Waren in einem Katalog festgehalten, welcher potenziellen Abnehmern zur Verfügung steht.

Gleichzeitig müssen Kunden hier meist keine komplexe Registrierung und Zulassung durchlaufen, weil der Marktplatzbetreiber die Teilnahme an E-Procurement vereinfachen möchte. Zudem können solche Lieferantensysteme in das unternehmenseigene ERP-System integriert werden, wodurch der Einkaufsprozess vereinfacht wird.

Beschaffersysteme

Beim Beschaffersystem definiert der Beschaffer, also Einkäufer, die Konditionen wie Preise und Abnahmemenge innerhalb des eigenen Beschaffungsprozesses. Bei solchen E-Procurement-Systemen (Buy-Side-Systemen) schreiben größere Unternehmen ihre Bedarfsanforderung aus und verschiedene Anbieter können sich auf diese Ausschreibung bewerben. Hierbei werden Systembedingungen und -anforderungen von den Abnehmern definiert, was eine gute Vergleichbarkeit der Angebote für den Buyer schafft. 

Demnach müssen Zulieferer ihre Lösungen sowohl in Bezug auf inhaltliche Vorgaben zu Lieferdatum, Lieferumfang und Wiederholung der Lieferung als auch in Bezug auf technische Anforderungen an das System des Käufers aufgrund der Marktmacht anpassen. Letztendlich wird ein Vertrag zwischen beiden Parteien geschlossen, der als eine Art Auftragsbestätigung für die Lieferantenseite angesehen wird. 

Marktplätze 

Daneben sind Many-to-Many-Lösungen in Form von Marktplätzen eine Mischung aus sowohl Beschaffer- als auch Lieferantensystemen. Denn Hersteller können ihre Ware flexibel anbieten und Abnehmer gleichzeitig ihren Bedarf angeben. Wiederum wird der Marktplatz von einer dritten Partei zur Verfügung gestellt und reguliert, worüber die digitale Beschaffung abgewickelt wird. In diesem Zuge stellt der Betreiber entsprechende Funktionen zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, sowie standardisierte Schnittstellen zur Verfügung. 

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Dadurch können Anbieter und Abnehmer Kosten einsparen und den Bestellaufwand reduzieren, da es zum Wegfall von Routine- und Abstimmungsarbeiten kommt. Zudem profitieren Einkäufer enorm von diesem Modell, da sie Kataloge verschiedener Lieferanten aus aller Welt nutzen können, um die operative Beschaffung kosteneffizient zu gestalten. 

Welche Vorteile haben E-Procurement-Systeme? 

Durch die Einführung von E-Procurement können Unternehmen deutlich Kosten einsparen gegenüber der herkömmlichen Beschaffung, da die Zeit- und Personalkosten massiv reduziert werden. Weiterer Vorteil des E-Procurements zeigt sich beim Blick auf die Abwicklung von Bestellung und Lieferung, da hier letztendlich Zeit gespart wird. Gleichzeitig können Abnehmer die Preise von Anbietern besser vergleichen und die neue Beschaffungsquelle unkompliziert in interne Prozesse einbinden. Neben den Bestellprozessen sind auch die zugehörigen kaufmännischen Prozesse wie die Rechnungsstellung jederzeit verfolgbar. 

Integration von E-Procurement in den Beschaffungsprozess

Zu Beginn werden die Bedarfsanforderungen mithilfe integrierter Kataloge im System erstellt. In benutzerfreundlichen Systemen funktioniert dieser Prozess durch die Verwendung von Bestellplänen oder Vorlagen für wiederkehrende Bestellungen. Dabei genügt ein einziger Klick, um die gewünschten Ressourcen in den Warenkorb zu legen. Auch der gesamte Genehmigungsprozess erfolgt demnach elektronisch. Teilweise kann dieser sogar ohne manuelles Eingreifen geschehen, wenn zuvor Freigabelimits festgelegt werden.

Wenn bereits bei der Bedarfsanforderung die Buchung und Genehmigung gemäß vordefinierter Geschäftsregeln erfolgt, kann die Rechnung im Nachhinein automatisch verbucht werden. Daraufhin wird die Bestellung durch die interne Schnittstelle an den Lieferanten übermittelt. Dadurch kann der gesamte Prozess transparent und lückenlos verfolgt werden ohne zusätzliche Kommunikation über diverse E-Mail Rücksprachen.

Fazit

Mit E-Procurement können Unternehmen den Beschaffungsprozess - von der Angebotsauswahl bis zur nahtlosen Integration neuer Technologien. Dieser Ansatz ermöglicht nicht nur effizientere Beschaffung, sondern steigert auch die Transparenz, beschleunigt Bestellvorgänge und erleichtert die Einbindung neuer Lieferanten. Ob offene, halb offene oder geschlossene Systeme – E-Procurement bietet Lösungen für unterschiedliche Bedürfnisse an. 

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Was ist E-Procurement einfach erklärt?

E-Procurement steht für elektronische Beschaffung und bezeichnet den Prozess des digitalen Einkaufs von Ressourcen und Dienstleistungen in Unternehmen. In diesem Prozess kommen digitale Lösungen zum Einsatz, die die Beschaffung effizienter gestalten und automatisieren.

Welche E-Procurement Systeme gibt es?

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen drei verschiedenen Typen von E-Procurement-Systemen: Offene, halboffene und geschlossene Systeme. Zudem kann eine Unterscheidung nach Betreiber vorgenommen werden: Lieferantensysteme, Beschaffersysteme und Marktplätze.

Warum E-Procurement?

Durch den Einsatz von E-Procurement-System kann Zeit und demnach auch Kosten eingespart werden, indem Bestellung schnell und einfach online aufgegeben werden. Danach werden die Bestellungen durch eine Schnittstelle automatisch an den Lieferanten weitergeleitet, was Bearbeitungszeiten und Fehler minimiert.