Bin ich zur Inventur verpflichtet?

Es ist Jahresende, und während die meisten Menschen sich auf die bevorstehenden Feierlichkeiten vorbereiten, stehen Unternehmer vor einer ganz anderen Herausforderung: der Inventur. Doch die Frage, die vielen durch den Kopf geht, ist: "Bin ich zur dazu überhaupt verpflichtet?" Es mag zunächst wie eine trockene und bürokratische Angelegenheit erscheinen, aber die Antwort darauf kann für Unternehmen erhebliche Auswirkungen haben. Deshalb wird hier beleuchtet, inwiefern man dazu verpflichtet ist und wie man dabei am besten vorgehen kann.

Wozu braucht man eine Inventur?

Hat unsere Firma wirklich 400 Notebooks, 170 Geschäftshandys und 180 Schreibtische im Bestand? Diese Frage kann mithilfe der Inventur beantwortet werden. Denn dabei wird der Bestand in den Büchern des Unternehmens mit dem tatsächlichen Bestand in den Lagern verglichen (Bestandsaufnahme). Währenddessen wird das Inventar auf verschiedene Bereiche aufgeteilt an dem sie sich befinden. 

Falls es bei der Bestandsaufnahme Abweichungen gibt, müssen wert- oder mengenbasierte Korrekturen vorgenommen werden. Denn alle Buchungen haben Auswirkungen auf das finanzielle Ergebnis eines Unternehmens. Wenn zum Beispiel der Warenbestand abnimmt, führt dies zu höheren Kosten für den Warenverbrauch, was letztendlich zu einer Verringerung des Unternehmensgewinns führt. Umgekehrt verhält es sich, wenn der Warenbestand steigt.

Ist man zur Inventur verpflichtet?

Grundsätzlich legt § 240 des Handelsgesetzbuches die Zeitpunkte fest, zu denen eine Inventur durchgeführt werden muss:

"Gem. §§ 240 Abs. 1, 2, 242 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, sowohl bei Geschäftseröffnung als auch auf den Schluss eines jeden Geschäftsjahres auf Grund einer Bestandsaufnahme (Inventur) ein Verzeichnis (Inventar) seiner Vermögensgegenstände und Schulden aufzustellen."

Dies betrifft den Anfang einer Geschäftstätigkeit sowie den Zeitpunkt der Geschäftsaufgabe oder des Unternehmensverkaufs. Darüber hinaus ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass Unternehmen eine jährliche Inventur durchführen müssen. Die genaue Zeit im Jahr und die Art und Weise können von den Unternehmen selbst bestimmt werden. Hierbei haben sie die Möglichkeit, zwischen verschiedenen gesetzlich erlaubten Inventurmethoden zu wählen, die in § 241 Handelsgesetzbuch beschrieben sind.

Gesetzliche Vorschriften der Inventur

In gewerblichen Unternehmen gilt die Verpflichtung zur Buchführung, wenn der steuerbare Umsatz gemäß dem Umsatzsteuergesetz mehr als 600.000 € beträgt und der Gewinn aus dem Gewerbebetrieb über 60.000 € liegt. Es gibt jedoch eine besondere Regelung gemäß § 241a HGB zu beachten. In solchen Fällen haben Unternehmen die Wahl zwischen zwei Optionen: Sie können entweder die doppelte kaufmännische Buchführung, die Inventur und die Erstellung vom Jahresabschluss, bestehend aus einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung, durchführen oder darauf verzichten.

Steuerlich betrachtet ist bei Verzicht nur noch die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung gemäß § 4 (3) EStG erforderlich. Es ist jedoch zu beachten, dass auch Nicht-Kaufleute aus steuerlichen Gründen zur Bilanzierung und somit zur Durchführung einer Inventur verpflichtet sein können, sofern sie die genannten Schwellenwerte überschreiten. In diesem Fall müssen sie nicht automatisch mit der Bilanzierung beginnen, sondern können auf eine Aufforderung des Finanzamtes warten.

Zeitliche Optionen bei der Inventur

Wie bereits beschrieben, gibt § 240 HGB vor, dass eine Inventur zu Beginn der Unternehmung sowie zum Ende bzw. bei Auflösung der Unternehmung durchzuführen ist. Hinzu kommt die jährliche Inventur. Wann und auch wie diese durchgeführt wird, kann ein Unternehmen selbst entscheiden. Hier gibt es verschiedene zulässige Inventurmethoden.

Stichtagsinventur 

Bei der Stichtagsinventur erfolgt die Erfassung des Lagerbestands zu einem bestimmten festgelegten Datum, das oft mit dem Bilanzstichtag zusammenfällt oder innerhalb von zehn Tagen davor oder danach liegt. Ein Vorteil dieser Methode besteht darin, dass die ermittelten Bestände und Werte genau diesem festen Stichtag zugeordnet werden können. Unternehmen haben auch eine gewisse Flexibilität, da der Zeitraum von 20 Tagen für die Inventur zur Verfügung steht. Allerdings ist der Nachteil dieser Methode der hohe Arbeitsaufwand und die Betriebsunterbrechung, die während diesem Zeitraum notwendig ist.

Permanente Inventur

Unternehmen, die große Lagerbestände haben, entscheiden sich oft für die permanente Inventur gemäß § 241 (2) HGB. Hierbei wird die Inventur kontinuierlich über das gesamte Geschäftsjahr durchgeführt, beispielsweise monatlich oder quartalsweise. Für die permanente Methode ist es erforderlich, ein Lagerbuch zu führen und Aufzeichnungen über alle Zu- und Abgänge zu machen. Ein Nachteil dieser Methode kann der hohe Verwaltungsaufwand sein, der durch die fortlaufende Bestandsaufnahme entsteht, insbesondere wenn es um unkontrollierbare Verluste geht.

Verlegte Inventur

Die verlegte Inventur gemäß § 241 (3) HGB bietet Unternehmen eine besondere Flexibilität, da sie die Möglichkeit haben, den Zeitpunkt innerhalb eines Zeitraums von höchstens drei Monaten vor und höchstens zwei Monaten nach dem Stichtag frei zu wählen. Dies erlaubt es den Unternehmen, die Inventarprüfung zu einem Zeitpunkt durchzuführen, der weniger arbeitsintensiv ist oder wenn der Lagerbestand niedrig ist. Allerdings ist diese Methode aufgrund der fortlaufenden Anpassungen in der Buchführung aufwändiger, was zu Unterschieden in der Buchhaltung und einem erhöhten Arbeitsaufwand führen kann.

Stichprobeninventur

Es gibt auch die Möglichkeit der Stichprobeninventur, die gemäß § 241 (1) HGB erlaubt ist und vor allem in großen Unternehmen angewendet wird. Bei dieser Methode ist eine vollständige Bestandsaufnahme nur für wertvolle Gegenstände erforderlich. Alle anderen Vorräte und Waren werden mit repräsentativen Stichproben überprüft. Dies führt zu erheblichen Zeitersparnissen. Die Ergebnisse werden dann mithilfe mathematisch-statistischer Methoden hochgerechnet. Es besteht jedoch die Gefahr von Rechenfehlern, wodurch nur ein Teil der Lagerbestände genau erfasst wird. Daher kann man nicht sicher davon ausgehen, dass das Ergebnis tatsächlich mit den realen Lagerbeständen übereinstimmt.

Wie kann man die Inventur durchführen?

Demnach gibt es verschiedene Methoden, wie diese durchführt werden kann:

Körperliche Inventur: Die körperliche Bestandsaufnahme, oft auch als physische Inventur bezeichnet, ist eine Methode der Bestandserfassung in Unternehmen. Bei der dieser Methode erfolgt die Überprüfung und Erfassung des tatsächlichen Lagerbestands durch physische Zählung, Messung und Gewichtung der vorhandenen Waren, Rohstoffe oder Vermögenswerte. Dies geschieht in der Regel manuell, indem Mitarbeiter die Gegenstände vor Ort überprüfen und die Ergebnisse in Inventurlisten oder Computerdatenbanken festhalten.

Buchinventur: Bei diesem Inventurverfahren werden die vorhandenen Bestände nicht physisch überprüft werden, sondern auf Grundlage der Buchführungsunterlagen ermittelt. Das bedeutet, dass die Bestände in den Büchern des Unternehmens als Grundlage dienen, um den Wert und die Menge der Waren, Rohstoffe oder Vermögenswerte zu ermitteln, ohne eine tatsächliche physische Zählung durchzuführen.

Anlageninventur: Die Anlageninventur ist eine spezielle Form der Inventur in Unternehmen, bei der der Fokus auf der Erfassung und Bewertung der langfristigen Vermögenswerte oder Anlagevermögens liegt. Diese Anlagegüter sind oft von erheblicher finanzieller Bedeutung und werden in der Regel über mehrere Jahre hinweg genutzt. Dazu gehören beispielsweise Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Computer und andere Ausrüstungen.

Wie kann Software bei der Inventur helfen?

Besonders mithilfe geeigneter Software können Unternehmen bei der diesem Prozess erheblich Zeit einsparen. In einer geeigneten Inventarsoftware befinden sich die Inventurdaten an einem zentralen Ort und müssen nicht mehr mühsam aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden. Für die tatsächliche Durchführung der physischen Inventur können sogenannte Zähllisten erstellt und ausgedruckt werden. Diese Listen erleichtern die Erfassung und Bewertung von Zählungen.

Wer komplett auf die physische Erfassung verzichten möchte, kann mit Equipme diesen Schritt einfach umgehen. Denn hier werden die Gegenstände direkt bei der Beschaffung inventarisiert und direkt in der Software abgebildet. So ist zum Inventurtermin kein aufwändiger Inventurprozess mehr nötig, sondern die Daten können einfach aus der Anwendung exportiert werden.