Der Unterschied von IT-Outsourcing zu As-a-Service Modellen

IT-Manager haben es aktuell nicht leicht: Fachkräftemangel durch Überalterung und fehlenden Nachwuchs, Kostendruck vom CFO und eine nicht endendende Flut an Cyber-Risiken sind nur einige Themen, die sie nachts um den Schlaf und vor allem um wertvolle Zeit für die eigentlich wichtigen Digitalisierungsprojekte bringen. Um diesen Herausforderungen Herr zu werden und Zeit fürs wesentliche zu schaffen, erwägen immer mehr CIOs die Auslagerung ihrer IT an einen professionellen Dienstleister. 

Alles, was wirtschaftlich sinnvoll ausgelagert werden kann, und nicht zum Kerngeschäft gehört, wird ausgelagert werden, lautet die Strategie von immer mehr IT-Entscheidern. Jetzt ist Outsourcing erstmal kein neues Thema: Seit vielen Jahrzehnten etabliert, ist es die bisher beste Möglichkeit, die interne Last zu reduzieren und die Ressourcen-Knappheit zu überbrücken.  

Von Outsourcing zu Everything-as-a-Service (XaaS)

Doch etwas hat sich kürzlich geändert: Immer mehr Anbieter preisen die ultimative Entlastung durch die Nutzung von as-a-Service Modellen an. Ob Device-as-a-Service, Network-as-a-Service oder Security-as-a-Service – das Angebot wächst ständig. So sehr, dass man es mittlerweile schon als Everything-as-a-Service (XaaS) zusammenfassen muss. Was aber hat es mit XaaS auf sich und wo liegen die genauen Unterschiede zum „klassischen“ Outsourcing. 

Und vor allem: Welches Modell ist besser für mich geeignet? – all diesen Fragen wollen wir im folgenden Artikel auf den Grund gehen.   

Was ist IT-Outsourcing?

IT-Outsourcing bezeichnet die Praxis, bestimmte IT-Funktionen oder Dienstleistungen an externe Drittanbieter auszulagern, anstatt sie intern im Unternehmen zu betreiben. Dies kann verschiedene IT-Bereiche abdecken, einschließlich Hardware-Beschaffung, Software-Entwicklung, Wartung von IT-Systemen, Helpdesk-Support und vieles mehr. Grundsätzlich existieren hierbei drei Leistungsebenen:

• Infrastructure-Outsourcing:  IT-Infrastruktur wie Serverleistungen, Cloud-Services oder Rechenzentren.
• Application-Outsourcing: Softwarelösungen, Website- Entwicklung oder Shopsysteme auf der Anwendungsebene.
• Business-Process-Outsourcing: Geschäftsprozesse, wie Marketing-Aktivitäten, Buchhaltungsaufgaben oder Support.

Generell kann das IT-Outsourcing in zwei Hauptarten unterteilt werden: Single-Vendor-Outsourcing und Multi-Vendor-Outsourcing. Beim Single-Vendor-Outsourcing arbeitet man ausschließlich mit einem externen Dienstleister zusammen, wohingegen beim Mulit-Vendor-Outsourcing die Zusammenarbeit mit mehreren Dienstleistern erfolgt. 

Zusätzlich dazu kann Outsourcing entweder "onshore" vor Ort oder "offshore" im Ausland erfolgen. Onshore-Outsourcing bedeutet, dass Sie Dienstleistungen von Anbietern innerhalb Ihres eigenen Landes beziehen, während Offshore-Outsourcing bedeutet, dass Sie Dienstleistungen von Anbietern in anderen Ländern in Anspruch nehmen. Dies kann je nach den spezifischen Anforderungen und Kostenüberlegungen Ihres Unternehmens variieren.

Vor- und Nachteile von Outsourcing 

Generell bietet IT-Outsourcing sowohl Vor- als auch Nachteile, und die Entscheidung, ob es für ein Unternehmen sinnvoll ist, hängt häufig von verschiedenen Faktoren ab. Deshalb möchten wir im folgenden beide Seiten beleuchten, um ein klareres Bild zu schaffen.

Strategische Entscheidung beim IT-Outsourcing

IT-Outsourcing bietet mehrere Vorteile, die für Unternehmen attraktiv sein können. Hier sind einige der wichtigsten:

Kosteneinsparungen: Durch Outsourcing können Unternehmen Kosten reduzieren, da sie nicht in teure IT-Infrastruktur, Personal und Schulungen investieren müssen. Externe Dienstleister können Skaleneffekte nutzen und Dienstleistungen kostengünstiger anbieten.

Zugang zu Fachwissen: Externe IT-Anbieter verfügen oft über Fachkenntnisse und Expertise in spezialisierten Bereichen, die möglicherweise intern schwer zu finden sind. Dies ermöglicht es Unternehmen, von aktuellem Know-how zu profitieren.

Flexibilität und Skalierbarkeit: Outsourcing ermöglicht es Unternehmen, ihre IT-Ressourcen nach Bedarf zu skalieren. Dies ist besonders nützlich in Zeiten des Wachstums oder des Downsizings, da Sie keine dauerhaften Verpflichtungen eingehen müssen.

Fokussierung auf Kernkompetenzen: Durch das Auslagern von IT-Aufgaben können Unternehmen sich auf ihre Hauptgeschäftsfelder konzentrieren, anstatt Zeit und Ressourcen für IT-Management aufzuwenden.

Risikomanagement: IT-Ausfälle oder Sicherheitsprobleme können erhebliche Auswirkungen auf Unternehmen haben. Externe Dienstleister können Sicherheits- und Risikomanagementaufgaben effektiver übernehmen und die Ausfallzeiten minimieren.

Zeitersparnis: Die Nutzung von Outsourcing-Diensten kann die Time-to-Market für Projekte verkürzen, da externe Experten schneller auf Anfragen reagieren können.

Agile Verbesserung: Gute Outsourcing-Partner arbeiten an der kontinuierlichen Verbesserung ihrer Dienstleistungen, um die Effizienz und Qualität kontinuierlich zu steigern.

Nachteile von IT-Outsourcing

Herkömmliche Outsourcing-Modelle, wie zum Beispiel das Auslagern von Support, Data Center oder Client-Management, haben sich in der Vergangenheit bewährt, haben in der heutigen, schnelllebigen Zeit aber auch ihre Nachteile.  

Kosten und Zeit

Im klassischen Outsourcing ist es Gang und gebe, dass das auslagernde Unternehmen die Vorgaben macht, indem es die benötigten Leistungen und gewünschten SLAs per Request for Proposal (RfP) genau spezifiziert und der Outsourcer ein individuelles Leistungspaket nach Vorgaben des Kunden schnürt. Allein der Anbahnungs- und Vertragsgestaltung nimmt typischerweise Monate in Anspruch, bevor es endlich losgehen kann. Um die Leistungsvorgaben umzusetzen, wird der Provider ein dediziertes Team und Prozesse aufsetzen müssen, was zwar eine hohe Individualität und Kundenorientierung verspricht, sich aber auch in den hohen Kosten der Outsourcingleistungen widerspiegelt, da der Provider keine oder nur geringe kundenübergreifenden Synergien und Skaleneffekte erzeugen kann.   

Lange und starre Verträge

Nun muss sich der ganze Initial-Aufwand für beide Seiten auch amortisieren und so wird das Outsourcing in der Regel für mindestens 5 Jahre geschlossen. Eine solch langfristige Planung mag in einer stabilen Wirtschaftslandschaft noch funktioniert haben, doch sie wird zunehmend schwieriger:

In wirtschaftlich turbulenten Zeiten und sich kontinuierlich änderndem Marktbedingungen wandeln sich die Bedürfnisse stetig. Gleiches gilt für den technologischen Fortschritt: Die sich rasant entwickelnden Möglichkeiten der Cloud, künstlicher Intelligenz und eine nicht endende Flut an neuen Endgeräten und SaaS Anwendungen erschweren eine Mittel- bis Langfristplanung der benötigten Leistungen erheblich.  

Im Ergebnis kann festgehalten werden, dass klassische IT-Outsourcings eine hohe Individualität und Passgenauigkeit ermöglichen, jedoch hohe Initial- und Laufkosten verursachen, da beim Anbieter kaum Synergien entstehen. Auf Grund der langfristigen Vertragsbindung schafft man Planungssicherheit, läuft jedoch Gefahr, dass das vertraglich vereinbarte Modell zukünftige Bedarfe und technologische Entwicklungen nur unzureichend abbildet.   

Willkommen im Zeitalter von Everything-as-a-Service 

Mit XaaS kommt ein neues Outsourcing-Modell ins Spiel, das genau andersherum tickt.  Statt kundenspezifischer Leistungsscheine und langfristiger Rahmenverträge, geht es um Standardisierung und bedarfsgerechte Abnahme was zu kleinsten Mengen führt - ab Losgröße 1. Man kann es sich als All-inclusive-Urlaub für IT-Services vorstellen: Ein Provider erbringt Hardware, Software, Wartung, Support und Lifecycle-Management in einer monatlichen Service-Pauschale, die auf Grund des hohen Standardisierungsgrads und der sich daraus resultierenden Skaleneffekte beim Anbieter echte Kostenvorteile bringt. Das klingt nicht nur effizient und bequem; es ist auch extrem flexibel, denn Services und Geräte können jederzeit flexibel hinzufügt oder entfernt werden, wie es der aktuelle Bedarf im Unternehmen erfordert.  

Fokus auf das Kerngeschäft

Damit ein solches Konzept funktioniert, muss der Kunde in diesem Modell jedoch die Prozess- und Leistungsstandards des Service-Provider akzeptieren, was aber gerade im Infrastruktur-Bereich als Vorteil gesehen werden kann: Ein Anbieter, der z.B. Workplace-Leistungen anbietet, hat sich viele Gedanken über effiziente Betriebsprozesse und marktgerechte Sicherheitsstandards gemacht, die es ihm ermöglichen einen professionellen und kosteneffizienten Betrieb von Endgeräten für viele Kunden anzubieten und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Einem solch spezialisierten Unternehmen die eigenen Regeln aufzudiktieren ist in vielen Fällen nicht mehr zeitgemäß, hemmt die Innovation und ist mit unnötig hohen Kosten verbunden. Generell gehört die Individualität ins Kerngeschäft, wo sie Alleinstellungsmerkmale am Markt generiert, und nicht in die Infrastruktur, die künftig immer mehr als „Commodity“ zugekauft werden wird.  

IT-Outsourcing vs. As-a-Service

Statt IT-Leistungen per Rahmen-Vertrag in großen Mengen abzunehmen, wie es im Outsourcing der Fall ist, wird im XaaS „pro Seat“ gebucht und gezahlt. Auf diese Weise lassen sich Bedarfe gezielt decken und unnötige Kosten vermeiden.  Gleichzeitig ist diese Flexibilität ein hervorragender Garant für Innovation und höchste Service-Orientierung und schlägt vielleicht sogar die individuelle SLA-Vereinbarung: Der Provider hat nämlich kein „Master IT Service Agreement“ mehr, auf dem er sich die nächsten 5 Jahre ausruhen kann. Er muss sich beim Kunden nun in seiner täglich Leistungserbringung behaupten, um nicht Gefahr zu laufen teilweise oder komplett ersetzt zu werden. So entsteht ein natürlicher Wettbewerb, der dem Kunden dauerhaft den besten Preis und die innovativste Leistung garantiert, wie auch immer diese in Zeiten der rasanten Technologie-Entwicklung künftig aussehen mag.  

Während IT-Outsourcings oft mit dem „Alles aus einer Hand“ Gedanken erfolgten, um den Administrativen Overhead möglichst gering zu halten, setzt sich in der XaaS Welt zunehmend der Trend zur Multi-Vendor Strategie durch: Das heißt die benötigten Services werden von verschiedenen spezialisierten Providern bezogen, die über eine integrierte Prozess-Plattform wie Equipme.io ausgesteuert werden können. Im Ergebnis bietet XaaS eine hervorragende Möglichkeit benötigte IT-Services kosteneffizient und schnell auszulagern, und sich eine möglichst hohe Flexibilität für zukünftig entstehende Bedarfe zu sichern. Um die Vorteile eines solch service-orientierten Modell nutzen zu können, muss man jedoch im Gegenzug bereit dazu sein, sich auf die Standards und Prozesse der Service-Provider einzulassen.  

Fazit: Das Beste aus beiden Welten 

Die heutige IT-Landschaft ist geprägt von rasantem technologischem Wandel und wirtschaftlichen Herausforderungen, die hohe Flexibilität und Agilität erfordern. Während klassisches IT-Outsourcing durch seine Individualität und maßgeschneiderten Service-Leistungen punktet, bringt es auch Nachteile wie hohe Kosten und lange Vertragslaufzeiten mit sich, die das Reagieren auf neue Bedarfe erschweren. Auf der anderen Seite bieten as-a-Service Modelle (XaaS) eine schnelle, skalierbare und kosteneffiziente Möglichkeit, IT-Services einzukaufen, erfordern aber die Akzeptanz standardisierter Prozesse und Services. 

Beide Modelle haben also ihre Vor- und Nachteile, und die Wahl hängt stark von den individuellen Bedürfnissen und dem strategischen Fokus eines Unternehmens ab. Für maximale Effizienz und Agilität kann eine Kombination aus beidem zum Erfolg führen: Während einige Services „as-a-Service“ eingekauft werden, können diese durch individuelle Vereinbarungen veredelt oder um klassische Outsourcing-Leistungen ergänzt werden. Dabei können Multi-Vendor Strategien durch integrierte Prozess-Plattformen wie Equipme.io effizient gemanagt werden, um den administrativen Overhead zu minimieren. 

Letztlich geht es darum, eine Balance zu finden: So viel Standardisierung wie möglich, aber so viel Individualisierung wie nötig. Nur so können IT-Abteilungen in der modernen Welt wirklich erfolgreich sein.