Aufgaben und Ziele im Lieferantenmanagement

In unserer globalisierten Welt ist das effektive Management von Lieferantenbeziehungen zu einem zentralen Erfolgsfaktor für Unternehmen geworden. Die Auswahl der richtigen Partner, die Sicherstellung der Qualität und die Minimierung von Versorgungsrisiken sind entscheidende Aspekte, die über den Erfolg eines Unternehmens entscheiden können. Doch wie erreicht man eine optimale Lieferantenbeziehung? 

Was bedeutet Lieferantenmanagement?

Lieferantenmanagement, auch als Supplier Relationship Management (SRM) bekannt, bezeichnet die Methoden und Prozesse, die ein Unternehmen einsetzt, um seine Beziehungen zu seinen Lieferanten effektiv zu verwalten. Diese Praxis ist häufig bei der Abteilung Einkauf angesiedelt und enthält die Auswahl folgende Bestandteile:

• Lieferantenauswahl
• Verhandlung von Vertragsbedingungen
• Überwachung der Leistungsfähigkeit
• Lieferantenbewertung
• Kommunikation mit den Lieferanten
• Lieferantenentwicklung und Lieferantenbeziehung

Im Grunde versucht das Lieferantenmanagement die interne Wertschöpfungskette zu verbessern und gleichzeitig eine koordinierte Integration von Lieferanten aufzubauen. Da der Anteil an Fremdleistungen konstant steigt, gewinnt dieser Bereich zunehmend an Bedeutung. 

Ziele des Lieferantenmanagements

Im Allgemeinen sollte ein effektives Lieferantenmanagement die Beziehung zu Lieferanten gestalten und optimieren, wodurch eine stabile Lieferantenbasis aufgebaut wird. Dadurch können Kosten für die Beschaffung minimiert und die Leistung der Zulieferer transparent gemacht werden. Dafür sollte eine einheitliche Methodik für die Analyse bestehender und potenzieller Lieferanten entwickelt werden, um die Auswahl der Lieferanten strategisch durchzuführen. 

Strategisches Lieferantenmanagement

Die strategischen Ziele des Lieferantenmanagements konzentrieren sich auf die systematische Steuerung der Beziehung zu den Lieferanten über einen mittel- bis langfristigen Zeitraum. Hierbei soll die Qualität der Lieferungen kontinuierlich gesteigert werden, die Kosten und mögliche Risiken zu verringert werden. Diese Ziele stehen in direktem Zusammenhang mit der Weiterentwicklung der Lieferanten und der internen Wertschöpfung im Unternehmen.

Ein Beispiel für eine solche strategische Maßnahme ist die frühzeitige Implementierung von Beziehungen zu alternativen Lieferanten, um das Risiko einer zu starken Abhängigkeit von einem bestimmten Lieferanten zu verringern. Dadurch kann auch das Risiko von Versorgungsengpässen minimiert werden.

Operatives Lieferantenmanagement

Dagegen sind operative Ziele stärker auf die Produktentwicklung und Herstellung ausgerichtet. Im Gegensatz zur strategischen Ebene, die sich auf langfristige Ziele konzentriert, hat das operative Lieferantenmanagement eher kurzfristige Ziele im Blick. Beispielsweise sind operative Teams im Lieferantenmanagement bemüht, verschiedene Lieferanten für spezifische Aufträge zu vergleichen, Einkaufskosten durch die Zusammenfassung des Einkaufsvolumens zu reduzieren, Lieferzeiten auszuhandeln oder Möglichkeiten zur Optimierung zu identifizieren.

Aufgaben im Lieferantenmanagement

In der Regel hat ein funktionierendes Lieferantenmanagement verschiedene Aufgaben, die sich in vier Bereiche unterteilen lassen:

• Lieferantenidentifikation und -auswahl 
• Lieferantenanalyse
• Lieferantencontrolling
• Lieferantenstamm bewerten

Diese Aufgaben sind alle in einem Lieferantenmanagementprozess gebündelt und werden insgesamt auf vier bestimmte Rollen aufgeteilt. 

Projektmanagement

Übergeordnet steht das Projektmanagement, welches überwacht, dass der Prozess klar und konsequent umgesetzt wird. Dabei fungiert es als eine Art Bindeglied, dass die Bedürfnisse der internen Stakeholder mit den innovativen Ideen der aktuellen Lieferanten verknüpft. Oft werden Projektmanager deshalb als Beziehungsmanager bezeichnet. Denn sie müssen den besten Lieferanten für interne Anforderungen identifizieren und mit den Bedarfsträgern zusammenbringen. Durch die Doppelfunktion als Zuständiger für Sourcing-Prozesse, kann er stets über Trends und potenzielle Lieferanten informiert bleiben.

Informationsmanagement

Daneben ist ein Informationsmanager ist für das Informationsmanagement zuständig. Hierbei sind seine Aufgaben die Erfassung und Analyse wichtiger interner Informationen, sowie die Sammlung und Analyse von Daten zu externen Märkten und Lieferanten. Gleichzeitig betreut er die Durchführung von Lieferantenbewertungen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung und die Digitalisierung von Schnittstellen im Managementprozess. Somit kann ein schneller und effizienter Informationsaustausch zwischen Einkauf, anderen Bereichen und den Lieferanten gewährleistet werden.

Qualitätssicherung

Ferner entwickeln und verbessern Verantwortliche in der Qualitätssicherung quantitative und qualitative Methoden für Kernprozesse im Einkauf. Dort liegt der Fokus auf Digitalisierung, sowie der Bereitstellung geeigneter Werkzeuge für Einkäufer zur Umsetzung von strategischen und operativen Einkaufsprozessen. Gleichzeitig spielt es hier eine zentrale, digitale Lieferantenplattform für effektives Lieferantenmanagement auszuwählen. Außerdem vereinfachen sie den gesamten Ablauf und dokumentieren alle Fortschritte ebenso wie die daraus resultierenden Informationen, für jeden zugänglich.

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Assistenz

Im Bereich Assistenz sind administrative und unterstützende Aufgaben die Haupttätigkeit. Diese Tätigkeiten machen etwa 30 Prozent aller Aufgaben im Lieferantenmanagement aus und sind branchenübergreifend wichtig. Beispiele für Assistenzaufgaben sind die Protokollführung bei Meetings, die Koordinierung und Pflege von Terminen mit Lieferanten und die Entlastung der Mitarbeiter.

Prozess im Lieferantenmanagement

Generell besteht der Prozess im Lieferantenmanagement aus mehreren Schritten, die für eine erfolgreiche Umsetzung entscheidend sind. Hierbei sind besonders folgende Punkte hervorzuheben:

• Lieferantenbewertung: Hier werden alle Lieferanten erfasst und ihre Leistungsfähigkeit anhand einheitlicher Kriterien beurteilt.
• Lieferantenentwicklung: Gemeinsame Optimierungsprogramme setzen spezifische Zielvorgaben fest.
• Lieferantenintegration: Die Aufgabenvielfalt der Lieferanten wird ausgeweitet, um bestimmte Aktivitäten vorzuverlagern.
• Lieferantencontrolling: Die Einhaltung der Zielvorgaben wird ständig überprüft, um Schwächen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Der Prozess umfasst sowohl operative als auch strategische Aspekte, die im Folgenden näher untersucht werden.

Lieferantenbewertung

Zum einen kann eine ABC-Analyse dabei helfen, die Bedeutung eines Objekts zu ermitteln. Dies ist ein beliebtes Verfahren in der Betriebswirtschaft, um eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation durchzuführen. Dadurch können Prioritäten gesetzt werden, indem unwichtige von wichtigen Faktoren unterschieden werden. Dabei werden oft drei Gruppen zur Klassifizierung verwendet:

• Gruppe A repräsentiert die stärkste und wichtigste Umsatzgruppe.
• Gruppe B hat eine mittlere Umsatzstärke und ist wichtig.
• Gruppe C zeichnet sich durch einen schwachen Umsatz aus und ist weniger wichtig.

Des Weiteren kann eine Lieferantenbewertung anhand eine Portfolioanalyse durchgeführt werden. Diese berücksichtigt externe Faktoren sowie potenzielle Risiken, Gefahren und Bedrohungen. Dabei wird beispielsweiße der Marktanteil eines Zulieferers bewertet, sowie die mögliche Abhängigkeit und die allgemeinen Preisschwankungen im Produktportfolio. Zudem wird die Verfügbarkeit von Produktbestandteilen und der allgemeine Beschaffungsaufwand beurteilt.

Demnach wird abgewogen, inwiefern der Lieferant den Erfolg des Unternehmens indirekt beeinflussen kann:

• Mögliche Auswirkungen auf Lieferfähigkeit, Prozessstabilität und Qualität
• Anzahl der potenziell betroffenen Bereiche, Produkte oder Geschäftseinheiten
• Auswirkungen auf Wettbewerbsposition oder Kundenzufriedenheit
• Umsatzrelevanz und Gewinnerwartung für das Unternehmen

Die Analyse sollte nicht nur die Produkte insgesamt, sondern auch ihre einzelnen Komponenten umfassen.

Lieferantenentwicklung

Im Grunde kann die Entwicklung entweder aktiv oder passiv angegangen werden, wobei bei beiden Ansätzen eine konkrete Zieldefinition und ein Zeitrahmen ausschlaggebend sind.

Bei der aktiven Lieferantenentwicklung legen Unternehmen und Lieferant gemeinsam Maßnahmen fest und setzen diese um. Natürlich erfordert diese Vorgehensweiße ein hohes Engagement seitens des Unternehmens, insbesondere wenn die Produkte des Lieferanten eine hohe strategische Bedeutung haben. In größeren Unternehmen sind oft mehrere Teams oder sogar ganze Abteilungen mit der aktiven Lieferantenentwicklung befasst.

Hingegen lässt man beim passiven Ansatz die Lieferanten sich selbst entwickeln. Allerdings definiert das Unternehmen die Ziele und stellt das notwendige Know-how zur Verfügung, ist jedoch nicht am tatsächlichen Verbesserungsprozess beteiligt. Daher muss der Fortschritt genau überwacht werden. Die passive Entwicklung wird in der Regel bei Lieferanten angewendet, die für das Unternehmen strategisch weniger wichtig sind.

Lieferantenintegration

Darüber hinaus bezeichnet die Lieferantenintegration die Zusammenarbeit von zwei unabhängigen Unternehmen, um ihre Prozesse und Strukturen zu optimieren und besser aufeinander abzustimmen. Grundlegend hat diese Integration das Ziel, den gemeinsamen Erfolg zu steigern. Dies kann durchaus herausfordernd sein, nicht nur für die Einkaufsabteilungen. Doch bei erfolgreicher Umsetzung entsteht eine Win-win-Situation für alle beteiligten Marktteilnehmer.

Für eine erfolgreiche Integration sind mehrere Faktoren entscheidend. Zum einen müssen alle Beteiligten gewillt sein, die anstehenden Veränderungen umzusetzen. Auf der anderen Seite müssen alle wichtigen Funktionsbereiche bei der Zusammenarbeit berücksichtigt werden, einschließlich Buchhaltung, Logistik, Produktionsplanung sowie die IT.

Lieferantencontrolling

Letztendlich spielt das Controlling eine entscheidende Rolle bei der Auswahl und Überwachung von Lieferanten. Es legt die wesentlichen Kriterien für die Auswahl von Lieferanten fest und dient als Kontrollinstanz für die Zielvorgaben. Wenn die festgelegten Ziele nicht erreicht werden, müssen die Lieferanten ihre Arbeitsweiße anpassen oder die Zusammenarbeit kann beendet werden.

Dabei sind die Lieferantenauswahl und Lieferantencontrolling zentrale Elemente in der Steuerung einer Lieferantenbeziehung. Dabei verfolgt das strategische Lieferantenmanagement verfolgt mehrere Ziele, wie die Erhöhung der Lieferantenqualität. Gleichzeitig soll das Versorgungsrisiko minimiert, Synergien geschaffen und Kooperationen hergestellt werden. Dadurch wird die CO-Innovation aktiv gefördert, was zu Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit beiträgt.

Digitalisierung des Lieferantenmanagementprozesses

In Zeiten geopolitischer Herausforderungen und volatiler Märkte ist die Zusammenarbeit mit qualifizierten, nachhaltigen Geschäftspartnern unerlässlich. Hierbei fördern digitale Lieferantenmanagementsysteme und E-Procurement-Systeme fördern den effektiven Austausch zwischen Einkäufern und Lieferanten und ermöglichen fundierte Analysen. Dadurch können Unternehmen einen zuverlässigen Lieferantenstamm aufbauen und Versorgungsrisiken minimieren. Durch die wachsende Abhängigkeit der Wertschöpfungskette von Lieferantenleistungen und den steigenden Anteil an Fremdleistungen ist gezieltes Supplier Management unerlässlich. Also ist eine digitale Infrastruktur ist die Schlüsselkomponente für ein erfolgreiches Management.

Fazit

Im effektiven Lieferantenmanagement geht es darum, stabile und optimierte Beziehungen zu Lieferanten zu schaffen, die eine zuverlässige Versorgung sicherstellen. Dies erfordert eine sorgfältige Lieferantenauswahl, Vertragsverhandlungen, Leistungsüberwachung und Kommunikation. Durch die Einbeziehung von strategischen und operativen Aspekten kann das Lieferantenmanagement sowohl kurz- als auch langfristige Ziele erreichen. Die Digitalisierung hat sich als Schlüsselkomponente im Lieferantenmanagement etabliert, da sie den Informationsaustausch fördert und fundierte Analysen ermöglicht. In einer globalisierten Welt ist ein erfolgreiches Lieferantenmanagement für Unternehmen unerlässlich, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen und Risiken zu minimieren.