Device as a Service - Mit DaaS Hybrid Work ermöglichen
Device as a Service ist in aller Munde. Mit dem Einzug von Hybrid Work als neue Normalität der täglichen Arbeit, bietet das Mietmodell die nötige Flexibilität, um IT-Ressourcen wie Notebooks, PCs und zugehörige Peripherie den Mitarbeitern eines Unternehmens bedarfsgerecht bereitzustellen, ohne große IT-Projekte und Logistikprozesse realisieren zu müssen.
Die meisten Angebote decken nicht nur den grundlegenden IT-Bedarf von Unternehmen ab, sondern binden Mitarbeiter in die Auswahl der eigenen Arbeitsmittel und Ausstattung vom Arbeitsplatz ein, was gerade im War for Talent eine wichtige Rolle spielt.
Ein Konzept wie Device as a Service kann dabei die Arbeitsumgebung in Unternehmen auf den aktuellen Stand bringen, ohne dass sich die IT über Inhalte Gedanken machen muss - as a Service eben.
Was ist Device as a Service (DaaS)?
Als Device as a Service wird die Bereitstellung von IT-Ausstattung im Miet-Modell bezeichnet. Das "Device" sind vorwiegend die Endgeräte für Benutzer wie Laptops, PCs, Tablets und Smartphones. Ergänzende kommen noch Peripherie wie Monitore, Dockingstation, Drucker etc. hinzu, die gewöhnlich bei ergonomischen Arbeitsplätzen nicht fehlen dürfen.
Dabei ist der Begriff "as a Service" besonders bedeutsam, denn es handelt sich nicht um den Kauf (bzw. der zusätzlichen Finanzierung durch Leasing) von Hardware, die im Anschluss mit einem Wartungsvertrag abgesichert wird und der Kunde dann bei jedem Problem selbst aktiv werden muss, sondern um eine IT-Lösungen, die Hardware, Software und Support als Service bündelt, so dass IT-Abteilungen keinen Aufwand mit der Beschaffung, der Ausbringung, Wartung und der Verwaltung haben.
Das liegt vor allem daran, dass Endanwender direkt mit dem Dienstanbieter interagieren und sich Geräte aus einem vorgegebenen Portfolio heraussuchen. Die Bestellung wird direkt vom Anbieter bearbeitet und schlüsselfertig an den Arbeitsplatz oder ins HomeOffice geliefert. Entstehen Rückfragen oder Probleme mit dem Service, wenden sich Anwender direkt an den Anbieter und belasten die IT-Abteilung des Unternehmens nicht.
Möglich macht dies die Digitalisierung des gesamten Bestell- und Verwaltungsprozess, bei dem Anbieter ein umfangreiches Service-Portfolio ihren Kunden über ein Bestellportal anbieten und den Mitarbeiter auf Basis von Standardisierung der zugrundeliegenden Technologie (Geräte, Verwaltung, User-Anmeldung) die freie Device-Wahl überlassen.
Die IT des Kunden verliert keineswegs die Kontrolle bei diesem Konzept - durch den digitalen Prozess lassen sich Vorgaben besser denn je einbringen, die Bestell, das Inventar und alle Lifecycle-Daten sind aktueller und konsistenter für alle Parteien ersichtlich.
Welche Vorteile hat Device as a Service?
Immer mehr Unternehmen fragen "as a Service" an. IT-Anbieter müssen darauf reagieren und ihr Angebot schnell transformieren. Aus den Vorteilen von Services wird der Beweggrund von Unternehmen schnell klar.
einfach & konfigurierbar
Mitarbeiter wählen nach Belieben die Ausstattung für ihre Arbeitsplätze aus und konfigurieren sich die Services so, wie sie für eine produktive und kreative Arbeit förderlich sind. Das ist ein essenzieller Bestandteil vom Modern Workplace, der vor allem die Mitarbeiter befähigen soll und nicht die Richtlinien und Restriktionen von Unternehmen Vorrang haben und die IT-Ausstattung vorschreiben.
Dennoch ist Sicherheit, Aktualität und Support sichergestellt, denn Anbieter von Device as a Service sind über den gesamten Gerätelebenszyklus der Hardware für den Support der Geräte verantwortlich.
"as a Service" ist sorgenfrei
Ein bisschen wie Taxi fahren - kein Tanken, kein Parkplatz suchen, keine Werkstattbesuche - einfach nur von A nach B kommen und nur für diese Leistung zahlen.
Genauso ist Device as a Service für den Mitarbeiter, denn das ausgewählte Gerät ist je nach Konfiguration meist mit Zusatzleistungen wie dem vollen Support bei Problemen, der Wartung und Updates sowie Break & Fix und SWAP Service als Komplettlösung konzipiert.
Und die Kosten sind dank Genehmigungs- und Einkaufsprozesse trotz der Kleinteiligkeit und freien Auswahl stets im Griff. Jeder Service wird mit seinen Vollkosten ausgewiesen und abgerechnet. Keine versteckten oder "eh-da" Kosten vom Service Provider oder für interne Ressourcen.
Entlastung der IT-Abteilung
Die meisten IT-Abteilungen von Unternehmen sind schon heute restlos ausgelastet und müssen sich um Themen wie Digitalisierung, Cloud Transformation und Cybersecurity kümmern. Da ist es von Vorteil, wenn die grundlegenden IT Services (Commodity IT Services), wie Device as a Service, von einem darauf spezialisierten Anbieter gestellt wird. Lager, Logistik, Rollout, Datenmigration, Support und Swap Service sind Prozesse, die einem Anbieter mit vielen as a Service Kunden routiniert bereitstellen kann, als wenn die eigene IT-Abteilung das noch nebenher machen muss.
Das Management der Service Provider wird zum neuen Business der IT. Darunter fällt die Analysen der KPIs, das Verwalten der IT-Kosten und die Definition des Service-Portfolios im Unternehmen. Hingegen muss sich über den Inhalt der Services und eingesetzte Technik keine Gedanken gemacht werden, diese Verantwortung liegt beim Anbieter.
Opex statt Capex
Durch das Mietmodell gehören IT-Investitionen für Mitarbeiter Ausstattung der Vergangenheit an. Unternehmen zahlen einen pauschalen Betrag pro User und auch nur so lange, wie die Miete des Service läuft. Die Bestellung von großen Mengen Hardware, um Preise und Projekte besser auslegen zu können, die anschließend monatelang auf ihren Einsatz im IT-Lager warten und altern, kann komplett eingespart werden. Das schont die Liquidität und ist zudem meist günstiger, da nur genauso viele Geräte gebucht werden, wie benötigt und keine Investitionen in besagte größere Stückzahlen laufen.
Für wen eignet sich DaaS?
Device as a Service ist ein neues Supply Chain Modell, dass durch seine Flexibilität, Technologie-Aktualität, integrierten Service und Supportmodelle und nicht zuletzt durch die geringe Kostenbelastung auf Monatsbasis in unterschiedlichen Unternehmensgrößen seinen Vorteil ausspielt.
Für Start-Ups
In der Gründungsphase eines Unternehmens kommt es vor allem auf Flexibilität und Skalierbarkeit an. Komplexe Technik ist am Arbeitsplatz meist nicht von Nöten, jedoch benötigen junge Unternehmen moderne und leistungsstarke Hardware. Schließlich sollen neben Kultur und Vision den Mitarbeitern auch etwas Greifbares geboten werden.
Device as a Service punktet bei Start Ups doppelt. Zum einen ist die flexible Miete optimal, wenn die Unternehmen noch nicht viel Kapital zum Kauf von Hardware und Software besitzen, zum anderen liegt der Fokus meist auf Produkt, Marktzugang und Wachstum, nicht aber auf interne Prozesse, Aufbau von IT-Abteilungen und die Verwaltung von IT-Ausstattung.
Für Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
Der überwiegende Anteil an KMUs hat eine veraltete IT-Ausstattung und meist keine Kapazität und Kompetenz, um die IT-Landschaft weiterzuentwickeln. Alles hängt an wenigen Personen, die teils nicht vom Fach sind und sich in die Aufgabe der IT neben anderen operativen Aufgaben reinteilen.
Da ist es eine willkommene Entlastung die Bereitstellung und den Betrieb von DaaS von einem Anbieter als Komplettlösung zu erhalten, schließlich muss sich die IT um die Systeme nah am Business kümmern und nicht um Basis Themen wie Geräte aufsetzen, das Netzwerk verwalten, das Telefon konfigurieren oder sich um Backup kümmern.
Für Mittlere und große Unternehmen (Enterprise Umgebungen)
In Mittleren und großen Unternehmen ist vor allem das Outtasking, also das Auslagern von sehr klaren und definierten Aufgaben, eine häufig angewandte Strategie. Device as a Service ist genauso ein Task, der gerne an einen Provider vergeben wird. Die Versorgung aller Büro Standorte mit Laptops oder Smartphones kann schnell eine logistische Herausforderung werden. Gerade wenn sich die Standorte in unterschiedlichen Ländern befinden, bedarf es einer globalen Lösung, damit Mitarbeiter die Geräte vor Ort installiert, repariert oder ausgetauscht bekommen.
Das Management von Device as a Service ist dabei eine Aufgabe, die sich durch einen digitalen Prozess von Bestellung, Freigabe, Verwaltung des Bestands über den gesamten Lebenszyklus bis zur Abbestellung und fachgerechten Rücknahme besonders effizient aufstellen lässt.
Viele Unternehmen fordern hierfür von den Device as a Service Providern ein Bestellportal mit integriertem Lifecycle Management System. Ein Teil möchte dies auch bis zum User Self-Service ausbauen, damit Endanwender die Arbeitsmittel selbst auswählen können und diese Verwaltung nicht auch noch als Aufwand bei der IT liegt.
Der Ablauf bei DaaS:
Vom Bestellen bis Wieder-Bestellen
User Self-Service mit Workplace-Konfigurator
Damit ein Modern Workplace seine Vorteile für Mitarbeiter maximiert, sollten diese über ein User-Self-Service in die Frage nach den für die Arbeit benötigten Geräte eingebunden werden.
Dabei wird das Device as a Service Angebot mit den unterschiedlichen Geräten auf einer Seite präsentiert, so dass sich Mitarbeiter ein Gerät mit gewünschter Option, wie Zusatz-Service, zusätzlicher Hardware, Zubehör oder Services wie Geräte Backups, Security, Apps usw. konfigurieren können.
Ein umfangreiches Angebot ist nur möglich, da alles über ein Bestellportal verwaltet wird und keine E-Mail mit Excel anhängen oder per Telefon Geräte bestellt werden. Das Fehlen von einem Arbeitsplatz-Konfigurator ist Stand heute auch häufig der Grund, warum dem Business keine freie Auswahl, sondern eine stark eingeschränkte Vorgabe an Geräten gemacht wurde.
Bestell- und Freigabe Prozess
Die Konfiguration und daraus entstehenden Kosten werden zur Genehmigung dem Vorgesetzten, der IT und/oder dem Einkauf vorgelegt. Nach Freigabe erhält der DaaS Anbieter diese Konfigurationen als Bestellung und kann mit Produktion, dem Fulfillment und der Auslieferung an den Anwender beginnen.
Automatisierte Geräte- und Softwarebereitstellung
Anders als bei klassischer IT-Ausstattung wird Device as a Service häufig nicht mehr mit einem statischen Image pro Unternehmen bespielt. Die Geräte werden idR. über eine Cloud Lösung verwaltet, konfiguriert und mit Software bespielt. Dies ist nicht nur bei der einmaligen Bereitstellung flexibler, sondern sichert auch spätere Anpassungen und Changes im Betrieb ab. Die Technik dafür ist bereits erprobt und weit verbreitet, auch wenn vielen Unternehmen ein Umstieg auf eine vollständige Cloud Lösung noch bevorsteht.
Auslieferung an den Arbeitsplatz oder Homeoffice des Anwenders
Mitarbeiter haben heute einen hybriden Arbeitsort, teilweise aus dem Büro, vom Kundenstandort, auf Reisen und aus dem HomeOffice heraus.
Die Herausforderung für Device as a Service liegt sicher in der flächendeckenden Logistik, Service und Verwaltung. Schließlich sollen Mitarbeiter ein positives Erlebnis und möglichst störungsfreie Leistung mit DaaS verbinden.
Neben dem Device bieten manche Provider auch noch den Abbau der alten Technik, die Installation und Einweisung in das neue Gerät und die Übertragung von Daten an, damit Mitarbeiter direkt wieder arbeiten können.
Service bei Fragen und Problemen
Grundsätzlich umfasst DaaS auch den Support über den gesamten Gerätelebenszyklus hinweg. Das Servicelevel kann dabei abhängig vom Provider und der angebotenen Lösung unterschiedlich sein. Von einfachen Break & Fix Leistungen, die wie eine "erweiterte Garantie" für die IT Abteilung ausgelegt sind bis hin zum vollen Support direkt für den User.
Wenn Fragen oder Probleme mit dem gebuchten Service auftreten, wendet sich der Anwender direkt an den Provider. Das entlastet die IT und der User erhält direkten Support ohne Umwege über die IT zu nehmen.
Rückgabe
Am Ende der Device as a Service Laufzeit kann die Hardware zurückgegeben oder weiterverwendet werden. Manchmal ist auch das Rauskaufen der Hardware für private Zwecke eine Option.
Beendet der User den Service, wird die Hardware zurückgegeben und keine weiteren Kosten entstehen. Benötigt der Anwender ein neues Gerät, kann einfach ein neuer Service abonniert werden und der Lebenszyklus beginnt von vorne.
Das Schöne an Device as a Service ist, dass die Hardware nicht verschrottet, sondern wieder eingesetzt wird. Die Daten werden dafür sorgfältig und zertifiziert gelöscht, die Software neu aufgespielt und die Hardware bekommt eine Reinigung/Reparatur. Dieser Prozess nennt sich Refurbishment und sorgt für eine Nachhaltigkeit in dieser Lösung.
Zu guter Letzt - Device as a Service einfach erklärt
Für alle, die sich mit dem Thema Device as a Service noch etwas weiter beschäftigen möchten haben wir eine Infografik erstellt, die Du hier herunterladen kannst.
Wenn Du erfahren möchtest, wie equipme dich im Anbieten und Verwalten deiner "as a Service" Angebote im Unternehmen unterstützen kann, freuen wir uns auf ein persönliches Gespräch mit Dir. Kontaktiere uns einfach.
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