Von Capex zu Opex - Die Vorteile im Überblick

Im dynamischen Geschäftsumfeld von heute suchen Unternehmen ständig nach Wegen, um agiler, effizienter und wettbewerbsfähiger zu werden. Ein Schlüsselaspekt dieser Transformation liegt in der Art und Weise, wie Unternehmen ihre Investitionen und Ausgaben betrachten und steuern. Während traditionelle Investitionen in physische Vermögenswerte lange Zeit der bevorzugte Weg waren, verlagert sich der Trend zunehmend hin zu operativen Ausgaben. Doch was steckt hinter dieser Entwicklung, und warum ist sie so entscheidend für moderne Unternehmen? 

Capex und Opex im IT-Umfeld 

CapEx (Capital Expenditures) und OpEx (Operational Expenditures) sind zwei verschiedene Arten von Ausgaben, die Unternehmen tätigen. Beide Ausgaben werden unterschiedlich behandelt und können aus verschiedenen Perspektiven betrachtet werden:

Art der Ausgaben: Hierbei sind CapEx Investitionsausgaben in physisches Vermögen, welche dem Unternehmen für einen längeren Zeitraum zur Verfügung stehen wie Büroausstattung oder die IT-Infrastruktur. Diese Investitionen sind dazu gedacht, langfristigen Nutzen zu schaffen und dienen oft der Erweiterung oder Erneuerung der Unternehmenskapazitäten. Hingegen sind OpEx wiederkehrende Aufwendungen, die notwendig sind, um den täglichen Betrieb eines Unternehmens aufrechtzuhalten wie Personalkosten, Mieten und Marketingkosten.

Buchhalterische Behandlung: Capital Expenditures werden in der Bilanz als Anlagevermögen ausgewiesen und über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben. Die Abschreibung verteilt den Kosten des Anlageguts über mehrere Jahre und beeinflusst somit die Gewinn- und Verlustrechnung über diesen Zeitraum. Operational Expenditures werden direkt in der Gewinn- und Verlustrechnung des Zeitraums erfasst, in dem sie anfallen, und verringern sofort den Gewinn.

Steuerliche Behandlung: Da CapEx-Investitionen über mehrere Jahre abgeschrieben werden, bietet dies steuerliche Vorteile über die gesamte Bilanzierungsperiode hinweg. Da CapEx-Investitionen direkt als Kosten verbucht werden, reduzieren sie das steuerpflichtige Einkommen und damit die Steuerbelastung des Unternehmens für das jeweilige Geschäftsjahr.

Auswirkung auf die Liquidität: Oftmals sind CapEx größere, einmalige Ausgaben, die einen erheblichen Cash-Outflow bedeuten. Dagegen sind OpEx widerkehrende Zahlungen, die meistens vorhersehbar sind.

Demnach bezieht CapEx auf größere Anschaffungen, die für langfristige Zwecke getätigt werden, während OpEx laufende Kosten sind, die für den täglichen Geschäftsbetrieb anfallen. Beide haben unterschiedliche Auswirkungen auf die Finanzberichte und Steuern eines Unternehmens.

Was zählt zu Capex?

Generell ist ein Capital Expenditures ein Investitionsaufwand, um physische Vermögenswerte zu erwerben oder zu verbessern. Im Kontext der IT umfasst das typischerweise:

• Hardware-Käufe: Server, Computer, Laptops, Netzwerkgeräte, Drucker oder Datenspeicherlösungen. 
• Software-Lizenzen: Einmalige Lizenzkosten für Softwareprodukte oder die Entwicklung von maßgeschneiderter Software, die als Anfangsinvestition gezählt werden können. 
• IT-Infrastruktur: Investitionen in Rechenzentren, Netzwerkinfrastruktur oder physische Sicherheitssysteme.
• Implementierung und Einrichtung: Kosten, die mit der Beschaffung neuer Systeme, Plattformen oder Technologien verbunden sind, wie Gebühren für externe Berater oder Dienstleister.
• Upgrade: Bedeutende Verbesserungen oder Erweiterungen von bestehenden Systemen oder Infrastrukturen, die die Lebensdauer des Vermögenswertes verlängern oder seinen Wert erhöhen.

Was zählt zu Opex?

Dagegen sind Operational Expenditures alle laufenden Kosten, die ein Unternehmen für den Betrieb seiner Geschäftstätigkeit aufwendet. Im Kontext der IT können das ähnliche Aufwendungen wie bei CapEx sein, nur das diese nicht gekauft sondern gemietet werden. Beispielsweiße können Software Lizenzen als SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) oder Cloud-Datenbanken verwendet werden, bei denen monatliche oder jährliche Gebühren anfallen. 

Daneben fallen regelmäßige Aufwendungen für Dienstleistungen im Bereich Wartung und Support an, um die IT-Systeme auf dem neusten Stand zu bringen. Des Weiteren zählen hierzu laufende Verträge für Sicherheitssoftware, Virenschutz und Firewall-Dienste, sowie monatliche Gebühren für Internetverbindung, Mobilfunkverträge oder VoIP-Dienste. Gleichzeitig werden darunter auch Löhne und Boni für die Mitarbeiter in IT-Teams gezählt ebenso wie Kosten für Schulungen, Zertifikate und Weiterbildungen.

Welche Vorteile bietet die Verlagerung von CapEx zu OpEx?

In den letzten Jahren hat sich insbesondere im IT-Bereich von Unternehmen ein deutlicher Trend von CapEx zu OpEx gezeigt. Dies ist insbesondere durch die Zunahme von "as a Service"-Angeboten und Cloud-Lösungen getrieben worden. Statt zentrale Ressourcen selbst zu erwerben, ziehen viele Unternehmen es vor, diese zu mieten. Dies gilt sowohl für Software-Lizenzen als auch für Hardware wie Server, Netzwerkinfrastruktur und Laptops, die nun häufig von Drittanbietern bereitgestellt und je nach Nutzung bezahlt werden.

Dieser Trend, von einem Kaufmodell zu einem Mietmodell zu wechseln, ist allerdings nicht nur in der IT-Branche zu beobachten. Das Umstellen von CapEx auf OpEx zeigt sowohl kurzfristig als auch langfristig in vielen Sektoren Vorteile auf.

Minimiere dein Finanzierungsrisko

Wenn Unternehmen von CapEx auf OpEx umstellen, verringern sie ihre anfänglichen Investitionskosten. Dadurch reduziert sich auch das damit verbundene Investitionsrisiko, besonders in unsicheren Geschäftszeiten. Indem man sich mehr auf laufende Betriebsausgaben konzentriert, minimiert man Unternehmensrisiken.

Zudem kann das Unternehmen, durch die Verminderung von Investitionskosten, sein Umlaufvermögen reduzieren. Indem man keine Vermögenswerte bereithält, die zeitweise nicht ausgelastet sind, wird weniger Kapital festgelegt. Das Unternehmen hat somit mehr verfügbare Mittel, die anderswo rentabel investiert werden können. Ein geringerer Investitionsbedarf erleichtert zudem den Start neuer Unternehmen, da hohe Anfangsinvestitionen, etwa für die Erstausrüstung von Büros, entfallen.

Erhöhe deine Flexibilität

In der Regel gibt es keine Verpflichtung über die Vertragslaufzeit hinaus. Wenn es im Vertrag mit dem externen Anbieter festgelegt ist, können die Betriebskosten meist einfach an den aktuellen Bedarf angepasst werden, was sie vorhersehbarer macht. Man kann schnell und oft ohne zusätzliche Kosten auf veränderte Anforderungen oder Gegebenheiten reagieren. Weil der externe Anbieter für die technischen Geräte verantwortlich ist, kann man immer mit der neuesten Technologie arbeiten.

Hierfür sind ein gutes Beispiel gängige Cloud-Dienste: Der Provider sorgt für ständige technische Aktualisierungen, ohne dass dem Kunden zusätzliche Kosten entstehen. Dies ist besonders wertvoll in einer Zeit, in der Technologien schnell veralten. Das Gleiche gilt für Schäden. Da die Geräte im Besitz des Dienstleisters sind, liegt die Verantwortung für Reparaturen oder Ersatz bei ihm.

Optimiere deine Steuern

Generell werden Betriebsausgaben (OpEx) im Rechnungszeitraum erfasst, in dem sie entstehen, und reduzieren direkt den Gewinn in diesem Zeitraum. Dagegen werden Investitionen in Anlagegüter (CapEx) nicht direkt als Kosten verbucht. Aus betriebswirtschaftlicher und steuerlicher Perspektive werden sie stattdessen als Vermögensübertragung von flüssigen Mitteln zu langfristigen Anlagen betrachtet. Somit entstehen Kosten erst durch den allmählichen Wertverlust des Anlageguts. Dieser Wertverlust, auch Abschreibung genannt, wird über die Nutzungsdauer verteilt und kann steuerlich geltend gemacht werden, wodurch er den Gewinn in der jeweiligen Periode mindert.

Wechsel eröffnet neue Geschäftsmodelle

Die Vorteile einer Umstellung von Capex auf Opex sind vielfältig, sowohl in wirtschaftlicher als auch in bilanzieller Hinsicht. Allgemein ermöglichen "As a Service"-Modelle einem Unternehmen, insbesondere kleineren und mittleren Unternehmen (KMUs) mit dem Wunsch nach mehr Digitalisierung, den Zugriff auf Technologien, die sonst aufgrund hoher Anfangskosten unerreichbar wären.

Hierbei ist ein gängiges Beispiel das "Internet of Things" (IoT). Denn die Einführung von IoT erfordert typischerweise Investitionen in Hardware wie Gateways und Sensoren, Software und damit verbundene Dienste, etwa zur Analyse von Maschinendaten für proaktive Wartung. Für viele Firmen wird diese Einführung erst durch den Übergang von einer einmaligen großen Ausgabe (Capex) zu regelmäßigen, kleineren und besser kalkulierbaren Kosten (Opex) realisierbar.

Im IoT-Segment erleben wir, wie As-a-Service-Modelle eine Transformation für Produkthersteller einleiten. Dank IoT-Technologien können Produzenten ihre Erzeugnisse effizienter überwachen und regulieren. Dieser Ansatz ermöglicht eine Geschäftsmodell-Revolution: Statt Produkte einmalig zu verkaufen, können sie nun als Service oder nach tatsächlicher Nutzung verkauft werden.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass CapEx und OpEx zwei unterschiedliche Ausgabenarten für Unternehmen darstellen. Auf der einen Seite betrifft CapEx langfristige Investitionen in physisches Vermögen wie IT-Infrastruktur und bietet steuerliche Vorteile durch Abschreibungen über mehrere Jahre. Auf der anderen Seite OpEx umfasst laufende Kosten für den täglichen Betrieb, die sofort den Gewinn beeinflussen. Der Trend zeigt, dass Unternehmen vermehrt von CapEx zu OpEx wechseln, was von "as a Service"-Angeboten angetrieben wird. Dadurch können sie Finanzrisiken minimieren, die Flexibilität erhöhen und von technologischen Innovationen profitieren.