Schatten-IT (Shadow IT): Risiken, Vorteile & Lösungsansätze I equipme

In der heutigen digitalisierten Geschäftswelt ist IT nicht mehr nur die Domäne einer spezialisierten Abteilung. Denn Mitarbeiter aller Bereiche nutzen täglich Software und digitale Tools, um ihre Arbeit zu erledigen. Doch was passiert, wenn sie dabei ohne Wissen oder Zustimmung der IT-Abteilung auf nicht genehmigte Anwendungen zurückgreifen? Dieses Phänomen – bekannt als Schatten-IT oder Shadow IT – ist in modernen Unternehmen allgegenwärtig und stellt für IT-Teams eine komplexe Herausforderung dar.

Was ist Schatten-IT (Shadow IT) und warum nutzen Mitarbeiter sie?

Generell bezeichnet Schatten-IT alle IT-Komponenten, -Aktivitäten und -Lösungen, die ohne Genehmigung oder Wissen der IT-Abteilung eingesetzt werden. Der Begriff umfasst sowohl Hardware als auch Software, Cloud-Dienste und Apps, die außerhalb der offiziellen IT-Infrastruktur genutzt werden. Typische Beispiele hierfür sind:

• Nicht genehmigte Cloud-Speicherdienste wie Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive, auf denen Unternehmensdaten gespeichert werden.
• Messaging- und Collaboration-Apps wie WhatsApp, Slack oder Microsoft Teams, die ohne offizielle Freigabe genutzt werden.
• Produktivitätstools wie Trello, Asana oder Monday.com, die eigenständig von Teams implementiert werden.
• Persönliche Geräte (Bring Your Own Device), die ohne entsprechende Sicherheitsrichtlinien mit dem Firmennetzwerk verbunden werden.
• Web-basierte SaaS-Anwendungen, die ohne Einbindung der IT-Abteilung genutzt werden.

Diese inoffiziellen Lösungen entstehen oft aus einem legitimen Bedürfnis: Mitarbeiter suchen nach effizienteren Wegen, ihre Arbeit zu erledigen, wenn die offiziell bereitgestellten IT-Systeme als unzureichend empfunden werden oder Genehmigungsprozesse zu lange dauern.

Die Verbreitung von Schatten-IT in Unternehmen

Trotzdem ist Nutzung keine Seltenheit – tatsächlich ist sie in den meisten Unternehmen weit verbreitet. Laut einer Studie von Stratecast (Frost & Sullivan) in Zusammenarbeit mit McAfee geben 80% der Mitarbeiter an, dass sie bei der Arbeit Anwendungen nutzen, die nicht von der IT-Abteilung genehmigt sind. Dieselbe Studie zeigt, dass über 35% aller SaaS-Anwendungen in Unternehmen ohne Aufsicht der IT-Abteilung eingekauft werden.

Diese unkontrollierte Nutzung von IT-Ressourcen ist besonders problematisch im Kontext einer sich verschärfenden Cyberbedrohungslage. Laut aktuellen Daten von Statista waren rund 58% der befragten Unternehmen in Deutschland im Jahr 2023 mindestens einmal Opfer einer Cyberangriffen. Die Schadenssumme für die deutsche Wirtschaft durch Datendiebstahl, Industriespionage oder Sabotage erreichte dabei die Rekordhöhe von über 200 Milliarden Euro.

Besonders kleine und mittlere Unternehmen stehen im Fokus von Cyberkriminellen, da Phishing- oder Ransomware-Attacken dort existenzbedrohende Konsequenzen haben können. Im Zeitalter der digitalen Transformation und des Remote-Arbeitens hat die Verwendung von nicht genehmigten IT-Lösungen deutlich zugenommen, was die Sicherheitsrisiken weiter erhöht.

Risiken von Schatten-IT

Wie bereits erwähnt können nicht autorisierte Anwendungen und Dienste weder von der IT-Abteilung überwacht noch gesichert werden. Dabei könnten diese Lösungen anfällig für Sicherheitslücken sein, die von Cyberkriminellen für Cyberangriffe ausgenutzt werden, um vertrauliche Informationen zu stehlen oder Schadsoftware einzuschleusen. Wenn beispielsweise Mitarbeiter kritische Software-Updates nicht aktualisieren, steigt das Sicherheitsrisiko von Datenschutzverletzungen erheblich. Neben den Sicherheitsrisiken gibt es noch weitere Herausforderungen in diesem Kontext.

1. Compliance-Verstöße

Die Verwendung von Schatten-IT kann zur Nichteinhaltung branchenspezifischer und allgemeiner Vorschriften wie der DSGVO führen. Dies kann rechtliche Konsequenzen und Bußgelder nach sich ziehen, besonders wenn sensible Daten betroffen sind. Denn Data Loss Prevention (DLP) Systeme können diese Risiken oft nicht abdecken, wenn sie außerhalb der kontrollierten IT-Infrastruktur liegen.

2. Mangelnde Kontrolle

Wenn Unternehmensdaten in nicht genehmigten Cloud-Systemen gespeichert werden, kann dies zu Datenverlust führen, da diese Systeme möglicherweise nicht in die üblichen Backup- und Disaster-Recovery-Prozesse integriert sind. So verlieren IT-Teams die Übersicht und Verwaltungsmöglichkeiten über diese Daten.

3. Versteckte Kosten

Gleichzeitig führen parallele IT-Lösungen zu Datensilos und Kompatibilitätsproblemen, was die Zusammenarbeit erschwert. Zudem entstehen versteckte Kosten durch redundante Anschaffungen, wenn verschiedene Abteilungen ähnliche Tools kaufen, die bereits als zugelassene Alternativen existieren.

4. Einhaltung von Security-Standards

Besonders Unternehmen mit zertifizierten Managementsystemen (wie ISO 27001) riskieren den Verlust ihrer Zertifizierungen, wenn diese Probleme nicht kontrolliert werden. Denn ihre Zero Trust Security-Modelle können durch unkontrollierte Schatten-IT kompromittiert werden.

Vorteile von Schatten-IT

Trotz der Risiken bringt Schatten-IT auch Vorteile mit sich, die Unternehmen nutzen können:

Effizienzsteigerung: Die unmittelbare Implementierung von Tools ohne langwierige Genehmigungsprozesse kann die Effizienz erhöhen. Mitarbeiter wählen oft Lösungen, die optimal zu ihren spezifischen Arbeitsanforderungen passen und helfen, Aufgaben effizient zu erledigen.

Innovation und Agilität: Mitarbeiter, die selbstständig nach Lösungen suchen, zeigen Engagement und können innovative Ansätze in das Unternehmen bringen. Diese Bottom-up-Innovation kann wertvolle Impulse für die Weiterentwicklung der offiziellen IT-Infrastruktur und die Einführung neuer Technologien liefern.

Talent-Anziehung und -Bindung: Besonders in IT-nahen Branchen schätzen qualifizierte Mitarbeiter die Flexibilität, mit vertrauten und modernen Tools arbeiten zu können. Eine zu restriktive IT-Politik kann talentierte Fachkräfte abschrecken.

Strategien zum Umgang mit Schatten-IT

Nun stehen IT-Verantwortliche vor der Aufgabe, einen Mittelweg zu finden, der die notwendige Security-Governance gewährleistet, ohne die Produktivität zu behindern. Dies erfordert ein Umdenken in der IT-Kultur: Weg von einer primär kontrollierenden Funktion hin zu einem partnerschaftlichen Ansatz, der die Bedürfnisse der Fachabteilungen ernst nimmt und gleichzeitig die Unternehmenssicherheit gewährleistet. Die folgenden Ansätze sollten nicht isoliert, sondern als Teil einer ganzheitlichen IT-Governance-Strategie betrachtet werden.

1. Schatten-IT erkennen und analysieren

Der erste Schritt im Umgang mit Schatten-IT ist das Erkennen und Verstehen des aktuellen Zustands. Aus diesem Grund sollten Verantwortliche regelmäßige IT-Audits durchführen, um nicht genehmigte Software und Hardware zu identifizieren. Ergänzend dazu hilft der Einsatz von Monitoring-Lösungen und Endpoint Detection and Response (EDR), um verdächtigen Netzwerkverkehr frühzeitig zu erkennen und potenzielle Sicherheitsrisiken zu eliminieren. 

Hierbei kann eine tiefergehende Analyse der Gründe für die Nutzung von Schatten-IT helfen: Es könnten beispielsweise anonyme Mitarbeiterbefragungen durchgeführt werden, die dann wertvolle Einblicke in die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeitenden liefern. Besonders effektiv ist die Implementierung von Cloud Access Security Brokern (CASBs), die nicht autorisierte Cloud-Anwendungen überwachen und kontrollieren können.

2. Entwicklung einer klaren Schatten-IT-Richtlinie

Zudem sollte ein effektiver Leitfaden für den Umgang mehrere zentrale Aspekte berücksichtigen. Grundlegend ist eine klare Definition erlaubter und nicht erlaubter Anwendungen, die allen Mitarbeitenden zugänglich und verständlich ist. Auch transparente Prozesse für die Beantragung neuer Software über beispielsweiße einen Self-Service reduzieren die Motivation der Angestellten außerhalb der Vorgaben zu handeln. Zusätzlich müssen eindeutige Richtlinien für die Nutzung persönlicher Geräte im Unternehmensnetzwerk (BYOD) festgelegt werden. Das kann durch Schulungskonzepte ergänzt werden, die Mitarbeiter für mögliche Sicherheitslücken sensibilisieren.

3. Flexiblere und schnellere IT-Bereitstellung

Um dem Entstehen von Schatten-IT vorzubeugen, sollten Unternehmen möglicherweise ihre IT-Bereitstellungsprozesse grundlegend optimieren. Erfahrungsgemäß verhindert eine verkürzte Genehmigungszeit für neue Software, dass die Mitarbeitenden aus Ungeduld zu anderen Lösungen greifen. Durch die regelmäßige Aktualisierung des offiziellen Software-Katalogs (Service Portfolio) kann gewährleistet werden, dass die angebotenen Lösungen den aktuellen Anforderungen entsprechen. Besonders nutzerfreundlich ist die Einrichtung eines Self-Service-Portals für gängige IT-Anfragen, das Mitarbeitern schnellen Zugriff auf benötigte Ressourcen ermöglicht. 

4. Technische Maßnahmen zur Risikominimierung

Parallel spielen technologische Lösungen eine entscheidende Rolle dabei, die allgemeinen Risiken zu verringern. Zum Beispiel sind Cloud Access Security Broker (CASBs) eine wichtige Technologie zur Überwachung und Steuerung von Anwendungen, indem sie den Datenverkehr zwischen Unternehmensgeräten und Cloud-Diensten analysieren. Ergänzend dazu schützen Data Loss Prevention (DLP)-Systeme sensible Daten vor unbeabsichtigtem oder unbefugtem Zugriff. Umfassende Security-Plattformen sorgen für die Absicherung aller im Unternehmensnetzwerk befindlichen Geräte. Diese Maßnahmen sollten durch robuste Datenverschlüsselung und strenge Access-Kontrollen für Unternehmensdaten abgerundet werden.

5. Kulturwandel und Schulung

Nichtsdestotrotz erfordert der nachhaltige Umgang mit Schatten-IT einen grundlegenden Kulturwandel im Unternehmen. Zentral ist die Förderung eines offenen Dialogs über IT-Bedürfnisse zwischen IT-Abteilungen und Fachabteilungen, der gegenseitiges Verständnis schafft. Auch regelmäßige Schulungen zu IT-Security und Compliance sensibilisieren die Mitarbeiter für potenzielle Risiken und vermitteln Handlungskompetenz. Langfristig sollte eine Kultur der gemeinsamen Verantwortung für Datensicherheit etabliert werden, in der jeder Mitarbeiter seinen Beitrag zur IT-Sicherheit leistet. Besonders motivierend wirkt die Anerkennung und Integration innovativer Ideen von Mitarbeitern in die offizielle IT-Strategie.

Von der Herausforderung zur Chance: Schatten-IT als Innovationstreiber

Anstatt Schatten-IT nur als Bedrohung zu betrachten, können Unternehmen sie als wertvolle Quelle für Innovation nutzen. Denn die progressive Herangehensweise beginnt mit der systematischen Beobachtung bereits genutzter Schatten-IT-Tools, um daraus Trends und unerfüllte Bedürfnisse in der Organisation zu identifizieren. Parallel dazu empfiehlt sich die Schaffung eines strukturierten Prozesses, durch den Mitarbeiter auf unkompliziertem Weg neue Arbeitsmittel anfordern können. Besonders erfolgversprechend ist die regelmäßige Evaluation von beliebten Schatten-IT-Anwendungen für eine potenzielle offizielle Implementierung. Erweist sich eine inoffiziell genutzte Lösung als sicher und wertvoll, kann sie nach entsprechender Prüfung in das offizielle IT-Portfolio übernommen werden. 

Manche Unternehmen gehen noch einen Schritt weiter und richten ein Innovation Lab ein, in dem neue Technologien unter kontrollierten Bedingungen sicher getestet werden können. In diesem geschützten Raum können Mitarbeiter mit innovativen Lösungen experimentieren, ohne das Unternehmensnetzwerk zu gefährden, wodurch die kreative Energie der Belegschaft konstruktiv kanalisiert wird.

Moderne IT-Management-Lösungen für die Verwaltung von Schatten-IT

Eine effektive Strategie beinhaltet meistens moderne IT-Management-Systeme, die einen transparenten Überblick über alle Unternehmensressourcen bieten und gleichzeitig flexible Arbeitsprozesse ermöglichen. Mit einer Plattform wie equipme können IT-Manager einen vollständigen digitalen Zwilling ihrer Organisations- und IT-Struktur erstellen, der als virtuelles Abbild alle strukturellen Zusammenhänge sichtbar macht. Diese Transparenz ermöglicht es, sämtliche IT-Assets zentral zu verwalten und kontinuierlich zu überwachen, wodurch nicht genehmigte Komponenten schneller erkannt werden können.

Gleichzeitig können dort die Beschaffungsprozesse für neue Software und Hardware automatisiert und deutlich zu beschleunigt werden, was ein Hauptmotivation beseitigt. Besonders wertvoll ist die Möglichkeit, den kompletten Lebenszyklus aller IT-Komponenten transparent nachzuverfolgen. Nicht zuletzt erhöht die zentrale Verwaltung für genehmigte Software und Hardware die Übersichtlichkeit enorm und stellt die Compliance sicher. Durch die Kombination aus klaren Richtlinien, technischen Maßnahmen und einer flexiblen IT-Management-Plattform können Unternehmen die Vorteile von Schatten-IT nutzen und gleichzeitig die damit verbundenen Risiken effektiv minimieren.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Schatten-IT

Was genau ist Schatten-IT?

Schatten-IT bezeichnet IT-Komponenten, die ohne Wissen oder Zustimmung der IT-Abteilung eines Unternehmens eingesetzt werden – von privaten Cloud-Speichern wie Google Drive über nicht genehmigte Apps bis hin zu selbst installierten Produktivitätstools.

Warum nutzen Mitarbeiter Schatten-IT?

Hauptgründe sind Effizienzsteigerung, langwierige Genehmigungsprozesse, fehlende Alternativen im offiziellen Software-Katalog und der Wunsch, die Arbeit schneller zu erledigen. Oft fehlt das Bewusstsein für die damit verbundenen Sicherheitsrisiken.

Welche konkreten Sicherheitsrisiken birgt Schatten-IT?

Die Hauptrisiken sind Malware-Infektionen durch nicht überprüfte Software, Datenlecks durch ungesicherte Cloud-Dienste, fehlende Sicherheitsupdates bei nicht verwalteten Anwendungen und Angriffsflächen durch ungeschützte Geräte im Firmennetzwerk.

Wie kann ich Schatten-IT in meinem Unternehmen erkennen?

Effektive Erkennungsmethoden sind Netzwerk-Monitoring, regelmäßige IT-Audits, Prüfung von Abrechnungen auf unbekannte Software-Abonnements, Mitarbeiterbefragungen und der Einsatz von Cloud Access Security Brokern (CASBs).

Wie gehe ich mit bereits existierender Schatten-IT um?

Empfehlenswert ist eine schrittweise Strategie: Bestandsaufnahme durchführen, Tools hinsichtlich Security bewerten, risikoarme Lösungen gegebenenfalls offiziell genehmigen und nur für kritische Anwendungen sichere Alternativen einführen.