Als Managed Service Provider (MSP) bezeichnet man ein Unternehmen, das ein Portfolio aus verschiedenen IT-Dienstleistungen anbietet. Diese Services setzt der MSP dann für seine Auftraggeber als externer Dienstleister über einen vereinbarten Zeitraum um.
Typische Managed Services eines MSP umfassen etwa Themen wie
Aber auch in anderen Dienstleistungsbereichen wie Compliance, Schulungen, Gebäude und Personal sind Managed Service Provider aktiv.
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Die Zusammenarbeit zwischen MSP und Unternehmen wird über einen Vertrag geregelt, dessen Kern das sogenannte Service Level Agreement (SLA) ist. Hier halten die Vertragspartner die wesentlichen Punkte wie Reaktionszeiten, Ausfallzeiten etc. fest.
Den Begriff und das Geschäftsmodell des Managed Service Providers gibt es seit knapp 30 Jahren. Managed Services (wörtlich: verwaltete Dienstleistungen) gerieten in den 1990er-Jahren mit der stets steigenden Komplexität der Informationstechnologie in den Fokus der IT-Welt. Unternehmen, denen das nötige (und oft hochspezialisierte) IT-Fachwissen abging, holten sich die erforderliche Expertise nun über externe Dienstleister ins Haus.
Über die vergangenen drei Jahrzehnte differenzierte sich das Modell des Managed Service Providers immer weiter aus. Das Angebot an IT-Dienstleistungen erweiterte sich vor allem in den letzten Jahren mit dem Siegeszug cloudbasierter Lösungen und den damit verbundenen Technologien.
Die Bedeutung von Managed Service Providern hat nicht nur für international aufgestellt Konzerne, sondern auch für KMU deutlich zugenommen. Die Übernahme zentraler und essenzieller IT-Dienstleistungen durch einen MSP ermöglicht es den beauftragenden Unternehmen, sich auf die eigenen Kerngeschäfte zu konzentrieren, die damit verbundenen Kompetenzen zu stärken und darin produktiver und effizienter zu werden. Sie sind damit Teil des Makrotrends der Servitisierung.
Weil die Managed Service Provider in Sachen Technologie stets auf dem neuesten Stand der Technik sein müssen, profitieren deren Auftraggeber auch von diesem Technologievorsprung.
Ein Treiber für die wachsende Bedeutung von MSP in der globalen Wirtschaft ist das hohe Veränderungstempo in einer zunehmend digitalisierten Businesswelt. Die individuellen Angebote der Managed Service Provider garantieren Unternehmen in diesem zunehmend volatilen, von Ups und Downs, Krisen und Diskontinuität geprägten Umfeld ein Höchstmaß an Flexibilität und Skalierbarkeit in alle Richtungen. Wer flexibel reagieren und proaktiv agieren kann, ist klar im Vorteil.
Managed Service Provider bieten ihren Kunden eine breitgefächerte und vor allem stets wachsende Palette an IT-Dienstleistungen an. Darunter fallen typische Bereiche der IT, die wir im Folgenden kurz erläutern.
Eine Kernaufgabe der MSP ist das Management der IT-Infrastruktur des beauftragenden Unternehmens. Die IT-Infrastruktur bildet das Herzstück der IT und besteht aus Servern (Cloud oder On-Premise), Netzwerken, Speichern usw., die vom Managed Service Provider auf Basis des vereinbarten Service Level Agreements verwaltet werden.
Im Themenfeld Netzwerkmanagement kümmert sich der Managed Service Provider primär darum, dass dem Kunden ein stabiles, sicheres und vor allem effizientes Netzwerk bereitgestellt wird und dieses reibungslos läuft. Hierbei müssen unbedingt die Anforderungen des Unternehmens berücksichtigt werden: Gibt es bereits Netzwerkrichtlinien, die zu implementieren sind? Welche Einstellungen müssen geändert werden, um eine optimale Performance und Sicherheit im Netzwerk zu garantieren? Wie können Netzwerkeinstellungen optimiert werden, damit die Kommunikation sicher und reibungslos verläuft? Auf diese und andere Fragen – etwa auch in Sachen Fehlerbehebung, Wartung, Datensicherung, Desaster Recovery und Zugriffskontrolle - kümmert sich der Managed Service Provider.
Beim Anwendungs- und Datenbankmanagement wiederum dreht sich alles um eine einwandfreie Leistung, eine hohe Sicherheit und Verfügbarkeit von im Unternehmen eingesetzten Anwendungen und Datenbanken. Ziel des Managed Service Providers ist es, einen möglichst störungsfreien Betrieb der Anwendungen zu gewährleisten.
In Zeiten drängender Cybersecurity-Probleme gewinnt auch das Thema IT-Sicherheit immer mehr an Bedeutung. Sichere Daten und sichere Datenhaltung sind für den Unternehmenserfolg essenziell. Der Managed Service Provider implementiert, verwaltet und aktualisiert Sicherheitslösungen, um möglichst hohen Schutz zu bieten. Dementsprechend müssen MSP bei Security-Themen wie Firewall, Antivirus und Intrusion Detection Systemen stets auf dem neuesten Stand sein.
Außerdem unterstützen MSP ihre Auftraggeber bei der Migration der IT in die Cloud. In diesem Cloud-Service-Management bieten sie cloudbasierte Dienste wie z.B. Infrastructure-as-a-Service (IaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) und Software-as-a-Service (SaaS) Device/Data/Desktop-as-a-Service (DaaS) an. Sie verwalten die Cloud-Infrastruktur und stellen stets sicher, dass diese sicher, skalierbar und effizient ist.
Über die typischen IT-Dienstleistungen hinaus bieten Managed Service Provider weitere Dienstleistungen an, die für viele Unternehmen ebenfalls interessant sind. So können sie etwa bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften und strengen Datenschutzbestimmungen unterstützen.
Einige MSP bieten auch Dienstleistungen wie Helpdesk- oder Endnutzer-Support an, bei denen mögliche Probleme oder Fragestellungen rund um die IT direkt geklärt werden können.
Weiterhin offerieren Managed Service Provider auch Dienstleistungen in den Bereichen Gebäude und Schulungen. Ziel ist es auch hier, die Unternehmen von verwaltenden und organisatorischen Aufgaben weitgehend zu entlasten. Beispiele gefällig?
Beim Gebäudemanagement kümmern sich MSP um den einwandfreien Betrieb der Unternehmensgebäude – von der energieeffizienten Energieversorgung über die sparsame Beleuchtung bis zu relevanten Sicherheitssystemen.
Beim Schulungsmanagement können Unternehmen den gesamten Lebenszyklus von Schulungen und Fortbildungen in die Hände eines geeigneten Managed Service Providers legen. Der kümmert sich dann um die Organisation, die Planung und die Durchführung unternehmensrelevanter Schulungen. Auch die Bereitstellung, Implementierung und Verwaltung von digitalen Schulungsplattformen können MSP übernehmen.
Eine Nummer größer wird es, wenn Managed Service Provider auch die strategische IT-Beratung und IT-Planung ihrer Kunden übernehmen. Sie unterstützen Unternehmen dann auf der Basis der definierten Anforderungen bei der Suche nach passenden technologischen Lösungen. Sie bewerten diese Technologien, planen sie ein und beraten auch bei der Budgetierung.
Wie findest du den richtigen und vor allem für dein Unternehmen passenden Managed Service Provider? Indem du dir zunächst über zwei zentrale Fragestellungen klar wirst:
Welche Dienstleistungen möchte ich von einem MSP abdecken lassen?
Welche Anforderungen an die Zusammenarbeit hat mein Unternehmen?
Mache dafür zunächst eine ehrliche Bestandsaufnahme: Wie steht es um deine IT? Welche Anforderungen muss sie mindestens erfüllen, damit dein Geschäft langfristig erfolgreich sein kann? Welche Kompetenzen fehlen dir in diesem Zusammenhang und welche möchtest du extern buchen? Welche Dienstleistungen benötigst du, um die definierten Anforderungen erfüllen zu können?
Kläre zu Beginn auch das IT-Budget und eine mögliche Laufzeit für die Zusammenarbeit mit einem Managed Service Provider.
Jetzt geht es in die Recherchephase. Nutze für den ersten Überblick das Web und erstelle auf der Basis von Websites und online Kundenbewertungen eine Liste mit potenziell passenden Anbietern. Achte dabei auf folgende Fakten: Wie lange ist der Anbieter bereits im Geschäft? Agiert er eher regional oder global? Welche Sprachen sprechen die Mitarbeitenden? Gibt es relevante Case Studies?
Gehe danach in dein Netzwerk und hole dir weitere Einschätzungen zu möglichen MSP ein.
Eine Schlüsselanforderung, wenn es um IT-Dienstleistungen geht. Hierfür brauchst du auf jeden Fall die fachliche Unterstützung und Einschätzung deiner eigenen IT. Bringt der Dienstleister genügend Erfahrungen in deiner Branche mit? Gibt es Kundenreferenzen, aus denen du relevante Infos ableiten kannst? Hat der Anbieter eventuell Kooperationen mit wichtigen Technologieführern geschlossen oder verfügt er über Zertifizierungen in einem für dich wichtigen Bereich?
Welche Sicherheitsrichtlinien bietet dir der MSP? Welche Sicherheitsstandards und Zertifizierungen kann er vorweisen – und sind diese ausreichend für die Anforderungen deiner Branche?
Das SLA und die KPIs sind das Herzstück des Vertrages mit einem MSP. Deshalb musst du diese Informationen sorgfältig prüfen.
Und last but not least: Wie ist das Kostenmodell des MSP aufgebaut? Wird eine monatliche Basissumme fällig? Zahlst du nur für die tatsächlich genutzten Dienstleistungen? Gibt es Extraaufwände und -vergütungen in Sonderfällen, die du einkalkulieren musst?
Jetzt solltest du in der Lage sein, aus einer Short List von Managed Service Providern einen für die Bedarfe deines Unternehmens passenden Dienstleister zu finden. Führe im letzten Schritt Gespräche mit deinen Top-Kandidaten und kläre mögliche offene Fragen am besten im direkten und persönlichen Austausch.
Die Vorteile von Managed Service Providern für modern aufgestellte und technologieoffene Unternehmen sollten deutlich geworden sein. Wir fassen sie hier noch einmal für dich zusammen.
Die Zusammenarbeit mit einem Managed Service Provder kann dir beim Thema IT-Kosten Fixkosten sparen und Kostenkontrolle geben. Du weißt von Beginn der Zusammenarbeit, mit welchen IT-Budgets du für einen festgelegten Zeitraum rechnen muss. Planung und Controlling des IT-Budgets werden einfacher. Du sparst bei kostenintensiven Fortbildungen für dein IT-Personal sowie bei Investitionen in neue Hardware und für deren Wartung.
Daraus ergibt sich ein weiterer Vorteil von MSP. Deine interne IT-Abteilung kann sich vollkommen auf die Kernkompetenzen konzentrieren. Sie wird dadurch effizienter und alle Abteilungen profitieren davon.
Weiterer positiver Begleitaspekt für deine HR: Sie muss auf einem nahezu leergefegten Arbeitsmarkt keine hochspezialisierten IT-Fachkräfte für das Unternehmen rekrutieren.
Managed Service Provider sind zwar keine eierlegenden Wollmilchsäue – aber fast! Sie verfügen über aktuelle technische Expertise und können dein Unternehmen deshalb in technologischen Fragen bestens unterstützen.
Globale Märkte unterliegen einem steten Wandel. Was heute passt, kann morgen bereits zu wenig sein. Deshalb braucht dein Unternehmen in Sachen IT ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit. Wenn dein Unternehmen aufgrund veränderter Marktbedingungen stark wächst, musst du dich darauf verlassen können, dass deine IT-Infrastruktur nicht in die Knie geht. Das garantieren dir Managed Service Provider, die dir dank ausgelagerter Dienstleistungen in der Regel schnelle und passende Skalierungsoptionen zur Verfügung stellen können.
Nicht erst seit Einführung der DSGVO müssen Unternehmen einen präzisen Blick auf das Thema Datenschutz und Datensicherheit werfen. Die Anforderungen steigen permanent, auch durch die Einführung neuer Vorschriften und Gesetze. Diese berühren rasch auch das Thema Compliance. Gut aufgestellte Managed Service Provider unterstützen Unternehmen bei Fragen der Sicherheit und Compliance. Vor allem mit der passenden Technologie, die deine Risiken spürbar reduzieren.
Wenn all diese Punkte Bestandteil des Service Level Agreements sind, sind sie garantierte Leistungen, für die der MSP geradestehen muss.
Durch den Einsatz eines Managed Service Providers unterstützt du außerdem deine HR. Denn die muss in einem umkämpften Arbeitsmarkt keine hochspezialisierten IT-Fachkräfte mehr recruiten – sie arbeiten ja bei deinem MSP. Und damit auch für dich.
Als problematisch kann sich vor allem die einseitige Abhängigkeit von einem Managed Service Providern erweisen. Deshalb kommt der Auswahl des Anbieters eine große Bedeutung zu. Hier gilt es, mit Sorgfalt eine Balance zu finden. Es ist ratsam, die im Service Level Agreement festgehaltenen Bedingungen und Vereinbarungen in engen zeitlichen Abständen zu kontrollieren und auf eventuelle Probleme sofort hinzuweisen. Einige MSPs schließen von vorneherein die Gefahr eines Vendor Lock-ins aus.
Weiterhin muss sichergestellt sein, dass du die Hoheit über deine Daten behältst und diese beim MSP absolut sicher sind, weil möglicherweise auch sensible Unternehmensdaten an deinen Dienstleister übertragen werden. Der MSP muss deshalb angemessene Sicherheitsmaßnahmen und -richtlinien implementiert haben, um die Vertraulichkeit und Integrität deiner Daten stets gewährleisten zu können.
Außerdem gilt es, die Kommunikation zwischen deinem Unternehmen und dem MSP auf feste Füße zu stellen. Wenn dein Dienstleister in Asien sitzt und die Kommunikation aufgrund von Zeitverschiebung oder Sprachbarrieren problematisch wird, kann es durchaus zu Herausforderungen kommen. Kläre deshalb unbedingt die Kommunikationskanäle und die Eskalationswege, um eventuelle Missverständnisse zu vermeiden.
Die aktuell sehr schwieirige Situation auf dem IT-Arbeitsmarkt stellt auch die MSPs selbst vor Probleme: Sie finden zu wenig passendes Personal oder verlieren eingeplante und Kapazitäten durch den Weggang fähiger Mitarbeiter:innen. Hierbei kann ein Tool wie equipme helfen, die Zusammenarbeit effizient aufzusetzen und auszugestalten.
Damit dein Unternehmen eine möglichst erfolgreiche Zusammenarbeit mit einem Managed Service Provider aufsetzen kann, solltest du dir die folgenden Best Practices anschauen. Sie bieten zwar keine Erfolgsgarantie, haben sich aber in der Praxis bewährt.
Kommuniziere transparent und eindeutig
Definiere bereits zu Beginn der Kooperation, über welche Kanäle die Kommunikation bevorzugt laufen wird. Kommuniziere weiterhin deine Erwartungen an den Dienstleister. Lege Ansprechpartner für alle Gebiete auf beiden Seiten fest und beschreibe mögliche Eskalationsverfahren. Sorge dafür, dass auch der MSP diese Informationen erhalten und verstanden hat. Berufe regelmäßige Treffen ein und stelle sicher, dass du Reportings von deinem Managed Service Provider erhältst.
Monitore beständig und gib konkretes Feedback
Auf Basis des gemeinsam erarbeiteten SLA sollte deine eigene IT-Abteilung die Arbeit des Managed Service Providers permanent überwachen. Dafür müssen Ziele wie Reaktionszeiten und Verfügbarkeiten auch messbar sein. Sonst nutzt das beste Monitoring nichts. Gib zeitnahes Feedback zu den Berichten und bei auftretenden Problemen. Kläre mit dem Dienstleister zudem Optimierungsmöglichkeiten. Wenn beide Seiten sich als Partner verstehen, kann eine vertrauensvolle Zusammenarbeit entstehen.
Passe die Zusammenarbeit an sich ändernde Anforderungen an
Nichts ist so kontinuierlich wie die Veränderung. Wenn sich deine Anforderungen ändern, muss der MSP mitziehen. Deshalb solltest du den Dienstleister – wenn möglich - frühzeitig in mögliche Neuplanungen einbinden. Denn eventuell ziehen diese technologische Upgrades oder gar Änderungen an der IT-Infrastruktur nach sich. Hauptfaktor hierbei ist die Skalierbarkeit der IT-Dienstleistungen an veränderte Rahmenbedingungen.
Digitale Dienstleistungsmodelle profitieren in großen Zügen von digitalen Entwicklungen und Trends, die wiederum völlig neue Optionen eröffnen. Von denen allerdings nicht nur die MSP, sondern in erster Linie auch die Unternehmen profitieren. Wir stellen wichtige Trends für Managed Service Provider vor.
Um die eigene Zukunftsfähigkeit auf einem möglichst hohen Niveau halten zu können, sind auch Managed Service Provider darauf angewiesen, dass ihr Geschäftsmodell möglichst reibungslos funktioniert. Hierbei helfen digitale XaaS-Tools wie equipme, das MSPs in die Lage versetzen, interne Ressourcen deutlich zu entlasten, die Zusammenarbeit mit dem Kunden noch transparenter zu gestalten, um so die Zeit für das Wesentliche nutzen zu können. Equipme ermöglicht es, Prozesse und Dienstleistungen zu standardisieren. Alle wichtigen Assets und Kosten werden an einem zentralen Ort verwaltet.
Ein zentraler Trend mit nach oben offenem Potenzial sind Automatisierung und die Optimierung von Prozessen bei Managed Services. Wenn Prozesse nicht nur digitalisiert, sondern auch automatisiert ablaufen, können z.B. IT-Systeme in Echtzeit überwacht und nötige Ressourcen bei Software oder Hardware schneller bereitgestellt werden. Der Vorteil für Unternehmen liegt auf das Hand: Das Tempo wird gesteigert, die Fehleranfälligkeit sinkt, weil manuelle Prozesse Schnee von gestern sind.
Eng damit verbunden ist der Hype um Künstliche Intelligenz (KI). Managed Service Provider können KI einsetzen, um auftretende Fehler automatisch beheben zu lassen und im besten Fall Probleme so exakt vorhersagen zu lassen, dass diese gar nicht mehr auftreten. Stichwort Predictive Maintenance. Hier wird dank KI erkannt, wann die Hardware oder ein Gerät ausgetauscht, aktualisiert oder repariert werden muss. Die Ausfallzeiten werden dadurch verringert, Unternehmen sparen Kosten.
Weiterhin profitieren Unternehmen jetzt schon von Hybrid- und Multi-Cloud-Umgebungen. Hierbei werden öffentliche und private Cloud-Plattformen sowie lokale Infrastrukturen miteinander kombiniert. MSPs integrieren und managen diese Umgebungen, damit Ressourcen nahtlos und effizient genutzt werden können.
Auch für das immer wichtiger werdende Internet of Things (IoT) können MSP-Lösungen wichtig sein. Das IoT benötigt für seine Smart Devices die passenden IoT-Services. Die enormen Datenmengen, die im IoT produziert, versandt, empfangen und analysiert werden, verlangen nach Edge Computing. Eine Strategie, bei der IoT-Daten am Netzwerkrand erfasst und verarbeitet werden – anstatt diese an ein Rechenzentrum oder eine Cloud zu senden.
T-Systems: Einer der größten IT-Dienstleister in Deutschland mit einem breiten Spektrum an Managed Services, Cloud-Lösungen und IT-Infrastrukturdiensten.
Computacenter: Ein internationaler MSP mit umfangreicher Erfahrung in der Bereitstellung von IT-Dienstleistungen, darunter Managed Workplace Services, Cloud-Infrastruktur und IT-Sicherheit.
Bechtle: Ein MSP, der maßgeschneiderte IT-Lösungen für Unternehmen anbietet. Unter anderen Managed Hosting, Netzwerkmanagement und Workplace-Services.
CANCOM: Managed Services und Cloud-Lösungen für Unternehmen verschiedener Branchen, u.a. Managed Security, IT-Infrastruktur und digitale Arbeitsplatzlösungen.
DATAGROUP: Einer der größten deutschen MSPs, u.a. Managed Services für IT-Infrastruktur, Applikationen, Cloud-Hosting und Service Desk.
PlusServer: Spezialisiert auf Hosting- und Multi Cloud-Services.
QSC AG: Umfassende IT-Services für mittelständische Unternehmen, u.a. Managed Services, Cloud-Lösungen, IT-Security und Datenmanagement.
Controlware: Breites Spektrum an IT-Services und Lösungen, einschließlich Managed Networks, Cybersecurity und Cloud-Infrastruktur.
Claranet: Betreut Unternehmen in verschiedenen Ländern, u.a. Managed Hosting, Cloud-Services, Netzwerk- und Sicherheitslösungen sowie Unterstützung für digitale Transformation.
Axians: Bietet umfassende IT- und Telekommunikationslösungen an, u.a.Managed Services, Cloud Computing, Netzwerk- und Kommunikationsinfrastruktur.
Ein Managed Service Provider (MSP) ist ein Unternehmen, das Dienstleistungen für andere Unternehmen bereitstellt und verwaltet. Der Schwerpunkt liegt auf IT-Dienstleistungen. Aber auch andere Bereiche wie Compliance oder Fortbildungen können von MSPs übernommen werden.
Beim klassischen IT-Outsourcing wird die IT eines Unternehmens an einen externen Dienstleister ausgelagert. Die interne IT bzw. deren Stellen fallen weg. Bei der Zusammenarbeit mit einem MSP bleibt die unternehmenseigene IT erhalten, nur bestimmte, in der Regel spezialisierte und hochkomplexe Aufgaben werden vom Managed Service Provider übernommen. Die eigene IT kann sich auf die grundlegenden Arbeiten konzentrieren und auch die Arbeiten des MSP auf Basis eine Service Level Agreements kontrollieren.
Zunächst müssen die eigenen Anforderungen eindeutig definiert werden. Im Rahmen der Recherche geht es darum, die technologischen Kompetenzen von MSPs zu evaluieren und deren Fähigkeiten und Erfahrungen mit Themen wie Cybersicherheit und Datenschutz zu bewerten. Im Service Level Agreement gilt es, messbare Kennzahlen und Leistungen zu definieren, die dann die vertragliche Basis für eine Zusammenarbeit darstellen.
Die wichtigsten Vorteile für Unternehmen in der Zusammenarbeit mit MSPs sind Kostenersparnisse, Entlastung der eigenen IT-Abteilung, hohe technologische Kompetenz, reduzierte Risiken in Sachen Datenschutz, Compliance und Security, garantierte Leistungen dank SLA und flexible IT-Skalierbarkeit. Als nachteilig kann sich die Abhängigkeit von einem MSP in technischer Hinsicht herausstellen, Risiken können steigen, wenn der MSP das vereinbarte Leistungspaket nicht umsetzen kann.
Zu den zentralen Trends rund um MSP zählen Künstliche Intelligenz (KI), Prozessautomatisierung und Prozessoptimierung, Hybrid- und Multi-Cloud-Lösungen, Edge Computing in Verbindung mit dem Internet of Things (IoT).
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