Effiziente Anlageninventur durchführen - So geht's

Es ist mal wieder Jahresende und man steht vor der Aufgabe, die Anlageninventur für sein Unternehmen durchzuführen. Jeder weiß, dass es eine zeitaufwändige und oft mühsame Aufgabe sein kann. Das Zählen, Messen und Dokumentieren jedes Vermögenswerts kann Stunden, Tage oder sogar Wochen in Anspruch nehmen. Fehler können sich einschleichen, und die Genauigkeit der Daten steht auf dem Spiel. Doch die Anlageninventur ist unerlässlich, um die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens zu gewährleisten und den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Wir kennen dieses Dilemma und du bist nicht allein. Viele Unternehmen stehen vor den Herausforderungen einer effizienten Anlageninventur. Aber was, wenn wir dir sagen würden, dass es einen modernen Weg gibt, diese Aufgabe zu bewältigen?

Was ist Anlageninventur?

Im Grunde ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet eine Inventur durchzuführen: Der Gesetzgeber hat im Handelsgesetzbuch (HGB) unter §240 die Pflicht zur Durchführung einer Anlageninventur festgelegt. Hierbei muss das Unternehmen nachweisen, ob erworbene Wirtschaftsgüter noch im Inventar sind und falls ja, an welchem Standort sich diese befinden. Generell ist das Ziel jeder Inventur eine Bestandsaufnahme für einen bestimmten Stichtag vorzuweisen.

Demnach liegt der Fokus bei der Anlageinventur auf dem Anlagevermögen eines Unternehmens, worunter folgende Vermögensgegenstände fallen:

• Gebäude: Immobilien, Bürogebäude, Produktionsstätten oder Lagerhäuser, die das Unternehmen besitzt oder langfristig gemietet hat.
• Maschinen und Anlagen: Produktionsmaschinen, Fertigungseinrichtungen, Werkzeuge und Ausrüstungen, die für die Herstellung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen verwendet werden.
• Fahrzeuge: Firmenfahrzeuge wie Autos, Lastwagen oder Lieferwagen, die für geschäftliche Zwecke genutzt werden.
• Computer und IT-Ausstattung: Server, Desktop-Computer, Laptops, Drucker, Softwarelizenzen und andere IT-Infrastrukturkomponenten.
• Möbel und Einrichtungen: Büromöbel, Konferenzeinrichtungen, Küchengeräte und andere Ausstattungsgegenstände in Büros oder Arbeitsstätten.
• Investitionen: Langfristige Investitionen in Aktien, Anleihen oder andere Unternehmen, die nicht beabsichtigt sind, kurzfristig verkauft zu werden.
• Immaterielle Vermögenswerte: Hierzu gehören Markenrechte, Patente, Urheberrechte, Software-Entwicklungskosten und andere immaterielle Werte, die für das Geschäft von Bedeutung sind.

Warum sind diese Informationen für den Gesetzgeber von Bedeutung? Die Inventur des Anlagevermögens wird durchgeführt, um den Gesamtwert aller Vermögenswerte im Unternehmen zu ermitteln und diese anschließend in der Bilanz (Buchhaltung) festzuhalten. Die Bilanz liefert einen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Diese Bilanz wird dann im Jahresabschluss verwendet, um Aufschluss darüber zu geben, wie erfolgreich das Unternehmen im vergangenen Jahr gewirtschaftet hat.

Warum sollte man eine Inventur digital durchführen?

Im Allgemeinen kann die manuelle Inventur sehr zeitaufwändig sein und erfordert eine beträchtliche Anzahl von Mitarbeitern. In der Buchhaltung werden Listen oder Excel-Tabellen erstellt, die alle Inventargegenstände auflisten - die sogenannte Inventurliste. Diese muss dann mühsam Punkt für Punkt abgearbeitet werden. Gleichzeitig ist das manuelle Übertragen der Daten in das Buchhaltungssystem ebenfalls eine zeitintensive Tätigkeit. Hingegen automatisiert eine Inventursoftware alle wichtigen Schritte der Anlageninventur.

Vorteile einer Inventarisierungssoftware

Durch die Nutzung einer digitalen Inventur lässt sich dieser Aufwand leicht vermeiden. Häufig werden alle Vermögenswerte mit eindeutigen Nummern oder Etiketten versehen. Danach müssen die Anlagen nur noch mithilfe eines Scanners oder einer App erfasst werden. Das lästige Suchen einzelner Anlagen anhand einer gedruckten Excel-Liste gehört somit der Vergangenheit an. Natürlich erfordert dies ebenfalls händische Arbeit, weshalb manche Lösungen den Bestand direkt bei Beschaffung Inventarisierung, um diesen Schritt ebenfalls zu vermeiden.

Auf diese Weise liegen alle relevanten Informationen bereits vor dem Stichtag in der Software und können jederzeit in die Buchhaltungssoftware exportiert werden.

Durchführung der Anlageninventur

Bei der Durchführung der Anlageninventur ist es entscheidend, dass sämtliche Vermögenswerte und Schulden korrekt nach ihrem Wert erfasst werden. Es ist besonders wichtig zu beachten, dass die Vermögenswerte im Anlagevermögen, mit Ausnahme von Grundstücken, abgeschrieben werden und diese wertmäßige Veränderung sich auch in der Anlageninventur widerspiegeln muss. Der Buchhalter fasst alle relevanten Informationen in einem Verzeichnis zusammen.

In diesem Verzeichnis sollten zumindest die folgenden Informationen enthalten sein:

1. Die Bezeichnung des Sachanlagenguts.
2. Das Anschaffungsdatum (oder das Herstellungsdatum, falls zutreffend).
3. Der Nettobetrag der Anschaffung oder Herstellung.
4. Der Wert aus der letzten Jahresbilanz.
5. Das Datum des Ausscheidens des Sachanlagenguts aus dem Betriebsvermögen, falls es verkauft oder aus anderen Gründen nicht mehr vorhanden ist.

Es gibt jedoch eine Ausnahme für geringwertige Wirtschaftsgüter. Diese müssen nicht in das Bestandsverzeichnis der Anlageninventur aufgenommen werden, wenn ihre Nettoanschaffungskosten 250 EUR nicht überschreiten.

Anlageninventur vs. Buchinventur vs. körperliche Inventur

Neben der Anlagenbuchaltung unterscheidet das betriebliche Rechnungswesen noch in folgende Inventurverfahren.

Die körperliche Inventur, auch als körperliche Bestandsaufnahme bekannt, beinhaltet das Zählen, Messen, Wiegen und Schätzen von Vermögensgegenständen. Sie wird oft von zwei Personen durchgeführt, um genaue Ergebnisse sicherzustellen. Typische Beispiele sind die Zählung von Rohstoffen und Betriebsmitteln, z. B. Nägel und Werkzeuge. Im Gegensatz dazu stützt sich die Buchinventur auf die Daten der Buchhaltung. Der Buchhalter ermittelt die Vermögens- und Schuldenwerte, wie Bankguthaben, Vorräte und Forderungen. Es können Anpassungen erforderlich sein. Die Buchinventur erfasst keine physischen Gegenstände.

Zusammenfassung

Die jährliche Anlageninventur kann eine zeitraubende und mühsame Aufgabe sein, bei der das Zählen, Messen und Dokumentieren von Vermögenswerten viele Stunden in Anspruch nehmen kann. Eine Lösung für diese Herausforderung besteht darin, die Anlageninventur digital durchzuführen. Denn dieser Ansatz spart Zeit sowie Ressourcen und minimiert menschliche Fehler. Deshalb ist die digitale Inventursoftware eine effiziente Lösung, um die Anlageninventur effizienter zu gestalten und die Genauigkeit zu verbessern.