Erfolgreicher Onboarding Prozess - So läuft er ab

Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess ist entscheidend für die Einführung neuer Mitarbeiter ins Unternehmen. Weil der erste Eindruck auch hier eine entscheidende Rolle einnimmt, welches Verhältnis der neue Mitarbeiter von Beginn an zum Unternehmen aufbaut. In der heutigen digitalen Welt, in der Technologie eine immer größere Rolle spielt, bietet die Digitalisierung des Onboardings eine Fülle von Möglichkeiten, um diesen Prozess effizienter und wirkungsvoller zu gestalten. Hier wirst du deshalb erfahren, wie du Onboarding-Verfahren durch den Einsatz digitaler Tools und Technologien optimieren kannst. 

Was ist Onboarding?

In der heutigen Zeit besteht der Onboarding-Prozess aus verschiedenen Schritten, da Organisationen im "War for Talents" bemüht sind, vielversprechende Mitarbeiter erfolgreich und frühzeitig an sich zu binden. Dieser Prozess beginnt bereits vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn und kann bis zu einem Jahr nach dem Start des neuen Jobs dauern. Er umfasst drei Kategorien: das Unternehmen selbst, die beteiligten Personen und die eingesetzte Technologie. Dabei spielen nicht nur die Personalabteilung und der neue Mitarbeiter eine Rolle, sondern auch die Kollegen und Vorgesetzten.

Erst wenn der Mitarbeiter vollständig in das Unternehmen integriert ist, kann die Rekrutierung als erfolgreich betrachtet werden, und somit gilt auch der Onboarding-Prozess als gelungen.

Warum ist es wichtig, den Onboarding-Prozess zu optimieren?

Laut einer Umfrage von Robert Half & Associates endet jedes fünfte Arbeitsverhältnis schon während der Probezeit. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen in dieser Phase verlässt, gehen alle investierten Ressourcen für das Recruiting und die Einarbeitung verloren. Aus diesem Grund ist es von großer Bedeutung, ein effizientes Onboarding-Programm für neue Mitarbeiter anzubieten, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Zu den weiteren Vorteilen eines effektiven Onboarding-Prozesses gehören folgende:

• Neue Mitarbeiter sind von Anfang an motiviert, da sie sich willkommen fühlen und eine Beziehung zum Unternehmen aufbauen können.
• Angestellte leisten früh effektivere Arbeit, da sie sich im Unternehmen schneller zurechtfinden.
• Arbeitnehmer verinnerlichen von Beginn an die Unternehmenskultur und können sich leichter einfinden.

Generell verbessert ein erfolgreiches Onboarding die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit, was langfristig einen wichtigen Stellenwert einnimmt. Denn auf lange Sicht neigen Mitarbeiter, die mit dem gesamten Onboarding Prozess zufrieden waren eher dazu, dass Unternehmen als Arbeitgeber weiterzuempfehlen. 

Was erwarten Mitarbeiter von einem Onboarding?

Gemäß diversen Umfragen haben Mitarbeiter gewisse Erwartungen an ihren neuen Arbeitsplatz. Sie wünschen sich nicht nur eine freundliche Begrüßung, sondern möchten auch die Organisationsstruktur und ihre Aufgaben kennenlernen. In diesen Untersuchungen wurde außerdem festgestellt, dass sie:

• am ersten Arbeitstag dem Team vorgestellt werden möchten,
• ihren Vorgesetzten und die Geschäftsführung kennenlernen möchten,
• einen vollständig ausgestatteten Arbeitsplatz mit entsprechender IT-Ausstattung erwarten,
• eine fachliche Einarbeitung in alle erforderlichen Tools und Arbeitsprozesse schätzen,
• regelmäßiges Feedback erhalten möchten, um ihre Leistung besser einschätzen zu können.

Natürlich erwarten die neuen Angestellten nicht direkt am ersten Tag, über alle diese Dinge aufgeklärt und unterrichtet zu werden. Deshalb betrachten wir im nächsten Schritt die vier Phasen eines Onboardings und in welchem Zeitraum die Erwartungen erfüllt werden sollten. 

Die vier Phasen des Onboarding Prozess

Dafür hat die Society for Human Resource Management (SHRM) vier Schlüsselstufen eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses identifiziert, die idealerweise von Unternehmen umgesetzt werden sollten. Oftmals werden jedoch nur einige dieser Stufen vollständig erfüllt. Die "vier Cs" umfassen:

1. Compliance: Diese erste Stufe beinhaltet die Vermittlung grundlegender gesetzlicher und organisatorischer Richtlinien sowie Unternehmensvorschriften an neue Mitarbeiter.
2. Clarification: In dieser Stufe geht es darum, den neuen Mitarbeitern ihre Arbeitsplätze und die damit verbundenen Erwartungen detailliert zu erklären, damit sie diese vollständig verstehen.
3. Culture: Die Ebene der Organisationskultur ist breiter gefasst und zielt darauf ab, den Mitarbeitern alle organisatorischen Normen, sowohl formelle als auch informelle, zu vermitteln.
4. Connection:  Unternehmen sollten ihren neuen Mitarbeitern helfen, Beziehungen aufzubauen und Informationsnetzwerke innerhalb des Unternehmens zu etablieren.

Phase 1: Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag

Der eigentliche Onboarding-Prozess (Preboarding) startet bereits nach Vertragsunterzeichnung. Vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters hat das Unternehmen die Gelegenheit, relevante Informationen bereitzustellen und den zukünftigen Kollegen auf das Onboarding vorzubereiten. Hierbei sollten dem Neuzugang Informationen wie der Dresscode, Arbeitsbeginn, Ansprechpartner für den ersten Tag und andere wichtige Formalitäten und Unternehmensrichtlinien mitgeteilt werden. Außerdem ist es sinnvoll, dem zukünftigen Mitarbeiter im Voraus einen groben Überblick über den Ablauf des Onboarding-Prozesses zu geben.

Arbeitsplatz einrichten

Idealerweise sollte der neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag einen voll funktionsfähigen Arbeitsplatz vorfinden. Die Vorbereitung dieses Arbeitsplatzes erfordert eine gewisse Vorlaufzeit und sollte daher rechtzeitig in Angriff genommen werden. Zum einen sollte der Zugang zum Büro bereits am ersten Tag reibungslos funktioniert. Gleichzeitig benötigt jeder Mitarbeiter einen eigenen PC, der bei einem Mitarbeiterwechsel oder bei der Anschaffung eines Geräts neu eingerichtet werden muss. Hierbei sollte die Lieferzeit für neue Geräte berücksichtigt werden, was gegebenenfalls auch für Smartphones und Laptops gilt.

Was den Arbeitsplatz oder Sitzplatz betrifft, ist zu klären, ob der neue Kollege einen festen Arbeitsplatz zugewiesen bekommt. Falls ja, sollte dieser Platz mit einem Bildschirm, einem Stuhl, einer Maus, einer Tastatur und Schreibutensilien ausgestattet sein. Im gleichen Zug sollte man Zugangsdaten frühzeitig generieren, darunter Passwörter, Zugriffsrechte und Einladungen zur Nutzung bestimmter Tools. Dies ermöglicht es dem neuen Kollegen, seinen virtuellen Arbeitsplatz am ersten Arbeitstag einzurichten und spart somit im Onboarding-Prozess wertvolle Zeit.

Phase 2: Onboarding am ersten Arbeitstag

Um den ersten Onboarding-Tag erfolgreich zu gestalten und den neuen Mitarbeiter vor dem typischen Montagmorgen-Chaos zu schützen, kann man ihn eine Stunde später als üblich beginnen lassen. Zu Beginn des Tages sollte eine offizielle Begrüßung stattfinden, im besten Fall erhält der der Neuankömmling eine kleine Aufmerksamkeit zum Start. Diese Geste stärkt von Anfang an das Zugehörigkeitsgefühl und bleibt lange in Erinnerung.

Danach ist eine kurze Vorstellungsrunde empfehlenswert, wo zumindest die direkten Kollegen in derselben Abteilung oder ein "Betreuer" anwesend sein sollten. Das erleichtert den Kontakt und ermutigt den neuen Mitarbeiter, bei Fragen Hilfe zu suchen. Ebenso ist ein gemeinsames Mittagessen mit den Kollegen aus dem Team zum empfehlen, da es das Gemeinschaftsgefühl fördert und eine vertrauensvolle Grundlage die zukünftige Zusammenarbeit schafft.

Phase 3: Onboarding in der ersten Arbeitswoche

In der ersten Onboarding-Woche sollte man folgende Punkte im Blick haben:

1. Einarbeitungsplan: Erkläre dem neuen Mitarbeiter den Onboarding-Prozess schriftlich, um ihn nicht zu überfordern am ersten Tag. Dadurch kann er immer auf den Plan zurückgreifen und fühlt sich zu keinem Zeitpunkt alleine gelassen.

2. Erwartungshorizont: Bespreche die Erwartungen sowohl seitens des Vorgesetzten als auch des Mitarbeiters, um Missverständnisse zu vermeiden.

3. Zuweisung erster Aufgaben: Integriere den neuen Kollegen von Anfang an in Projekte und gestalte spannende Aufgaben, um sein Interesse zu wecken.

4. Klärung rechtlicher Aspekte: Lese und unterzeichne die SOPs, die für die Arbeit des Mitarbeiters relevant sind, bevor bestimmte Aufgaben übernommen werden.

5. Unternehmensrundgang: Besucht gemeinsam alle Abteilungen, um dem Mitarbeiter ein besseres Verständnis für den Betrieb und die Verantwortlichen in jeder Abteilung zu vermitteln.

Tipp: In größeren Unternehmen kann eine Fotogalerie im Intranet oder eine Fotowand im Büro hilfreich sein, um neuen Mitarbeitern bei der Orientierung zu unterstützen.

Das Unternehmen detailliert vorstellen

In der ersten Arbeitswoche sollte der neue Angestellte auch ein besseres Verständnis vom Unternehmen erhalten, wie es funktioniert und nach welchen Werten gehandelt wird. 

Hierbei ist eine ausführliche Präsentation der Produkte des Unternehmens wichtig, besonders für Mitarbeiter aus nicht-produktbezogenen Abteilungen wie der Buchhaltung. Dies ermöglicht eine bessere Verknüpfung zwischen verschiedenen Abteilungen, wenn mehrere neue Mitarbeiter gleichzeitig ihren ersten Arbeitstag haben.

Danach sollte man dem neuen Mitarbeiter seine Ziele und die Strategie zur Zielerreichung deutlich machen. Dies hilft dem Mitarbeiter zu verstehen, welche Ziele er im nächsten Quartal unterstützen soll und warum seine Unterstützung notwendig ist. Diese Ziele sollten sich in den Zielvereinbarungen des Mitarbeiters widerspiegeln.

Dabei sollten die im Unternehmen gepflegten Werte vermittelt werden, um eine Identifikation mit dem Arbeitgeber zu fördern. Besonders wenn der Mitarbeiter aus einem anderen Umfeld kommt, ist es wichtig, Unterschiede in der Unternehmenskultur zu erklären, z.B. in Bezug auf gemeinsame Mittagessen, Pausenregelungen oder Home-Office-Möglichkeiten.

Phase 4: Onboarding im ersten Monat

In den ersten Wochen des Onboarding-Prozesses liegt der Fokus darauf, die neuen Kollegen kennenzulernen, sich mit den Aufgaben, der Technologie und der Organisationsstruktur vertraut zu machen und erste Ziele zu setzen. Während des ersten Zielvereinbarungsgesprächs kann die Führungskraft mit dem neuen Mitarbeiter "sanfte" Ziele festlegen, damit der Einstieg in die Position zielgerichtet, aber ohne übermäßigen Druck erfolgen kann.

Neue Mitarbeiter wünschen sich zudem regelmäßige Feedback-Gespräche, insbesondere im ersten Monat des Onboarding-Prozesses, idealerweise wöchentlich. Diese Gespräche sollten von beiden Seiten – dem Vorgesetzten und dem neuen Mitarbeiter – genutzt werden, um Rückmeldungen zum Onboarding-Prozess auszutauschen.

Wenn ein Mentor für den Mitarbeiter zur Verfügung steht, bietet dies eine Ansprechperson für Fragen und Probleme. Mentoren können auch dazu beitragen, den neuen Mitarbeiter besser in das Team zu integrieren, indem sie Team-Events, gemeinsame Mittagessen und Freizeitaktivitäten planen.

Onboarding Prozesse effizient gestalten

Im Allgemeinen geht man davon aus, dass gut geonboardete Mitarbeiter eine 18-fach höhere Engagementrate zeigen und die Produktivität erheblich steigern. In Bezug auf die Einarbeitung von Mitarbeitern wird oft die Schwelle von 4.125 € als goldene Zahl für die Kosten genannt. Doch ist diese Investition wirklich sinnvoll? Absolut! Unternehmen, die ein gut durchdachtes Onboarding-System implementiert haben, verzeichnen ein beeindruckendes Umsatzwachstum von 250 % und erzielen zusätzlich 190 % höhere Gewinne im Vergleich zu Unternehmen, die keine effektive Einarbeitung bieten. Dies unterstreicht die Bedeutung einer optimierten Einführung neuer Mitarbeiter für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens.

Digitalisierung im Onboarding-Prozess

Um den gesamten Prozess effizient zu gestalten, können zahlreiche Tools und Technologien eingesetzte werden. Gerade zu Beginn des neuen Arbeitsverhältnis helfen Lernmanagementsysteme dem Neuankömmling dabei, die vermittelten Informationen jederzeit abrufen zu können. Dort kann das Onboarding entweder per Videofunktion aufgezeichnet werden oder es können die gezeigten Präsentationen zentral abgespeichert werden, sodass man im Nachgang das Erlernte erneut verinnerlichen kann. Zur Strukturierung des Onboardings eigenen sich Projektmanagement-Tools, in denen das Onbaording als eine Art erstes Projekt für den Angestellten dargestellt werden. Somit weiß man zu jedem Zeitpunkt an welchen Punkt der Agenda man sich aktuell befindet und welche Themen in den kommenden Tagen folgen werden.

Insbesondere beim virtuellen Onboarding von Remote-Angestellten spielen Videokonferenzplattformen und Kommunikationstools wie Slack eine entscheidende Rolle. Zum einen kann darüber der gesamte Prozess stattfinden und auf der anderen Seite, kann sich der Mitarbeiter bei Rückfragen darüber Hilfe suchen. Denn eine frustrierende Erfahrung im Onboarding ist oft die Notwendigkeit, Sitzungen aufzuzeichnen oder an Live-Sitzungen teilzunehmen, um neue Mitarbeiter über Unternehmenswerte, Strategien und Tools zu informieren. Aus diesem Grund können Manager sowohl standardisierte als auch maßgeschneiderte Videos erstellen, um diese Informationen zu vermitteln und den Onboarding-Prozess zu automatisieren. Infolgedessen können die erstellten Videoinhalte langfristig allen neuen Mitarbeitern zur Verfügung stehen und somit Zeit sparen.

Allgemein ist die Auswahl der richtigen Technologie entscheidend, ebenso das man sicherstellt, dass die Mitarbeiter die Fähigkeiten haben, sie effektiv zu nutzen.  Generell sollte Skalierbarkeit das ultimative Ziel eines Onboarding-Systems, da es dazu dient, Mitarbeiter mit unterschiedlichen Anforderungen zu bedienen. Gerade ein optimierter Onboarding-Prozess ist entscheidend für das Wachstum eines Unternehmens, da er sicherstellt, dass neue Mitarbeiter effektiv integriert werden können.

Zusammenfassung

Abschließend lässt sich sagen, dass ein erfolgreicher Onboarding-Prozess entscheidend ist, um neue Mitarbeiter effektiv in ein Unternehmen einzuführen und sie schnell zu integrieren. In der heutigen digitalen Welt bietet die Digitalisierung des Onboardings vielfältige Möglichkeiten, um diesen Prozess effizienter und wirkungsvoller zu gestalten. Dabei spielen verschiedene Phasen eine entscheidende Rolle: Von der Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag bis hin zu Feedback Gesprächen in den kommenden Monaten, sollte das gesamte Onboarding den Mitarbeiter durchweg begleiten. Denn nur zufriedene Angestellte lassen sich langfristig ans Unternehmen binden und können gute Leistungen erbringen.

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Was versteht man unter Onboarding?

Onboarding bezieht sich auf den Prozess, bei dem neue Mitarbeiter in ein Unternehmen eingeführt und in ihre neuen Aufgaben, die Unternehmenskultur und Abläufe integriert werden, um eine reibungslose Einarbeitung und effektive Leistung zu gewährleisten. Es zielt darauf ab, ihnen die benötigten Ressourcen, Schulungen und Informationen bereitzustellen, damit sie in ihrer Rolle erfolgreich arbeiten können.

Was ist das Ziel von Onboarding?

Das Hauptziel von Onboarding ist es, neue Mitarbeiter effektiv in ein Unternehmen zu integrieren, indem sie mit den notwendigen Fähigkeiten, Kenntnissen und Informationen ausgestattet werden, um in ihrer Rolle erfolgreich zu sein.

Wie sieht ein guter Onboarding Prozess aus?

Ein guter Onboarding-Prozess zeichnet sich durch die folgenden Merkmale aus: strukturiert, frühzeitig geplant, klare Kommunikation, Integration, ausreichende Schulungen, langfristige Orientierung und Evaluierung.