Generell sollten hierzu die Bedürfnisse ihrer Kunden priorisiert, die Lieferung verbessert, neue Ertragsmodelle implementiert und vernetzte  Technologielösungen angeboten werden. Dadurch kann zum einen die Zahlungsbereitschaft erhöht und gleichzeitig die Fulfillment-Kosten gesenkt werden. Demnach sollte der Fokus einer Digitalisierungsstrategie darauf liegen, personalisierte und nahtlose Erlebnisse zu schaffen, die auf die einzigartigen Wünsche der Kunden zugeschnitten sind.

Status Quo: Prozessbrüche und fehlende Schnittstellen

Wenn Unternehmen wachsen, kann das häufig zu Prozessbrüchen führen. Zu Beginn können die einzelnen Funktion noch einfach miteinander kommunizieren und auf dem Laufenden bleiben. Aber während das Unternehmen weiter skaliert, wächst es auch in seiner Komplexität, und die einzelnen Schnittstellen können unterbrochen werden. Dafür gibt es zahlreiche Gründe, häufig mangelt es an Wissensaustausch, gemeinsamer Ausrichtung und Kommunikation zwischen den Funktionen. Im Kern ist dies ein Fall von „die linke Hand weiß nicht, was die rechte tut“ – obwohl meistens, sogar mehr als nur zwei Hände beteiligt sind. 

Dadurch scheitern viele Digitalisierungsstrategien 

Laut einer globalen Studie des Beratungsunternehmens McKinsey Unternehmen scheitern rund 70% der Firmen bei dem Versuch ihr Geschäftsmodell zu digitalisieren. Vielen von diesen gescheiterten Versuchen haben eins gemeinsam: Sie betrachten technologische Anwendungen als einzelne Bestandteile, die isoliert für einzelne Funktionen implementiert werden sollen. So entscheiden sich viele Betriebe für schnelle und einfache Punkt-zu-Punkt-Lösungen, anstatt einen strategischeren, langfristigen Ansatz zu verfolgen.

Dadurch kämpfen sie mit einer breit gefächerten Anwendungsvielfalt und voneinander getrennten Geschäftsbereichen. Hingegen hängt der Erfolg jeglicher Anstrengung zur digitalen Transformation von deiner Fähigkeit ab, ein vernetztes Unternehmen im großen Maßstab zu schaffen. Was Organisationen benötigen, ist eine Connected Business Plattform, die die Angestellten, Prozesse und Technologien zusammenbringt.

Was ist ein Connected Business?

Unternehmen, die eine solche Vernetzung erfolgreich implementiert haben, können sich als "Connected Business" bezeichnen. Dadurch behält man den „großen Überblick“, der es Einzelpersonen und Teams ermöglicht, Prozesse zu koordinieren und wertvolle Informationen zu teilen. Als Ergebnis wird das Unternehmen wahrscheinlich weniger Vertriebsmöglichkeiten verpassen, wiederkehrende Aufgaben automatisieren und Personalressourcen nachhaltig einsetzen können. Was langfristig eine verbesserte Effizienz und höhere Rentabilität bedeutet.

Insbesondere größere Firmen haben tendenziell Zugang zu mehr Daten, nutzen diese aber im Allgemeinen nicht optimal. Die digitale Erfassung dieser Daten und deren Nutzung, kann jedoch der Organisation helfen, reaktionsfähig bei Kundenanfragen zu bleiben. Gleichzeitig können datengestützte Entscheidungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette getroffen und letztendlich bessere Ergebnisse erzielt werden. 

Neue Wege für gemeinsames Wachstum

Demnach kann ein vernetztes Unternehmen über interne Prozesse hinaus erweitert werden, um externe Lieferanten, Handelspartner und Kunden einzubeziehen. Dadurch können Betriebe einfacher skalieren und sich anpassen, um den komplexen und dynamischen Kundenbedürfnissen gerecht zu werden. Sowohl Interne als auch externe Parteien im "Connected Business Modell" können von gemeinsam genutzten Daten und Prozessabläufen profitieren, während sie sich anpassen und stetig verbessern können.

Kunden nahtlos integrieren

In Vergangenheit interagierten Unternehmen mit ihren Kunden auf einer nachfragebasierten und sporadischen Weise. Dabei erwarten Kunden heutzutage mehr als nur eine transaktionale Beziehung zu ihrem Dienstleister oder Lieferanten. Sie wünschen sich personalisierte Erlebnisse, die auf ihre Bedürfnisse und Vorlieben zugeschnitten sind:

• Schnelle Reaktion auf Wünsche: Kunde möchte mühelos über ein Bestellportal die gewünschte Leistung buchen, ohne große Vorabkommunikation und Aufwand. 
• Standardisiertes Angebot: Provider bietet dem Kunden eine zugeschnittene Auswahl an Optionen, aus der Kunden dann selbst auswählen können.
• Verhalten anpassen: Unternehmen ermutigen ihre Kunden dazu selbst die Entscheidungen zu treffen über Implementierungen. 
• Automatische Ausführung: Dienstleister erfüllen den Bedarf des Kunden, ohne gefragt zu werden.

Die Vorteile einer vernetzten Strategie sind zahlreich. Indem sie ein nahtloses, personalisiertes Erlebnis bieten, können Unternehmen sich von ihren Wettbewerbern abheben und die Kundentreue stärken. Dies führt wiederum zu erhöhter Kundenbindung und wiederkehrenden Umsätzen sowie zu positiven Weiterempfehlenden.

Equipme - Die Plattform für dein Connected Business

Natürlich benötigen Provider und Unternehmen auch eine entsprechende Plattform, um sich untereinander zu vernetzten: Dafür haben wir Equipme entwickelt: Hier kannst du deine Kunden direkt integrieren, dein komplettes Fulfillment bewältigen und deine internen Bearbeitungsprozesse transparent überwachen.

Das funktioniert auch übrigens andersrum: Unternehmen können ihre bestehenden Provider direkt in Equipme integrieren und so ihr gesamtes Asset Management transparent abwickeln und steuern.

Du willst mehr darüber erfahren, wie wir dein Unternehmen zu einem Connected Business upgraden? Dann sprich direkt mit uns und vereinbare einen Termin.

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Connected Business?

Ein vernetztes Unternehmen kann als ein Geschäftsökosystem definiert werden, in dem jeder Geschäftsbereich digitalisiert und miteinander vernetzt ist. Neben der internen Vernetzung, bestehen auch Schnittstellen zu Dienstleistern, Kunden und anderen Stakeholdern.

Was versteht man unter IT Vendor Management?

Heutzutage legen immer mehr Firmen großen Wert darauf, ihre Beziehungen zu IT-Dienstleistern strukturiert zu managen. Diese wichtige Aufgabe wird oft in den Bereich der IT-Governance integriert. Unter dem Begriff IT-Vendor-Management versteht man die Schaffung einer klaren, leistungsfähigen und effizienten Zusammenarbeit mit IT-Anbietern. 

IT-Vendor-Management ist mehr als nur Lieferantenverwaltung – es geht um eine strategische Partnerschaft. Ziel ist es, die Qualität der IT-Services zu steigern und gleichzeitig Kosten zu optimieren. Dabei spielen Faktoren wie Vertragsmanagement, Leistungsbewertung und Risikomanagement eine zentrale Rolle. Ein gut strukturiertes IT-Vendor-Management kann dabei helfen, die IT-Landschaft eines Unternehmens zu vereinfachen und die Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern auf ein neues Niveau zu heben.

Wie läuft die Implementierung des Supplier Management ab?

In der Regel gliedert sich das Management von Lieferanten in sechs aufeinanderfolgende Phasen. Es ist wichtig, diese Schritte der Reihe nach zu durchlaufen. Allerdings kann es erforderlich sein, jeden dieser Schritte im Laufe der Zeit wiederholt zu evaluieren. Der Grund dafür liegt darin, dass sich sowohl die Bedürfnisse einer Organisation, insbesondere im IT-Bereich, als auch die Kompetenzen des Lieferanten verändern können.

IT-Ziele festlegen

Bevor man zum zweiten Schritt im Lieferantenmanagement übergeht, sollten die Geschäfts- und IT-Ziele klar definiert werden, welche die Lieferanten unterstützen sollen. Hier ist ein entscheidender Faktor, wie man den Erfolg der Maßnahmen im Lieferantenmanagement bewerten kann. Ein wichtiger Punkt dabei ist das Verständnis für das Gleichgewicht zwischen Kosten und Qualität. Dazu sollte man sich mit folgenden Fragen auseinandersetzen:

• Ist das Ziel des Lieferantenmanagements, die IT-Kosten zu reduzieren?
• Falls ja, um welchen Betrag?
• Oder liegt der Fokus darauf, die Servicequalität zu verbessern?
• Und wenn ja, in welchem Maße?

Es ist wichtig, dass IT-Organisationen nicht zum nächsten Schritt im Lieferantenmanagement voranschreiten, bevor nicht alle relevanten Ziele ausgearbeitet und von der Unternehmensleitung abgesegnet wurden.

Dienstleister auswählen

Im zweiten Schritt des Lieferantenmanagements geht es darum, diejenigen Lieferanten auszuwählen, die am besten zu den eigenen Bedürfnissen passen und zur Erreichung der definierten Ziele beitragen. Da jeder Lieferant eigene Stärken und Schwächen hat und unterschiedlich auf das Management reagiert, ist es wichtig, eine fundierte Wahl zu treffen. Dafür kann man bewährte Methoden (beispielsweiße die ABC-Analyse) nutzen, um Lieferanten zu kategorisieren und an den eigenen Management-Ansatz anzupassen.

Dabei sollte man beachten, dass Techniken für wichtige IT-Dienstleistungen wie Hosting nicht unbedingt für Lieferanten von Verbrauchsgütern wie Druckerbedarf passend sind. Sobald die eigenen Kategorien wurden, kann man auf einem IT-Marktplatz nach passenden Anbietern suchen. 

Vertrag abschließen

Jede Beziehung zwischen einem Kunden und einem Lieferanten basiert auf einer Vertragsvereinbarung, die entweder ein formell unterzeichneter Vertrag mit definierten Geschäftsbedingungen oder ein stillschweigend akzeptierter Vertrag sein kann, der bei Einigung über die Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen entsteht. Das Verständnis der Vertragsart und der darin enthaltenen Verpflichtungen ist für das effektive Lieferantenmanagement unerlässlich. Ohne dieses Wissen ist eine angemessene Verwaltung der Lieferanten kaum möglich. Bei Standardleistungen wie Internetversorgung neigt man oft dazu, die Bedingungen des Lieferanten einfach zu akzeptieren. Dies kann jedoch problematisch sein, wenn diese Bedingungen nicht mit den Zielen und der Strategie des Lieferantenmanagements übereinstimmen. 

Für spezialisierte oder maßgeschneiderte Dienstleistungen, einschließlich Outsourcing, kann die Hinzuziehung eines Beschaffungs- oder Rechtsexperten erforderlich sein. Dieser Experte sollte mit den Zielen, der IT-Infrastruktur und den Vorstellungen des Kunden zum Management des jeweiligen Anbieters vertraut sein. Denn vernachlässigte Vertragsaspekte können zu Problemen im Lieferantenmanagement führen.

Lieferanten onboarden

Für ein effektives Lieferantenmanagement ist das Onboarding von Lieferanten, die über reine Versorgungsleistungen oder Verbrauchsgüter hinausgehen, essentiell. Dieser Prozess hilft, starke Managementbeziehungen aufzubauen, indem es den Lieferanten ermöglicht wird, die Organisation, IT-Landschaft und Ziele besser zu verstehen. Besonders in einer Umgebung mit mehreren Anbietern ist es wichtig, dass dein Onboarding-Ansatz auch die Vernetzung der Lieferanten untereinander fördert, um die Zusammenarbeit bei abhängigen IT-Produkten und Dienstleistungen zu stärken. 

Lieferanten verwalten 

Nachdem das Onboarding der Lieferanten abgeschlossen ist, beginnt das eigentliche Management ihrer IT- Services. Die für das Lieferantenmanagement zuständigen Personen in deiner IT-Organisation sollten regelmäßig die Leistung und Ergebnisse der Lieferanten überprüfen, um sicherzustellen, dass sie die vereinbarten Servicelevels einhalten. Dies ermöglicht nicht nur die Überwachung der Vertragserfüllung, sondern auch die Identifizierung notwendiger Vertragsanpassungen und bietet die Chance, kontinuierliches Feedback zu geben und eine positive Beziehung zu den Lieferanten aufzubauen. Die Frequenz und Spezifität dieser Managementaktivitäten variieren je nach Lieferantenkategorie, ihrer Bedeutung und der aktuellen Beziehungsstärke. Wichtig ist auch die Bereitschaft des Lieferanten zur Teilnahme am Managementprozess. 

Steuerung der KPIS

Der abschließende Schritt besteht darin, regelmäßig zu überprüfen, ob die festgelegten Ziele erreicht werden, idealerweise mindestens einmal jährlich. Besonders im ersten Jahr der Zusammenarbeit ist es empfehlenswert, diese Überprüfungen quartalsweise durchzuführen, da in dieser Anfangsphase Anpassungen bezüglich der Lieferungen des Lieferanten oder der eigenen Anforderungen einfacher umzusetzen sind. Eine solide Arbeitsbeziehung mit dem Lieferanten ist dabei unerlässlich. Hier zeigt sich der Wert der investierten Mühe in das Beziehungsmanagement, da es hilft, die Lieferanten zur Einhaltung der vereinbarten Leistungsziele zu bewegen.

Vorteile vom effizienten IT Vendor Management

Ein effektives Vendor Management bringt zahlreiche Vorteile, wie geringere Kosten und schnelle Lösungen bei Problemen oder Zwischenfällen. Es verbessert nicht nur die Servicequalität und die Leistungen der Anbieter, sondern reduziert auch den Aufwand, der für das Management der Lieferantenbeziehungen erforderlich ist. Obwohl es schwierig sein kann, die Einsparungen an Zeit, Geld und Arbeitsaufwand direkt zu messen, trägt gutes Management zur Budgeteinhaltung und Erreichung der IT-Ziele bei. Für interne Ansprechpartner ist die IT-Abteilung auch gleichzeitig der IT-Dienstleister, und sie sehen nicht, welche Prozesse im Hintergrund ablaufen. Gleichzeitig erhöht ein unzureichendes Vendor Management das Risiko, für Fehler verantwortlich gemacht zu werden, die eigentlich nicht im eigenen Verantwortungsbereich liegen.

IT-Kosten sparen

Generell ist die sorgfältige Auswahl von Lieferanten ein Schlüsselschritt, um durch Lieferantenmanagement Kosten zu sparen. Indem man die Ziele vorab klar definierst, kannst man die Balance zwischen Kosten und Qualität optimal steuern. Denn effektives Relationship Management ermöglicht es, sich auf kostensparende Maßnahmen zu konzentrieren und gewährleistet, dass Verträge eingehalten werden, um unerwartete Zusatzkosten zu vermeiden. Durch klare Kommunikation und Auswahl von Lieferanten vermeidet man Missverständnisse und sicherst eine vollständige Vertragserfüllung. 

Außerdem ermöglicht ein vertrauensvolles Verhältnis zu Lieferanten bessere Preise und Technologieinnovationen, ohne dass die Qualität leidet. Die Zentralisierung dieser Aktivitäten kann administrative Kosten senken, Doppelarbeit vermeiden und die Effizienz steigern, indem eine konsistente Vorgehensweise und eine zuverlässige Informationsquelle etabliert werden.

IT-Risiken verringern

Zusätzlichen sind feste Partnerschaften mit IT-Dienstleistern entscheidend für den Erfolg jeder Organisation, insbesondere zur Minimierung von IT-Risiken. Fast alle Organisationen nutzen IT- Services von externen Anbietern, wobei einige sogar viele ihrer IT-Prozesse durch diese Lieferanten ausführen lassen. Diese Abhängigkeit birgt natürlich Risiken für die IT-Infrastruktur der Organisation. Durch den Einsatz von Lieferantenmanagement-Prozessen lassen sich diese Risiken reduzieren, indem effiziente und wiederholbare Managementansätze etabliert werden. Ein strategischer Ansatz sorgt für optimale Gegenleistungen für das investierte Geld und minimiert das Risiko für das Unternehmen. Viele Organisationen haben in der Vergangenheit das Management nach Vertragsabschluss vernachlässigt, was die Kontinuität der IT-Services gefährdet. Denn Vendor Management hilft dabei, Risiken in Bereichen wie operationeller IT, unerwarteten Kosten, Kostenkontrolle, regulatorischer Compliance und IT-Service-Kontinuität zu mindern. 

Zusammenfassung

IT Vendor Management ist entscheidend für Firmen, die im Wettbewerb bestehen und IT-Risiken minimieren möchten. Da Unternehmen sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und IT teilweise oder ganz auslagern, spielt die effiziente Steuerung der IT-Dienstleister eine Schlüsselrolle. Das Vendor Management umfasst die Auswahl passender Lieferanten, Vertragsabschlüsse, Onboarding, kontinuierliches Management und regelmäßige Leistungsbewertungen. Es geht darum, eine klare, effiziente und leistungsfähige Zusammenarbeit zu etablieren, wobei Faktoren wie Kostenoptimierung und Qualitätssteigerung berücksichtigt werden. Die Implementierung erfolgt in mehreren Schritten, einschließlich der Festlegung von IT-Zielen, der Auswahl und des Managements von Dienstleistern sowie der Steuerung von KPIs. Effizientes Vendor Management führt zu geringeren Kosten, schnelleren Lösungen bei Problemen und verbessert die Qualität der IT-Services. Es hilft auch, IT-Risiken zu verringern und sorgt für eine stärkere Ausrichtung der Lieferanten auf die Unternehmensziele.

Hier tritt IT-Outsourcing als Schlüsselstrategie auf den Plan: Es bietet nicht nur eine Antwort auf das Dilemma der Kostenreduktion und des Zugangs zu fortschrittlicher Technologie, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, während Experten die komplexen IT-Aufgaben übernehmen. 

Was ist IT Outsourcing?

IT-Outsourcing bedeutet, dass Unternehmen ihre bisher intern erbrachten IT Services an externe IT-Spezialisten auslagern. Diese IT-Outsourcing-Anbieter, oft als Service Provider bezeichnet, bieten verschiedene Dienstleistungen an, wie das Bereitstellen von Hosting und Cloud, sowie die Entwicklung von Software oder die Versorgung mit Telekommunikationsdiensten. Die Details dieser Zusammenarbeit, wie der Leistungsumfang und die Verantwortlichkeiten, werden in Service Level Agreements (SLA) festgehalten.

Dabei unterscheidet man zwischen zwei Hauptformen des IT-Outsourcings: Single-Vendor-Outsourcing, bei dem ein Unternehmen mit nur einem Anbieter zusammenarbeitet, und Multi-Vendor-Outsourcing, bei dem mehrere Anbieter für unterschiedliche IT-Services verantwortlich sind. Zudem kann das Outsourcing entweder Onshore, also im gleichen Land, oder offshore, also im Ausland, stattfinden.

Exkurs: Onshore vs. Offshore 

Onshore-Outsourcing bezieht sich auf die Auslagerung von IT-Dienstleistungen an IT-Dienstleister im gleichen Land, was leichtere Kommunikation und rechtliche Übereinstimmung, aber höhere Kosten mit sich bringt. Offshore-Outsourcing hingegen erfolgt in einem anderen Land, oft mit geringeren Kosten, bringt jedoch Herausforderungen in Kommunikation, Kultur und rechtlicher Konformität mit sich. Die Wahl zwischen Onshore und Offshore hängt von den spezifischen Anforderungen und Zielen des Unternehmens ab, wobei beide Ansätze jeweils Vor- und Nachteile bieten.

Arten von IT-Outsourcing im Überblick

IT-Outsourcing kann in verschiedene Arten unterteilt werden, die sich hauptsächlich in der Art der ausgelagerten Dienste und der Art und Weise, wie diese Dienste erbracht werden, unterscheiden.

Business Process Outsourcing

Hierbei ist Business Process Outsourcing (BPO) ist eine Form des Outsourcings, bei der ein Unternehmen bestimmte Geschäftsprozesse an einen externe IT-Dienstleister auslagert. Im Gegensatz zu IT-Outsourcing, das sich speziell auf die Auslagerung von Informationstechnologie-bezogenen Dienstleistungen konzentriert, bezieht sich BPO auf eine breitere Palette von Geschäftsprozessen. Diese können administrative Funktionen, Kundenbetreuung, Finanzdienstleistungen, Human Resources, Marketing und mehr umfassen.

Die Hauptziele von BPO sind Effizienzsteigerung, Kostenreduktion, Verbesserung des Servicelevels, Zugang zu globalen Talenten und Technologien sowie die Fokussierung auf Kerngeschäftsbereiche. Dies kann ebenfalls in Onshore-, Nearshore- und Offshore-Modelle unterteilt werden, je nachdem, wo der externe Dienstleister basiert ist. Es ermöglicht Unternehmen, sich auf ihre primären Kompetenzen zu konzentrieren, während spezialisierte Anbieter die Verantwortung für unterstützende Geschäftsprozesse übernehmen.

Managed Services

Hingegen bezieht sich Managed Services Outsourcing  auf eine Form des Outsourcings, bei der Unternehmen die Verantwortung für bestimmte IT-Dienste oder Geschäftsprozesse an einen externen Dienstleister übertragen, der diese Dienste dann kontinuierlich verwaltet und optimiert. Im Gegensatz zum traditionellen Outsourcing, bei dem der Fokus oft auf spezifischen Projekten oder Aufgaben liegt, bietet Managed Services Outsourcing eine umfassende, fortlaufende Betreuung und Verwaltung von Dienstleistungen.

Die Palette der ausgelagerten Dienste kann breit gefächert sein und umfasst beispielsweise Netzwerkmanagement, Sicherheitsüberwachung, Datenbackup und -wiederherstellung, Cloud-Dienste, Anwendungsmanagement und technischen Support. Der Managed Service Provider (MSP) arbeitet in enger Abstimmung mit dem Unternehmen zusammen, um sicherzustellen, dass die IT-Infrastruktur und -Dienste kontinuierlich den Geschäftszielen und -anforderungen entsprechen.

Ein wesentliches Merkmal von Managed Services Outsourcing ist der proaktive Ansatz. MSPs konzentrieren sich darauf, Probleme zu verhindern, bevor sie auftreten, und bieten oft rund um die Uhr Überwachung und Unterstützung. Dies führt zu einer höheren Zuverlässigkeit, Effizienz und Sicherheit der IT-Systeme. Durch die Abgabe dieser Verantwortung an Experten können Unternehmen ihre internen Ressourcen besser auf strategische Initiativen konzentrieren.

Application Outsourcing

Daneben umfasst das Application Outsourcing die Ausgliederung von Aufgaben rund um die Entwicklung, Verwaltung und Wartung von Softwareanwendungen an externe Dienstleister. Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, von der Expertise spezialisierter Anbieter zu profitieren, ohne die Kosten für interne Ressourcen und Infrastruktur zu tragen. Dabei geht es nicht nur um die reine Softwareentwicklung, sondern auch um die fortlaufende Betreuung und Optimierung der Anwendungen. Dies umfasst Aktivitäten wie regelmäßige Updates, Performance-Management und Sicherheitsüberwachung. Durch Application Outsourcing können Unternehmen ihre IT-Ressourcen effizienter nutzen, die Qualität ihrer Anwendungen verbessern und sich stärker auf ihre Kerngeschäftsbereiche konzentrieren. Gleichzeitig ist es wichtig, dass die ausgewählten Dienstleister verlässlich sind und die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens verstehen, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Infrastructure Outsourcing

Infrastructure Outsourcing in der IT bezieht sich auf die Auslagerung der Verwaltung und des Betriebs der IT-Infrastruktur eines Unternehmens an externe Dienstleister. Dies umfasst wesentliche Komponenten wie Server, Netzwerke, Datenzentren, Speichersysteme und die dazugehörige Software. Der Hauptvorteil dieses Ansatzes liegt in der Entlastung von Unternehmen von komplexen und oft kostspieligen Infrastrukturaufgaben. Dies ermöglicht es ihnen, sich stärker auf strategische Initiativen und ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Externe Anbieter bringen spezialisiertes Fachwissen und Zugang zu modernster Technologie mit, was zu Effizienzsteigerungen und möglicherweise zu Kosteneinsparungen führt. Durch Outsourcing können Unternehmen außerdem ihre IT-Infrastruktur flexibel skalieren und sich an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen. Trotz dieser Vorteile ist es wichtig, potenzielle Risiken wie Sicherheits- und Compliance-Fragen sorgfältig zu managen und einen vertrauenswürdigen, erfahrenen Dienstleister auszuwählen.

Vorteile von IT-Outsourcing

Kosteneffizienz

IT-Outsourcing kann die Kosteneffizienz eines Unternehmens aus verschiedenen Gründen steigern:

1. Reduzierung der Betriebskosten: Fixkosten können in variable Kosten umgewandelt werden. Statt in teure IT-Infrastrukturen und -systeme zu investieren, zahlen Unternehmen nur für die Dienstleistungen, die sie benötigen.
2. Zugang zu spezialisiertem Fachwissen: Partner bieten oft Zugang zu hochqualifizierten Experten, ohne dass die Unternehmen diese dauerhaft beschäftigen müssen. Dies spart Kosten für Rekrutierung, Training und Gehälter.
3. Skalierbarkeit: Unternehmen können ihre IT-Dienstleistungen schnell an veränderte Geschäftsbedürfnisse anpassen, ohne in zusätzliche Ressourcen oder Personal investieren zu müssen.
4. Effizienzsteigerung: Externe Anbieter sind oft auf die Erbringung spezifischer IT-Dienstleistungen spezialisiert und können diese effizienter und effektiver bereitstellen als das Unternehmen selbst.
5. Vermeidung von Kapitalausgaben: Generell besteht keine  Notwendigkeit, in teure IT-Ausrüstung und Software zu investieren, was besonders für kleine und mittelständische Unternehmen von Vorteil ist.
6. Risikominderung: Gleichzeitig kann man das Risiko von Investitionen in Technologie reduzieren, die möglicherweise schnell veraltet oder für das Unternehmen ungeeignet ist.
7. Fokus auf Kerngeschäft: Indem IT-Aufgaben ausgelagert werden, können sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, was die Produktivität und Effizienz steigert.

Diese Faktoren tragen dazu bei, dass Unternehmen ihre Betriebskosten senken und gleichzeitig ihre Leistungsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit verbessern können. Es ist jedoch wichtig, dass die Auslagerung sorgfältig geplant wird, um sicherzustellen, dass die erwarteten Kosteneinsparungen auch tatsächlich realisiert werden.

Zugang zu Fachexpertise

Wie bereits erwähnt, bietet IT-Outsourcing Unternehmen auf vielfältige Weise Zugang zu Fachexpertise. Denn IT-Experten verfügen über spezialisiertes Know-how in spezifischen IT-Bereichen wie Cloud-Diensten, Datensicherheit, Softwareentwicklung oder Netzwerkmanagement. Sie sammeln durch die Arbeit mit unterschiedlichen Kunden und Branchen umfangreiche Erfahrungen und Best Practices. Zudem ermöglicht eine Auslagerung den Zugriff auf globale Talente, wodurch Unternehmen von Fachkenntnissen profitieren können, die auf lokalen Arbeitsmärkten möglicherweise nicht verfügbar oder kostspielig wären.

Die IT-Dienstleister bleiben stets auf dem Laufenden über aktuelle Technologietrends und Branchenentwicklungen, was ihnen hilft, wettbewerbsfähig zu bleiben und diese Kenntnisse an ihre Kunden weiterzugeben. Sie investieren in die kontinuierliche Weiterbildung ihrer Mitarbeiter, was sich in Form von Zertifizierungen und Qualifikationen manifestiert. Außerdem bringen sie Erfahrung im Risikomanagement und in Compliance-Fragen mit, was besonders bei komplexen regulatorischen Anforderungen von Vorteil ist. Darüber hinaus fördert die Zusammenarbeit mit spezialisierten Anbietern die Einführung innovativer Lösungen und Technologien, die intern schwer zu entwickeln wären. 

Fokus auf die Kerngeschäftsbereiche

Daneben können sich IT-Angestellte stärker auf ihre Kerngeschäftsbereiche zu konzentrieren, indem es die Verantwortung für einfache IT-Aufgaben an spezialisierte externe Dienstleister überträgt. Diese Ausgliederung führt zu einer effektiveren Allokation von Ressourcen, da Personal und Zeit, die zuvor für IT-Management aufgewendet wurden, nun für zentrale Geschäftsaktivitäten eingesetzt werden können. Dadurch, dass sich Führungskräfte und Mitarbeiter nicht mehr mit den komplexen und zeitaufwendigen Details des IT-Betriebs befassen müssen, können sie sich stärker auf strategische Ziele und Innovationen im Kerngeschäft konzentrieren. 

Zusätzlich wird das Risiko, das mit der Verwaltung komplexer IT-Systeme einhergeht, reduziert, was dem Unternehmen mehr Stabilität und die Möglichkeit gibt, sich auf sein Hauptgeschäft zu fokussieren. Kurz gesagt, IT-Outsourcing entlastet Unternehmen von den Belastungen der IT-Verwaltung und schafft Freiräume, um sich auf die Aspekte zu konzentrieren, die für ihre digitale Transformation und ihren Erfolg entscheidend sind.

Technologischer Fortschritt

Somit kann IT-Outsourcing den technologischen Fortschritt eines Unternehmens erheblich vorantreiben. Durch die Zusammenarbeit mit spezialisierten Outsourcing-Partnern erhalten Unternehmen Zugang zu den neuesten Technologien und spezialisiertem Wissen, das intern möglicherweise nicht verfügbar ist. Diese Experten bringen innovative Lösungen und Best Practices mit, die Prozesse optimieren und neue Geschäftsmöglichkeiten eröffnen. Die Entlastung von alltäglichen IT-Aufgaben ermöglicht es den hauseigenen Teams, sich auf die Entwicklung von Innovationen und neuen Geschäftsmodellen zu konzentrieren. Outsourcing bietet außerdem Flexibilität und Skalierbarkeit, wodurch Unternehmen schnell auf Marktveränderungen reagieren können. Durch kontinuierliche Updates und Wartung durch Outsourcing-Partner wird das Risiko veralteter Technologien reduziert und die betriebliche Effizienz gesteigert. 

Herausforderungen und Risiken beim IT-Outsourcing

Beim IT-Outsourcing stehen Unternehmen vor verschiedenen Herausforderungen, die sorgfältig adressiert werden müssen, um den Erfolg der Outsourcing-Initiativen zu gewährleisten:

Auswahl des richtigen Partners: Die Wahl des passenden Outsourcing-Partners ist entscheidend. Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Dienstleister nicht nur technisch kompetent ist, sondern auch die spezifischen Bedürfnisse und Kultur des Unternehmens versteht.

Qualitätskontrolle und Leistungsstandard: Die Aufrechterhaltung hoher Qualitäts- und Leistungsstandards kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn der Dienstleister in einem anderen Land mit anderen Arbeitsstandards und -praktiken sitzt.

Kommunikation und kulturelle Unterschiede: Unterschiede in Sprache und Kultur können zu Missverständnissen und Kommunikationsproblemen führen, besonders bei Offshore-Outsourcing.

Datenschutz: Die Sicherheit sensibler Unternehmensdaten ist ein großes Anliegen, insbesondere wenn Daten an externe Dienstleister übertragen werden.

Vertragsmanagement und Compliance: Die Ausarbeitung detaillierter Service-Level-Agreements (SLAs) und die Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen erfordern sorgfältige Planung und Management.

Abhängigkeit vom Dienstleister: Eine zu starke Abhängigkeit von einem Outsourcing-Partner kann riskant sein, besonders wenn es um kritische IT-Funktionen geht.

Veränderungsmanagement: Die Umstellung auf ein Outsourcing-Modell kann Widerstände innerhalb des Unternehmens hervorrufen. Effektives Change Management ist erforderlich, um die Mitarbeitenden auf die Veränderungen vorzubereiten.

Langfristige strategische Ausrichtung: Die Sicherstellung, dass das Outsourcing mit den langfristigen Geschäftszielen und der strategischen Ausrichtung des Unternehmens übereinstimmt, ist eine weitere Herausforderung.

Diese Herausforderungen erfordern eine sorgfältige Planung, klare Kommunikation und ein effektives Management, um sicherzustellen, dass IT-Outsourcing die gewünschten Vorteile bringt und Risiken minimiert werden.

Wann ist IT-Outsourcing sinnvoll?

IT-Outsourcing ist besonders geeignet für Dienstleistungen oder Funktionen, die nicht zum Kerngeschäft eines Unternehmens gehören. Dazu zählen Aufgaben, die hoch standardisiert werden können und personalintensiv sind. Auch Tätigkeiten, die fixe Kosten verursachen und leicht messbare Vorgänge beinhalten, eignen sich gut für das Outsourcing. Auf der anderen Seite ist Outsourcing weniger sinnvoll für Aufgaben, die eng mit dem Kerngeschäft des Unternehmens verknüpft sind, sowie für vertrauliche Bereiche. Ebenso sind Tätigkeiten, die sich durch hohe Individualität oder Komplexität auszeichnen und sich schwierig messen lassen, für Outsourcing weniger geeignet. In solchen Fällen kann es besser sein, diese Aufgaben intern zu behalten, um die Kontrolle und Qualität zu gewährleisten.

Zusammenfassung

IT-Outsourcing ist eine effektive Strategie für Unternehmen, um mit den Herausforderungen der sich ständig weiterentwickelnden IT-Landschaft umzugehen. Es ermöglicht Kosteneinsparungen, Zugang zu fortschrittlicher Technologie und ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, indem externe Spezialisten komplexe IT-Aufgaben übernehmen. Die Zusammenarbeit wird in Service-Level-Agreements festgelegt und kann in Formen wie Single-Vendor- oder Multi-Vendor-Outsourcing vorliegen. Outsourcing kann onshore oder offshore erfolgen, wobei jede Option ihre eigenen Vor- und Nachteile hat. Verschiedene Outsourcing-Arten wie Business Process Outsourcing, Managed Services, Application Outsourcing und Infrastructure Outsourcing decken ein breites Spektrum an Dienstleistungen ab. 

Während IT-Outsourcing Vorteile wie Kosteneffizienz und Fachexpertise bietet und den Fokus auf Kerngeschäftsbereiche erlaubt, müssen Unternehmen Herausforderungen wie die Auswahl des richtigen Partners und das Management von Qualität und Kommunikation beachten. IT-Outsourcing eignet sich besonders für standardisierbare, personalintensive Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft gehören, während es für hoch individuelle oder vertrauliche Aufgaben weniger geeignet ist.

Alles, was wirtschaftlich sinnvoll ausgelagert werden kann, und nicht zum Kerngeschäft gehört, wird ausgelagert werden, lautet die Strategie von immer mehr IT-Entscheidern. Jetzt ist Outsourcing erstmal kein neues Thema: Seit vielen Jahrzehnten etabliert, ist es die bisher beste Möglichkeit, die interne Last zu reduzieren und die Ressourcen-Knappheit zu überbrücken.  

Von Outsourcing zu Everything-as-a-Service (XaaS)

Doch etwas hat sich kürzlich geändert: Immer mehr Anbieter preisen die ultimative Entlastung durch die Nutzung von as-a-Service Modellen an. Ob Device-as-a-Service, Network-as-a-Service oder Security-as-a-Service – das Angebot wächst ständig. So sehr, dass man es mittlerweile schon als Everything-as-a-Service (XaaS) zusammenfassen muss. Was aber hat es mit XaaS auf sich und wo liegen die genauen Unterschiede zum „klassischen“ Outsourcing. 

Und vor allem: Welches Modell ist besser für mich geeignet? – all diesen Fragen wollen wir im folgenden Artikel auf den Grund gehen.   

Was ist IT-Outsourcing?

IT-Outsourcing bezeichnet die Praxis, bestimmte IT-Funktionen oder Dienstleistungen an externe Drittanbieter auszulagern, anstatt sie intern im Unternehmen zu betreiben. Dies kann verschiedene IT-Bereiche abdecken, einschließlich Hardware-Beschaffung, Software-Entwicklung, Wartung von IT-Systemen, Helpdesk-Support und vieles mehr. Grundsätzlich existieren hierbei drei Leistungsebenen:

• Infrastructure-Outsourcing:  IT-Infrastruktur wie Serverleistungen, Cloud-Services oder Rechenzentren.
• Application-Outsourcing: Softwarelösungen, Website- Entwicklung oder Shopsysteme auf der Anwendungsebene.
• Business-Process-Outsourcing: Geschäftsprozesse, wie Marketing-Aktivitäten, Buchhaltungsaufgaben oder Support.

Generell kann das IT-Outsourcing in zwei Hauptarten unterteilt werden: Single-Vendor-Outsourcing und Multi-Vendor-Outsourcing. Beim Single-Vendor-Outsourcing arbeitet man ausschließlich mit einem externen Dienstleister zusammen, wohingegen beim Mulit-Vendor-Outsourcing die Zusammenarbeit mit mehreren Dienstleistern erfolgt. 

Zusätzlich dazu kann Outsourcing entweder "onshore" vor Ort oder "offshore" im Ausland erfolgen. Onshore-Outsourcing bedeutet, dass Sie Dienstleistungen von Anbietern innerhalb Ihres eigenen Landes beziehen, während Offshore-Outsourcing bedeutet, dass Sie Dienstleistungen von Anbietern in anderen Ländern in Anspruch nehmen. Dies kann je nach den spezifischen Anforderungen und Kostenüberlegungen Ihres Unternehmens variieren.

Vor- und Nachteile von Outsourcing 

Generell bietet IT-Outsourcing sowohl Vor- als auch Nachteile, und die Entscheidung, ob es für ein Unternehmen sinnvoll ist, hängt häufig von verschiedenen Faktoren ab. Deshalb möchten wir im folgenden beide Seiten beleuchten, um ein klareres Bild zu schaffen.

Strategische Entscheidung beim IT-Outsourcing

IT-Outsourcing bietet mehrere Vorteile, die für Unternehmen attraktiv sein können. Hier sind einige der wichtigsten:

Kosteneinsparungen: Durch Outsourcing können Unternehmen Kosten reduzieren, da sie nicht in teure IT-Infrastruktur, Personal und Schulungen investieren müssen. Externe Dienstleister können Skaleneffekte nutzen und Dienstleistungen kostengünstiger anbieten.

Zugang zu Fachwissen: Externe IT-Anbieter verfügen oft über Fachkenntnisse und Expertise in spezialisierten Bereichen, die möglicherweise intern schwer zu finden sind. Dies ermöglicht es Unternehmen, von aktuellem Know-how zu profitieren.

Flexibilität und Skalierbarkeit: Outsourcing ermöglicht es Unternehmen, ihre IT-Ressourcen nach Bedarf zu skalieren. Dies ist besonders nützlich in Zeiten des Wachstums oder des Downsizings, da Sie keine dauerhaften Verpflichtungen eingehen müssen.

Fokussierung auf Kernkompetenzen: Durch das Auslagern von IT-Aufgaben können Unternehmen sich auf ihre Hauptgeschäftsfelder konzentrieren, anstatt Zeit und Ressourcen für IT-Management aufzuwenden.

Risikomanagement: IT-Ausfälle oder Sicherheitsprobleme können erhebliche Auswirkungen auf Unternehmen haben. Externe Dienstleister können Sicherheits- und Risikomanagementaufgaben effektiver übernehmen und die Ausfallzeiten minimieren.

Zeitersparnis: Die Nutzung von Outsourcing-Diensten kann die Time-to-Market für Projekte verkürzen, da externe Experten schneller auf Anfragen reagieren können.

Agile Verbesserung: Gute Outsourcing-Partner arbeiten an der kontinuierlichen Verbesserung ihrer Dienstleistungen, um die Effizienz und Qualität kontinuierlich zu steigern.

Nachteile von IT-Outsourcing

Herkömmliche Outsourcing-Modelle, wie zum Beispiel das Auslagern von Support, Data Center oder Client-Management, haben sich in der Vergangenheit bewährt, haben in der heutigen, schnelllebigen Zeit aber auch ihre Nachteile.  

Kosten und Zeit

Im klassischen Outsourcing ist es Gang und gebe, dass das auslagernde Unternehmen die Vorgaben macht, indem es die benötigten Leistungen und gewünschten SLAs per Request for Proposal (RfP) genau spezifiziert und der Outsourcer ein individuelles Leistungspaket nach Vorgaben des Kunden schnürt. Allein der Anbahnungs- und Vertragsgestaltung nimmt typischerweise Monate in Anspruch, bevor es endlich losgehen kann. Um die Leistungsvorgaben umzusetzen, wird der Provider ein dediziertes Team und Prozesse aufsetzen müssen, was zwar eine hohe Individualität und Kundenorientierung verspricht, sich aber auch in den hohen Kosten der Outsourcingleistungen widerspiegelt, da der Provider keine oder nur geringe kundenübergreifenden Synergien und Skaleneffekte erzeugen kann.   

Lange und starre Verträge

Nun muss sich der ganze Initial-Aufwand für beide Seiten auch amortisieren und so wird das Outsourcing in der Regel für mindestens 5 Jahre geschlossen. Eine solch langfristige Planung mag in einer stabilen Wirtschaftslandschaft noch funktioniert haben, doch sie wird zunehmend schwieriger:

In wirtschaftlich turbulenten Zeiten und sich kontinuierlich änderndem Marktbedingungen wandeln sich die Bedürfnisse stetig. Gleiches gilt für den technologischen Fortschritt: Die sich rasant entwickelnden Möglichkeiten der Cloud, künstlicher Intelligenz und eine nicht endende Flut an neuen Endgeräten und SaaS Anwendungen erschweren eine Mittel- bis Langfristplanung der benötigten Leistungen erheblich.  

Im Ergebnis kann festgehalten werden, dass klassische IT-Outsourcings eine hohe Individualität und Passgenauigkeit ermöglichen, jedoch hohe Initial- und Laufkosten verursachen, da beim Anbieter kaum Synergien entstehen. Auf Grund der langfristigen Vertragsbindung schafft man Planungssicherheit, läuft jedoch Gefahr, dass das vertraglich vereinbarte Modell zukünftige Bedarfe und technologische Entwicklungen nur unzureichend abbildet.   

Willkommen im Zeitalter von Everything-as-a-Service 

Mit XaaS kommt ein neues Outsourcing-Modell ins Spiel, das genau andersherum tickt.  Statt kundenspezifischer Leistungsscheine und langfristiger Rahmenverträge, geht es um Standardisierung und bedarfsgerechte Abnahme was zu kleinsten Mengen führt - ab Losgröße 1. Man kann es sich als All-inclusive-Urlaub für IT-Services vorstellen: Ein Provider erbringt Hardware, Software, Wartung, Support und Lifecycle-Management in einer monatlichen Service-Pauschale, die auf Grund des hohen Standardisierungsgrads und der sich daraus resultierenden Skaleneffekte beim Anbieter echte Kostenvorteile bringt. Das klingt nicht nur effizient und bequem; es ist auch extrem flexibel, denn Services und Geräte können jederzeit flexibel hinzufügt oder entfernt werden, wie es der aktuelle Bedarf im Unternehmen erfordert.  

Fokus auf das Kerngeschäft

Damit ein solches Konzept funktioniert, muss der Kunde in diesem Modell jedoch die Prozess- und Leistungsstandards des Service-Provider akzeptieren, was aber gerade im Infrastruktur-Bereich als Vorteil gesehen werden kann: Ein Anbieter, der z.B. Workplace-Leistungen anbietet, hat sich viele Gedanken über effiziente Betriebsprozesse und marktgerechte Sicherheitsstandards gemacht, die es ihm ermöglichen einen professionellen und kosteneffizienten Betrieb von Endgeräten für viele Kunden anzubieten und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Einem solch spezialisierten Unternehmen die eigenen Regeln aufzudiktieren ist in vielen Fällen nicht mehr zeitgemäß, hemmt die Innovation und ist mit unnötig hohen Kosten verbunden. Generell gehört die Individualität ins Kerngeschäft, wo sie Alleinstellungsmerkmale am Markt generiert, und nicht in die Infrastruktur, die künftig immer mehr als „Commodity“ zugekauft werden wird.  

IT-Outsourcing vs. As-a-Service

Statt IT-Leistungen per Rahmen-Vertrag in großen Mengen abzunehmen, wie es im Outsourcing der Fall ist, wird im XaaS „pro Seat“ gebucht und gezahlt. Auf diese Weise lassen sich Bedarfe gezielt decken und unnötige Kosten vermeiden.  Gleichzeitig ist diese Flexibilität ein hervorragender Garant für Innovation und höchste Service-Orientierung und schlägt vielleicht sogar die individuelle SLA-Vereinbarung: Der Provider hat nämlich kein „Master IT Service Agreement“ mehr, auf dem er sich die nächsten 5 Jahre ausruhen kann. Er muss sich beim Kunden nun in seiner täglich Leistungserbringung behaupten, um nicht Gefahr zu laufen teilweise oder komplett ersetzt zu werden. So entsteht ein natürlicher Wettbewerb, der dem Kunden dauerhaft den besten Preis und die innovativste Leistung garantiert, wie auch immer diese in Zeiten der rasanten Technologie-Entwicklung künftig aussehen mag.  

Während IT-Outsourcings oft mit dem „Alles aus einer Hand“ Gedanken erfolgten, um den Administrativen Overhead möglichst gering zu halten, setzt sich in der XaaS Welt zunehmend der Trend zur Multi-Vendor Strategie durch: Das heißt die benötigten Services werden von verschiedenen spezialisierten Providern bezogen, die über eine integrierte Prozess-Plattform wie Equipme.io ausgesteuert werden können. Im Ergebnis bietet XaaS eine hervorragende Möglichkeit benötigte IT-Services kosteneffizient und schnell auszulagern, und sich eine möglichst hohe Flexibilität für zukünftig entstehende Bedarfe zu sichern. Um die Vorteile eines solch service-orientierten Modell nutzen zu können, muss man jedoch im Gegenzug bereit dazu sein, sich auf die Standards und Prozesse der Service-Provider einzulassen.  

Fazit: Das Beste aus beiden Welten 

Die heutige IT-Landschaft ist geprägt von rasantem technologischem Wandel und wirtschaftlichen Herausforderungen, die hohe Flexibilität und Agilität erfordern. Während klassisches IT-Outsourcing durch seine Individualität und maßgeschneiderten Service-Leistungen punktet, bringt es auch Nachteile wie hohe Kosten und lange Vertragslaufzeiten mit sich, die das Reagieren auf neue Bedarfe erschweren. Auf der anderen Seite bieten as-a-Service Modelle (XaaS) eine schnelle, skalierbare und kosteneffiziente Möglichkeit, IT-Services einzukaufen, erfordern aber die Akzeptanz standardisierter Prozesse und Services. 

Beide Modelle haben also ihre Vor- und Nachteile, und die Wahl hängt stark von den individuellen Bedürfnissen und dem strategischen Fokus eines Unternehmens ab. Für maximale Effizienz und Agilität kann eine Kombination aus beidem zum Erfolg führen: Während einige Services „as-a-Service“ eingekauft werden, können diese durch individuelle Vereinbarungen veredelt oder um klassische Outsourcing-Leistungen ergänzt werden. Dabei können Multi-Vendor Strategien durch integrierte Prozess-Plattformen wie Equipme.io effizient gemanagt werden, um den administrativen Overhead zu minimieren. 

Letztlich geht es darum, eine Balance zu finden: So viel Standardisierung wie möglich, aber so viel Individualisierung wie nötig. Nur so können IT-Abteilungen in der modernen Welt wirklich erfolgreich sein. 

Was ist Mobile Device Management (MDM)?

MDM steht für Mobile Device Management und bezieht sich auf die Verwaltung von mobilen Geräten wie Smartphones, Tablets und Laptops im Rahmen des Enterprise Mobility Management (EMM). Dadurch haben IT-Abteilungen die umfassende Kontrolle über den Lebenszyklus dieser Geräte in der Unternehmensumgebung. 

Diese Verwaltung mobiler Endgeräte erfolgt mithilfe spezieller MDM-Software, die Funktionen zur Verwaltung für ein oder mehrere Betriebssysteme bereitstellt. Durch diese MDM-Software können Organisationen ihre mobilen Geräte überwachen, steuern und sicherheitsrelevante Maßnahmen ergreifen. Dies ermöglicht es ihnen, den Zustand der Geräte zu überprüfen, Konfigurationen anzupassen und die Sicherheit der Unternehmensdaten auf diesen Geräten zu gewährleisten.

Wie funktioniert Mobile Device Management?

Die Anwendung von Mobile Device Management (MDM) ist grundsätzlich recht einfach: Administratoren fügen alle mobilen Endgeräte in die MDM-Software ein und können dann die Verwaltung, Konfiguration und Wartung zentral und aus der Ferne durchführen. Für die erstmalige Integration bieten verschiedene Gerätehersteller wie Apple, Microsoft, Samsung und andere eigene Enrollmentsprogramme an. Das bedeutet in der Praxis, dass Unternehmen Geräte unterschiedlicher Hersteller und Marken in ihre MDM-Lösung integrieren können, sofern der MDM-Softwareanbieter dies unterstützt.

Technisch gesehen wird eine Verbindung zwischen der MDM-Software und dem Endgerät hergestellt. Dadurch können Konfigurationen wie beispielsweise Einstellungen für den Zugriff auf Unternehmensserver über VPN oder spezifische Geräteeinstellungen drahtlos auf Smartphones, Laptops oder Tablets übertragen werden. Dies erleichtert die Verwaltung und Pflege mobiler Geräte in einem Unternehmensumfeld erheblich.

Funktionen von Mobile Device Management Software

Generell bieten unterschiedliche Software-Anbieter ähnliche Anwendungen nur mit anderen Funktionen an, wodurch die Auswahl schwer fallen kann. Im Allgemeinen sollte die Anwendung, dass Inventar an mobilen Geräten anzeigen können, Geräte und Daten schützen, Apps und Einstellungen verwalten, die Implementierung von Sicherheitsrichtlinien ermögliche, sowie eine Remote-Wartungsfunktion haben. Einige MDM-Lösungen bieten sogar Funktionen für Identitätsmanagement, Zugriffskontrolle und Kostenmanagement. 

Endgeräte inventarisieren

Die MDM-Software erfasst unterschiedliche Daten zu Hardware und Software von Endgeräten. Dies ermöglicht es Unternehmen, sowohl firmeneigene als auch BYOD Geräte im Blick zu behalten. Zu den erfassten Informationen gehören unter anderem Angaben zum Besitzer, installierte Konfigurationen und Apps, Garantie- und Sicherheitsstatus sowie der aktuelle Standort der Geräte.

Geräte- und Datensicherheit

Die Sicherheit von persönlichen und Unternehmensdaten sowie der mobilen Geräte selbst ist eine der zentralen Herausforderungen im Umgang mit mobilen Endgeräten. MDM bietet die Möglichkeit, Sicherheitsrichtlinien einzurichten und private und geschäftliche Daten voneinander zu trennen. Dadurch können Mitarbeiter dasselbe Gerät sowohl für ihre persönlichen als auch beruflichen Aktivitäten nutzen. Falls ein Gerät verloren geht oder gestohlen wird, haben Administratoren die Option, es aus der Ferne zu löschen und zu lokalisieren.

Konfiguration

Mithilfe von MDM ist es möglich, Smartphones, Tablets und Laptops, egal ob sie dem Unternehmen gehören oder nicht, remote zu konfigurieren. Nachdem sie eingerichtet wurden, können Administratoren verschiedene Einstellungen festlegen, wie beispielsweise WLAN- oder VPN-Nutzung. Darüber hinaus kann man Einschränkungen für die Gerätenutzung und den Zugriff auf Daten implementieren. Auf diese Weise können Unternehmen ihren Mitarbeitern mobile Geräte problemlos zur Verfügung stellen und gleichzeitig die Einhaltung von Richtlinien und die Sicherheit der Daten gewährleisten.

App- und Contentverwaltung

Ob es um die Organisation, Kommunikation oder Projektarbeit geht, mobile Geräte müssen mit den passenden Apps für die Arbeit jedes Mitarbeiters ausgestattet sein. Ebenso wichtig ist es sicherzustellen, dass diese Geräte den Zugriff auf erforderliche Daten ermöglichen. Mobile Device Management (MDM) ermöglicht Unternehmen die Ferninstallation, Verwaltung und Aktualisierung von Apps auf diesen Geräten. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, bestimmte Apps auf eine Sperrliste zu setzen, sodass Mitarbeiter sie nicht eigenständig herunterladen können. Dies gewährleistet, dass die richtigen Anwendungen auf den mobilen Geräten vorhanden sind und die Unternehmensrichtlinien eingehalten werden.

Remote-Wartung

Mithilfe von MDM ist es möglich, Geräte aus der Ferne zu aktualisieren und zu warten, wodurch Mitarbeiter nicht mehr physisch die IT-Abteilung aufsuchen müssen. Dies ermöglicht es, Software-Updates, Konfigurationseinstellungen, Diagnosen und Fehlerbehebungen bequem aus der Ferne durchzuführen. Dies spart Unternehmen erheblich Zeit und Aufwand, da sie nicht mehr für jede kleine Wartungsmaßnahme vor Ort sein müssen.

Automatisierung

Für Unternehmen, die viele Geräte verwalten müssen, bietet die Automatisierung einen enormen Vorteil. Die meisten MDM-Lösungen ermöglichen eine automatisierte Integration in die Geräteverwaltung mithilfe von Tools wie dem Apple Business Manager/Apple School Manager, Android Zero-Touch-Enrollment oder Samsung Knox Mobile-Enrollment. Wenn diese Programme in Verbindung mit einer MDM-Software genutzt werden, können Organisationen problemlos alle notwendigen Einstellungen und Apps automatisch über Geschäftsrichtlinien auf den Geräten bereitstellen. Dies erleichtert die Verwaltung und Konfiguration großer Gerätemengen erheblich.

Was sind die Vorteile von Mobile Device Management?

Mobile Device Management (MDM) bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen und Organisationen:

Verbesserte Sicherheit: MDM ermöglicht die Implementierung von Sicherheitsrichtlinien, Verschlüsselung und den Fernzugriff zur Löschung von Daten auf verlorenen oder gestohlenen Geräten. Dies trägt zur Sicherung von Unternehmensdaten bei.

Zentrale Verwaltung: Die zentrale Verwaltung von mobilen Geräten erleichtert die Konfiguration, Aktualisierung und Wartung von Software und Einstellungen, was die Effizienz steigert.

Compliance: Unternehmen können mithilfe von MDM sicherstellen, dass mobile Geräte den gesetzlichen und unternehmensinternen Compliance-Anforderungen entsprechen.

Kosteneinsparungen: Durch die Möglichkeit, Geräte effizienter zu verwalten, können Unternehmen Kosten senken, sowohl in Bezug auf IT-Personal als auch auf Hardware und Support.

Steigerung der Produktivität: Mitarbeiter können durch den Zugriff auf geschäftliche Apps und Daten von überall aus produktiver arbeiten. Die Fernwartung reduziert außerdem Ausfallzeiten durch technische Probleme.

Flexibilität und BYOD: MDM unterstützt flexible Arbeitsmodelle, einschließlich Bring Your Own Device (BYOD), bei dem Mitarbeiter ihre eigenen Geräte verwenden können, was die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen kann.

App-Management: Unternehmen können Apps verwalten und bereitstellen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter die erforderlichen Anwendungen für ihre Aufgaben haben.

Automatisierung: Die Automatisierung von Aufgaben wie Gerätebereitstellung und -konfiguration spart Zeit und minimiert menschliche Fehler.

Übersicht und Berichterstattung: MDM bietet Einblicke und Berichtsfunktionen, die es Unternehmen ermöglichen, den Zustand und die Nutzung ihrer mobilen Geräte zu verfolgen.

Insgesamt unterstützt Mobile Device Management Unternehmen dabei, die Kontrolle über ihre mobilen Geräte zu behalten, die Sicherheit zu gewährleisten und die Effizienz zu steigern, während sie gleichzeitig den Anforderungen an die Mobilität und Flexibilität gerecht werden.

Verschiedene MDM Modelle im Überblick

Unternehmen haben verschiedene Ansätze für ihr Mobile Device Management (MDM), die sich in Bezug auf den Gerätebesitzer und die Nutzungsmöglichkeiten unterscheiden. Ein Dual-Use-Gerät (DUD) kann, wie der Name schon sagt, für zwei Zwecke verwendet werden – sowohl beruflich als auch privat. In Bezug auf die Eigentümerschaft ist der Begriff "Corporate Liable" (CL) relevant: Bei CL-Geräten liegt die Verantwortung für Kosten, Beschaffung und Eigentumsstatus beim Unternehmen. Die drei folgenden Modelle sind die gängigsten MDM-Modelle:  

• Bring Your Own Device
• Choose Your Own Device
• Corporate Owned, Personally Enabled

Bring Your Own Device (BYOD)

Beim BYOD-Modell verwenden Mitarbeiter ihre eigenen mobilen Geräte für die Arbeit, was Komfort und Produktivität steigert. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer profitieren: Mitarbeiter nutzen ihre vertrauten Geräte, sparen die Anschaffung eines zweiten Geräts, während Unternehmen Kosten sparen. Die strikte Trennung von privaten und beruflichen Daten sowie hohe Sicherheitsstandards sind jedoch entscheidend. 

Corporate-Owned, Personally Enabled (COPE)

Das COPE-Modell ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Arbeitsgeräte auch privat zu nutzen, ohne zwei separate Geräte besitzen zu müssen. Im Gegensatz zum BYOD-Modell übernimmt der Arbeitgeber hier die Anschaffungskosten der Geräte, was Mitarbeitern Kosten erspart, aber ihre Auswahlmöglichkeiten einschränken kann. Die einheitlichen Geräte, die vom Arbeitgeber gekauft werden, erleichtern die Verwaltung und ermöglichen eine klare Trennung von privaten und beruflichen Daten. 

Allerdings kann es zu Konflikten kommen, wenn Mitarbeiter bereits private Geräte mit einem anderen Betriebssystem besitzen. Unternehmen sollten die höheren Kosten für Geräte und Verträge berücksichtigen. Zusammengefasst bietet das COPE-Modell einheitliche Geräte, einfachere Verwaltung und Kosteneinsparungen für Mitarbeiter, erfordert jedoch eine klare Trennung von Daten und kann Auswahlbeschränkungen mit sich bringen.

Corporate-Owned, Business Only (COBO)

Das COBO-Modell  sieht vor, dass Mitarbeiter ausschließlich beruflich vom Arbeitgeber bereitgestellte mobile Geräte verwenden. Private Apps und Daten sind nicht erlaubt, was die Verwendung von zwei Geräten erforderlich macht. Dies kann für Mitarbeiter unpraktisch sein, da es zu Unübersichtlichkeit führt. Unternehmen hingegen profitieren von voller Kontrolle über die Geräteauswahl und -verwaltung, ohne die Notwendigkeit der Datentrennung. Jedoch ist COBO aufgrund der Anschaffung und Verträge kostenintensiver. Zusammengefasst bietet COBO Unternehmen volle Kontrolle, einheitliche Geräte und hohe Sicherheit durch die ausschließlich berufliche Nutzung, bringt jedoch erhöhte Kosten mit sich.

Implementierung im Unternehmen

Die Implementierung von Mobile Device Management (MDM) in einem Unternehmen erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung. Dabei kann man in folgenden Schritten vorgehen:

1. Bedarfsanalyse: Zuerst sollten die Anforderungen ermittelt werden. Welche Arten von mobilen Geräten werden verwendet? Welche Sicherheitsrichtlinien müssen umgesetzt werden? Welche Apps und Daten müssen geschützt werden?
2. Auswahl einer MDM-Lösung: Basierend auf den Anforderungen sollten man eine MDM-Software auswählen, die zu den eigenen Bedürfnissen passt (Unterstützung verschiedener Betriebssysteme, Sicherheitsfunktionen und Benutzerfreundlichkeit).
3. Installation und Konfiguration: Die MDM-Lösung muss auf den Unternehmenssystemen installiert und konfiguriert werden. Dies umfasst die Einrichtung von Sicherheitsrichtlinien, Benutzerzugriff und Geräteverwaltung.
4. Registrierung der Geräte: Alle mobilen Geräte, die im Unternehmen verwendet werden sollen, müssen in die MDM-Software aufgenommen werden. Dies kann manuell oder automatisch durch die Benutzer erfolgen.
5. Monitoring und Wartung: Die MDM-Lösung sollte regelmäßig überwacht werden, um sicherzustellen, dass alle Geräte den Richtlinien entsprechen. Updates und Wartung der MDM-Software sollten ebenfalls durchgeführt werden.
6. Skalierbarkeit: Die Implementierung sollte so gestaltet sein, dass sie skalierbar ist, um zukünftiges Wachstum und neue Anforderungen des Unternehmens zu unterstützen.

Die erfolgreiche Implementierung von MDM erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen der IT-Abteilung, den Sicherheitsteams und den Endbenutzern, um eine effektive Geräteverwaltung und Datensicherheit zu gewährleisten.

Zusammenfassung

Mobile Device Management (MDM) ermöglicht Unternehmen die Verwaltung mobiler Geräte wie Smartphones, Tablets und Laptops. Diese MDM-Software bietet Funktionen zur zentralen Verwaltung, Konfiguration und Wartung der Geräte. Die Integration erfolgt über Enrollmentsprogramme der Gerätehersteller. MDM bietet Sicherheitsrichtlinien, Datentrennung und erlaubt die Remote-Löschung verlorener oder gestohlener Geräte. Zusätzlich ermöglicht es die Installation, Verwaltung und Aktualisierung von Apps und bietet Automatisierung für große Gerätemengen. Die Vorteile von MDM umfassen erhöhte Sicherheit, zentrale Verwaltung, Kosteneinsparungen, gesteigerte Produktivität, Flexibilität und Unterstützung für BYOD. Unternehmen können verschiedene MDM-Modelle wählen, darunter BYOD, COPE und COBO, je nach Bedarf und Kosten. Die Implementierung erfordert Bedarfsanalyse, Auswahl der MDM-Lösung, Installation und Konfiguration, Geräteregistrierung, Überwachung und Wartung sowie Skalierbarkeit.

Wir kennen dieses Dilemma und du bist nicht allein. Viele Unternehmen stehen vor den Herausforderungen einer effizienten Anlageninventur. Aber was, wenn wir dir sagen würden, dass es einen modernen Weg gibt, diese Aufgabe zu bewältigen?

Was ist Anlageninventur?

Im Grunde ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet eine Inventur durchzuführen: Der Gesetzgeber hat im Handelsgesetzbuch (HGB) unter §240 die Pflicht zur Durchführung einer Anlageninventur festgelegt. Hierbei muss das Unternehmen nachweisen, ob erworbene Wirtschaftsgüter noch im Inventar sind und falls ja, an welchem Standort sich diese befinden. Generell ist das Ziel jeder Inventur eine Bestandsaufnahme für einen bestimmten Stichtag vorzuweisen.

Demnach liegt der Fokus bei der Anlageinventur auf dem Anlagevermögen eines Unternehmens, worunter folgende Vermögensgegenstände fallen:

• Gebäude: Immobilien, Bürogebäude, Produktionsstätten oder Lagerhäuser, die das Unternehmen besitzt oder langfristig gemietet hat.
• Maschinen und Anlagen: Produktionsmaschinen, Fertigungseinrichtungen, Werkzeuge und Ausrüstungen, die für die Herstellung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen verwendet werden.
• Fahrzeuge: Firmenfahrzeuge wie Autos, Lastwagen oder Lieferwagen, die für geschäftliche Zwecke genutzt werden.
• Computer und IT-Ausstattung: Server, Desktop-Computer, Laptops, Drucker, Softwarelizenzen und andere IT-Infrastrukturkomponenten.
• Möbel und Einrichtungen: Büromöbel, Konferenzeinrichtungen, Küchengeräte und andere Ausstattungsgegenstände in Büros oder Arbeitsstätten.
• Investitionen: Langfristige Investitionen in Aktien, Anleihen oder andere Unternehmen, die nicht beabsichtigt sind, kurzfristig verkauft zu werden.
• Immaterielle Vermögenswerte: Hierzu gehören Markenrechte, Patente, Urheberrechte, Software-Entwicklungskosten und andere immaterielle Werte, die für das Geschäft von Bedeutung sind.

Warum sind diese Informationen für den Gesetzgeber von Bedeutung? Die Inventur des Anlagevermögens wird durchgeführt, um den Gesamtwert aller Vermögenswerte im Unternehmen zu ermitteln und diese anschließend in der Bilanz (Buchhaltung) festzuhalten. Die Bilanz liefert einen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Diese Bilanz wird dann im Jahresabschluss verwendet, um Aufschluss darüber zu geben, wie erfolgreich das Unternehmen im vergangenen Jahr gewirtschaftet hat.

Warum sollte man eine Inventur digital durchführen?

Im Allgemeinen kann die manuelle Inventur sehr zeitaufwändig sein und erfordert eine beträchtliche Anzahl von Mitarbeitern. In der Buchhaltung werden Listen oder Excel-Tabellen erstellt, die alle Inventargegenstände auflisten - die sogenannte Inventurliste. Diese muss dann mühsam Punkt für Punkt abgearbeitet werden. Gleichzeitig ist das manuelle Übertragen der Daten in das Buchhaltungssystem ebenfalls eine zeitintensive Tätigkeit. Hingegen automatisiert eine Inventursoftware alle wichtigen Schritte der Anlageninventur.

Vorteile einer Inventarisierungssoftware

Durch die Nutzung einer digitalen Inventur lässt sich dieser Aufwand leicht vermeiden. Häufig werden alle Vermögenswerte mit eindeutigen Nummern oder Etiketten versehen. Danach müssen die Anlagen nur noch mithilfe eines Scanners oder einer App erfasst werden. Das lästige Suchen einzelner Anlagen anhand einer gedruckten Excel-Liste gehört somit der Vergangenheit an. Natürlich erfordert dies ebenfalls händische Arbeit, weshalb manche Lösungen den Bestand direkt bei Beschaffung Inventarisierung, um diesen Schritt ebenfalls zu vermeiden.

Auf diese Weise liegen alle relevanten Informationen bereits vor dem Stichtag in der Software und können jederzeit in die Buchhaltungssoftware exportiert werden.

Durchführung der Anlageninventur

Bei der Durchführung der Anlageninventur ist es entscheidend, dass sämtliche Vermögenswerte und Schulden korrekt nach ihrem Wert erfasst werden. Es ist besonders wichtig zu beachten, dass die Vermögenswerte im Anlagevermögen, mit Ausnahme von Grundstücken, abgeschrieben werden und diese wertmäßige Veränderung sich auch in der Anlageninventur widerspiegeln muss. Der Buchhalter fasst alle relevanten Informationen in einem Verzeichnis zusammen.

In diesem Verzeichnis sollten zumindest die folgenden Informationen enthalten sein:

1. Die Bezeichnung des Sachanlagenguts.
2. Das Anschaffungsdatum (oder das Herstellungsdatum, falls zutreffend).
3. Der Nettobetrag der Anschaffung oder Herstellung.
4. Der Wert aus der letzten Jahresbilanz.
5. Das Datum des Ausscheidens des Sachanlagenguts aus dem Betriebsvermögen, falls es verkauft oder aus anderen Gründen nicht mehr vorhanden ist.

Es gibt jedoch eine Ausnahme für geringwertige Wirtschaftsgüter. Diese müssen nicht in das Bestandsverzeichnis der Anlageninventur aufgenommen werden, wenn ihre Nettoanschaffungskosten 250 EUR nicht überschreiten.

Anlageninventur vs. Buchinventur vs. körperliche Inventur

Neben der Anlagenbuchaltung unterscheidet das betriebliche Rechnungswesen noch in folgende Inventurverfahren.

Die körperliche Inventur, auch als körperliche Bestandsaufnahme bekannt, beinhaltet das Zählen, Messen, Wiegen und Schätzen von Vermögensgegenständen. Sie wird oft von zwei Personen durchgeführt, um genaue Ergebnisse sicherzustellen. Typische Beispiele sind die Zählung von Rohstoffen und Betriebsmitteln, z. B. Nägel und Werkzeuge. Im Gegensatz dazu stützt sich die Buchinventur auf die Daten der Buchhaltung. Der Buchhalter ermittelt die Vermögens- und Schuldenwerte, wie Bankguthaben, Vorräte und Forderungen. Es können Anpassungen erforderlich sein. Die Buchinventur erfasst keine physischen Gegenstände.

Zusammenfassung

Die jährliche Anlageninventur kann eine zeitraubende und mühsame Aufgabe sein, bei der das Zählen, Messen und Dokumentieren von Vermögenswerten viele Stunden in Anspruch nehmen kann. Eine Lösung für diese Herausforderung besteht darin, die Anlageninventur digital durchzuführen. Denn dieser Ansatz spart Zeit sowie Ressourcen und minimiert menschliche Fehler. Deshalb ist die digitale Inventursoftware eine effiziente Lösung, um die Anlageninventur effizienter zu gestalten und die Genauigkeit zu verbessern. 

Wozu braucht man eine Inventur?

Hat unsere Firma wirklich 400 Notebooks, 170 Geschäftshandys und 180 Schreibtische im Bestand? Diese Frage kann mithilfe der Inventur beantwortet werden. Denn dabei wird der Bestand in den Büchern des Unternehmens mit dem tatsächlichen Bestand in den Lagern verglichen (Bestandsaufnahme). Währenddessen wird das Inventar auf verschiedene Bereiche aufgeteilt an dem sie sich befinden. 

Falls es bei der Bestandsaufnahme Abweichungen gibt, müssen wert- oder mengenbasierte Korrekturen vorgenommen werden. Denn alle Buchungen haben Auswirkungen auf das finanzielle Ergebnis eines Unternehmens. Wenn zum Beispiel der Warenbestand abnimmt, führt dies zu höheren Kosten für den Warenverbrauch, was letztendlich zu einer Verringerung des Unternehmensgewinns führt. Umgekehrt verhält es sich, wenn der Warenbestand steigt.

Ist man zur Inventur verpflichtet?

Grundsätzlich legt § 240 des Handelsgesetzbuches die Zeitpunkte fest, zu denen eine Inventur durchgeführt werden muss:

"Gem. §§ 240 Abs. 1, 2, 242 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, sowohl bei Geschäftseröffnung als auch auf den Schluss eines jeden Geschäftsjahres auf Grund einer Bestandsaufnahme (Inventur) ein Verzeichnis (Inventar) seiner Vermögensgegenstände und Schulden aufzustellen."

Dies betrifft den Anfang einer Geschäftstätigkeit sowie den Zeitpunkt der Geschäftsaufgabe oder des Unternehmensverkaufs. Darüber hinaus ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass Unternehmen eine jährliche Inventur durchführen müssen. Die genaue Zeit im Jahr und die Art und Weise können von den Unternehmen selbst bestimmt werden. Hierbei haben sie die Möglichkeit, zwischen verschiedenen gesetzlich erlaubten Inventurmethoden zu wählen, die in § 241 Handelsgesetzbuch beschrieben sind.

Gesetzliche Vorschriften der Inventur

In gewerblichen Unternehmen gilt die Verpflichtung zur Buchführung, wenn der steuerbare Umsatz gemäß dem Umsatzsteuergesetz mehr als 600.000 € beträgt und der Gewinn aus dem Gewerbebetrieb über 60.000 € liegt. Es gibt jedoch eine besondere Regelung gemäß § 241a HGB zu beachten. In solchen Fällen haben Unternehmen die Wahl zwischen zwei Optionen: Sie können entweder die doppelte kaufmännische Buchführung, die Inventur und die Erstellung vom Jahresabschluss, bestehend aus einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung, durchführen oder darauf verzichten.

Steuerlich betrachtet ist bei Verzicht nur noch die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung gemäß § 4 (3) EStG erforderlich. Es ist jedoch zu beachten, dass auch Nicht-Kaufleute aus steuerlichen Gründen zur Bilanzierung und somit zur Durchführung einer Inventur verpflichtet sein können, sofern sie die genannten Schwellenwerte überschreiten. In diesem Fall müssen sie nicht automatisch mit der Bilanzierung beginnen, sondern können auf eine Aufforderung des Finanzamtes warten.

Zeitliche Optionen bei der Inventur

Wie bereits beschrieben, gibt § 240 HGB vor, dass eine Inventur zu Beginn der Unternehmung sowie zum Ende bzw. bei Auflösung der Unternehmung durchzuführen ist. Hinzu kommt die jährliche Inventur. Wann und auch wie diese durchgeführt wird, kann ein Unternehmen selbst entscheiden. Hier gibt es verschiedene zulässige Inventurmethoden.

Stichtagsinventur 

Bei der Stichtagsinventur erfolgt die Erfassung des Lagerbestands zu einem bestimmten festgelegten Datum, das oft mit dem Bilanzstichtag zusammenfällt oder innerhalb von zehn Tagen davor oder danach liegt. Ein Vorteil dieser Methode besteht darin, dass die ermittelten Bestände und Werte genau diesem festen Stichtag zugeordnet werden können. Unternehmen haben auch eine gewisse Flexibilität, da der Zeitraum von 20 Tagen für die Inventur zur Verfügung steht. Allerdings ist der Nachteil dieser Methode der hohe Arbeitsaufwand und die Betriebsunterbrechung, die während diesem Zeitraum notwendig ist.

Permanente Inventur

Unternehmen, die große Lagerbestände haben, entscheiden sich oft für die permanente Inventur gemäß § 241 (2) HGB. Hierbei wird die Inventur kontinuierlich über das gesamte Geschäftsjahr durchgeführt, beispielsweise monatlich oder quartalsweise. Für die permanente Methode ist es erforderlich, ein Lagerbuch zu führen und Aufzeichnungen über alle Zu- und Abgänge zu machen. Ein Nachteil dieser Methode kann der hohe Verwaltungsaufwand sein, der durch die fortlaufende Bestandsaufnahme entsteht, insbesondere wenn es um unkontrollierbare Verluste geht.

Verlegte Inventur

Die verlegte Inventur gemäß § 241 (3) HGB bietet Unternehmen eine besondere Flexibilität, da sie die Möglichkeit haben, den Zeitpunkt innerhalb eines Zeitraums von höchstens drei Monaten vor und höchstens zwei Monaten nach dem Stichtag frei zu wählen. Dies erlaubt es den Unternehmen, die Inventarprüfung zu einem Zeitpunkt durchzuführen, der weniger arbeitsintensiv ist oder wenn der Lagerbestand niedrig ist. Allerdings ist diese Methode aufgrund der fortlaufenden Anpassungen in der Buchführung aufwändiger, was zu Unterschieden in der Buchhaltung und einem erhöhten Arbeitsaufwand führen kann.

Stichprobeninventur

Es gibt auch die Möglichkeit der Stichprobeninventur, die gemäß § 241 (1) HGB erlaubt ist und vor allem in großen Unternehmen angewendet wird. Bei dieser Methode ist eine vollständige Bestandsaufnahme nur für wertvolle Gegenstände erforderlich. Alle anderen Vorräte und Waren werden mit repräsentativen Stichproben überprüft. Dies führt zu erheblichen Zeitersparnissen. Die Ergebnisse werden dann mithilfe mathematisch-statistischer Methoden hochgerechnet. Es besteht jedoch die Gefahr von Rechenfehlern, wodurch nur ein Teil der Lagerbestände genau erfasst wird. Daher kann man nicht sicher davon ausgehen, dass das Ergebnis tatsächlich mit den realen Lagerbeständen übereinstimmt.

Wie kann man die Inventur durchführen?

Demnach gibt es verschiedene Methoden, wie diese durchführt werden kann:

Körperliche Inventur: Die körperliche Bestandsaufnahme, oft auch als physische Inventur bezeichnet, ist eine Methode der Bestandserfassung in Unternehmen. Bei der dieser Methode erfolgt die Überprüfung und Erfassung des tatsächlichen Lagerbestands durch physische Zählung, Messung und Gewichtung der vorhandenen Waren, Rohstoffe oder Vermögenswerte. Dies geschieht in der Regel manuell, indem Mitarbeiter die Gegenstände vor Ort überprüfen und die Ergebnisse in Inventurlisten oder Computerdatenbanken festhalten.

Buchinventur: Bei diesem Inventurverfahren werden die vorhandenen Bestände nicht physisch überprüft werden, sondern auf Grundlage der Buchführungsunterlagen ermittelt. Das bedeutet, dass die Bestände in den Büchern des Unternehmens als Grundlage dienen, um den Wert und die Menge der Waren, Rohstoffe oder Vermögenswerte zu ermitteln, ohne eine tatsächliche physische Zählung durchzuführen.

Anlageninventur: Die Anlageninventur ist eine spezielle Form der Inventur in Unternehmen, bei der der Fokus auf der Erfassung und Bewertung der langfristigen Vermögenswerte oder Anlagevermögens liegt. Diese Anlagegüter sind oft von erheblicher finanzieller Bedeutung und werden in der Regel über mehrere Jahre hinweg genutzt. Dazu gehören beispielsweise Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Computer und andere Ausrüstungen.

Wie kann Software bei der Inventur helfen?

Besonders mithilfe geeigneter Software können Unternehmen bei der diesem Prozess erheblich Zeit einsparen. In einer geeigneten Inventarsoftware befinden sich die Inventurdaten an einem zentralen Ort und müssen nicht mehr mühsam aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden. Für die tatsächliche Durchführung der physischen Inventur können sogenannte Zähllisten erstellt und ausgedruckt werden. Diese Listen erleichtern die Erfassung und Bewertung von Zählungen.

Wer komplett auf die physische Erfassung verzichten möchte, kann mit Equipme diesen Schritt einfach umgehen. Denn hier werden die Gegenstände direkt bei der Beschaffung inventarisiert und direkt in der Software abgebildet. So ist zum Inventurtermin kein aufwändiger Inventurprozess mehr nötig, sondern die Daten können einfach aus der Anwendung exportiert werden.

Was versteht man unter IT-Inventarisierung?

Unter IT-Inventarisierung versteht man die Erfassung und Dokumentation aller Hard- und Software Komponenten innerhalb eines gesamten Netzwerks. Dazu gehören neben Hardware, auch installierte Software, Lizenzen und Anwendungen in der Cloud. Mithilfe einer geeigneten Anwendung können so alle IT-Ressourcen automatisch inventarisiert werden, wodurch IT-Verantwortliche das Inventar immer im Blick haben. 

Heutzutage findet die Inventarisierung in vielen Betrieben noch manuell statt und die Daten werden nicht zentral in der Cloud gespeichert, wodurch vielen Zuständigen schlichtweg die Übersicht fehlt. Gerade bei Unternehmen mit mehreren Standorten kristallisiert sich das Asset-Management als arbeitsintensives Problem heraus, da niemand mehr weiß wo sich welche Computer, Drucker und Mobile Devices befinden.

Warum sollte man sein Inventar zentral verwalten?

Natürlich ist die fehlende Transparenz ein wichtiges Argument, weshalb du dein Inventar verwalten solltest. Denn nur wenn alle IT-Assets in einem System bekannt sind, kann deren Status in Bezug auf Wartung überprüft werden. Dadurch können potenzielle Ausfälle oder Fehlerquellen frühzeitig identifiziert und vermieden werden. 

Schütze deine IT-Infrastruktur vor Cyberangriffen

Des Weiteren ist die IT-Inventarisierung entscheidend für die Sicherheit der gesamten IT-Landschaft. Denn nur wenn alle Bestandteile im gesamten Netzwerk kennt, kann man diese auch vor potenziellen Cyberangriffen schützen. So kannst du verhindern, dass unbefugte Dritte sich Zugriff auf sensible Daten verschaffen oder eine Schadsoftware in deine IT-Umgebung gelangt. 

Ebenso steigt die Mitarbeiterfluktuation und die Zahl der Angestellten im Homeoffice in den meisten Unternehmen deutlich an. Aus diesem Grund wird die Unübersichtlichkeit auch größer, was ein erhebliches Sicherheitsrisiko birgt. So kann es schnell passieren, dass Benutzer ihre Assets nach Austritt aus dem Unternehmen schlichtweg einbehalten. Wenn die IT-Verantwortlichen dies durch die fehlende Inventarisierung nicht bemerken, kann das auf Dauer nicht nur teuer werden, sondern die Sicherheit des IT-System gefährden. 

Gestalte deine IT effizienter

Daneben spart die automatisierte IT-Inventarisierung Zeit, da sie interne Prozesse beschleunigt, die sonst händisch durchgeführt werden müssten. Weil die Angestellten keine Arbeitszeit mehr für die zeitaufwändige Erfassung und Verwaltung von Hardware und Software aufwenden müssen, können sie sich auf ihre Kernaufgaben fokussieren. Auf der einen Seite wird hierdurch die Abteilung grundsätzlich entlastet und auf der anderen Seite können sie aktiv die Digitalisierung im Unternehmen unterstützen.

Gleichzeitig kann durch standardisierte IT-Dokumentation die Skalierbarkeit im Hinblick auf die Kosten verbessert werden. Denn durch die geschaffene Transparenz können alle vorhandenen Assets auch entsprechend eingesetzt werden. Denn in der Praxis kann es schnell mal passieren, dass ungenutzte Laptops im Schrank in Vergessenheit geraten. Auch durch die Software-Inventarisierung und standardisiertes Lizenzmanagement können Kosten effizient sichtbar gemacht und überflüssige Ausgaben vermieden werden.

Warum Excel zur IT-Inventarisierung nicht mehr ausreicht

Excel eignet sich zwar für einige einfache Inventarverwaltungsaufgaben, jedoch hat es erhebliche Einschränkungen, die es für umfangreiche Inventarverwaltung ungeeignet machen. Zum einen bieten Excel Tabellen keine integrierten Mechanismen zur Überprüfung von Datenintegrität. Dies bedeutet, dass Benutzer Fehler machen können, indem sie Daten löschen oder ändern, ohne es zu merken. Zudem besteht keine Möglichkeit zur Automatisierung von Prozessen, wodurch viele Aufgaben der IT-Inventarisierung händisch durchgeführt werden müssen.

Daneben kann es bei der gemeinsamen Nutzung von Excel-Dateien in einem Team zu Konflikten und Problemen kommen, weil das gleichzeitige Bearbeiten derselben Datei zu Datenverlust führen kann. Die Erstellung von Berichten und Dashboards in Excel kann zeitaufwändig und kompliziert sein, insbesondere wenn man Daten aus verschiedenen Quellen kombinieren müssen.

Insgesamt ist Excel für einfache Listen und Tabellen nützlich, aber wenn es um die umfassende Inventarverwaltung mit vielen Variablen, Automatisierung und Sicherheitsanforderungen geht, sind dedizierte Inventarverwaltungssysteme oder spezialisierte Softwarelösungen oft die bessere Wahl. 

Was sollte ein Tool zur Inventarisierung mitbringen?

Im Grunde gibt es zahlreiche Tools auf dem Markt, die zum Inventarisieren der Hardware- und Software-Assets geeignet sind. Deshalb möchten wir hier dir einmal aufzeigen, welche Funktionen die neue Inventarsoftware definitiv enthalten sollte.

• Automatische Datenerfassung: Informationen über Hardware, Software, Netzwerkkomponenten und andere IT-Ressourcen sollten bestenfalls bei der Beschaffung direkt inventarisiert werden.
• Kategorisierung: Gleichzeitig sollten Assets in Kategorien wie Computer, Netzwerkgeräte, Drucker, Softwareanwendungen usw. unterteilt werden können, um eine bessere Übersicht zu ermöglichen.
• Verknüpfungen: Zudem sollten Beziehungen zwischen verschiedenen Assets und den Benutzern transparent sein, um zu sehen, wer die Geräte verwendet und an welchem Standort sich diese befinden.
• Bestandsverlauf: Dementsprechend ist der Verlauf der Asset-Veränderungen und -Aktualisierungen über die Zeit einzusehen, damit Updates und Neuvergaben sichtbar gemacht werden.
• Benachrichtigungen und Alarme: Es sollte die Möglichkeit bieten, Benachrichtigungen und Alarme für wichtige Ereignisse einzurichten, z.B. wenn eine Lizenz abläuft oder Hardware aus dem Netzwerk verschwindet.
• Berichterstellung: Es sollte die Erstellung von Berichten und Dashboards ermöglichen, um relevante Kosteninformationen für verschiedene Parteien aufzubereiten.
• Historische Daten: Es sollte historische Daten und Trends anzeigen können, um Entscheidungsfindung und Analyse zu unterstützen.
• Benutzerfreundlichkeit: Hierbei ist eine intuitive Benutzeroberfläche sinnvoll, die von IT-Mitarbeitern leicht verstanden und verwendet werden kann.
• Dokumentation: Es sollte die Möglichkeit bieten, Dokumentationen und Handbücher für Assets zu speichern, um Wartung und Support zu erleichtern.

Die genauen Anforderungen können je nach den Bedürfnissen und Zielen eines Unternehmens variieren, aber diese Funktionen dienen als Grundlage für eine effektives IT-Asset-Management.

Inventarisierungssoftware vs. Equipme

Zusammenfassend kann man sagen, dass eine herkömmliche Inventarisierungssoftware weitaus effizienter ist als die manuelle Verwendung veralteter Excel-Tabellen. Mit solcher Software können man IT-Inventar erfassen, verwalten und ausmustern, wenn die Zeit gekommen ist. Aber was ist, wenn man einen Schritt weiterdenkt?

Wie kann man den genauen Prozess der Geräteübergabe nachverfolgen?

Wie verwaltet man nicht nur physische, sondern auch virtuelle Ressourcen?

Und wie kann man Kosten an interne Schnittstellen weitergeben?

Hier liegt das Problem: Standardisierte Anwendungen auf dem Markt bieten derzeit keine Lösungen für diese Herausforderungen (und wahrscheinlich auch zukünftig nicht). Daher wird man diese Aufgaben weiterhin manuell erledigen müssen, was einen Rückschritt in Bezug auf die digitale Transformation des Unternehmens bedeutet. Deshalb haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, ein Tool zu entwickeln, welches die IT-Inventarisierung ideal unterstützt und sogar noch weitaus mehr als eine Standardsoftware bietet:

Zusammenfassung

Generell bezeichnet die IT-Inventarisierung die systematische Erfassung und Dokumentation sämtlicher Komponenten in einem IT-System, darunter Hardware, Software, Netzwerke, Dienste und Daten. Dieser Prozess ist entscheidend, um die gesamte IT-Infrastruktur eines Unternehmens zu verwalten und zu überwachen. Die automatisierte Inventarisierung bietet den Vorteil, dass sie Echtzeitdaten liefert und den IT-Verantwortlichen eine bessere Übersicht verschafft. Dies ist besonders wichtig, um potenzielle Ausfälle oder Sicherheitslücken frühzeitig zu erkennen und zu verhindern.

Automatisierte IT-Inventarisierung spart Zeit und ermöglicht eine effiziente Nutzung von Ressourcen, wodurch die Mitarbeiter sich auf strategische Aufgaben konzentrieren können. Excel eignet sich für einfache Inventarverwaltung, hat jedoch erhebliche Einschränkungen bei umfangreichen Inventarisierungsanforderungen, wie fehlende Datenintegritätsprüfung und begrenzte Automatisierungsmöglichkeiten.

Was ist Onboarding?

In der heutigen Zeit besteht der Onboarding-Prozess aus verschiedenen Schritten, da Organisationen im "War for Talents" bemüht sind, vielversprechende Mitarbeiter erfolgreich und frühzeitig an sich zu binden. Dieser Prozess beginnt bereits vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn und kann bis zu einem Jahr nach dem Start des neuen Jobs dauern. Er umfasst drei Kategorien: das Unternehmen selbst, die beteiligten Personen und die eingesetzte Technologie. Dabei spielen nicht nur die Personalabteilung und der neue Mitarbeiter eine Rolle, sondern auch die Kollegen und Vorgesetzten.

Erst wenn der Mitarbeiter vollständig in das Unternehmen integriert ist, kann die Rekrutierung als erfolgreich betrachtet werden, und somit gilt auch der Onboarding-Prozess als gelungen.

Warum ist es wichtig, den Onboarding-Prozess zu optimieren?

Laut einer Umfrage von Robert Half & Associates endet jedes fünfte Arbeitsverhältnis schon während der Probezeit. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen in dieser Phase verlässt, gehen alle investierten Ressourcen für das Recruiting und die Einarbeitung verloren. Aus diesem Grund ist es von großer Bedeutung, ein effizientes Onboarding-Programm für neue Mitarbeiter anzubieten, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Zu den weiteren Vorteilen eines effektiven Onboarding-Prozesses gehören folgende:

• Neue Mitarbeiter sind von Anfang an motiviert, da sie sich willkommen fühlen und eine Beziehung zum Unternehmen aufbauen können.
• Angestellte leisten früh effektivere Arbeit, da sie sich im Unternehmen schneller zurechtfinden.
• Arbeitnehmer verinnerlichen von Beginn an die Unternehmenskultur und können sich leichter einfinden.

Generell verbessert ein erfolgreiches Onboarding die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit, was langfristig einen wichtigen Stellenwert einnimmt. Denn auf lange Sicht neigen Mitarbeiter, die mit dem gesamten Onboarding Prozess zufrieden waren eher dazu, dass Unternehmen als Arbeitgeber weiterzuempfehlen. 

Was erwarten Mitarbeiter von einem Onboarding?

Gemäß diversen Umfragen haben Mitarbeiter gewisse Erwartungen an ihren neuen Arbeitsplatz. Sie wünschen sich nicht nur eine freundliche Begrüßung, sondern möchten auch die Organisationsstruktur und ihre Aufgaben kennenlernen. In diesen Untersuchungen wurde außerdem festgestellt, dass sie:

• am ersten Arbeitstag dem Team vorgestellt werden möchten,
• ihren Vorgesetzten und die Geschäftsführung kennenlernen möchten,
• einen vollständig ausgestatteten Arbeitsplatz mit entsprechender IT-Ausstattung erwarten,
• eine fachliche Einarbeitung in alle erforderlichen Tools und Arbeitsprozesse schätzen,
• regelmäßiges Feedback erhalten möchten, um ihre Leistung besser einschätzen zu können.

Natürlich erwarten die neuen Angestellten nicht direkt am ersten Tag, über alle diese Dinge aufgeklärt und unterrichtet zu werden. Deshalb betrachten wir im nächsten Schritt die vier Phasen eines Onboardings und in welchem Zeitraum die Erwartungen erfüllt werden sollten. 

Die vier Phasen des Onboarding Prozess

Dafür hat die Society for Human Resource Management (SHRM) vier Schlüsselstufen eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses identifiziert, die idealerweise von Unternehmen umgesetzt werden sollten. Oftmals werden jedoch nur einige dieser Stufen vollständig erfüllt. Die "vier Cs" umfassen:

1. Compliance: Diese erste Stufe beinhaltet die Vermittlung grundlegender gesetzlicher und organisatorischer Richtlinien sowie Unternehmensvorschriften an neue Mitarbeiter.
2. Clarification: In dieser Stufe geht es darum, den neuen Mitarbeitern ihre Arbeitsplätze und die damit verbundenen Erwartungen detailliert zu erklären, damit sie diese vollständig verstehen.
3. Culture: Die Ebene der Organisationskultur ist breiter gefasst und zielt darauf ab, den Mitarbeitern alle organisatorischen Normen, sowohl formelle als auch informelle, zu vermitteln.
4. Connection:  Unternehmen sollten ihren neuen Mitarbeitern helfen, Beziehungen aufzubauen und Informationsnetzwerke innerhalb des Unternehmens zu etablieren.

Phase 1: Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag

Der eigentliche Onboarding-Prozess (Preboarding) startet bereits nach Vertragsunterzeichnung. Vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters hat das Unternehmen die Gelegenheit, relevante Informationen bereitzustellen und den zukünftigen Kollegen auf das Onboarding vorzubereiten. Hierbei sollten dem Neuzugang Informationen wie der Dresscode, Arbeitsbeginn, Ansprechpartner für den ersten Tag und andere wichtige Formalitäten und Unternehmensrichtlinien mitgeteilt werden. Außerdem ist es sinnvoll, dem zukünftigen Mitarbeiter im Voraus einen groben Überblick über den Ablauf des Onboarding-Prozesses zu geben.

Arbeitsplatz einrichten

Idealerweise sollte der neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag einen voll funktionsfähigen Arbeitsplatz vorfinden. Die Vorbereitung dieses Arbeitsplatzes erfordert eine gewisse Vorlaufzeit und sollte daher rechtzeitig in Angriff genommen werden. Zum einen sollte der Zugang zum Büro bereits am ersten Tag reibungslos funktioniert. Gleichzeitig benötigt jeder Mitarbeiter einen eigenen PC, der bei einem Mitarbeiterwechsel oder bei der Anschaffung eines Geräts neu eingerichtet werden muss. Hierbei sollte die Lieferzeit für neue Geräte berücksichtigt werden, was gegebenenfalls auch für Smartphones und Laptops gilt.

Was den Arbeitsplatz oder Sitzplatz betrifft, ist zu klären, ob der neue Kollege einen festen Arbeitsplatz zugewiesen bekommt. Falls ja, sollte dieser Platz mit einem Bildschirm, einem Stuhl, einer Maus, einer Tastatur und Schreibutensilien ausgestattet sein. Im gleichen Zug sollte man Zugangsdaten frühzeitig generieren, darunter Passwörter, Zugriffsrechte und Einladungen zur Nutzung bestimmter Tools. Dies ermöglicht es dem neuen Kollegen, seinen virtuellen Arbeitsplatz am ersten Arbeitstag einzurichten und spart somit im Onboarding-Prozess wertvolle Zeit.

Phase 2: Onboarding am ersten Arbeitstag

Um den ersten Onboarding-Tag erfolgreich zu gestalten und den neuen Mitarbeiter vor dem typischen Montagmorgen-Chaos zu schützen, kann man ihn eine Stunde später als üblich beginnen lassen. Zu Beginn des Tages sollte eine offizielle Begrüßung stattfinden, im besten Fall erhält der der Neuankömmling eine kleine Aufmerksamkeit zum Start. Diese Geste stärkt von Anfang an das Zugehörigkeitsgefühl und bleibt lange in Erinnerung.

Danach ist eine kurze Vorstellungsrunde empfehlenswert, wo zumindest die direkten Kollegen in derselben Abteilung oder ein "Betreuer" anwesend sein sollten. Das erleichtert den Kontakt und ermutigt den neuen Mitarbeiter, bei Fragen Hilfe zu suchen. Ebenso ist ein gemeinsames Mittagessen mit den Kollegen aus dem Team zum empfehlen, da es das Gemeinschaftsgefühl fördert und eine vertrauensvolle Grundlage die zukünftige Zusammenarbeit schafft.

Phase 3: Onboarding in der ersten Arbeitswoche

In der ersten Onboarding-Woche sollte man folgende Punkte im Blick haben:

1. Einarbeitungsplan: Erkläre dem neuen Mitarbeiter den Onboarding-Prozess schriftlich, um ihn nicht zu überfordern am ersten Tag. Dadurch kann er immer auf den Plan zurückgreifen und fühlt sich zu keinem Zeitpunkt alleine gelassen.

2. Erwartungshorizont: Bespreche die Erwartungen sowohl seitens des Vorgesetzten als auch des Mitarbeiters, um Missverständnisse zu vermeiden.

3. Zuweisung erster Aufgaben: Integriere den neuen Kollegen von Anfang an in Projekte und gestalte spannende Aufgaben, um sein Interesse zu wecken.

4. Klärung rechtlicher Aspekte: Lese und unterzeichne die SOPs, die für die Arbeit des Mitarbeiters relevant sind, bevor bestimmte Aufgaben übernommen werden.

5. Unternehmensrundgang: Besucht gemeinsam alle Abteilungen, um dem Mitarbeiter ein besseres Verständnis für den Betrieb und die Verantwortlichen in jeder Abteilung zu vermitteln.

Tipp: In größeren Unternehmen kann eine Fotogalerie im Intranet oder eine Fotowand im Büro hilfreich sein, um neuen Mitarbeitern bei der Orientierung zu unterstützen.

Das Unternehmen detailliert vorstellen

In der ersten Arbeitswoche sollte der neue Angestellte auch ein besseres Verständnis vom Unternehmen erhalten, wie es funktioniert und nach welchen Werten gehandelt wird. 

Hierbei ist eine ausführliche Präsentation der Produkte des Unternehmens wichtig, besonders für Mitarbeiter aus nicht-produktbezogenen Abteilungen wie der Buchhaltung. Dies ermöglicht eine bessere Verknüpfung zwischen verschiedenen Abteilungen, wenn mehrere neue Mitarbeiter gleichzeitig ihren ersten Arbeitstag haben.

Danach sollte man dem neuen Mitarbeiter seine Ziele und die Strategie zur Zielerreichung deutlich machen. Dies hilft dem Mitarbeiter zu verstehen, welche Ziele er im nächsten Quartal unterstützen soll und warum seine Unterstützung notwendig ist. Diese Ziele sollten sich in den Zielvereinbarungen des Mitarbeiters widerspiegeln.

Dabei sollten die im Unternehmen gepflegten Werte vermittelt werden, um eine Identifikation mit dem Arbeitgeber zu fördern. Besonders wenn der Mitarbeiter aus einem anderen Umfeld kommt, ist es wichtig, Unterschiede in der Unternehmenskultur zu erklären, z.B. in Bezug auf gemeinsame Mittagessen, Pausenregelungen oder Home-Office-Möglichkeiten.

Phase 4: Onboarding im ersten Monat

In den ersten Wochen des Onboarding-Prozesses liegt der Fokus darauf, die neuen Kollegen kennenzulernen, sich mit den Aufgaben, der Technologie und der Organisationsstruktur vertraut zu machen und erste Ziele zu setzen. Während des ersten Zielvereinbarungsgesprächs kann die Führungskraft mit dem neuen Mitarbeiter "sanfte" Ziele festlegen, damit der Einstieg in die Position zielgerichtet, aber ohne übermäßigen Druck erfolgen kann.

Neue Mitarbeiter wünschen sich zudem regelmäßige Feedback-Gespräche, insbesondere im ersten Monat des Onboarding-Prozesses, idealerweise wöchentlich. Diese Gespräche sollten von beiden Seiten – dem Vorgesetzten und dem neuen Mitarbeiter – genutzt werden, um Rückmeldungen zum Onboarding-Prozess auszutauschen.

Wenn ein Mentor für den Mitarbeiter zur Verfügung steht, bietet dies eine Ansprechperson für Fragen und Probleme. Mentoren können auch dazu beitragen, den neuen Mitarbeiter besser in das Team zu integrieren, indem sie Team-Events, gemeinsame Mittagessen und Freizeitaktivitäten planen.

Onboarding Prozesse effizient gestalten

Im Allgemeinen geht man davon aus, dass gut geonboardete Mitarbeiter eine 18-fach höhere Engagementrate zeigen und die Produktivität erheblich steigern. In Bezug auf die Einarbeitung von Mitarbeitern wird oft die Schwelle von 4.125 € als goldene Zahl für die Kosten genannt. Doch ist diese Investition wirklich sinnvoll? Absolut! Unternehmen, die ein gut durchdachtes Onboarding-System implementiert haben, verzeichnen ein beeindruckendes Umsatzwachstum von 250 % und erzielen zusätzlich 190 % höhere Gewinne im Vergleich zu Unternehmen, die keine effektive Einarbeitung bieten. Dies unterstreicht die Bedeutung einer optimierten Einführung neuer Mitarbeiter für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens.

Digitalisierung im Onboarding-Prozess

Um den gesamten Prozess effizient zu gestalten, können zahlreiche Tools und Technologien eingesetzte werden. Gerade zu Beginn des neuen Arbeitsverhältnis helfen Lernmanagementsysteme dem Neuankömmling dabei, die vermittelten Informationen jederzeit abrufen zu können. Dort kann das Onboarding entweder per Videofunktion aufgezeichnet werden oder es können die gezeigten Präsentationen zentral abgespeichert werden, sodass man im Nachgang das Erlernte erneut verinnerlichen kann. Zur Strukturierung des Onboardings eigenen sich Projektmanagement-Tools, in denen das Onbaording als eine Art erstes Projekt für den Angestellten dargestellt werden. Somit weiß man zu jedem Zeitpunkt an welchen Punkt der Agenda man sich aktuell befindet und welche Themen in den kommenden Tagen folgen werden.

Insbesondere beim virtuellen Onboarding von Remote-Angestellten spielen Videokonferenzplattformen und Kommunikationstools wie Slack eine entscheidende Rolle. Zum einen kann darüber der gesamte Prozess stattfinden und auf der anderen Seite, kann sich der Mitarbeiter bei Rückfragen darüber Hilfe suchen. Denn eine frustrierende Erfahrung im Onboarding ist oft die Notwendigkeit, Sitzungen aufzuzeichnen oder an Live-Sitzungen teilzunehmen, um neue Mitarbeiter über Unternehmenswerte, Strategien und Tools zu informieren. Aus diesem Grund können Manager sowohl standardisierte als auch maßgeschneiderte Videos erstellen, um diese Informationen zu vermitteln und den Onboarding-Prozess zu automatisieren. Infolgedessen können die erstellten Videoinhalte langfristig allen neuen Mitarbeitern zur Verfügung stehen und somit Zeit sparen.

Allgemein ist die Auswahl der richtigen Technologie entscheidend, ebenso das man sicherstellt, dass die Mitarbeiter die Fähigkeiten haben, sie effektiv zu nutzen.  Generell sollte Skalierbarkeit das ultimative Ziel eines Onboarding-Systems, da es dazu dient, Mitarbeiter mit unterschiedlichen Anforderungen zu bedienen. Gerade ein optimierter Onboarding-Prozess ist entscheidend für das Wachstum eines Unternehmens, da er sicherstellt, dass neue Mitarbeiter effektiv integriert werden können.

Zusammenfassung

Abschließend lässt sich sagen, dass ein erfolgreicher Onboarding-Prozess entscheidend ist, um neue Mitarbeiter effektiv in ein Unternehmen einzuführen und sie schnell zu integrieren. In der heutigen digitalen Welt bietet die Digitalisierung des Onboardings vielfältige Möglichkeiten, um diesen Prozess effizienter und wirkungsvoller zu gestalten. Dabei spielen verschiedene Phasen eine entscheidende Rolle: Von der Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag bis hin zu Feedback Gesprächen in den kommenden Monaten, sollte das gesamte Onboarding den Mitarbeiter durchweg begleiten. Denn nur zufriedene Angestellte lassen sich langfristig ans Unternehmen binden und können gute Leistungen erbringen.

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Was versteht man unter Onboarding?

Onboarding bezieht sich auf den Prozess, bei dem neue Mitarbeiter in ein Unternehmen eingeführt und in ihre neuen Aufgaben, die Unternehmenskultur und Abläufe integriert werden, um eine reibungslose Einarbeitung und effektive Leistung zu gewährleisten. Es zielt darauf ab, ihnen die benötigten Ressourcen, Schulungen und Informationen bereitzustellen, damit sie in ihrer Rolle erfolgreich arbeiten können.

Was ist das Ziel von Onboarding?

Das Hauptziel von Onboarding ist es, neue Mitarbeiter effektiv in ein Unternehmen zu integrieren, indem sie mit den notwendigen Fähigkeiten, Kenntnissen und Informationen ausgestattet werden, um in ihrer Rolle erfolgreich zu sein.

Wie sieht ein guter Onboarding Prozess aus?

Ein guter Onboarding-Prozess zeichnet sich durch die folgenden Merkmale aus: strukturiert, frühzeitig geplant, klare Kommunikation, Integration, ausreichende Schulungen, langfristige Orientierung und Evaluierung.

Die Zukunft der Arbeitswelt: Die Generation Z

Dabei unterschätzen viele Arbeitgeber den Stellenwert, den elektronische Gadgets gerade bei jüngeren Mitarbeitern haben. Für die neue Generation-Z ist die Identifikation mit einem der großen Tech Brands Religion und Statussymbol zugleich. Kein Apple Jünger möchte mit einem Microsoft Device arbeiten und andersherum. Hersteller liefern mittlerweile mehr Farbvarianten als Hardware-Konfigurationen, weil sie eben wissen, dass wir in einer bunten Welt leben, in der Identifikation und Individualität wichtiger sind als Megaherz und Gigabyte.

Denn keine Generation vor Ihnen ist so eng verbunden mit modernen Technologien aufgewachsen, weshalb man sie oft als "Digital Natives" bezeichnet. Da diese Generation nun den Arbeitsmarkt stück für stück einnehmen wird, ist es wichtig zu verstehen was sie bewegt und was sie erwarten.

Studie zeigt: Technik am Arbeitsplatz spielt eine wichtige Rolle

Hierzu hat der US-Amerikanische Computerhersteller Dell Technologies eine Studie durchführen lassen, bei der über 12.000 Personen in 15 verschiedenen Ländern im Alter zwischen 18-26 teilgenommen haben. Dabei hat sich herausgestellt, dass ein digitaler Arbeitsplatz die Voraussetzung für das Arbeiten in der Zukunft sein wird. Denn ein flexibles Arbeitsumfeld ermöglichst es den Mitarbeitern sicher und einfach auf Ressourcen zuzugreifen, die sie für eine produktive Arbeitsweise benötigen. 

Im Bezug auf Technologien am Arbeitsplatz kam die Studie zu folgendem Ergebnis: Im Hinblick auf das Berufsleben spielen moderne Technologien für die Gen Z eine entscheidende Rolle. Dabei gaben rund 91 % der Befragten an, dass die vom Arbeitgeber angebotenen Technologien für Sie ein Faktor wären, wenn sie sich zwischen mehreren gleichwertigen Jobangeboten entscheiden müssten. Gleichzeitig gaben 75 % der Teilnehmer an, dass sie gerne mit den aller neusten Technologien arbeiten würden.

Verschärfter Wettbewerb auf dem Arbeitsmarkt

Doch warum sollten Arbeitgeber überhaupt verstärkt auf die Bedürfnisse ihrer (potenziellen) Arbeitnehmer eingehen? Hier kommt der Fachkräftemangel in Spiel, mit dem sich HR-Verantwortliche nun schon seit über zwei Jahrzehnten auseinander setzen müssen. Ursprünglich konzentrierten sich Unternehmen im "War for Talents" darauf, die besten Absolventen angesehener Universitäten anzuziehen. Gleichzeitig konkurrierten die Absolventen untereinander um begehrte Positionen in nahmenhaften Unternehmen, die ihnen vielversprechende Karrierechancen und eine rosige Zukunft versprachen.

Doch diese Situation hat sich geändert. Seit Beginn der 2000er hat sich der Fokus vom "War of Talents" weg verschoben. Stattdessen haben Unternehmen begonnen, verstärkt um geeignete Nachwuchskräfte zu konkurrieren. Es sind nicht mehr nur die Absolventen renommierter Universitäten, die von Unternehmen in ihren individuellen "War for Talents" umworben werden. Es zeigt sich ein allgemeiner Mangel an Nachwuchskräften, den die Unternehmen bekämpfen müssen, um ihre langfristige Existenz zu sichern.

Das wünschen sich junge High Potentials

Aus diesem Grund sind Arbeitgeber im War for Talent gut beraten, die individuellen Bedürfnisse der neuen Arbeitnehmer Generation gezielt zu adressieren. Beispielsweise sind ihre Mitarbeiter heute „always on“ und das für Privates und Geschäftliches gleichermaßen. Dadurch kommt es zu dieser Vermischung der beiden Welten und Arbeit und Privatleben rücken ein Stück näher zusammen. So ist das Firmen-Smartphone eben nicht länger das Firmen-Smartphone, sondern einfach nur „mein Smartphone“. Ein Gerät, um privates und geschäftliches gleichermaßen zu erledigen. Sowieso möchte niemand gerne mehrere Geräte mit sich herumschleppen, nur weil der eigene Arbeitgeber unflexibel bei der Nutzung ist.

Dabei kann die Unterstützung der Individualität der Mitarbeiter-Ausstattung so einfach sein!

Die Arbeitgeber müssen für diese Individualität noch nicht einmal das IT-Budget aufstocken, denn der Gesetzgeber hat in diesem Fall schon gut mitgedacht: Er erlaubt im Einkommensteuergesetz §3 Nr. 45 nämlich nicht nur die steuerfreie Privatnutzung der „betrieblichen Datenverarbeitungs- oder Telekommunikationsgeräte“ (z. B. Smartphone, Tablet, Laptop), sondern erlaubt auch die steuerbefreite Gehaltsumwandlung durch den Arbeitnehmer, wenn sich dieser ein teureres Gerät wünscht.

Was bedeutet das konkret?

Auf diese Weiße bekommen Mitarbeiter weiterhin ein festes Budget für das vom Arbeitgeber vorgesehene Standard-Gerät, können nun aber auf ein höherwertiges Wunschgerät upgraden, indem sie die Differenz von ihrem Bruttolohn bezahlen. Und da diese Gehaltsumwandlung steuerbefreit ist, zahlt der Mitarbeiter entsprechend seiner Steuerklasse effektiv nur einen Bruchteil dieser Differenz.

So könnte ein Mitarbeiter, der Wert auf das neueste iPhone Modell legt (mtl. Miete z.B. 40€) das vom Arbeitgeber vorgesehen Budget von 20€ für ein günstigeres iPhone SE nutzen und die Differenz von 20€ über eine steuerbefreite Gehaltsumwandlung auf effektiv 11,60€ senken. Somit bekommt der Mitarbeiter seine Wunsch-Technik zum Spottpreis, während der Arbeitgeber seine Hardware-Ausgaben nicht erhöhen muss. Wichtig ist, dass solche Lösungen vor Umsetzung immer mit dem Steuerberater besprochen und entsprechend der individuellen Lohnsteuerklasse des Mitarbeiters errechnet werden sollten.

Ausblick in die Zukunft

Laut dem Weltwirtschaftsforum wird die Generation Z bis 2025 ein Drittel der erwerbstätigen Bevölkerung ausmachen. Um diese jüngeren Arbeitskräfte zu gewinnen, zu verwalten und zu halten, müssen Unternehmen einen anderen Ansatz verfolgen. Da Arbeitnehmer der Generation Z mit Technologie gut vertraut sind, können Unternehmen von dem "angeborenen Knowhow" der Nachwuchskräfte profitieren. Daher müssen Unternehmen ihr Denkweise ein Stückweit an diese jüngeren Arbeitnehmer anpassen und sie abholen, wo sie sind. Gerade im Bezug auf Technik kristallisiert sich hier die zunehmende Bedeutung von dem Konzept "Choose your own Device" heraus, was für Angestellte in dieser Altersgruppe sehr attraktiv ist. 

Im Gegenzug kann die Generation Z Unternehmen mit unverzichtbarem Wissen über soziale Medien und neuere Tools für künstliche Intelligenz punkten. Zusammenfassend kann man also festhalten, dass Unternehmen eine großartige Chance verpassen, wenn sie nicht die Fähigkeiten dieser Generation nutzen.

Was ist IT-Sourcing?

Im Zuge der Digitalisierung unterliegt auch der Bereich des Sourcings Veränderungen. Neben den herkömmlichen Outsourcing-Projekten treten neue Dienstleistungen wie Cloud-Computing, Künstliche Intelligenz und Data-Management auf die Agenda. Darüber hinaus ändert sich die Art der Zusammenarbeit von traditionellen Modellen zu agileren Ansätzen, die den herkömmlichen Beschaffungsprozess beeinflussen.

In diesem dynamischen Umfeld bleibt das Sourcing eine zentrale Disziplin im IT-Bereich, dessen Bedeutung in der Zukunft noch weiter zunehmen wird. Sourcing bezieht sich nicht nur auf die Fremdbeschaffung von Dienstleistungen, sondern sollte auch vermehrt auf die Steuerung, die partnerschaftliche Zusammenarbeit und die Weiterentwicklung der IT-Dienstleister. Die Qualität des Sourcings, einschließlich eines ganzheitlichen Ansatzes, klar definierter Prozesse und Transparenz in Bezug auf die Dienstleisterlandschaft, hat einen erheblichen Einfluss auf die Kernprozesse eines Unternehmens.

Was ist Multi-Sourcing?

Hierbei ist Multi-Sourcing (auch Multisourcing genannt) ein Ansatz für das Auslagern von IT-Betrieb und technischer Infrastruktur an eine Reihe von Anbietern, in der Regel in Kombination mit einigen intern bereitgestellten Elementen der IT. Der Multisourcing-Ansatz unterscheidet sich von vollständig internen IT-Bereitstellungs- und Einzelanbieter-Outsourcing-Modellen.

Oft wird das IT-Providermanagement eines Unternehmens seine Multisourcing-Vereinbarungen unter Aufsicht und unter Einbeziehung seines Rechtsteams, IT-Personals und anderer Führungskräfte überwachen. Ein guter Ausgangspunkt besteht darin, Dienstleistungsanbieter mit ähnlichen Unternehmenskulturen auszuwählen. Zusätzlich sollten Organisationen starke Unternehmensführungsstrategien in Bezug auf IT-Anbieterbeziehungen entwickeln und die Details in Service Level Agreements (SLAS) festlegen. Dies fördert eine bessere Zusammenarbeit und eine nahtlosere Bereitstellung von Dienstleistungen über organisatorische Grenzen hinweg.

Vorteile von Multi-Sourcing im Überblick

Dabei bietet Multi-Sourcing zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Im Grunde reduziert man das Risiko, indem man die Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter minimiert und und auf mehrere externe Dienstleister aufteilt. Dies ist besonders wichtig, um Störungen und Ausfälle entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu vermeiden. Des Weiteren optimiert Multi-Sourcing die IT-Beschaffung, indem es verschiedene IT-Services von Anbietern mit Expertise bezieht, während das Unternehmen sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren kann.

Zudem fördert Multi-Sourcing den Wettbewerb zwischen den Anbietern, was die Kosten senken kann. Denn der Konkurrenzdruck kann die Provider dazu bringen, die Kosten für wiederkehrende Serviceverträge zu reduzieren, was zu erheblichen Kosteneinsparungen für das Unternehmen führt.

Outsourcing ist besser als Eigenerstellung

Generell ist IT-Outsourcing eine sinnvolle Wahl, wenn Skaleneffekte oder externes Fachwissen benötigt werden, da es oft effektiver ist als die interne Leistungserbringung. Wenn ein Unternehmen Prozesse skalieren oder auf spezialisiertes Know-how zugreifen muss, kann die Auslagerung von IT-Dienstleistungen eine vorteilhafte Option sein. gerade wenn unternehmensinterne Ressourcen begrenzt sind.

Ermöglicht neue digitale Services

Die digitale Transformation eröffnet neue Möglichkeiten für IT-Outsourcing und die Realisierung moderner und kosteneffizienter IT-Beschaffungsstrategien. Früher wurden Outsourcing-Verträge oft mit einem einzigen Dienstleister abgeschlossen, aber heute setzen Unternehmen vermehrt auf Lösungen, die mehrere Anbieter einbeziehen.

Laut einer Gartner-Studie wird erwartet, dass die weltweiten IT-Ausgaben bis 2023 auf 4,6 Billionen US-Dollar steigen. Schon 2020 gaben 78% der befragten Unternehmen in einer Deloitte-Umfrage an, mindestens eine IT-Funktion oder einen Prozess ausgelagert zu haben. 

Unternehmen verfolgen bei der Entscheidung für IT-Sourcing und Outsourcing hauptsächlich Ziele wie Kosteneinsparungen, Qualitätsverbesserung, Flexibilität und Skalierbarkeit ihrer IT-Services.

Ausrichtung der Sourcing Strategie

Die Wahl einer Sourcing-Strategie sollte eng mit der allgemeinen IT-Strategie und Ausrichtung des Unternehmens verknüpft werden. Je nachdem, ob hier Kostensenkung. einen hohe Qualität oder die bessere Skalierbarkeit angestrebt wird, sollte die Sourcing-Strategie entsprechend ausgerichtet werden. Wer Kosten in der IT senken möchte, kann auf kostengünstigere as-a-Service-Modelle zurückgreifen und dadurch die Ausgaben am Bedarf messen. Wer eine W

Qualitätssteigerung erreichen möchte, sollte bestenfalls den Schwerpunkt auf transparente Kontrolle und Erfahrung legen. Wenn Skalierbarkeit das Hauptziel ist, sollte die Sourcing-Strategie auf nachhaltige Geschäftsprozesse mit großer Anpassungsfähigkeit ausgerichtet sein.

Neben der Ausrichtung der IT-Sourcing-Strategie gibt es einen weitere strategische Entscheidung zu treffen: Denn man kann entweder ausschließlich zusätzliche Kapazitäten oder ein gesamtes IT-System sourcen. 

Sourcing von Kapazitäten

Beim Kapazitäts-Sourcing handelt es sich um eine Erweiterung des bestehenden internen Teams oder Ökosystems eines Unternehmens. So behält das Unternehmen weiterhin die Kontrolle über die operative Steuerung dieses erweiterten Teams. In Bezug auf die Organisationsstruktur ergeben sich keine Veränderungen, und die Art und Weise, wie die IT gesteuert wird, bleibt unverändert. Diese Strategie wird in der Regel bei Dienstleistungen mit hoher Kundenorientierung eingesetzt, die entweder das Kerngeschäft des Unternehmens ausmachen oder einen Wettbewerbsvorteil bieten.

Sourcing von IT-Services

Im Gegensatz zum Kapazitäts-Sourcing handelt es sich beim Sourcing von IT-Services um die Ersetzung bestehender interner Dienstleistungen. Hierbei werden sowohl die operativen Aufgaben als auch die Kontrolle ausgelagert, und das Unternehmen behält lediglich eine Überwachungsfunktion. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, eigene Ressourcen zu entlasten und sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

Das Sourcing von IT-Services betrifft in der Regel den IT-Betrieb, wie beispielsweise das Anwendungsmanagement oder den Support, aber auch temporäre Aufgaben wie die Umsetzung neuer regulatorischer Anforderungen. Wenn der IT-Betrieb ausgelagert wird, sind strukturelle Veränderungen in der Organisation erforderlich.

In 4 Schritten zur optimalen Sourcing-Strategie

Nun stellt sich die Frage, inwiefern man eine nachhaltige und effiziente IT-Sourcing-Strategie aufbauen kann, wenn man bisher noch keinem klaren Ziel gefolgt ist. Anhand der folgenden vier Schritte kann Schritt-für-Schritt die passenden Strategie aufbauen. 

Ziele definieren

Bei der strategischen Entscheidungsfindung geht es darum, ob und wie man IT-Dienstleistungen von externen Anbietern beschaffen sollte. Dies kann verschiedene Formen annehmen, wie Einzelbeschaffung, Doppelbeschaffung oder Mehrfachbeschaffung. Die Grundlage für die IT-Beschaffungsstrategie beruht auf den vorab definierten Zielen des Unternehmens, wie:

• Kostenreduktion
• Qualitätsverbesserung
• Steigerung der Flexibilität
• Fokussierung auf Kernkompetenzen
• Zugang zu speziellem Fachwissen
• Erfüllung von Compliance- und Sicherheitsanforderungen

Jeder CIO muss demnach versuchen, die am besten geeignete IT-Beschaffungsstrategie zu identifizieren und umzusetzen.

Ist-Aufnahme der aktuellen IT-Umgebung

Nach der Festlegung der IT- und Unternehmensziele, ist eine genaue Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur notwendig. Dies beinhaltet die Struktur der angebotenen Dienstleistungen, die Kostenstruktur, die Organisationsstruktur, das Niveau der Prozessreife sowie die bisherige Fähigkeit zur Steuerung der IT. 

Besonders im Hinblick auf das Outsourcing von IT-Services und die notwendigen Vorbereitungen innerhalb der Organisation ist die genaue Erfassung der aktuellen Situation von großer Bedeutung.

Bewertung von Handlungsoptionen

Um die festgelegten IT-Sourcing-Ziele zu erreichen, sollte man verschiedene Handlungsoptionen ausarbeiten, diese umfassend bewerten und dokumentieren. Zunächst identifizieret man strategisch wichtige und unternehmenskritische Dienstleistungen sowie die Kernkompetenzen des Unternehmens. Dann bewerten man die Dienstleistungen anhand einer Stärken-Schwächen-Analyse hinsichtlich ihrer Leistungsfähigkeit. Daraus ergeben sich Handlungsoptionen oder Sourcing-Szenarien, die man im nächsten Schritt anhand relevanter Kriterien bewertet.

Entwickeln von Szenarien

Durch die Beschreibung und Bewertung verschiedener Sourcing-Szenarien werden detaillierte  Zielvorstellungen entwickelt. Diese Szenarien dienen als Grundlage für eine Entscheidungsvorlage für das Management. Ob man sich für die "Selber machen", "Kaufen" oder "Hybrid" entscheidet, hängt von den individuellen Bedürfnissen und Ressourcen ab. 

Kaufen, Mieten oder Selbst machen? Die Make or Buy Entscheidung

Im Rahmen der strategischen Planung muss für jede Anwendungslandschaft festgelegt werden, wer für die Betreuung und Weiterentwicklung der Anwendungen und der dazu benötigten IT-Infrastruktur verantwortlich ist. Bei der Entwicklung einer passenden Sourcing-Strategie ist es wichtig, neben den möglichen Vorteilen bestimmter Sourcing-Varianten wie Kaufen auch immer geeignete Eigenfertigung zu berücksichtigen. Es kann vorteilhaft sein, bestimmte IT-Dienstleistungen im eigenen Unternehmen zu behalten:

1. Wenn es sich um Kernprozesse handelt, die für den Wettbewerb entscheidend sind und daher intern geschützt werden müssen.
2. Wenn bereits verlorenes Fachwissen wieder aufgebaut werden muss, beispielsweise im Zuge einer strategischen Neuausrichtung.
3. Wenn der Zeitaufwand für die Steuerung externer Anbieter zu hoch ist.
4. Wenn die Abhängigkeit von externen Anbietern reduziert werden soll, insbesondere bei Qualitätsproblemen.

Fazit

In der heutigen digitalisierten Geschäftswelt ist das effiziente Management von IT-Ressourcen entscheidend. Die Wahl der richtigen IT-Sourcing-Strategie hat erhebliche Auswirkungen auf die Unternehmensleistung, Kosten und Wettbewerbsfähigkeit. IT-Outsourcing ist oft effektiver als die interne Leistungserstellung, insbesondere wenn Skaleneffekte oder spezialisiertes Wissen erforderlich sind. Abschließend sollte die Sourcing-Strategie sollte mit den Unternehmenszielen und der IT-Strategie in Einklang stehen. 

Was ist PaaS?

Im Allgemeinen ist PaaS (Platform-as-a-Service) ein Cloud-Computing-Modell, das Unternehmen eine komplette Cloud-Plattform für die Entwicklung und Verwaltung von Anwendungen bietet. Bei einer PaaS-Umgebung entfallen die Kosten und Komplexität einer lokalen Infrastruktur. Dabei übernimmt der PaaS-Provider alle Hosting Aufgaben wie Server, Netzwerke und Datenbanken, also stellt der PaaS-Anbieter die komplette Rechenleistung zur Verfügung. Häufig wird die Bereitstellungsumgebung in der Cloud über Webanwendungen angeboten, worauf man dann über das Internet zugreifen kann.

Wie funktioniert PaaS?

Mit Platform-as-a-Service entwickelt man sein Produkt ähnlich wie in einer eigenen Entwicklungsumgebung. Nachdem man den Code erstellt hat, lädt man ihn einfach auf die Plattform hoch. Hier wird er in einem passenden Container bereitgestellt und ausgeführt, sodass man Änderungen direkt sehen kann. Viele PaaS-Dienste können verschiedene Versionen eines Programms gleichzeitig laufen lassen - ideal für Live-Tests oder Rollbacks.

Hierbei ist ein gängiges Beispiel für PaaS Webhosting-Dienste: Denn dort schreibt man den Code und der Dienst zeigt dann die eigene Webseite an. Dabei muss man sich nicht um Speicher, Wartung oder Datenbanken kümmern, sondern übernimmt lediglich die Kernaufgabe.

Öffentliche, private und hybride Modelle

Generell gibt es für Platform-as-a-Service drei Hauptliefermodelle: 

• privat
• öffentlich
• hybrid

In der Public Cloud sind Dienste für alle über das Internet zugänglich und viele Nutzer teilen sich die Plattform. Hingegen ist die Private Cloud exklusiv und nur über sichere Netzwerke zugänglich. In der Regel kann diese intern (z.B. von einer IT-Abteilung) oder extern betrieben werden. Dabei kombiniert die hybride Cloud beide Modelle. Denn einige Dienste kommen aus der privaten, andere aus der öffentlichen Cloud, wobei die Vorteile beider Modelle optimal genutzt werden. Hierbei werden gleichzeitig sensible PaaS-Dienste sicher in der privaten Cloud und weniger kritische Ressourcen kosteneffizient aus der öffentlichen Cloud bezogen.

Die Vorteile von PaaS im Überblick

Viele Organisationen stehen unter steigendem Druck, Innovationen zu beschleunigen und gleichzeitig ihre IT-Kosten zu senken. Mit der Hilfe von PaaS können Entwicklungsteams ohne die Kosten und die Komplexität der Beschaffung, Bereitstellung, dem Betrieb und der Verwaltung einer Infrastruktur Geschäftsanwendungen entwickeln und bereitstellen. Demnach profitieren Unternehmen, die sich für PaaS-Anwendungen entscheiden, von zahlreichen Vorteilen.

Verkürze deine Entwicklungsdauer

Durch PaaS müssen keine Hardware und Software angeschafft oder installiert werden, um eine Anwendungsentwicklungsplattform aufzubauen und zu pflegen. Somit verringern sich die Wartezeiten für das Entwicklungsteam, welche durch den Aufbau solcher Umgebungen entstehen. Stattdessen kann man einfach die PaaS des Cloud-Anbieters nutzen und zeitnah mit der Ressourcenbereitstellung und Entwicklung beginnen.

Erweitere deine Ressourcenvielfalt

PaaS-Plattformen ermöglichen meistens einen breiteren Zugriff auf Anwendungsoptionen – von Betriebssystemen über Middleware und Datenbanken bis zu Entwicklungstools – als die meisten Firmen selbst realistisch oder aus finanziellen Gründen bereitstellen und pflegen könnten.

Erhöhe deine Skalierbarkeit

Bei einer hauseigenen Plattform kann das Hochskalieren teuer, oft nicht rentabel und manchmal ungenügend sein. Für erwartete Leistungssteigerungen muss man zusätzliche Ressourcen bereitstellen, von denen der Großteil bei geringem Datenverkehr nicht verwendet wird. Zudem kann man nicht schnell genug reagieren, um den plötzlichen Bedarfsanstieg zu bewältigen. Mit PaaS dagegen kann man bei Bedarf sofort zusätzliche Kapazitäten hinzufügen oder wieder abbauen.

Senke deine Kosten

PaaS hilft Unternehmen, Kosten zu sparen, da es die Notwendigkeit, in Betriebsmittel für das Aufbauen und Skalieren einer Anwendungsplattform zu investieren, überflüssig macht. Es kann auch die Ausgaben für Softwarelizenzen minimieren oder sogar ganz aufheben. Zudem reduzieren die von PaaS übernommenen Wartungsaufgaben, wie Updates und Patches, die Gesamtausgaben für die Anwendungsverwaltung.

Verbessere deine Sicherheitsmaßnahmen

Durch die Partnerschaft mit einem PaaS-Dienstleister können Sicherheitsentscheidungen konsistent gehandhabt werden. Dienste aus der Cloud ziehen Vorteile aus Expertenteams, die sich voll und ganz der Sicherheit widmen. Diese Dienste laufen auf professionell verwalteten Cloud-Plattformen, die global verteilt sind und grundsätzlich von jedem Ort zugänglich sind.

PaaS, IaaS & SaaS - Unterschiede zwischen den Cloud-Computing-Servicemodellen

"X-as-a-Service" (XaaS) steht allgemein für Dienste, die von externen Anbietern geliefert werden, Unternehmen sich auf ihre Kernaktivitäten, wie das Entwickeln und den Kundenkontakt, fokussieren können. Zu diesen Diensten gehören unter anderem IaaS (Infrastructure-as-a-Service) und SaaS (Software-as-a-Service). Doch wo liegen hier genau die Unterschiede zu PaaS?

PaaS vs. IaaS

Im Grunde bietet IaaS über das Internet Zugang zu grundlegender IT-Infrastruktur, wie physischen Servern, virtuellen Maschinen und Netzwerken, die von einem Cloud-Anbieter gehostet werden. Dadurch sparen Unternehmen Kosten und Mühen, die mit dem Besitz und der Wartung einer eigenen Infrastruktur einhergehen. Bei IaaS bringt das Unternehmen seine eigene Software und Anwendungen jedoch mit.

Jedes PaaS-Paket beinhaltet notwendigerweise die IaaS-Ressourcen, die für das Hosting benötigt werden, auch wenn sie nicht explizit als solche gekennzeichnet sind.

PaaS vs. SaaS

Hingegen steht SaaS für Anwendungssoftware aus der Cloud, die so genutzt wird, als ob sie direkt auf dem eigenen Endgerät installiert wäre. Manchmal ist auch ein Teil der Software tatsächlich lokal installiert. Durch SaaS können Firmen Software verwenden, ohne die Kosten und den Personalaufwand für deren Infrastruktur, Wartung und Updates zu übernehmen. Hierbei sind Salesforce und Slack typische Beispiele für SaaS, aber auch viele andere Webanwendungen lassen sich dieser Kategorie zuordnen.

Jedes SaaS-Angebot beinhaltet die notwendigen IaaS-Ressourcen für das Hosting und zumindest die benötigten PaaS-Komponenten für den Betrieb. Einige SaaS-Dienstleister offerieren auch separate PaaS-Lösungen, die es Dritten erlauben, das SaaS-Produkt zu individualisieren.

Anwendungsfälle für PaaS

In der Praxis setzen Unternehmen PaaS häufig in folgenden Bereichen ein:

Entwicklungsplattform: Mit PaaS erhalten Entwickler eine Plattform, um cloudbasierte Apps zu erstellen oder zu modifizieren. Es ist vergleichbar mit dem Erstellen von Excel-Makros: Entwickler verwenden vorgefertigte Softwarekomponenten. Dank integrierter Cloud-Eigenschaften wie Skalierbarkeit und Hochverfügbarkeit verringert sich der Entwicklungsbedarf.

Datenanalyse: PaaS stellt Tools zur Verfügung, mit denen Unternehmen Daten sichten, Muster erkennen und Vorhersagen treffen können. Dies unterstützt sie dabei, Vorhersagen zu treffen und Entscheidungen in Bereichen wie Produktentwicklung oder Investitionen zu treffen.

Zusatzdienste: PaaS-Dienstleister könnten auch zusätzliche Services anbieten, um Apps durch Funktionen wie Workflows, Sicherheitsfeatures oder Planungstools zu erweitern.

Zukunftsausblick: PaaS ist mehr als nur ein Trend

Die Evolution von PaaS-Lösungen führt zu ständigen Neuerungen und einer Vereinfachung des Ressourcen- und Applikationsmanagements. Unternehmen profitieren von einem reduzierten Administrationsaufwand und einer weniger komplexen Handhabung von Bereitstellung und Verwaltung. Vom Einrichten und Konfigurieren bis zum Unterhalten und Prüfen werden PaaS-Lösungen stetig besser und umfangreicher. Hierbei ergeben sich folgende Möglichkeiten:

• Effiziente und optimierte Verknüpfung von Haupt- und Drittanbietern
• Verstärkte Automatisierung und selbständige Verwaltung für betreute Dienstleistungen
• Direkte Integration von Technologien wie KI, IoT, Blockchain und Chatbots.

Da die Vorzüge von PaaS weiter wachsen, sollten Unternehmen und IT-Fachkräfte nun aktiv werden. Organisationen aller Größenordnungen können von den aktuellen Vorteilen profitieren und sich gleichzeitig für kommende Innovationen rüsten.

Fazit

Zusammenfassend bietet PaaS Unternehmen eine cloudbasierte Umgebung, die sowohl die Entwicklung als auch das Management von Anwendungen vereinfacht. Dieses Cloud-Computing-Modell eliminiert die Notwendigkeit einer lokalen Infrastruktur, da der PaaS-Anbieter sämtliche Hosting-Aufgaben übernimmt. Hauptvorteile von PaaS sind eine verkürzte Entwicklungszeit, erweiterte Ressourcenoptionen, verbesserte Skalierbarkeit, Kostenreduktion und fortgeschrittene Sicherheit. 

Angesichts der fortschreitenden Evolution und den sich erweiternden Möglichkeiten von PaaS sollten Unternehmen diese Technologie ernsthaft in Betracht ziehen, um zukunftsfit zu bleiben.

Was ist ERP?

ERP steht für Enterprise Resource Planning, was man als Planung der betrieblichen Ressourcen übersetzen kann. Es geht dabei um die optimale Organisation und Verwaltung der verschiedenen Produktionsfaktoren in einem Unternehmen. Dazu zählen unter anderem:

• Finanzmittel
• Betriebsmittel
• Arbeitskraft
• Personal

Viele setzen ERP-Systeme mit Systemen zur Warenwirtschaft gleich. Allerdings sind ERP-Systeme weitreichender und erfüllen die Bedürfnisse vor allem großer Firmen und Konzerne in vielen verschiedenen Bereichen. Während ein Warenwirtschaftssystem sich primär auf Lagerverwaltung, Logistik und Bestellwesen konzentriert, fokussiert sich ERP-Software auf die umfassende Planung und Zusammenführung aller wichtigen Daten, die für die gesamte Unternehmensressourcenplanung relevant sind.

Wodurch zeichnet sich ein ERP-System aus?

Je nach Branche können sich die Bedürfnisse an ein ERP-System unterscheiden. Daher ist es vorteilhaft, wenn ein System flexibel genug ist, um auf den spezifischen Sektor oder die Unternehmensgröße zugeschnitten zu werden. Aus diesem Grund sind viele ERP-Systeme modular gestaltet. Unternehmen können so die Software-Bausteine auswählen, die genau ihren Anforderungen entsprechen. Diese ERP-Systeme verbinden dann alle gewählten Funktionen über eine zentrale Datenplattform. Dadurch wird eine durchgängige und effektive Planung der Unternehmensprozesse über alle Bereiche und Sektionen hinweg ermöglicht.

ERP-Übersicht: Diese Systeme und Anbieter gibt es auf dem Markt

Um ERP-Systeme im Vergleich besser einordnen zu können, kann man zunächst zwischen drei verschiedenen Arten unterscheiden: Standard-, Individual- und Branchensoftware.

Standardsoftware

Generell nutzen viele Unternehmen heute eine Standard-ERP-Software, die eine Vielzahl von Funktionen bietet und durch zusätzliche Erweiterungen branchenspezifische Bedürfnisse erfüllt. Gerade im Dienstleistungsbereich liegt der Fokus auf immateriellen Dienstleistungen wie Beratung und Leistungserbringung. Deshalb sind hier ERP-Module für Projektmanagement, Dokumentenmanagement und CRM von hoher Bedeutung, um eine effektive Kundenkommunikation sicherzustellen.

Dagegen benötigen Handelsunternehmen eine Lösung mit Lieferantenintegration, umfangreicher Sortimentsverwaltungen und Tracking der Lagerbewegungen, wobei der Fokus auf dem Warenwirtschaftsmodul liegt. Für das produzierende Gewerbe sind Produktionsplanung, -steuerung und Rückverfolgung von Warenströmen entscheidend. Dabei sollte die ERP-Software sowohl Produktions- als auch Handels- und Dienstleistungsaspekte kombinieren. Dadurch können viele Branchen mit ähnlichen ERP-Anforderungen können durch moderne Standardsoftware effizient bedient werden.

Individualsoftware

Wegen des breiten Angebots an effizienter Standardsoftware tendieren nur wenige Unternehmen zu Individuallösungen, da deren Entwicklung zeit- und kostenintensiv ist. Dennoch gibt es Ausnahmen: Unternehmen mit einem speziellen Alleinstellungsmerkmal oder Wettbewerbsvorteil könnten von einer maßgeschneiderten Software profitieren, um ihre einzigartigen Prozesse besser zu unterstützen. Gerade Firmen, die ständig ihre Produkte und Dienstleistungen an neue Vorschriften anpassen müssen, könnten auch von Individualsoftware profitieren. Wenn Standard-ERP-Anbieter keine Erfahrung in solchen spezialisierten Branchen haben, sind maßgeschneiderte Lösungen möglicherweise die bessere Wahl.

Branchensoftware

Daneben sind Branchenlösungen oft spezifische Erweiterungen von standardisierten ERP-Programmen, entwickelt von Partner-Unternehmen, die auf bestimmte Wirtschaftszweige spezialisiert sind. Es handelt sich nicht um eigenständige Produkte, sondern um Zusätze, die branchenspezifische Anforderungen erfüllen. Obwohl sie nur einen kleinen Teil im ERP-System-Spektrum ausmachen, bieten sie entscheidende Vorteile. Trotz zusätzlicher Kosten für diese Lösungen verringert sich der Aufwand bei der Implementierung, da die branchenspezifischen Bedürfnisse präzise erfüllt werden.

Die wichtigsten ERP Anbieter im Detail

Gerade in herausfordernden Zeiten ist es hilfreich, den richtigen ERP-Anbieter an seiner Seite zu haben. Deshalb sollte man einen Anbieter auswähle, der die Kernprozesse des eigenen Unternehmens versteht und sich mit den spezifischen Anforderungen der Branche auskennt. Auf diese Weise kann man sich jederzeit auf seine Expertise verlassen und erhält Unterstützung dabei:

• mögliche Herausforderungen frühzeitig zu erkennen.
• Probleme in kürzester Zeit zu beheben.
• oder bestenfalls diese präventiv zu verhindern.

In Deutschland dominieren folgende ERP-Systeme den Markt für Geschäftssoftware, welche im folgenden Abschnitt näher vorgestellt werden.

SAP

Europas führender Softwarehersteller bedient weltweit über 335.000 Kunden mit etwa 12 Millionen ERP-Benutzern. Im Grunde bietet SAP drei verschiedene ERP-Systeme an: SAP S4/HANA ist auf Großkonzerne ausgerichtet, während KMUs zwischen SAP Business One und SAP Business ByDesign wählen können. Trotz innovativer Technologien wie IoT und Machine Learning bleiben diese Systeme auch für kleinere Kunden zugänglich. Dabei sind die Vorteile von SAP-Lösungen eindeutig: Durch die jahrzehntelange Expertise, individuelle Anpassbarkeit, einfache Bedienbarkeit und hohe Verfügbarkeit sowohl lokal als auch in der Cloud, sticht der Anbieter heraus. Hingegen haben die Systeme einen komplexen Aufbau, wodurch sie für sehr kleine Unternehmen weniger geeignet sind. Denn hierdurch können höhere Kosten entstehen, besonders wenn maßgeschneiderte Anpassungen erforderlich sind.

Oracle

Oracle ist einer der führenden Anbieter von ERP-Systemen und bietet mit Oracle Cloud ERP eine Suite von Cloud-basierten Anwendungen, die Unternehmen bei der Automatisierung von Betriebsabläufen unterstützen. Generell bietet das ERP-System von Oracle eine robuste, sichere und integrierte Lösung für Unternehmen jeder Größe. Es kombiniert modernste Technologie mit einer umfassenden Suite von Anwendungen, die viele Geschäftsanforderungen abdecken. Die Cloud-basierte Natur bietet Skalierbarkeit und Flexibilität, während die KI- und ML-Integrationen den Nutzern tiefe Einblicke und Automatisierung bieten.

Obwohl Oracle ERP viele Vorteile bietet, gibt es auch einige Nachteile, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Zum einen sind die Gesamtkosten und der Zeitaufwand der Implementierung verhältnismäßig hoch, weshalb man technische Expertise und Ressourcen benötigt. Auf der anderen Seite ist das System wenig flexibel und die Module können nicht eigenständig gewählt werden.

Microsoft

Des Weiteren ist eine beliebte Alternative Microsoft Dynamics NAV  von Microsoft, die sich auf Unternehmensverwaltung und Prozessoptimierung spezialisiert hat. Allerdings ist sie ebenfalls eher für Großunternehmen geeignet und integriert Bereiche wie Buchhaltung, Einkauf, Verkauf, Finanzen und Kundentransaktionen, wodurch umfangreiche Finanzprognosen möglich sind. Gleichzeitig bietet Dynamics NAV ein weltweites Partner-Netzwerk, das Anpassungen ermöglicht und eine vertraute Benutzeroberfläche, welche die Einarbeitung erleichtert. Ein Hauptnachteil sind die hohen Kosten, die es für viele kleinere Unternehmen ungeeignet machen.

Sage

Seit über 40 Jahren ist Sage im Bereich betriebswirtschaftlicher Software aktiv und hat sich mit 250.000 Kunden im deutschen Mittelstand als Marktführer etabliert. Ihr Produkt, Sage 100, richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen mit besonderen Anforderungen. Die Kernfunktionen umfassen Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft und Buchhaltung, können aber bei Bedarf erweitert werden. Generell zeichnet sich die Lösung durch hohe Flexibilität aus, da es modular erweiterbar ist. Zudem bietet es eine intuitive Benutzeroberfläche, internationale Anwendbarkeit durch Fremdsprachen- und Fremdwährungsfähigkeit, sowie die Verfügbarkeit als Desktop- und Cloud-Version. Leider besteht hier eine fehlende Kostentransparenz, da viele Preise nur auf Anfrage verfügbar sind.

Gibt es spezielle ERP-Software für bestimmte Zielgruppen und Branchen?

Im Allgemeinen haben Unternehmen unterschiedliche Anforderungen an ERP-Systeme, sodass kleine Firmen andere Bedürfnisse haben als Großkonzerne. Durch das steigende Angebot von ERP-Lösungen für KMUs in den letzten Jahren kann nun jedes Unternehmen eine passende Lösung für seine Bedürfnisse finden. Denn fast alle modernen ERP-Systeme sind modular aufgebaut. 

Dies ermöglicht es Unternehmen, aus verschiedenen Modulen und Funktionen die für sie passenden auszuwählen. Während einige ERP-Lösungen aufgrund ihres begrenzten Umfangs ideal für Kleinunternehmen sind, sind umfangreichere Lösungen besser für den Mittelstand oder Großkonzerne geeignet.

ERP-Systeme für kleine Unternehmen

Für kleine Unternehmen stellt die Einführung eines ERP-Systems eine kostenintensive Aufgabe dar, da oft erfahrene Mitarbeiter und Zeit für die Implementierung fehlen. Die meisten ERP-Systeme für Kleinunternehmen (10-49 Mitarbeiter) decken sämtliche Unternehmensbereiche ab und sind, mit wenigen Ausnahmen, auch für den Mittelstand geeignet. Weil viele ERP-Anbieter Unternehmen mit 10-250 Mitarbeitern als Zielgruppe haben, existiert meist keine spezielle ERP-Software nur für Kleinunternehmen. 

Stattdessen sind die Produkte so konzipiert, dass sie die Bedürfnisse sowohl kleiner als auch mittelständischer Unternehmen erfüllen. Es gibt jedoch auch Anbieter, die ERP-Lösungen speziell für Selbständige und Kleinstunternehmen (1-9 Mitarbeiter) bereitstellen. Der Schwerpunkt solcher Software liegt auf der einfachen Verwaltung von Grundprozessen, insbesondere in den Bereichen Warenwirtschaft und Finanzen.

ERP-Systeme für den Mittelstand

Nahezu alle ERP-Anbieter berücksichtigen die Anforderungen mittelständischer Unternehmen. Große Anbieter präsentieren spezialisierte Produkte, die branchenübergreifend auf den Mittelstand zugeschnitten sind und durch Partnerunternehmen mit branchenspezifischen Lösungen ergänzt werden. Zudem gibt es hunderte kleinerer ERP-Anbieter, die ihre Software speziell auf eine oder mehrere Branchen ausgerichtet haben. 

Dieses vielfältige Angebot, bestehend aus branchenübergreifenden und branchenspezifischen Lösungen, erschwert die Auswahl des passenden ERP-Systems für mittelständische Unternehmen. Der Mittelstand, als treibende Kraft der deutschen Wirtschaft, zeichnet sich durch flexible und dynamische Geschäftsmodelle aus. Diese Flexibilität erfordert allerdings auch entsprechend angepasste und leistungsfähige ERP-Softwarelösungen.

Darauf sollten KMUs beim ERP-System-Vergleich achten

Bei der Suche nach einem ERP-System sollten Unternehmen sicherstellen, dass die Software zu ihrer Größe und Struktur passt. Dies erfordert eine genaue Prüfung des Leistungsumfangs und der erforderlichen ERP-Prozesse. Während in der Vergangenheit hauptsächlich große Konzerne von ERP-Systemen profitierten, gibt es heute viele Lösungen speziell für kleine und mittelständische Unternehmen. 

Cloud-ERP-Software für den Mittelstand und KMU 

Generell kann eine cloudbasierte ERP-Software kann für kleine und mittlere Unternehmen eine gute Alternative zur herkömmlichen Lösung darstellen. Durch die niedrigen Anschaffungskosten, erhebliche Zeitersparnisse und trotzdem hohes Maß an Datensicherheit stellen sie eine attraktive Option dar. Allgemein wird das Cloud-Modell bei KMU immer beliebter, da es ermöglicht, das ERP-Programm mit geringen Kosten aktuell zu halten. 

Außerdem ist keine außergewöhnliche IT-Expertise für die Inbetriebnahme erforderlich, denn ein einfacher Browser reicht in den meisten Fällen aus. Gleichzeitig erfordern solche Systeme keine oder eine einfache Wartung, wodurch die IT-Kosten vorhersehbar und skalierbarer sind. Im Gegensatz zu traditionellen Systemen entfällt bei Cloud-ERP die zeitaufwändige und kostenintensive Implementierung. So können Unternehmen innerhalb weniger Tage moderne Online-Lösungen in ihre Geschäftsprozesse integrieren, selbst bei komplexeren ERP-Systemen. 

(Infografik hier einfügen)

ERP in IT-Systemhäusern - Nicht die beste Wahl?

Viele Systemhäuser setzen auf eine ERP-Software, die in der Vergangenheit mühsam implementiert wurde und nun als Universalwerkzeug für sämtliche Geschäftsvorgänge dient. Doch was viele MSPs übersehen: Diese ERP-Software wurde eigentlich für ein ganz anderes Geschäftsprinzip entwickelt. Ursprünglich sind ERP-Systeme darauf ausgelegt, transaktionsbasierte Geschäftsprozesse zu verwalten. Deshalb sind sie nicht ideal für IT-Dienstleister, die ihr Geschäft auf regelmäßige Managed Services ausrichten möchten.

Zweckfremder Einsatz von ERP-Lösungen

In der Vergangenheit waren ERP-Systeme nicht für die Durchführung von Service- und Projektverträgen konzipiert. Bei größeren Aufträgen griff man auf separate Ticketsysteme oder Projektmanagement-Systeme zurück, um die fachliche Steuerung der Aufträge vorzunehmen. 

Bei Managed Services handelt es sich oft um kleinere, wiederkehrende Aufgaben, wie das Einrichten eines neuen Arbeitsplatzes. Bei diesen Aufgaben ist es ineffizient, jedes Mal eine detaillierte Auftragsplanung mit dem Kunden durchzuführen. Stattdessen sollten Techniker schnell und übersichtlich auf alle Auftragsdetails zugreifen können, um diese reihenweise zu bearbeiten. Viele IT-Systemhäuser nutzen ihr Ticketsystem für diese Art von Aufgaben, wobei in manchen Fällen sogar direkt vom Kunden ein Ticket per E-Mail eröffnet wird. Obwohl solche Systeme effizient erscheinen, weisen sie mehrere bedeutende Nachteile auf.

Und das ist nur ein Grund, weshalb herkömmliche ERP-Systeme nicht optimal für das Managed Services Business geeignet sind. Die Geschäftsmodelle unterscheiden sich grundlegend, und die Einschränkungen der ERP-Software im Service-Lifecycle Management erschweren eine effiziente Abwicklung und Abrechnung der Services. Die Verwendung von Ticket-Systemen als Ergänzung ist ein suboptimaler Workaround, der die Prozesseffizienz und Transparenz beeinträchtigt. Eine ideale Software-Lösung für das Managed Services Business sollte die kaufmännischen Aspekte nahtlos mit der Auftragsbearbeitung und dem Service Lifecycle Management verbinden.

Fazit

In der Ära der Digitalisierung spielen IT-Dienstleister und Managed-Service-Anbieter (MSPs) eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung von Unternehmen in technologischen Belangen und Infrastrukturentwicklung. Ein effizientes MSP-Management erfordert spezialisierte Tools, wobei ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) oft zur Strukturierung von Managed Services eingesetzt werden.

ERP ermöglicht die ganzheitliche Planung und Verwaltung von Unternehmensressourcen. Bei der Auswahl eines ERP-Anbieters sollten Unternehmen deren Spezialgebiete und die Anpassungsfähigkeit an die jeweilige Branche berücksichtigen. Zu den führenden Anbietern zählen SAP, Microsoft, Sage und Mesonic, welche speziell für Großkonzerne entwickelt wurden. Aus diesem Grund sollte man kostengünstigere Alternativen in Betracht ziehen, um das eigene Business effizienter zu gestalten.

Capex und Opex im IT-Umfeld 

CapEx (Capital Expenditures) und OpEx (Operational Expenditures) sind zwei verschiedene Arten von Ausgaben, die Unternehmen tätigen. Beide Ausgaben werden unterschiedlich behandelt und können aus verschiedenen Perspektiven betrachtet werden:

Art der Ausgaben: Hierbei sind CapEx Investitionsausgaben in physisches Vermögen, welche dem Unternehmen für einen längeren Zeitraum zur Verfügung stehen wie Büroausstattung oder die IT-Infrastruktur. Diese Investitionen sind dazu gedacht, langfristigen Nutzen zu schaffen und dienen oft der Erweiterung oder Erneuerung der Unternehmenskapazitäten. Hingegen sind OpEx wiederkehrende Aufwendungen, die notwendig sind, um den täglichen Betrieb eines Unternehmens aufrechtzuhalten wie Personalkosten, Mieten und Marketingkosten.

Buchhalterische Behandlung: Capital Expenditures werden in der Bilanz als Anlagevermögen ausgewiesen und über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben. Die Abschreibung verteilt den Kosten des Anlageguts über mehrere Jahre und beeinflusst somit die Gewinn- und Verlustrechnung über diesen Zeitraum. Operational Expenditures werden direkt in der Gewinn- und Verlustrechnung des Zeitraums erfasst, in dem sie anfallen, und verringern sofort den Gewinn.

Steuerliche Behandlung: Da CapEx-Investitionen über mehrere Jahre abgeschrieben werden, bietet dies steuerliche Vorteile über die gesamte Bilanzierungsperiode hinweg. Da CapEx-Investitionen direkt als Kosten verbucht werden, reduzieren sie das steuerpflichtige Einkommen und damit die Steuerbelastung des Unternehmens für das jeweilige Geschäftsjahr.

Auswirkung auf die Liquidität: Oftmals sind CapEx größere, einmalige Ausgaben, die einen erheblichen Cash-Outflow bedeuten. Dagegen sind OpEx widerkehrende Zahlungen, die meistens vorhersehbar sind.

Demnach bezieht CapEx auf größere Anschaffungen, die für langfristige Zwecke getätigt werden, während OpEx laufende Kosten sind, die für den täglichen Geschäftsbetrieb anfallen. Beide haben unterschiedliche Auswirkungen auf die Finanzberichte und Steuern eines Unternehmens.

Was zählt zu Capex?

Generell ist ein Capital Expenditures ein Investitionsaufwand, um physische Vermögenswerte zu erwerben oder zu verbessern. Im Kontext der IT umfasst das typischerweise:

• Hardware-Käufe: Server, Computer, Laptops, Netzwerkgeräte, Drucker oder Datenspeicherlösungen. 
• Software-Lizenzen: Einmalige Lizenzkosten für Softwareprodukte oder die Entwicklung von maßgeschneiderter Software, die als Anfangsinvestition gezählt werden können. 
• IT-Infrastruktur: Investitionen in Rechenzentren, Netzwerkinfrastruktur oder physische Sicherheitssysteme.
• Implementierung und Einrichtung: Kosten, die mit der Beschaffung neuer Systeme, Plattformen oder Technologien verbunden sind, wie Gebühren für externe Berater oder Dienstleister.
• Upgrade: Bedeutende Verbesserungen oder Erweiterungen von bestehenden Systemen oder Infrastrukturen, die die Lebensdauer des Vermögenswertes verlängern oder seinen Wert erhöhen.

Was zählt zu Opex?

Dagegen sind Operational Expenditures alle laufenden Kosten, die ein Unternehmen für den Betrieb seiner Geschäftstätigkeit aufwendet. Im Kontext der IT können das ähnliche Aufwendungen wie bei CapEx sein, nur das diese nicht gekauft sondern gemietet werden. Beispielsweiße können Software Lizenzen als SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) oder Cloud-Datenbanken verwendet werden, bei denen monatliche oder jährliche Gebühren anfallen. 

Daneben fallen regelmäßige Aufwendungen für Dienstleistungen im Bereich Wartung und Support an, um die IT-Systeme auf dem neusten Stand zu bringen. Des Weiteren zählen hierzu laufende Verträge für Sicherheitssoftware, Virenschutz und Firewall-Dienste, sowie monatliche Gebühren für Internetverbindung, Mobilfunkverträge oder VoIP-Dienste. Gleichzeitig werden darunter auch Löhne und Boni für die Mitarbeiter in IT-Teams gezählt ebenso wie Kosten für Schulungen, Zertifikate und Weiterbildungen.

Welche Vorteile bietet die Verlagerung von CapEx zu OpEx?

In den letzten Jahren hat sich insbesondere im IT-Bereich von Unternehmen ein deutlicher Trend von CapEx zu OpEx gezeigt. Dies ist insbesondere durch die Zunahme von "as a Service"-Angeboten und Cloud-Lösungen getrieben worden. Statt zentrale Ressourcen selbst zu erwerben, ziehen viele Unternehmen es vor, diese zu mieten. Dies gilt sowohl für Software-Lizenzen als auch für Hardware wie Server, Netzwerkinfrastruktur und Laptops, die nun häufig von Drittanbietern bereitgestellt und je nach Nutzung bezahlt werden.

Dieser Trend, von einem Kaufmodell zu einem Mietmodell zu wechseln, ist allerdings nicht nur in der IT-Branche zu beobachten. Das Umstellen von CapEx auf OpEx zeigt sowohl kurzfristig als auch langfristig in vielen Sektoren Vorteile auf.

Minimiere dein Finanzierungsrisko

Wenn Unternehmen von CapEx auf OpEx umstellen, verringern sie ihre anfänglichen Investitionskosten. Dadurch reduziert sich auch das damit verbundene Investitionsrisiko, besonders in unsicheren Geschäftszeiten. Indem man sich mehr auf laufende Betriebsausgaben konzentriert, minimiert man Unternehmensrisiken.

Zudem kann das Unternehmen, durch die Verminderung von Investitionskosten, sein Umlaufvermögen reduzieren. Indem man keine Vermögenswerte bereithält, die zeitweise nicht ausgelastet sind, wird weniger Kapital festgelegt. Das Unternehmen hat somit mehr verfügbare Mittel, die anderswo rentabel investiert werden können. Ein geringerer Investitionsbedarf erleichtert zudem den Start neuer Unternehmen, da hohe Anfangsinvestitionen, etwa für die Erstausrüstung von Büros, entfallen.

Erhöhe deine Flexibilität

In der Regel gibt es keine Verpflichtung über die Vertragslaufzeit hinaus. Wenn es im Vertrag mit dem externen Anbieter festgelegt ist, können die Betriebskosten meist einfach an den aktuellen Bedarf angepasst werden, was sie vorhersehbarer macht. Man kann schnell und oft ohne zusätzliche Kosten auf veränderte Anforderungen oder Gegebenheiten reagieren. Weil der externe Anbieter für die technischen Geräte verantwortlich ist, kann man immer mit der neuesten Technologie arbeiten.

Hierfür sind ein gutes Beispiel gängige Cloud-Dienste: Der Provider sorgt für ständige technische Aktualisierungen, ohne dass dem Kunden zusätzliche Kosten entstehen. Dies ist besonders wertvoll in einer Zeit, in der Technologien schnell veralten. Das Gleiche gilt für Schäden. Da die Geräte im Besitz des Dienstleisters sind, liegt die Verantwortung für Reparaturen oder Ersatz bei ihm.

Optimiere deine Steuern

Generell werden Betriebsausgaben (OpEx) im Rechnungszeitraum erfasst, in dem sie entstehen, und reduzieren direkt den Gewinn in diesem Zeitraum. Dagegen werden Investitionen in Anlagegüter (CapEx) nicht direkt als Kosten verbucht. Aus betriebswirtschaftlicher und steuerlicher Perspektive werden sie stattdessen als Vermögensübertragung von flüssigen Mitteln zu langfristigen Anlagen betrachtet. Somit entstehen Kosten erst durch den allmählichen Wertverlust des Anlageguts. Dieser Wertverlust, auch Abschreibung genannt, wird über die Nutzungsdauer verteilt und kann steuerlich geltend gemacht werden, wodurch er den Gewinn in der jeweiligen Periode mindert.

Wechsel eröffnet neue Geschäftsmodelle

Die Vorteile einer Umstellung von Capex auf Opex sind vielfältig, sowohl in wirtschaftlicher als auch in bilanzieller Hinsicht. Allgemein ermöglichen "As a Service"-Modelle einem Unternehmen, insbesondere kleineren und mittleren Unternehmen (KMUs) mit dem Wunsch nach mehr Digitalisierung, den Zugriff auf Technologien, die sonst aufgrund hoher Anfangskosten unerreichbar wären.

Hierbei ist ein gängiges Beispiel das "Internet of Things" (IoT). Denn die Einführung von IoT erfordert typischerweise Investitionen in Hardware wie Gateways und Sensoren, Software und damit verbundene Dienste, etwa zur Analyse von Maschinendaten für proaktive Wartung. Für viele Firmen wird diese Einführung erst durch den Übergang von einer einmaligen großen Ausgabe (Capex) zu regelmäßigen, kleineren und besser kalkulierbaren Kosten (Opex) realisierbar.

Im IoT-Segment erleben wir, wie As-a-Service-Modelle eine Transformation für Produkthersteller einleiten. Dank IoT-Technologien können Produzenten ihre Erzeugnisse effizienter überwachen und regulieren. Dieser Ansatz ermöglicht eine Geschäftsmodell-Revolution: Statt Produkte einmalig zu verkaufen, können sie nun als Service oder nach tatsächlicher Nutzung verkauft werden.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass CapEx und OpEx zwei unterschiedliche Ausgabenarten für Unternehmen darstellen. Auf der einen Seite betrifft CapEx langfristige Investitionen in physisches Vermögen wie IT-Infrastruktur und bietet steuerliche Vorteile durch Abschreibungen über mehrere Jahre. Auf der anderen Seite OpEx umfasst laufende Kosten für den täglichen Betrieb, die sofort den Gewinn beeinflussen. Der Trend zeigt, dass Unternehmen vermehrt von CapEx zu OpEx wechseln, was von "as a Service"-Angeboten angetrieben wird. Dadurch können sie Finanzrisiken minimieren, die Flexibilität erhöhen und von technologischen Innovationen profitieren.

Was bedeutet Lieferantenmanagement?

Lieferantenmanagement, auch als Supplier Relationship Management (SRM) bekannt, bezeichnet die Methoden und Prozesse, die ein Unternehmen einsetzt, um seine Beziehungen zu seinen Lieferanten effektiv zu verwalten. Diese Praxis ist häufig bei der Abteilung Einkauf angesiedelt und enthält die Auswahl folgende Bestandteile:

• Lieferantenauswahl
• Verhandlung von Vertragsbedingungen
• Überwachung der Leistungsfähigkeit
• Lieferantenbewertung
• Kommunikation mit den Lieferanten
• Lieferantenentwicklung und Lieferantenbeziehung

Im Grunde versucht das Lieferantenmanagement die interne Wertschöpfungskette zu verbessern und gleichzeitig eine koordinierte Integration von Lieferanten aufzubauen. Da der Anteil an Fremdleistungen konstant steigt, gewinnt dieser Bereich zunehmend an Bedeutung. 

Ziele des Lieferantenmanagements

Im Allgemeinen sollte ein effektives Lieferantenmanagement die Beziehung zu Lieferanten gestalten und optimieren, wodurch eine stabile Lieferantenbasis aufgebaut wird. Dadurch können Kosten für die Beschaffung minimiert und die Leistung der Zulieferer transparent gemacht werden. Dafür sollte eine einheitliche Methodik für die Analyse bestehender und potenzieller Lieferanten entwickelt werden, um die Auswahl der Lieferanten strategisch durchzuführen. 

Strategisches Lieferantenmanagement

Die strategischen Ziele des Lieferantenmanagements konzentrieren sich auf die systematische Steuerung der Beziehung zu den Lieferanten über einen mittel- bis langfristigen Zeitraum. Hierbei soll die Qualität der Lieferungen kontinuierlich gesteigert werden, die Kosten und mögliche Risiken zu verringert werden. Diese Ziele stehen in direktem Zusammenhang mit der Weiterentwicklung der Lieferanten und der internen Wertschöpfung im Unternehmen.

Ein Beispiel für eine solche strategische Maßnahme ist die frühzeitige Implementierung von Beziehungen zu alternativen Lieferanten, um das Risiko einer zu starken Abhängigkeit von einem bestimmten Lieferanten zu verringern. Dadurch kann auch das Risiko von Versorgungsengpässen minimiert werden.

Operatives Lieferantenmanagement

Dagegen sind operative Ziele stärker auf die Produktentwicklung und Herstellung ausgerichtet. Im Gegensatz zur strategischen Ebene, die sich auf langfristige Ziele konzentriert, hat das operative Lieferantenmanagement eher kurzfristige Ziele im Blick. Beispielsweise sind operative Teams im Lieferantenmanagement bemüht, verschiedene Lieferanten für spezifische Aufträge zu vergleichen, Einkaufskosten durch die Zusammenfassung des Einkaufsvolumens zu reduzieren, Lieferzeiten auszuhandeln oder Möglichkeiten zur Optimierung zu identifizieren.

Aufgaben im Lieferantenmanagement

In der Regel hat ein funktionierendes Lieferantenmanagement verschiedene Aufgaben, die sich in vier Bereiche unterteilen lassen:

• Lieferantenidentifikation und -auswahl 
• Lieferantenanalyse
• Lieferantencontrolling
• Lieferantenstamm bewerten

Diese Aufgaben sind alle in einem Lieferantenmanagementprozess gebündelt und werden insgesamt auf vier bestimmte Rollen aufgeteilt. 

Projektmanagement

Übergeordnet steht das Projektmanagement, welches überwacht, dass der Prozess klar und konsequent umgesetzt wird. Dabei fungiert es als eine Art Bindeglied, dass die Bedürfnisse der internen Stakeholder mit den innovativen Ideen der aktuellen Lieferanten verknüpft. Oft werden Projektmanager deshalb als Beziehungsmanager bezeichnet. Denn sie müssen den besten Lieferanten für interne Anforderungen identifizieren und mit den Bedarfsträgern zusammenbringen. Durch die Doppelfunktion als Zuständiger für Sourcing-Prozesse, kann er stets über Trends und potenzielle Lieferanten informiert bleiben.

Informationsmanagement

Daneben ist ein Informationsmanager ist für das Informationsmanagement zuständig. Hierbei sind seine Aufgaben die Erfassung und Analyse wichtiger interner Informationen, sowie die Sammlung und Analyse von Daten zu externen Märkten und Lieferanten. Gleichzeitig betreut er die Durchführung von Lieferantenbewertungen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung und die Digitalisierung von Schnittstellen im Managementprozess. Somit kann ein schneller und effizienter Informationsaustausch zwischen Einkauf, anderen Bereichen und den Lieferanten gewährleistet werden.

Qualitätssicherung

Ferner entwickeln und verbessern Verantwortliche in der Qualitätssicherung quantitative und qualitative Methoden für Kernprozesse im Einkauf. Dort liegt der Fokus auf Digitalisierung, sowie der Bereitstellung geeigneter Werkzeuge für Einkäufer zur Umsetzung von strategischen und operativen Einkaufsprozessen. Gleichzeitig spielt es hier eine zentrale, digitale Lieferantenplattform für effektives Lieferantenmanagement auszuwählen. Außerdem vereinfachen sie den gesamten Ablauf und dokumentieren alle Fortschritte ebenso wie die daraus resultierenden Informationen, für jeden zugänglich.

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Assistenz

Im Bereich Assistenz sind administrative und unterstützende Aufgaben die Haupttätigkeit. Diese Tätigkeiten machen etwa 30 Prozent aller Aufgaben im Lieferantenmanagement aus und sind branchenübergreifend wichtig. Beispiele für Assistenzaufgaben sind die Protokollführung bei Meetings, die Koordinierung und Pflege von Terminen mit Lieferanten und die Entlastung der Mitarbeiter.

Prozess im Lieferantenmanagement

Generell besteht der Prozess im Lieferantenmanagement aus mehreren Schritten, die für eine erfolgreiche Umsetzung entscheidend sind. Hierbei sind besonders folgende Punkte hervorzuheben:

• Lieferantenbewertung: Hier werden alle Lieferanten erfasst und ihre Leistungsfähigkeit anhand einheitlicher Kriterien beurteilt.
• Lieferantenentwicklung: Gemeinsame Optimierungsprogramme setzen spezifische Zielvorgaben fest.
• Lieferantenintegration: Die Aufgabenvielfalt der Lieferanten wird ausgeweitet, um bestimmte Aktivitäten vorzuverlagern.
• Lieferantencontrolling: Die Einhaltung der Zielvorgaben wird ständig überprüft, um Schwächen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Der Prozess umfasst sowohl operative als auch strategische Aspekte, die im Folgenden näher untersucht werden.

Lieferantenbewertung

Zum einen kann eine ABC-Analyse dabei helfen, die Bedeutung eines Objekts zu ermitteln. Dies ist ein beliebtes Verfahren in der Betriebswirtschaft, um eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation durchzuführen. Dadurch können Prioritäten gesetzt werden, indem unwichtige von wichtigen Faktoren unterschieden werden. Dabei werden oft drei Gruppen zur Klassifizierung verwendet:

• Gruppe A repräsentiert die stärkste und wichtigste Umsatzgruppe.
• Gruppe B hat eine mittlere Umsatzstärke und ist wichtig.
• Gruppe C zeichnet sich durch einen schwachen Umsatz aus und ist weniger wichtig.

Des Weiteren kann eine Lieferantenbewertung anhand eine Portfolioanalyse durchgeführt werden. Diese berücksichtigt externe Faktoren sowie potenzielle Risiken, Gefahren und Bedrohungen. Dabei wird beispielsweiße der Marktanteil eines Zulieferers bewertet, sowie die mögliche Abhängigkeit und die allgemeinen Preisschwankungen im Produktportfolio. Zudem wird die Verfügbarkeit von Produktbestandteilen und der allgemeine Beschaffungsaufwand beurteilt.

Demnach wird abgewogen, inwiefern der Lieferant den Erfolg des Unternehmens indirekt beeinflussen kann:

• Mögliche Auswirkungen auf Lieferfähigkeit, Prozessstabilität und Qualität
• Anzahl der potenziell betroffenen Bereiche, Produkte oder Geschäftseinheiten
• Auswirkungen auf Wettbewerbsposition oder Kundenzufriedenheit
• Umsatzrelevanz und Gewinnerwartung für das Unternehmen

Die Analyse sollte nicht nur die Produkte insgesamt, sondern auch ihre einzelnen Komponenten umfassen.

Lieferantenentwicklung

Im Grunde kann die Entwicklung entweder aktiv oder passiv angegangen werden, wobei bei beiden Ansätzen eine konkrete Zieldefinition und ein Zeitrahmen ausschlaggebend sind.

Bei der aktiven Lieferantenentwicklung legen Unternehmen und Lieferant gemeinsam Maßnahmen fest und setzen diese um. Natürlich erfordert diese Vorgehensweiße ein hohes Engagement seitens des Unternehmens, insbesondere wenn die Produkte des Lieferanten eine hohe strategische Bedeutung haben. In größeren Unternehmen sind oft mehrere Teams oder sogar ganze Abteilungen mit der aktiven Lieferantenentwicklung befasst.

Hingegen lässt man beim passiven Ansatz die Lieferanten sich selbst entwickeln. Allerdings definiert das Unternehmen die Ziele und stellt das notwendige Know-how zur Verfügung, ist jedoch nicht am tatsächlichen Verbesserungsprozess beteiligt. Daher muss der Fortschritt genau überwacht werden. Die passive Entwicklung wird in der Regel bei Lieferanten angewendet, die für das Unternehmen strategisch weniger wichtig sind.

Lieferantenintegration

Darüber hinaus bezeichnet die Lieferantenintegration die Zusammenarbeit von zwei unabhängigen Unternehmen, um ihre Prozesse und Strukturen zu optimieren und besser aufeinander abzustimmen. Grundlegend hat diese Integration das Ziel, den gemeinsamen Erfolg zu steigern. Dies kann durchaus herausfordernd sein, nicht nur für die Einkaufsabteilungen. Doch bei erfolgreicher Umsetzung entsteht eine Win-win-Situation für alle beteiligten Marktteilnehmer.

Für eine erfolgreiche Integration sind mehrere Faktoren entscheidend. Zum einen müssen alle Beteiligten gewillt sein, die anstehenden Veränderungen umzusetzen. Auf der anderen Seite müssen alle wichtigen Funktionsbereiche bei der Zusammenarbeit berücksichtigt werden, einschließlich Buchhaltung, Logistik, Produktionsplanung sowie die IT.

Lieferantencontrolling

Letztendlich spielt das Controlling eine entscheidende Rolle bei der Auswahl und Überwachung von Lieferanten. Es legt die wesentlichen Kriterien für die Auswahl von Lieferanten fest und dient als Kontrollinstanz für die Zielvorgaben. Wenn die festgelegten Ziele nicht erreicht werden, müssen die Lieferanten ihre Arbeitsweiße anpassen oder die Zusammenarbeit kann beendet werden.

Dabei sind die Lieferantenauswahl und Lieferantencontrolling zentrale Elemente in der Steuerung einer Lieferantenbeziehung. Dabei verfolgt das strategische Lieferantenmanagement verfolgt mehrere Ziele, wie die Erhöhung der Lieferantenqualität. Gleichzeitig soll das Versorgungsrisiko minimiert, Synergien geschaffen und Kooperationen hergestellt werden. Dadurch wird die CO-Innovation aktiv gefördert, was zu Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit beiträgt.

Digitalisierung des Lieferantenmanagementprozesses

In Zeiten geopolitischer Herausforderungen und volatiler Märkte ist die Zusammenarbeit mit qualifizierten, nachhaltigen Geschäftspartnern unerlässlich. Hierbei fördern digitale Lieferantenmanagementsysteme und E-Procurement-Systeme fördern den effektiven Austausch zwischen Einkäufern und Lieferanten und ermöglichen fundierte Analysen. Dadurch können Unternehmen einen zuverlässigen Lieferantenstamm aufbauen und Versorgungsrisiken minimieren. Durch die wachsende Abhängigkeit der Wertschöpfungskette von Lieferantenleistungen und den steigenden Anteil an Fremdleistungen ist gezieltes Supplier Management unerlässlich. Also ist eine digitale Infrastruktur ist die Schlüsselkomponente für ein erfolgreiches Management.

Fazit

Im effektiven Lieferantenmanagement geht es darum, stabile und optimierte Beziehungen zu Lieferanten zu schaffen, die eine zuverlässige Versorgung sicherstellen. Dies erfordert eine sorgfältige Lieferantenauswahl, Vertragsverhandlungen, Leistungsüberwachung und Kommunikation. Durch die Einbeziehung von strategischen und operativen Aspekten kann das Lieferantenmanagement sowohl kurz- als auch langfristige Ziele erreichen. Die Digitalisierung hat sich als Schlüsselkomponente im Lieferantenmanagement etabliert, da sie den Informationsaustausch fördert und fundierte Analysen ermöglicht. In einer globalisierten Welt ist ein erfolgreiches Lieferantenmanagement für Unternehmen unerlässlich, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen und Risiken zu minimieren.

Was ist IT-Change-Management?

IT-Change-Management bezeichnet einen definierten Prozess, um Neuerungen in der Unternehmens-IT möglichst optimal umzusetzen. Veränderungen der IT können sich generell auf vier Ebenen abspielen: 

• Systemebene: Entweder es werden Systeme umgebaut, wie die Server-Infrastruktur, oder es werden neue Systeme geschaffen, beispielsweise durch eine private Cloud.
• Prozessebene: Es werden Prozesse optimiert, wie die Bearbeitung von Supportanfragen über ein Ticketsystem.
• Wirtschaftliche Ebene: Dabei werden wirtschaftliche Veränderungen durchgeführt, wie Vertragsverhandlungen mit Providern für bessere Konditionen.
• Personelle Ebene: Generell können Veränderungen auf dieser Ebene vielseitig sein: Von der Einstellung, Umstrukturierung oder Kündigung von Angestellten bis hin zur Schaffung neuer Abteilungen.

Warum ist IT-Change-Management so wichtig?

Stell dir vor: Du möchtest ein herkömmliches Virenschutz-Update durchführen, was generell keine große Herausforderung darstellt. Auch wenn diese wiederkehrende Aufgabe unkompliziert scheint, können davon interne und kundenbezogene Systeme beeinträchtigt werden. Deshalb musst du entweder regelmäßige Ausfälle während solche Updates oder die Gefahr veralteter Sicherheitsmaßnahmen akzeptieren. Das sind beides keine guten Optionen, oder?

Denn um wettbewerbsfähig zu bleiben, muss dein IT-Team einen stabilen sowie zuverlässigen Service anbieten und gleichzeitig regelmäßige Updates bereitstellen. Auch wenn Stabilität und Zuverlässigkeit eine gewisse Konstanz benötigen, bringt Wachstum neue Veränderungen mit sich. Also stehen diese beiden Ziele häufig im Widerspruch. Hierfür schafft ein ausgereiftes IT-Change-Management Abhilfe, in dem es Unternehmen auf beiden Seiten unterstützt.

Chancen eines effizienten Change-Managements

Im Grunde hat das IT-Change-Management zwei wichtige Funktionen: Auf der einen Seite dient es als Leitfaden für die Implementierung wichtiger Changes im Unternehmen. Auf der anderen Seite reduziert es dadurch kostenaufwändige Serviceunterbrechungen. Dadurch können Unternehmen wie folgt profitieren:

• Changes können nach festgelegten Kriterien priorisiert werden.
• Alle relevanten Informationen können zentral erfasst und organisiert werden.
• Implementierung aussagekräftiger Tests vorgeschlagener Changes.
• Framework für die Verwaltung von Change-Prozessen kann aufgebaut werden.
• Einfache Kommunikation zwischen Stakeholdern.
• Effiziente Genehmigungsprozesse aufbauen.

Allgemein können somit die gesamten Change-Prozesse optimiert werden, wodurch Serviceausfälle minimiert werden und dem Endbenutzer schneller einen Mehrwert bereitgestellt werden kann.

Das ITIL-Framework für Change-Management

Generell ist das ITIL (Information Technology Infrastructure Library) ein beliebtes Framework für das IT-Service-Management (ITSM) und wird in nahezu jeder Branche angewendet. Mithilfe dieses Framework kann die Standardisierung des Lebenszyklus von IT‑Services innerhalb eines Unternehmens aufgebaut werden. Dabei kann ITIL die Vorhersagbarkeit und Effizienz bei der Serviceauswahl sowie Bereitstellung steigern. Im gleichen Zug können dadurch Serviceverwaltung und Wartungsarbeiten erfolgreich gemanagt werden. Im Laufe der Zeit wird das Framework fortlaufend weiterentwickelt, aktuell arbeitet man mit der ITIL 4 Version. 

Prozess des Change-Managements nach ITL 4

Der IT-Change-Management-Prozess beginnt mit dem Request-for-Change (RfC), einem Änderungsantrag, der alle nachfolgenden Aktivitäten dokumentiert. In der nächsten Phase werden alle relevanten Informationen für den Change gesammelt und bewertet. Anschließend erfolgt die Überwachung und Planung, bei der ein Zeitplan mit Meilensteinen erstellt wird. Nach der Genehmigung des Changes wird er an die zuständigen Teams übergeben, die ein Testmodell entwickeln, um die Servicequalität zu gewährleisten. Nach erfolgreicher Testphase wird die Implementierung freigegeben. In der Implementierungsphase erfolgt die Umsetzung des geplanten Changes unter Koordination der beteiligten Teams. Schließlich wird der Change ausgewertet, um festzustellen, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden und ob Optimierungsbedarf besteht.

Typischerweise wird der gesamte Prozess von einem Change Manager koordiniert, der von einem Change Advisory Board unterstützt wird. Die beiden Parteien treffen sich spätestens alle 20 Tage, um die Fortschritte des IT-Change-Management-Projektes zu bewerten.

Was ist ein Change Advisory Board?

In traditionellen IT-Organisationen wird ein Change Advisory Board (CAB) autorisiert, die Risiken jedes "request for change" zu bewerten und zu genehmigen oder abzulehnen. Dafür hält das CAB regelmäßige Meetings ab und zieht bei Bedarf Experten hinzu. Gerade weil CABs Risiken minimieren können, verursacht das auch häufig Engpässe im Personalbereich. Denn der Genehmigungsprozess kann komplex und zeitaufwändig sein, was den Change-Prozess verlangsamt. 

Aus diesem Grund nutzen einige Unternehmen das CAB nur als Berater für Änderungstrends, Ratschläge und die Koordination. Deshalb empfiehlt die ITIL 4, die Change Authority zu dezentralisieren und in normale Arbeitsabläufe mit Stakeholdern zu integrieren. So können Unterbrechungen vermieden und flexiblere, kollaborative Alternativen wie Automatisierung, virtuelle Checklisten und Peer Reviews genutzt werden.

Warum das ITIL-Framework alleine nicht ausreicht

Grundsätzliche ist das ITIL-Framework eine funktionale und sinnvolle Methode für das IT-Change-Management. Allerdings müssen zwei wichtige Punkte berücksichtigt werden. Erstens sollte das Framework flexibel gehandhabt werden, da nicht jeder Change den gesamten Prozess benötigt. Beispielsweise kann die Einrichtung eines neuen Arbeitsplatzes für einen Benutzer einfach durch Änderungsanfrage, Implementierung und Bewertung erfolgen. 

Zweitens ist zu beachten, dass das ITIL-Framework zwar für die technische Umsetzung von Changes geeignet ist, jedoch die menschliche Komponente vernachlässigt. Die Akzeptanz und Unterstützung der Mitarbeiter sind entscheidend für den Erfolg eines Change-Prozesses. Zusammenfassend kann das ITIL-Framework eine solide Grundlage für das Change-Management in der IT bieten, muss aber flexibel angepasst werden und sollte die Bedenken der Mitarbeiter berücksichtigen.

Welche Arten von Changes gibt es?

Im Bereich des IT-Change-Managements kategorisiert ITIL Changes in drei Gruppen: Standard Changes, normale Changes und Notfall-Changes.

Standard Changes

Im Allgemeinen sind Standardänderungen risikoarme, vorab genehmigte Changes, die regelmäßig und nach einem vorgegebenen Prozess durchgeführt werden. Hierfür sind Beispiele das Erweitern von Arbeitsspeicher, das Austauschen eines fehlerhaften Routers oder das Erstellen einer neuen Datenbankinstanz. Weil diese Änderungen einem festgelegten Prozess folgen, der bereits durch eine Risikobewertung und Genehmigung autorisiert wurde, sind keine weiteren Genehmigungen bei jedem Vorgang erforderlich. Somit können Unternehmen von der Automatisierung solcher standardisierten Änderungen profitieren, wodurch Teams sich auf normale und Notfalländerungen konzentrieren können.

Normale Changes

Daneben sind normale Änderungen weder Notfall- noch Standardänderungen und verfügen über keinen vorab genehmigten Prozess. Beispielsweise kann dies ein Upgrade auf ein neues CRM-System, die Migration zu einem neuen Rechenzentrum oder Leistungsverbesserungen sein. Im Grunde sind solche Änderungen weder routinemäßig noch wiederkehrend und können mit gewissen Risiken verbunden sein.

Deshalb unterliegen sie einer Risikobewertung und Genehmigung im Änderungsmanagement, je nach Einstufung des Risikos. Ein Rechenzentrumswechsel ist riskant und erfordert eine Genehmigung durch ein Change Advisory Board. Dagegen sind Website-Änderungen risikoärmer und können schneller von einer festgelegten Change Authority oder durch automatische Überprüfungen und Peer Reviews genehmigt werden.

Notfall-Changes

Zusätzlich treten Notfalländerungen aufgrund unerwarteter Fehler oder Bedrohungen auf und erfordern sofortiges Handeln, wie zum Beispiel die Implementierung eines Sicherheitspatches oder die Behebung eines Serverausfalls. Solche Änderungen werden mit hoher Priorität implementiert, da das Risiko eines langen Prüfprozesses höher ist als das schnelle Beheben des Problems. Allgemein hängt die Kategorisierung von Änderungen von Kriterien wie dem Unternehmen, den Prozessen und der Risikotoleranz ab. Daher wird empfohlen, jeden Änderungsantrag individuell zu behandeln, basierend auf einer Risikobewertung. 

Welche Rollen gibt es beim Change-Management?

Generell hängen die Rollen im Änderungsmanagement von zahlreichen Faktoren ab, einschließlich der Größe und Vorgehensweise der IT-Organisation. Deshalb sind hier einige der häufigsten Rollen aufgeführt. 

Change Initiator

Der Change Initiator im IT-Change-Management ist die Person oder Gruppe, die eine Änderung im IT-System oder der IT-Infrastruktur vorschlägt. Dies kann beispielsweise eine Person sein, die einen Fehler entdeckt hat, der behoben werden muss. Oder ein Manager, der eine Verbesserung vorschlägt, um die Effizienz zu steigern. Sowie ein Entwickler, der eine neue Funktion oder ein neues Feature vorschlägt.

Change Manager

Change Manager, oft auch als Change Coordinator bekannt, tragen die Verantwortung für die gesamte Verwaltung von IT-Änderungen. Ihre Aufgaben umfassen das Priorisieren von Änderungsanfragen, das Beurteilen der Konsequenzen solcher Änderungen sowie das Akzeptieren oder Ablehnen der vorgeschlagenen Änderungen. 

Darüber hinaus sind sie für die Dokumentation von Änderungsmanagementprozessen und Änderungsplänen verantwortlich. Zu den Hauptaufgaben eines Change Managers gehört die Planung, Organisation und Durchführung von CAB-Meetings. Ihr Erfolg wird in der Regel anhand ihrer Fähigkeit bemessen, vorgegebene Zeit- und Budgetziele zu erreichen.

Softwareentwickler

Normalerweise reichen Entwicklerteams Änderungen ein, um diese genehmigen zu lassen und dokumentieren diesen Fall entsprechend seiner Priorisierung. Sobald die Änderung genehmigt wird, sind die Softwareentwickler für die Durchführung, Überwachung und den Support bei Problemen zuständig. 

Change Authority (CA)

Daneben nimmt die Change Authority eine zentrale Rolle im IT-Change-Management ein, da sie entscheidet, ob Änderungen implementiert werden. Teilweise handelt es sich dabei um Einzelpersonen, wie Führungskräften oder Manager. In anderen Fällen ist es eine Gruppe von Personen im CAB oder ein Peer Reviewer. Generell arbeiten Change Manager eng mit der Change Authority zusammen, um den Prozess so effizient wie möglich zu gestalten.

Best Practice: Wie kannst du IT Change Management umsetzen? 

Eine große Herausforderung im IT-Change-Management ist der Faktor Mensch, denn viele Angestellte stehen Veränderungen kritisch gegenüber. Aus diesem Grund kommen viele Change-Management-Projekte nur langsam voran oder schaffen es erst gar nicht in die Umsetzung, obwohl sie technologische Vorteile bieten. Deshalb zeigen wir hier auf, wie man diese Hürden überwinden kann.

Höre deinen Mitarbeitern zu

Im ersten Schritt solltest du versuchen zu verstehen, weshalb sich die Angestellten überhaupt gegen die unbekannte Veränderung sträuben. Im Grunde gibt es laut der Psychologie dafür zwei mögliche Gründe: Verlustangst oder Versagensangst.

Bei der Verlustangst befürchten deine Mitarbeiter vielleicht, dass ihre berufliche Expertise oder Position durch die Änderung bedroht sein könnte. Gerade wenn Aufgaben dezentral ausgelagert werden, ist diese Sorge berechtigt. Wiederum sieht sich der Mitarbeiter bei der Versagensangst selbst an inadäquat an und denkt möglicherweise, er wäre den neuen Technologien nicht gewachsen. 

In beiden Fällen sollten die Bedenken im persönlichen Gespräch besprochen werden, um eine gemeinsame Vertrauensbasis zu schaffen. Deshalb sollte man als Verantwortlicher für das Projekt lieber zu viel kommunizieren, anstatt zu wenig.

Erkläre die Beweggründe

Gleichzeitig werden deine Angestellten den Change besser verstehen könne, wenn sie die Notwendigkeit verstehen. Deshalb musst du deutlich kommunizieren, weshalb der Change gebraucht wird und welche Vorteile sich daraus konkret ergeben. Nur wenn du es schaffst, das Potenzial neuer Anwendungen aufzuzeigen, kannst du die Begeisterung deines Teams erwarten.

Gemeinsam mit dem Change-Management Team kannst du diese Fragen schriftlich beantworten und konkrete Antworten liefern.

• Warum brauchen wir den Change?
• Was genau beinhaltet der Change?
• Welche Vorteile bietet der Change?
• Was muss als Nächstes passieren, damit der Change Realität wird?

Denn nur wer Klarheit über die eigene Mission hat, kann diese entsprechend nach innen kommunizieren.

Lasse Feedback zu

In der Praxis sieht man Change-Prozesse oft scheitern, weil nur die Führungsebene Einfluss auf den Verlauf der Projekte nehmen kann. Dadurch fühlen sich deine Angestellten bevormundet, da über ihre Köpfe hinweg entschieden wird und sie den Change dann ausführen müssen. Daher kann es sinnvoll sein, reguläre Mitarbeiter in den gesamten Prozess einzubinden, um ihre Perspektive nicht zu vernachlässigen. Hierfür kann ein abteilungsübergreifendes Gremium gebildet werden, welches das Feedback zum Change-Prozess an den Change-Manager weitergibt.

Lebe den Change

Damit dein Projekt gelingen kann, muss die Führungsetage mit gutem Beispiel vorangehen. Denn nur wenn auf die eigenen Worte auch Taten folgen, ist das für die Mitarbeiter glaubwürdig und inspirierend. Beispielsweise kann man die gleichen Weiterbildungen wie die Angestellten besuchen, um sich über die Neuerungen schulen zu lassen. Dadurch bewegt man sich mit dem Team auf Augenhöhe, kann aber gleichzeitig auch als eine Art Mentor agieren.

Zusammenfassung

IT-Change-Management ist ein relevanter Prozess in der Unternehmens-IT, um Veränderungen effektiv zu steuern und umzusetzen. Durch klar definierte Schritte, Dokumentation und Genehmigung können IT-Änderungen kontrolliert und effizient durchgeführt werden, was Serviceausfälle minimiert und den Mehrwert für Endbenutzer schneller bereitstellt. Verschiedene Rollen, wie Change-Manager und Change Authority, spielen wichtige Rollen in diesem Prozess und müssen klar definiert werden. Das Verständnis und die Überwindung der Widerstände gegen Veränderungen sind entscheidend für den erfolgreichen Einsatz von IT-Change-Management.

Was ist Workplace as a Service?

Generell ist das Workplace as a Service Modell (WaaS) eine Art Weiterentwicklung von Software as a Service (SaaS), was auf den anhaltenden "as a service"-Trend in der IT-Branche zurückzuführen ist. Getreu nach dem Motto "Mieten statt Kaufen" können Unternehmen so ihre IT-Ressourcen schonen und hohe Anschaffungskosten für Hard- und Software einsparen. Egal ob Laptops, Smartphone, Tablets oder Monitore - hierbei werden alle Devices nicht mehr gekauft, sondern das Nutzungsrecht schlichtweg angemietet. 

Unterschiede im Überblick: WaaS vs. DaaS

Generell sind DaaS (Device as a Service) und WaaS zwei verwandte Konzepte, die sich auf die Bereitstellung von IT-Ressourcen und Arbeitsumgebungen beziehen. Dabei haben sie allerdings unterschiedliche Schwerpunkte.

Im Grunde konzentriert sich DaaS auf die Bereitstellung von virtuellen Desktop Umgebungen über das Internet, wobei das gesamte Betriebssystem, Anwendungen und sämtliche Daten in der Cloud gehostet werden. Auf die zentral gelagerten Arbeitsmittel können Endbenutzer über ihre Endgeräte dann zugreifen. Im Gegensatz dazu bietet WaaS eine umfangreiche Lösung für die Einrichtung eines modernen Arbeitsplatzes, die neben dem Desktop auch Dienste und Tools zur Verfügung stellt. Dadurch können Teams ihre Zusammenarbeit und Effizienz nachhaltig verbessern, da alle Ressourcen auf einer Plattform gebündelt sind.

Im Allgemeinen zielen beide Konzepte zielen darauf ab, Flexibilität, Skalierbarkeit und einfache Verwaltung für Unternehmen und Benutzer bereitzustellen.

Wie funktioniert WaaS?

In der Regel werden umfassende Managed Workplace Lösungen von entsprechenden Service Providern angeboten, die ihre Leistungen im monatlichen Mietmodell anbieten. Dabei kauft der Benutzer quasi nicht die Hardware und Software ein, sondern letztendlich nur das Nutzungsrecht. Oftmals lässt sich der Umfang der gebuchten Leistungen in einer Art Baukastensystem flexibel buchen. Demnach erfolgt die Abrechnung exakt nach gebuchter Geräte und Software über eine festgelegte Nutzungsdauer, die meist flexibel angepasst werden kann. 

Beim Workplace as a Service sind sämtliche Zusatzleistungen rund um den digitalen Arbeitsplatz miteinbegriffen: Austausch und Reparatur von Geräten, Wartung der Systeme, Einführung neuer Anwendungen und die Gewährleistung der Datensicherheit werden vom IT-Provider übernommen. So können Unternehmen eine moderne IT-Infrastruktur aufbauen und gleichzeitig das Device Management gänzlich auslagern. 

Welche Workplace Services werden angeboten?

In vielen Fällen lässt sich der Leistungsumfang in einer Art Baukastenprinzip flexibel den Anforderungen und das Business anpassen. Typische Leistungen im Rahmen von WaaS sind:

• Bestellung, Lieferung, Wartung und Instandhaltung von Hardware
• Installation und regelmäßige Updates der Software inklusive der cloudbasierten Anwendungen 
• Sicherung der Daten
• Verwaltung und Störungsbehebung der Arbeitsplätze
• Anwendersupport für die Nutzer der Arbeitsplätze
• Nachhaltige Verwertung von Altgeräten
• Einrichtung eines Service Desk für Administratoren
• Sicherung der Systeme gegen interne oder externe Bedrohungen

Was sind die Vorteile von WaaS?

Im Wesentlichen ergeben sich diverse Vorteile im Hinblick auf Kosteneinsparung und bessere Skalierbarkeit von Ressourcen durch die Nutzung von Workplace as a Service. Im gleichen Zug kann die interne IT-Abteilung entlastet werden und sich stärker auf das vorherrschende Kerngeschäft konzentrieren. 

Interne IT-Abteilungen entlasten

Allgemein ist es von großer Bedeutung, die IT des eigenen Unternehmens im Tagesgeschäft zu entlasten, sodass sich diese Experten auf die digitale Transformation des Unternehmens konzentrieren können. Eigentlich sollte der Fokus dabei auf der Gestaltung und Optimierung digitaler Prozesse liegen und weniger auf dem Kauf von PCs und Microsoft Office Anwendungen. 

Durch den aktuellen Mangel an IT-Fachkräften auf dem Arbeitsmarkt bremsen diese zeitaufwändigen Aufgaben das Unternehmenswachstum weiterhin aus. Deshalb sollten alle Aufgaben, die nicht im direkten Zusammenhang mit dem Kerngeschäft liegen, ausgelagert werden. Demnach bietet Workspace as a Service  eine Möglichkeit, die Ressourcen der IT-Abteilung für wichtigere, produktivere und bedeutsamere Aufgaben freizusetzen.

Investitionskosten = Betriebskosten

Des Weiteren ergeben sich Vorteile in Bezug auf die finanziellen Mittel eines Unternehmens. Hierbei werden Kapitalausgaben (Capex) in laufende Betriebsausgaben (Opex) umgewandelt. Das bedeutet, dass die Investitionskosten für Computer, Smartphones, Tablets und die dazugehörigen Dienstleistungen durch das Mietmodell zu laufenden Betriebskosten werden. Diese Herangehensweise bietet einen weiteren Vorteil: Wenn sich die Anzahl der Mitarbeiter ändert, können die Anzahl der Computer und Smartphones problemlos angepasst werden. Die Anzahl der gemieteten Systeme kann entsprechend erhöht oder verringert werden, und parallel dazu steigen oder sinken automatisch die Dienstleistungen, die vom WaaS-Anbieter erbracht werden.

Immer auf dem neusten Stand

Daneben erhält das Unternehmen regelmäßig die neuesten Systeme im Rahmen eines festgelegten Aktualisierungszyklus. Wenn die Nutzer mit moderner Ausstattung ihre Tätigkeit ausüben, kann das die Zufriedenheit und Produktivität steigern. Insbesondere jüngere Mitarbeiter möchten nicht mit veralteten Laptops oder PCs ihrer Vorgänger arbeiten. Wer qualifizierte Mitarbeiter anziehen möchte, muss zeitgemäße und ansprechende IT-Arbeitsplätze bereitstellen.

Zugleich bieten as a Service Modelle eine höhere Flexibilität und Skalierbarkeit für Unternehmen. Durch entsprechende WaaS-Verträge können plötzliche Auslastungsspitzen bewältigt und ungenutzte Geräte zurückgegeben werden. Demnach sind die meisten Anbieter in der Lage, defekte Endgeräte innerhalb eines Arbeitstages zu ersetzen. 

Du willst WaaS-Anbieter werden?

Auch für IT-Dienstleister sind WaaS und Daas Modelle eine attraktive Möglichkeit, neue Märkte zu erschließen und ihre Verkaufszahlen zu steigern. Weil Kunden, die sich solchen Service Modellen bedienen, meist auf Wachstumsmärkten agieren, ist diese eine innovative Möglichkeit das eigene Geschäftsmodell zukunftssicher auszurichten.

Natürlich stehen klassische IT-Systemhäuser bei diesen Modellen häufig vor einer organisatorischen und operativen Herausforderung. Aus diesem Grund werden zunächst gut vorhersehbare und relevante Dienstleistungen als Managed Services in das eigene Portfolio integriert. 

Wo wird WaaS in der Praxis bereits angewendet?

Grundsätzlich einet sich Workplace as a Service für alle Unternehmen unabhängig von der Branche. Jedoch kann in einigen Anwendungsbereichen WaaS aber besonders vorteilhaft sein. Gerade in kleinen oder mittelständigen Firmen ohne eigene IT-Abteilung findet dieses Modell häufig Anwendung, da man nicht in interne IT-Ressourcen investieren muss. Dies gilt auch für Start-Ups mit begrenzten Budgets und unklaren Anforderungen an die eigenen Arbeitsplätze, da diese flexible ihre Arbeitsplätze anpassen können. 

Aber auch dynamisch wachsende Unternehmen mit steigender Mitarbeiterzahl und mehreren Standorten profitieren von Workplace as a Service. Gerade in der Wachstumsphase können dadurch benötigte Ressourcen zuverlässig und einfach zeitnah werden.

Fazit

Workspace as a Service (WaaS) ermöglicht flexibel, moderne und kosteneffiziente Arbeitsplatzgestaltung. Denn es bietet Komplettlösungen für IT-Ressourcen, verbessert Effizienz und Skalierbarkeit. Dabei übernehmen die WaaS-Provider das Arbeitsplatz-Management, Hardware, Software, Support und Datensicherheit. Demnach sind Kosteneinsparung, Flexibilität und Entlastung der internen IT nur einige Vorteile von Vielen. 

Was versteht man unter IT-Portfolio Management?

Im Allgemeinen versteht man unter Portfolio Management die strategische Verwaltung und Organisation von Projekt innerhalb eines Unternehmens. Dabei konzentriert es sich bei Entscheidungen auf Elemente wie Projektbudgets, Ressourcennutzung und die Einhaltung von Zeitplänen. Demnach widmet sich das Portfolio Management in der IT ausschließlich auf Projekte und Teams in der gesamten IT-Abteilung. Hierbei bewerten die Portfoliomanager die vergangenen, laufenden und zukünftigen IT-Projekte im Hinblick auf Potenzial.

Unterschiede zwischen IT-Portfoliomanagement und Projektportfoliomanagement

Also befasst sich das IT-Portfoliomanagement ausschließlich mit der IT-Abteilung und ihrem Ressourcenmanagement, während sich das Projektportfoliomanagement auf den Erfolg  bestimmter Projekte konzentriert. In der folgenden Abbildung sind die Unterschiede einmal deutlich aufgelistet:

Heute: Du brauchst Unterstützung beim IT-Portfoliomanagement

In vielen Unternehmen gibt es aktuellen Zeitpunkt noch keine Strategie in Bezug auf das Portfoliomanagement und es werden lediglich qualitative Analysen zur Beurteilung der IT eingesetzt. Zwar wird dabei der Ertrag von Hard- und Software Ressourcen ermittelt, jedoch die möglichen Risikofaktoren nicht abgewägt. Gleichzeitig wird der Gesamtzusammenhang mit dem restlichen Unternehmen außer Acht gelassen und IT-Investitionen separat betrachtet. Gerade weil sich die Nutzer von internen IT-Assets über mehrere Abteilungen verteilen, führt dies in den Anforderungen zu Überschneidungen. Aus diesem Grund sollten Projekte in Bezug auf das Portfolio nicht getrennt betrachtet werden, sondern auf das vorherrschende und stabile Geschäftsmodell ausgerichtet werden.

Warum ist das IT-Portfoliomanagement wichtig?

Im Grunde schafft dieser Ansatz einen umfassenden Überblick über den aktuellen Stand, Veränderungen und Leistung des Portfolios. Darüber kann man sicherstellen, dass Unternehmen den erforderlichen Bedarf an Finanzen, Ressourcen und Personal für eine IT-Einheit abdecken können. Weil der internationale Wert von IT-Projekten enorm hoch ist und die Komplexität weiterhin zunimmt, benötigen diese Vorhaben besondere Überwachung.

Leitfaden: IT-Portfoliomanagement aufbauen

Zunächst solltest du eine detaillierte Analyse deiner Systemlandschaft durchführen, woraus eine Roadmap für kommende Projekte abgeleitet werden kann. Beispielsweiße kann das die Pflege des gesamten Systems, den Umbau einzelner Einheiten oder den Austausch von Services umfassen. Anhand dieser Roadmap kannst du beurteilen, welche Projekte zur IT-Strategie und Geschäftsausrichtung deines Unternehmens passen. Im Zuge dessen solltest du hier folgende Aufgabe nicht vernachlässigen:

• Abstimmung klassischer und agiler Projekte innerhalb der IT
• Regelmäßige Bewertung und Repriorisierung deiner Maßnahmen
• Delegation der Entscheidungen an verantwortliche Personen auf operativer Ebene
• Initiative Aufwandsschätzung, Planung und Entwicklung neuer Funktionen

Dabei können sich IT-Architekten und verantwortliche Portfoliomanager an den Enterprise Architecture Framesworks (EAF) wie Togaf oder Alternativen orientieren.

Bestandteile des IT-Portfoliomanagements

Generell umfasst die Navigation des IT-Projektportfolios die gesamte Planung und Priorisierung von IT-Leistungen innerhalb der Organisation. Deshalb benötigen Verantwortliche eine feste Struktur, um die Fortschritte entsprechend messen und beurteilen zu können. Dabei umfasst ein erfolgreiches Modell mehrere Ebenen, die wie folgt aufgezeigt sind: 

An diesen vier Ebenen können sich Verantwortliche bei der Einführung oder Transformation orientieren:

Portfolioschicht: Die Portfolioschicht besteht aus den grundlegenden Komponenten der Planung, Priorisierung, Implementierung und Überwachung des Portfolios. Diese Elemente sind die Grundlage jedes IT-Projektportfolios. 

Managementebene: Die Managementebene konzentriert sich auf die Verwaltung der Unterstützung für einzelne Projekte innerhalb des Portfolios. Diese Ebene umfasst Projekt-, Risiko- und Finanzmanagementstrategien und -prozesse.

Rahmenebene: Die Rahmenebene bestimmt, wie Manager die Management- und Portfolioebene angehen. Auf dieser Ebene entwickeln Manager Methoden zur Verwaltung und Priorisierung des Portfolios.

Visuelle Ebene: Die visuelle Ebene umfasst von Software generierte Berichte, Tabellenkalkulationen und Dashboards. Diese Ebene stellt alle anderen Ebenen visuell dar, wenn der Portfoliostatus gemeldet und geteilt wird.

Welchen Nutzen kannst du daraus ziehen?

Generell sorgt die Umsetzung einer nachhaltigen IT-Projektportfolio Strategie für höhere Effizienz, besser Kommunikation zwischen Führungskräften und der operativen Ebene sowie nachhaltigere Nutzung von vorhandenen Ressourcen. Darauf ergeben sich konkret folgende Vorteile:

• Risiko minimieren: Risiken können frühzeitig erkannt und deren Auswirkungen eingedämmt werden.
• Effizienz steigern: Der standardisierte Ansatz beseitigt irrationale Argumentationen und Debatten bei der Auswahl von Projekten. Dadurch können kürze Zeiträume für die Fertigstellung von Anwendungen eingeplant werden.
• Schnell an Änderungen anpassen: Durch die Überwachung des gesamten Projektportfolios können Trends frühzeitig erkannt werden und mithilfe der hohen Flexibilität gesteuert werden. 
• Kommunikation vereinfachen: Berichte können in Zusammenarbeit erstellt werden und Informationen frühzeitig ausgetauscht werden. Dafür bietet sich ein Portfoliomanagement Tool an, um Daten übersichtlich zu sammeln und abzubilden. 
• Budgets einhalten: Projektbudgets können einfach überwacht werden und dort eingesetzt werden, wo zusätzliche Ressourcen benötigt werden. Da IT-Projekte meist kostenintensiv sind, sollte der Budgetstatus dauerhaft überwacht werden.
• Return on Investment steigern: Standardisierte Prozesse verringern den Zeitaufwand für redundante Aufgaben. Das führt zu einer höheren Geschwindigkeit und Qualität der Projektabwicklung und einem besseren ROI.

Fazit

Letztendlich bietet das IT-Portfoliomanagement einen umfassenden Überblick über den Status und die Leistung des IT-Portfolios. Es sorgt dafür, dass Unternehmen ihre IT-Ressourcen effizient planen und nutzen können, insbesondere in Anbetracht der steigenden Komplexität und des Wertes von IT-Projekten. Zusammenfassend ermöglicht das IT-Portfoliomanagement Unternehmen, proaktiv und strategisch zu handeln, statt reaktiv auf IT-Herausforderungen zu reagieren. Es ist der Schlüssel zu einer effizienteren und zukunftssicheren IT, die den Geschäftserfolg langfristig unterstützt.

FAQ

Was versteht man unter Portfoliomanagement?

Beim Portfoliomanagement versucht man, die vorhandenen Ressourcen effizient zu organisieren, um die individuellen Unternehmensziele zu unterstützen.

Was versteht man unter einem Projektportfolio?

Das Projektportfolio ermöglicht es, die wichtigen Projekte innerhalb eines Unternehmens zu priorisieren und koordinieren. Dabei sollten die einzelnen Projekte einer Einheit zugeordnet sein und sich inhaltlich bestenfalls ergänzen.

Was ist ein Software Portfolio?

Ein professionelles Software-Portfolio-Management umfasst die ganzheitliche Beschaffung und Organisation von Software.

Was ist E-Procurement? 

Im Allgemeinen steht E-Procurement für "Electronic Procurement" oder elektronische Beschaffung. Denn es bezieht sich auf den Einsatz von elektronischen Systemen, um den Beschaffungsprozess in Unternehmen zu automatisieren und zu optimieren. Hauptsächlich betrifft das den Einkauf von Ressourcen und Dienstleistungen, die ein Unternehmen benötigt, um seine Geschäftstätigkeiten auszuführen.

Traditionell erfolgt die Beschaffung manuell über Papierdokumente, Telefonanrufe und persönliche Interaktionen. Im Zuge der Digitalisierung nutzt das E-Procurement hingegen Online-Plattformen, Softwarelösungen und digitale Kommunikation, um den Beschaffungsprozess effizienter zu gestalten. Dabei wird die elektronische Abwicklung von Aufträgen E-Fulfillment genannt. 

Typen von E-Procurement-Systemen

Hauptsächlich werden elektronische Beschaffungsprozesse im B2B-Bereich unabhängig von der Branche eingesetzt. Denn das erfordert eine Integration von unternehmensübergreifenden Schnittstellen zu Lieferanten sowie, was häufig durch den Einsatz von ERP-Systemen erfolgt. Grundlegend soll durch den Einsatz von E-Procurement die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen vereinfacht und die Bestellung beschleunigt werden. Dabei gibt es verschiedene Charakteristika, anhand derer ein E-Procurement-System eingestuft werden kann:

• Teilnehmer (Einkäufer und Lieferanten)
• Art der E-Sourcing Güter (Hard- und Software oder Dienstleistungen)
• Kosten im Beschaffungsprozess
• Beziehungen zwischen Zulieferer und Einkauf im gesamten Kreislauf

Grundsätzlich lassen sich anhand der aufgezählten Merkmale verschiedene Systeme unterscheiden.

Offene, halb offene und geschlossene Systeme

Zunächst werden E-Procurement-Systeme in offene, halb offene und geschlossene Systeme unterteilt. In geschlossenen Beschaffungssystemen können lediglich verbundene Unternehmen kommunizieren und Geschäfte abwickeln, welche über das System verbunden sind. Des Weiteren werden halb offene Warenwirtschaftssysteme häufig von größeren Händlern genutzt, auf welchen sie mehreren Kunden ihre Angebote offerieren. 

Hingegen sind offene Netzwerke für eine Vielzahl von Nutzern zugänglich, die vorher oftmals eine Registrierung und Zulassung durchlaufen müssen. Diese Art von E-Procurement wird als Katalogsystem bezeichnet, weil sie Kataloge verschiedener Anbieter enthalten, in denen Käufer Angebote vergleichen können.

Lieferantensysteme 

Generell werden Lieferantensystemen, auch Sell-Side-Systeme genannt, aus Eigeninteresse von Zulieferern eingerichtet. Dabei stellt der Lieferant die nötige Plattform bereit, sodass Kunden dort den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen durchführen können. Dabei werden im Lieferantensystem die Preise und Waren in einem Katalog festgehalten, welcher potenziellen Abnehmern zur Verfügung steht.

Gleichzeitig müssen Kunden hier meist keine komplexe Registrierung und Zulassung durchlaufen, weil der Marktplatzbetreiber die Teilnahme an E-Procurement vereinfachen möchte. Zudem können solche Lieferantensysteme in das unternehmenseigene ERP-System integriert werden, wodurch der Einkaufsprozess vereinfacht wird.

Beschaffersysteme

Beim Beschaffersystem definiert der Beschaffer, also Einkäufer, die Konditionen wie Preise und Abnahmemenge innerhalb des eigenen Beschaffungsprozesses. Bei solchen E-Procurement-Systemen (Buy-Side-Systemen) schreiben größere Unternehmen ihre Bedarfsanforderung aus und verschiedene Anbieter können sich auf diese Ausschreibung bewerben. Hierbei werden Systembedingungen und -anforderungen von den Abnehmern definiert, was eine gute Vergleichbarkeit der Angebote für den Buyer schafft. 

Demnach müssen Zulieferer ihre Lösungen sowohl in Bezug auf inhaltliche Vorgaben zu Lieferdatum, Lieferumfang und Wiederholung der Lieferung als auch in Bezug auf technische Anforderungen an das System des Käufers aufgrund der Marktmacht anpassen. Letztendlich wird ein Vertrag zwischen beiden Parteien geschlossen, der als eine Art Auftragsbestätigung für die Lieferantenseite angesehen wird. 

Marktplätze 

Daneben sind Many-to-Many-Lösungen in Form von Marktplätzen eine Mischung aus sowohl Beschaffer- als auch Lieferantensystemen. Denn Hersteller können ihre Ware flexibel anbieten und Abnehmer gleichzeitig ihren Bedarf angeben. Wiederum wird der Marktplatz von einer dritten Partei zur Verfügung gestellt und reguliert, worüber die digitale Beschaffung abgewickelt wird. In diesem Zuge stellt der Betreiber entsprechende Funktionen zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, sowie standardisierte Schnittstellen zur Verfügung. 

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Dadurch können Anbieter und Abnehmer Kosten einsparen und den Bestellaufwand reduzieren, da es zum Wegfall von Routine- und Abstimmungsarbeiten kommt. Zudem profitieren Einkäufer enorm von diesem Modell, da sie Kataloge verschiedener Lieferanten aus aller Welt nutzen können, um die operative Beschaffung kosteneffizient zu gestalten. 

Welche Vorteile haben E-Procurement-Systeme? 

Durch die Einführung von E-Procurement können Unternehmen deutlich Kosten einsparen gegenüber der herkömmlichen Beschaffung, da die Zeit- und Personalkosten massiv reduziert werden. Weiterer Vorteil des E-Procurements zeigt sich beim Blick auf die Abwicklung von Bestellung und Lieferung, da hier letztendlich Zeit gespart wird. Gleichzeitig können Abnehmer die Preise von Anbietern besser vergleichen und die neue Beschaffungsquelle unkompliziert in interne Prozesse einbinden. Neben den Bestellprozessen sind auch die zugehörigen kaufmännischen Prozesse wie die Rechnungsstellung jederzeit verfolgbar. 

Integration von E-Procurement in den Beschaffungsprozess

Zu Beginn werden die Bedarfsanforderungen mithilfe integrierter Kataloge im System erstellt. In benutzerfreundlichen Systemen funktioniert dieser Prozess durch die Verwendung von Bestellplänen oder Vorlagen für wiederkehrende Bestellungen. Dabei genügt ein einziger Klick, um die gewünschten Ressourcen in den Warenkorb zu legen. Auch der gesamte Genehmigungsprozess erfolgt demnach elektronisch. Teilweise kann dieser sogar ohne manuelles Eingreifen geschehen, wenn zuvor Freigabelimits festgelegt werden.

Wenn bereits bei der Bedarfsanforderung die Buchung und Genehmigung gemäß vordefinierter Geschäftsregeln erfolgt, kann die Rechnung im Nachhinein automatisch verbucht werden. Daraufhin wird die Bestellung durch die interne Schnittstelle an den Lieferanten übermittelt. Dadurch kann der gesamte Prozess transparent und lückenlos verfolgt werden ohne zusätzliche Kommunikation über diverse E-Mail Rücksprachen.

Fazit

Mit E-Procurement können Unternehmen den Beschaffungsprozess - von der Angebotsauswahl bis zur nahtlosen Integration neuer Technologien. Dieser Ansatz ermöglicht nicht nur effizientere Beschaffung, sondern steigert auch die Transparenz, beschleunigt Bestellvorgänge und erleichtert die Einbindung neuer Lieferanten. Ob offene, halb offene oder geschlossene Systeme – E-Procurement bietet Lösungen für unterschiedliche Bedürfnisse an. 

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Was ist E-Procurement einfach erklärt?

E-Procurement steht für elektronische Beschaffung und bezeichnet den Prozess des digitalen Einkaufs von Ressourcen und Dienstleistungen in Unternehmen. In diesem Prozess kommen digitale Lösungen zum Einsatz, die die Beschaffung effizienter gestalten und automatisieren.

Welche E-Procurement Systeme gibt es?

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen drei verschiedenen Typen von E-Procurement-Systemen: Offene, halboffene und geschlossene Systeme. Zudem kann eine Unterscheidung nach Betreiber vorgenommen werden: Lieferantensysteme, Beschaffersysteme und Marktplätze.

Warum E-Procurement?

Durch den Einsatz von E-Procurement-System kann Zeit und demnach auch Kosten eingespart werden, indem Bestellung schnell und einfach online aufgegeben werden. Danach werden die Bestellungen durch eine Schnittstelle automatisch an den Lieferanten weitergeleitet, was Bearbeitungszeiten und Fehler minimiert.

Minderwertige Ausstattung = niedrige Produktivität

Dass Angestellte regelmäßig von zu Hause aus arbeiten können, verstehen viele Manager als massives Entgegenkommen des Unternehmens, für das die Arbeitnehmer dankbar sein sollten. Die Idee jetzt noch große Displays, mobile Endgeräte und einen ergonomischen Stuhl bereitzustellen, empfinden sie fast als anmaßend. 

Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter den ganzen Tag mit Excel Tabellen arbeitet, ist er mit zwei großen Displays im Homeoffice schlichtweg produktiver als mit dem kleinen Laptop. Gleichzeitig wird ein Angestellter, der am improvisierten Küchentisch über längeren Zeitraum sitzt, auf Dauer unter Rückenproblemen leiden und fällt wahrscheinlich länger aus. Im Endeffekt kosten falsch oder unvollständig ausgestattete Mitarbeiter den Arbeitgeber mehr Geld als die Bereitstellung des richtigen Equipments. 

Neue Talente fordern hochwertiges Equipment

Überhaupt signalisiert die richtige Ausstattung den Mitarbeitern, dass sie vom Unternehmen wertgeschätzt werden. Wenn alle notwendigen Anwendungen angeboten werden, können sie auch am effektivsten abliefern. Denn das ist echtes Commitment von Arbeitgeberseite, was wiederum die Mitarbeiter mit Einsatz und Loyalität honorieren. Gerade im War for Talents haben es Vorgesetzte mit extrem gut ausgebildeten, technologieaffinen und selbstbewussten Menschen zu tun. Und diese wissen auch welche Devices, Mobilgeräte und Anwendungen sie beruflich als auch privat nutzen möchten.

Trotzdem kehren Arbeitgeber das Thema gerne unter den Tisch, da es sich ja nur um das „Arbeitsgerät“ handelt und IT-Verantwortliche ohnehin schon überfordert sind, den aktuellen Standard zu managen. Mehr Individualität wäre aus Kosten- und Verwaltungsaspekten undenkbar.  

COBO: Private Nutzung firmeneigener Devices noch undenkbar

Dabei gehen die Entscheider aber viel zu rational an die Sache ran: Gerade jüngere Mitarbeiter lieben die Geräte ihrer Lieblings-Brands, sei es Android oder Apple. Wenn man dann jemanden aus der Apple-Fraktion mit einem Microsoft Gerät überrascht, ist die Enttäuschung riesig und der Frust vorprogrammiert. "Corporate Own, Business Only" - COBO ist in vielen Unternehmen heutzutage immer noch Standard, wodurch die Mobile Device nicht für private Zwecke genutzt werden dürfen. Obwohl in der modernen Arbeitswelt private und berufliche Themen immer mehr miteinander verschmelzen und die Arbeitgeber ihre Angestellten durch solche Regelungen stark einschränken.

Obgleich es für beide Parteien nur Vorteile mit sich bringt: Mitarbeiter sind mobil und „always on“ für den Arbeitgeber. Auf der anderen Seite genießen Arbeitnehmer eine nie dagewesene Flexibilität, wenn es um die Vereinbarkeit von Beruf, Freizeit und Familie geht. Aufgrund der Fusion dieser beiden Welten, sind beispielsweise Smartphones eben nicht länger nur Arbeitsgeräte, sondern das einzige Smartphone des Benutzers.

BYOD: Ein Schritt in Richtung CYOD-Strategie

Die Konsequenz: Privatgeräte werden für die Arbeit eingesetzt, was zu unkontrollierter Datenintegrität sowie Schatten IT-führt. Generell stellt das Unternehmen vor ein Sicherheitsrisiko, denn die Unternehmensdaten sind nicht entsprechend geschützt. Dabei mag das BYOD-Modell ("Bring Your Own Device") zwar finanzielle Einsparungen für den Arbeitgeber bringen, aber ist schlichtweg keine sichere Mobile Device Management Lösung. Doch die Vorteile von BYOD werden häufig solange von Unternehmen fokussiert, bis es zum Verlust oder Diebstahl mobiler Geräte kommt und Datensicherheit nicht länger gewährleistet ist. 

In diesem Zusammenhang gewinnt CYOD-Strategie zunehmend an Bedeutung. Denn im Vergleich zu BYOD können Unternehmen ihren Mitarbeitern eine individuelle Ausstattung bieten, welche sicherer und leichter kontrollierbar ist. 

Was ist Choose Your Own Device? 

Choose Your Own Device (CYOD) ist ein Ansatz, bei dem Unternehmen ihren Mitarbeitern eine Auswahl von Endgeräten zur Verfügung stellen, die von der IT-Verantwortlichen vorausgewählt wurden und ein möglichst breites Angebot für verschiedene Benutzertypen und -anforderungen abdecken. Mitarbeiter dürfen aus einer breiten Palette vordefinierter Gerätetypen und Anwendungen selbst auswählen. Weil die Assets Eigentum des Unternehmens sind, wird sowohl der Service und Support von Arbeitgeber übernommen.  

Wie profitieren Unternehmen von CYOD?

Dadurch wird eine Arbeitsumgebung geschaffen, die den individuellen Bedürfnissen und Arbeitsstilen der Angestellten entspricht. CYOD fördert die Mitarbeiterzufriedenheit und trägt zur Steigerung der Produktivität bei. Wenn Mitarbeiter, mit Geräten zu arbeiten, die sie bevorzugen und mit denen sie vertraut sind, können sie schneller lernen und effizienter arbeiten.

CYOD hat für Unternehmen den Vorteil, die Kontrolle über die bereitgestellten Geräte zu behalten und sicherzustellen, dass sie den Sicherheits- und Compliance-Richtlinien der Enterprise Mobility eingehalten werden. Dies ist besonders wichtig angesichts der zunehmenden Bedrohungen durch Cyberangriffe, Datenschutzverletzungen und Malware. 

Mobile Device Management: Chance zur Kostensenkung

Obwohl es auf den ersten Blick möglicherweise teurer erscheinen mag, eine breite Palette von Geräten anzubieten und zu betreiben, kann CYOD die Kosten des Unternehmens auf zwei Arten reduzieren.  

Option 1: Mitarbeiter Co-Payment im COPE Konzept 

Ein immer häufiger beschrittener Weg die Gerätekosten im Unternehmen zu reduzieren, setzt sich unter dem Begriff „COPE“ (Company owned, Personally enabled) durch. Dabei stellen Unternehmen ihren Mitarbeitern ein festes Budget für ihre Arbeitsgeräte bereit und sie können selbst durch persönliche monatliche Zuzahlung (Co-Payment) auf ihr Wunschgerät upgraden.

Beispielsweiße stellt der Arbeitgeber das Budget für ein iPhone SE bereit, aber der Mitarbeiter wünscht sich das iPhone Pro Max Modell, um in seiner Freizeit bessere Fotos aufnehmen zu können. In diesem Fall trägt der Mitarbeiter einfach die Differenz im Anschaffungswert und leistet diese monatlich über seine Lohnabrechnung. Da es sich trotzdem um die Anschaffung eines Arbeitsmitteles handelt, lassen sich Steuervorteile nutzen. So kann der Mitarbeiter sein Wunschgerät für den Bruchteil der Anschaffungskosten erwerben, die er selbst hätte aufbringen müssen.   

Option 2: Endgeräte mieten statt kaufen 

Eine weitere attraktive Möglichkeit hohe Investitionen in Geräte zu umgehen ist das Leasing oder die Mieten der Geräte. So lassen sich die Investitionskosten in monatliche Raten aufteilen, was dem Unternehmen eine finanzielle Entlastung ermöglicht. Zumal die Anbieter solcher Finanzierungslösungen den Restwert der Geräte in die monatliche Rate einkalkulieren und damit attraktive Preise bieten. Nach ihrer Nutzungsdauer im Unternehmen werden die Geräte häufig einem Sekundärmarkt zugeführt. Im Wesentlichen ist das deutlich nachhaltiger, als sie im IT-Lager jahrelang weiter aufzubewahren.  

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Gerade die Gerätemiete bei spezialisierten „Device-as-a-Service“-Anbietern wird dabei immer beliebter. Denn sie bieten neben der Vorfinanzierung der Geräte auch die Installation, Betrieb und Verwaltung übernehmen und können die IT-Abteilung dadurch erheblich entlasten. 

Perfect Match: CYOD & DaaS

Natürlich steigt durch die Implementierung von CYOD die Diversität der zu managenden Geräte deutlich, weil Verantwortliche sich mit einer breiteren Palette von Geräten, Betriebssystemen und Konfigurationen auseinandersetzen müssen. Daher erhöht sich die Komplexität bei der Verwaltung und Wartung, was die ohnehin schon überlastete IT-Abteilung weiter unter Druck setzt. 

Um diese Herausforderungen zu bewältigen und die internen IT-Ressourcen effektiver zu nutzen, bietet sich die Zusammenarbeit mit professionellen Device-as-a-Service-Anbietern an. Diese Provider sind darauf spezialisiert, neben Gerätehardware zur monatlichen Miete auch umfassende Management-Services bereitzustellen und Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Workplace-Infrastruktur zu entlasten. 

Vorteile durch die Kooperation

Indem Unternehmen mit DaaS-Anbietern zusammenarbeiten, können sie von verschiedenen Vorteilen profitieren. Dazu gehören: 

• Spezialisierte Expertise: DaaS-Anbieter sind darauf spezialisiert, eine breite Palette von Geräten zu verwalten und zu unterstützen. Sie verfügen über das Know-how, um die Geräte gemäß den Unternehmensrichtlinien zu konfigurieren, Sicherheitsupdates durchzuführen und technischen Support anzubieten. 

• Vereinfachte Beschaffung: DaaS-Anbieter können Unternehmen die benötigten Geräte vorkonfiguriert bis ins Homeoffice der Anwender bereitstellen. Dies reduziert den Aufwand für die Beschaffung und Einrichtung und ermöglicht es dem Kunden bedarfsorientiert zu bestellen, ohne eine eigene Lagerhaltung zu benötigen. 

• Hohe Skalierbarkeit: DaaS Modelle dienen dazu dem Kunden eine höchstmögliche Flexibilität zu ermöglichen, was in wirtschaftlich unsicheren Zeiten immer wichtiger wird. Wenn das Unternehmen wächst oder sich verändert, kann die Anzahl der bereitgestellten Geräte leicht erhöht oder reduziert und die Kosten entsprechend des Bedarfs angepasst werden. 

• Sicherheit und Compliance: DaaS-Anbieter arbeiten in der Regel mit den neuesten Sicherheitsstandards und Datenschutzbestimmungen. Durch die Zusammenarbeit mit einem professionellen Anbieter können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Geräte und Daten angemessen geschützt sind und alle relevanten Compliance-Vorschriften eingehalten werden. 

Entlastung der IT: Durch die Auslagerung der Geräteverwaltung können interne IT-Ressourcen entlastet werden. Die IT-Mitarbeiter können sich stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren, während die operativen Aspekte von DaaS-Anbietern übernommen werden. 

Unser Angebot: Mitarbeiter Self-Service Bestellportal  

Wer seinen Mitarbeiter die freie Geräteauswahl ermöglichen möchte, sollte den Prozess auf Dauer automatisieren, um nicht im administrativen Chaos versinken. Gerade bei einer hohen Anzahl an Geräten und Mitarbeiter wird es schnell unübersichtlich: Wer hat welche Geräte bestellt? Wie lange laufen diese noch? Und was beim Mitarbeiteraustritt zurückgegeben werden?

Hier schafft ein internes Bestellportal Abhilfe. Dabei sollten Mitarbeiter bereits vor ihrem ersten Arbeitstag Zugang zu einem Self-Service Portal erhalten, in dem sie ihre Geräte und Anwendungen selbständig zusammenstellen und „Amazon like“ digital bestellen können. Dann triggert diese Bestellung über Equipme den externen DaaS-Anbieter automatisch. Damit hat die interne IT- und Einkaufsabteilung mit dem Prozess keinerlei Arbeit mehr, wodurch die Zuständigen stark entlastet werden. Auf Basis der Bereitstellungsinformationen erhält das Unternehmen zugleich eine aktuelle Inventarisierung, was das Budget-Controlling und die innerbetriebliche Abrechnung sowie externe Security Audits ungemein unterstützt.

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Zusammenfassung

Insgesamt ermöglicht die Kombination von Choose Your Own Device über ein Self-Service Portal, Investitionskosten zu senken, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, die Produktivität zu erhöhen und gleichzeitig die Herausforderungen im Zusammenhang mit der steigenden Gerätevielfalt zu bewältigen. Es bietet eine Win-Win-Situation, bei der sowohl die Mitarbeiter als auch die IT von einem verbesserten Arbeitsumfeld und einer optimierten IT-Verwaltung profitieren. 

Was sind Service Level Agreements (SLAs)?

Generell ist das Service Level Agreement (SLA) eine Vereinbarung zwischen einem Dienstleistungsanbieter (Service-Provider) und seinen Kunden. Hier wird dokumentiert, welche Dienstleistungen der Anbieter bereitstellen wird. Gleichzeitig werden die Service-Standards festgelegt, die der Provider erfüllen muss. Anhand der festgelegten Kennzahlen wird die vereinbarte Servicequalität gemessen und demnach auch Vertragsstrafen festgelegt, wenn die Serviceleistungen nicht erbracht werden.

SLA vs. SLC

Hingegen ist das Service Level Commitment eine allgemeinere und umfassender Form des Service Level Agreements. Denn das SLA ist bidirektional ausgerichtet und umfasst zwei Teams, während das SLC eine einseitig gerichtete Verpflichtung darstellt. Hierbei wird nur festgelegt, was ein Dienstleister seinen Kunden zu einem bestimmten Zeitpunkt garantieren kann.

Warum brauche ich ein SLA?

In der Regel ist das SLA eine von zwei grundlegenden Vereinbarungen, die Dienstleister mit ihren Kunden treffen. Denn viele Service-Provider schließen einen Dienstleistungsrahmenvertrag ab, um die allgemeinen Geschäftsbedingungen festzulegen. Zusätzlich wir das Service Levele Agreement durch Verweis auf das Leistungsniveau des Serviceanbieters aufgenommen. 

Im Allgemeinen sind Service Level Agreements ein zentraler Bestandteil des IT-Anbietervertrags zwischen Service-Provider und Auftraggeber. Denn das SLA fasst alle Informationen zu vertraglich vereinbarten Dienstleistungen und deren erwarteter Zuverlässigkeit in einem einzigen Dokument zusammen. Dabei werde die Kennzahlen (KPIs), Verantwortlichkeiten und Erwartungen klar definiert, sodass sich beide Parteien im Falle von Problemen auf die Vereinbarung berufen kann. Aus diesem Grund schützt das Service Level Agreement Anbieter sowie Abnehmer.

Welche Arten von Service Level Agreements gibt es?

Im Grunde gibt es drei verschiedene Arten von SLAs, welche häufig verwendet werden:

Kunden SLA: Das kundenbasierte Service Level Agreement ist eine Vereinbarung, die alle genutzten Leistungen abdeckt. Es enthält spezifische Details zu Dienstleistungen, Verfügbarkeit inklusive Reaktionszeit, Sicherheitsmaßnahmen, die Verantwortlichkeiten, Eskalationsverfahren und Kündigungsbedingungen.

Interne SLA: Das interne SLA ist eine Vertrag zwischen dem Unternehmen und internen Kunden, welche andere Abteilungen oder Tochtergesellschaften sein können. Beispielsweise wird bei der Zusammenarbeit zwischen Sales und Marketing mit dem Ziel neue Leads zu generieren ein SLA festgelegt, wo die detaillierten Ziele genannt werden.

Mehrstufiges SLA: Sogenannte mehrstufige Service Level Agreements sind in mehreren Ebenen oder Stufen organisiert und werden oft in komplexen Serviceumgebungen eingesetzt. Jede Stufe des SLAs kann ein bestimmtes Serviceniveau, Metriken und Leistungsindikatoren enthalten, die auf den jeweiligen Verantwortungsbereich zugeschnitten sind.

Was beinhaltet die Vereinbarung? 

Im Großen und Ganzen umfasst ein SLA eine Erklärung über die Ziele, eine Liste der Dienstleistungen, die unter die Vereinbarung fallen, und eine Definition der Verantwortlichkeiten des Providers und des Kunden im Rahmen des SLA. Demnach sind verschiedene Bestandteile in SLAs häufig vertreten, wie folgt geschildert.

Zusammenfassung der Vereinbarung

In diesem ersten Abschnitt werden die Grundlagen der Vereinbarung festgelegt, einschließlich der beteiligten Parteien, des Startdatums sowie Enddatum (Zeitspanne) und einer allgemeinen Einführung in die erbrachten Dienstleistungen.

Beschreibung der Leistung

Das SLA enthält detaillierte Beschreibungen jeder angebotenen Dienstleistung unter allen möglichen Umständen, einschließlich der Reaktionszeit. Hierbei wird die detaillierte Ausführung geschildert, die Betriebszeiten, vorhandene Abhängigkeiten, eine Prozessübersicht sowie eine Liste aller verwendeten Technologien.

Ausschlüsse

Im Zuge dessen wird auch definiert, welche Leistungen nicht angeboten werden. Dadurch kann man Missverständnisse vermeiden und Raum für Annahmen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vermeiden. 

Serviceniveau

Dabei werden die Leistungsmessmetriken und Leistungsniveaus werden festgelegt. Der Kunde und der Dienstleister sollten sich auf eine Liste aller Metriken einigen, die zur Messung der Serviceebenen des Dienstleisters verwendet werden.

Interessengruppen

Hier werden klar die Parteien definiert, die an der Vereinbarung beteiligt sind und legt deren Verantwortlichkeiten bestimmt.

Sicherheitsstandards

Alle Sicherheitsmaßnahmen, die vom Dienstleister ergriffen werden, sollen hier abgebildet werden. Dies beinhaltet in der Regel die Ausarbeitung und Zustimmung zu Vereinbarungen bezüglich Abwerbung, IT-Sicherheit und Geheimhaltung.

Risikomanagement

Demnach werden auch Risikomanagementprozesse und ein Katastrophenwiederherstellungsplan werden festgelegt und klar kommuniziert.

Service-Tracking und Berichterstattung

Dieser Abschnitt definiert die Berichtsstruktur, Verfolgungsintervalle und an der Vereinbarung beteiligte Interessengruppen. Das SLA und alle festgelegten Leistungskennzahlen (KPIs) sollten regelmäßig überprüft werden. Dieser Prozess wird ebenso definiert, wie der geeignete Ablauf für Änderungen definiert.

Welche Kennzahlen sollten überwacht werden?

Die erforderlichen SLA-Metriken variieren je nach den angebotenen Diensten. Um Missverständnisse und hohe Kosten zu vermeiden, sollte das Schema einfach gehalten werden. Dafür sollte untersucht werden, welche Kennzahlen die höchste Relevanz haben. Denn ein komplexes Überwachungsschema mit aufwändigen Hilfemaßnahmen kann ineffektiv sein, da niemand ausreichend Zeit für die Datenanalyse aufwendet. Daher ist eine einfache Erfassung von Metriken vorzuziehen, am besten durch automatisierte Systeme.

Dienstverfügbarkeit

Im Grunde beschreibt die Dienstverfügbarkeit eine Zeitspanne, in der der Dienst zur Nutzung verfügbar ist. Hier wird beispielsweise bestimmt, dass die Verfügbarkeit zwischen 0 und 24 Uhr bei 90 % liegt aber in der Zeit zwischen 8 und 18 Uhr bei 99,5 %. Je nach Einsatz des SLAs können diese Zeiten stark variieren.

Fehlerquote

Hierbei überwachen die Kunden die allgemeine Fehlerquote, um zu messen, wie oft der IT-Anbieter ein zu niedriges Serviceniveau bereitstellt. Dadurch kann man Fehlerraten, die unterhalb der Kundenerwartung liegen, als Metrik festlegen und in einem virtuellen Service Desk überwachen. Wenn die Anzahl der negativen Ereignisse einen definierten Wert überschreitet, wird dies dem Provider gemeldet.

Sicherheit

Heutzutage kann es kostspielig für beide Parteien sein, wenn Verstöße gegen die Anwendungs- und Netzwerksicherheit vorliegen. Deshalb ist der Nachweis von Sicherheitsmaßnahmen wie Antivirus-Updates oder Patches essentiell, um bei Vorfällen alle bestmöglich geschützt zu sein. Dementsprechend muss der Anbieter die Präventivmaßnahmen regelmäßig nachweisen, um unbeabsichtigte Zugriffe aufs Minimum zu reduzieren.

Geschäftsergebnisse

Viele Kunden im IT-Bereich möchten zunehmend Geschäftsprozessmetriken in ihre SLAs integrieren. Dabei ist die Verwendung bestehender Leistungskennzahlen in der Regel der beste Ansatz, sofern der Beitrag des Anbieters zum Erreichen dieser KPIs berechnet werden kann.

Was ist eine Freistellungsklausel?

Im Falle eines Verstoßes wird eine Freistellungsklausel vereinbart, bei der der Dienstleister sich dazu verpflichten, das Kundenunternehmen für jegliche Verstöße gegen seine Zusicherungen zu entschädigen. Beispielsweise muss der Dienstleister dem Kunden die Kosten für Rechtsstreitigkeiten mit Dritten erstatten, die aufgrund der Nichteinhaltung der gemachten Garantien entstehen.  

Zusammenfassung

Insgesamt zeigt sich deutlich, dass Service Level Agreements (SLAs) eine essenzielle Rolle in der Welt der Dienstleistungen spielen. Diese vertraglichen Vereinbarungen zwischen Service-Providern und ihren Kunden bieten klare Richtlinien, um die Qualität der erbrachten Dienstleistungen zu messen und sicherzustellen. Ein gut ausgearbeitetes SLA schafft Vertrauen zwischen den Parteien und minimiert Missverständnisse.

Was ist ITIL?

Im Allgemeinen umfasst die ITIL (IT Infrastructure Library) ein Service Lifecycle-Framework, das die Prozesse des IT-Service Managements beschreibt. Dabei wird der gesamte Lebenszyklus eines IT-Services betrachtet: von der strategischen Ausrichtung als Service Provider bis hin zur Erfüllung der Kundenanforderungen. Gleichzeitig wird der laufende Betrieb mit dynamischen Verbesserungsprozessen und schließlich die Außerbetriebnahme des Services beleuchtet. 

Co-Creation: Mehrwert durch Zusammenarbeit

Generell fördert die ITIL 4 eine aktive, gemeinsame Wertschöpfung, indem es Service-Beziehungen zwischen Service-Providern und Kunden ermöglicht. Hierbei beinhalten diese Beziehungen die Bereitstellung und den Verbrauch von Services sowie das Service Relationship Management. Letzteres beschreibt die koordinierten Aktivitäten zwischen dem Service-Provider und dem Kunden, um Mehrwert auf der Grundlage abgestimmter Serviceangebote zu schaffen. 

Denn die Zusammenarbeit zwischen dem Service-Provider und dem Kunden ist entscheidend, um die Bedürfnisse des Kunden zu verstehen und die IT entsprechend zu gestalten. Dabei muss die IT als strategischer Partner agieren und das Kundenbusiness umfassend verstehen. Demnach die Strategie und Herausforderungen begreifen und ein zuverlässiges Serviceportfolio bieten, um sich als vertrauenswürdiger Partner zu etablieren. Deshalb sollten IT-Organisationen diese Aufgabe ernst nehmen, um effektive Service-Beziehungen aufzubauen und Mehrwert für ihre Kunden zu schaffen.

Die fünf Phasen des ITIL Service Lifecycle

Im Grunde lässt sich der Service Lifecycle in fünf Phasen unterteilen:

1. Service Strategy
2. Service Design
3.  Service Transition
4. Service Operation
5.  Continual Service Improvement 

Allerdings handelt es sich hierbei um einzelnen Prozessschritte, die nicht getrennt voneinander betrachtet werden sollten. Weil die einzelnen Phasen in einem dynamischen Modell zusammengefasst wurden, sollte man diesen Prozess immer ganz umfänglich betrachten.

Phase 1: Service Strategy

In der Service Strategie Phase wird die Gesamtstrategie für die IT definiert und organisiert, um geeignete IT-Services bereitzustellen, die den aktuellen und zukünftigen Unternehmensanforderungen entsprechen. Demnach basiert sie auf der übergeordneten Geschäftsstrategie der Organisation und betrachtet die Service Management Prozesse als strategisches Asset der IT-Organisation (IT-Asset-Management).

Hier wird das Service Portfolio definiert, um die Entwicklung passender IT-Serviceprozesse zu ermöglichen, die den Geschäftsergebnissen gerecht werden. Generell erfordert die erfolgreiche Umsetzung der Strategie eine klare Kommunikation und Abstimmung mit Kunden, internen Mitarbeitern und Lieferanten.

Dabei ist die Zusammenarbeit mit dem Continual Service Improvement (Phase 5) entscheidend, um geeignete Mechanismen für Überwachung, Messung, Analyse, Berichterstattung und Umsetzung von Korrekturmaßnahmen zu entwickeln. 

Phase 2: Service Design

Weitergehend wird in der Service Design Phase der Servicekatalog entwickelt, welcher den aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens entspricht. Dazu ist eine genaue Ermittlung, Dokumentation und Vereinbarung der Kunden- und Geschäftsanforderungen essentiell, um qualitativ hochwertige Designs für die Service-Lösungen zu erstellen.

Hierbei verwendet das Service Design die Ergebnisse der vorherigen Phase Service Strategy, sodass die erstellten Lösungsdesigns mit der Gesamtstrategie des IT-Service Providers übereinstimmen. Ohne ITIL Service Design fehlt oft eine formelle Entwicklung im Service-Prozess, wodurch die Geschäftsbedürfnisse und die Gesamtperspektive nicht ausreichend berücksichtigt werden. Denn diese Phase bietet das Wissen und die Fertigkeiten, um effektive, skalierbare und innovative Services mit erstklassiger Servicequalität zu erstellen.

Phase 3: Service Transition

Daraufhin verfolgt die Service Transition Phase das Hauptziel, jeglichen Modifikationen oder Überführungen in die Live-Betriebsumgebung der Kunden und der Anwender gerecht werden. Dazu müssen alle Änderungen durch diese Phase gemanagt, geplant und koordiniert werden. Nur so kann der reibungslose Übergang in den Live-Betrieb gewährleistet werden.

Dazu übernimmt man in der Service Transition die Outputs der vorherigen Phasen, wodurch eine effektive Umsetzung der Anforderungen aus der Service Strategy erfolgen kann. Dabei müssen menschliche Faktoren beachtet werden, um unter schwierigen Umständen das effiziente Management von Wissen, Organisationskultur und Überführungsaktivitäten sicherzustellen. Entsprechend sollen Services den Geschäftsanforderungen, Kostenvorgaben und Effizienzzielen entsprechen und ein höchstmöglicher Grad an Zuverlässigkeit bei minimalem Risiko und maximaler Optimierung erreichen.

Phase 4: Service Operation

Im Anschluss folgt die Service Operation Phase im Service-Lebenszyklus und hier wird versucht, die Services zu koordinieren, zu erbringen und zu managen. Dort soll das vereinbarte Service Level mit dem Business, den Kunden und den Anwendern eingehalten oder übertroffen werden. Gleichzeitig ist die Phase verantwortlich für das fortlaufende Prozess-Management der Technologie, die für die Servicebereitstellung und -unterstützung verwendet wird.

Folglich untersucht die Service Operation neue, modifizierte oder stillzulegende Services aus der vorherigen ITIL Service Transition Phase, sobald die Test- und Abnahmekriterien erfüllt sind. Danach gewährleistet sie, dass diese Services ihre operativen Ziele erreichen. Dafür benötigen Mitarbeiter in dieser Phase effektive Prozesse und unterstützende Tools, um einen Überblick über den Service-Betrieb zu behalten. Darüber hinaus bietet sie Beratung und Leitlinien für Application Management, Technical Management und den Service Desk.

Phase 5: Continual Service Improvement 

Übergeordnet steht letztendlich das Continual Service Improvement. Hier wird versucht, die Qualität von IT-Services kontinuierlich zu verbessern und Kosten zu optimieren, indem aus Erfahrungen profitiert wird. Deshalb muss diese Phase alle Aspekte des Service-Lebenszyklus durchdringen und eng mit Prozessen, Funktionen, Aktivitäten, Tools, Lieferanten und Mitarbeitern verbunden sein. Dazu gehören geeignete Aktivitäten im Bereich Monitoring, Messung, Analyse, Berichterstattung und Implementierung von Korrekturmaßnahmen.

Das Continual Service Improvement folgt einem zyklischen Muster von Stabilitätsphasen, gefolgt von Verbesserungen. Diese Phase bietet praktische Anleitungen zur Bewertung des Zustands und zeigt die enge Beziehung zwischen Continual Service Improvement und Qualitätsmanagement auf. Demnach überprüft man, ob die bereitgestellten IT-Services, Prozesse, Tools und Lieferanten immer zweckmäßig sind.

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Vorteile des ITIL Frameworks

Dafür bietet das Service-Lebenszyklus-Framework eine Vielzahl von Vorteilen für das IT-Service-Management (ITSM). Denn der praktische Ansatz fördert die Übernahme von Best Practices durch die Verwendung eines transparenten und organisierten Rahmens für die Verwaltung von IT-Services. Dazu schafft es eine klare Struktur mit definierten Start- und Endpunkten.

Des Weiteren sind klare Verantwortlichkeiten festgelegt, die durch RACI-Modelle unterstützt werden. Dadurch wissen alle Beteiligten genau, was von ihnen in Bezug auf Rechenschaftspflicht, Verantwortung, Konsultation und Information erwartet wird. Die Phase der ständigen Verbesserung (Continual Service Improvement) stellt sicher, dass Unternehmen und seine Dienstleistungen nicht stillstehen. Grundsätzlich gewährleistet der ganzheitliche ITSM-Ansatz des Frameworks, dass die Services auf die Geschäftsanforderungen abgestimmt sind, effektiv bereitgestellt werden und im Laufe der Zeit kontinuierlich verbessert werden. Dies ermöglicht eine effiziente und kundenorientierte Servicebereitstellung, die den Erfolg des Unternehmens unterstützt.

Zusammenfassung

Die Herausforderungen in modernen IT-Umgebungen erfordern eine effektive Bereitstellung und kontinuierliche Verbesserung von IT-Services. Hierfür wurden die ITIL-Frameworks entwickelt, die den gesamten IT-Service-Lifecycle abdecken. ITIL bietet einen ganzheitlichen Ansatz für die Zusammenarbeit zwischen Service-Providern und Kunden, um Mehrwert zu schaffen.

IT-Governance - Eine Definition

Generell zielt die IT-Governance darauf ab, die IT effizient zu nutzen und sie an Unternehmensstrategien und -zielen auszurichten. Gleichzeitig dient sie als Steuerungsinstrument auf Führungsebene und schafft durch Prozessstrukturen einen Ordnungsrahmen für die IT-Infrastruktur. Dabei befasst sich die innengerichtete Sicht mit der wirtschaftlichen Gestaltungen von IT-Systemen und die außengerichtete Sichtweise leitet sich von der Corporate Governance ab

Abgrenzung: IT-Governance und Corporate Governance

Auch wenn Corporate Governance und IT-Governance beide wichtige Aspekte der Unternehmensführung sind, konzentrieren sie sich auf verschiedene Bereiche.

Im Allgemeinen bezieht sich die Corporate Governance auf die Gesamtstruktur der Regeln, Praktiken und Prozesse, durch die ein Unternehmen geleitet und kontrolliert wird. Hierbei betrifft sie alle Aspekte des Unternehmens und umfasst thematisch diese vier Bereiche:

• allgemeine Zielsetzung und Ausrichtung
• Unternehmenskommunikation
• Strukturen und Prozesse der Unternehmensführung
• Evaluation von Führungskräften

Dagegen ist die IT-Governance ein Unterbereich der Corporate Governance, die spezifisch auf die Informationstechnologie und ihre Nutzung im Unternehmen abzielt. Hier konzentriert sie sich auf die Ausrichtung der IT, dem Management von IT-Risiken und -Ressourcen, sowie deren Wertschöpfung.

Ziele der IT-Governance

An diesen Richtlinien können sich IT-Verantwortliche orientieren und so die Managementanforderungen erfüllen, ferner zur Steigerung des Unternehmenserfolgs beitragen. Hierbei gibt es für jede IT-Einheit festlegte Ziele (KPIs), die häufig folgende Ziele verfolgen.

Strategische Ausrichtung

Im Grunde hat die IT Geschäftsabläufe revolutioniert, Märkte nachhaltig verändert und agiert als zentrales Organ bei digitalen Transformationen in Unternehmen. Deshalb ist der "strategic fit" zur Unternehmensstrategie enorm relevant, um Geschäfts- und IT-Strategie nicht getrennt voneinander zu betrachten. Demnach konkretisieren viele Unternehmen Ihre IT-Governance mithilfe bestimmter Maßnahmen, wie die Kostensenkung im Bereich Hard- und Software oder die Verbesserung der Effizienz.

IT-Risiken minimieren

Des Weiteren ermöglicht die IT-Governance es Unternehmen, IT-Risiken systematisch zu identifizieren und zu bewerten. Hier können regelmäßige Risikobewertungen und Audits dazu beitragen, die potenzielle Schwachstellen aufzudecken. Anhand klarer Richtlinien und Prozessen für den IT-Betrieb können so Risiken zu minimiert werden. Beispielsweise können Regeln für den Umgang mit sensiblen Daten, Passwortanforderungen oder Prozesse für Software-Updates festgelegt werden. Daneben kann die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter für IT-Risiken zur Verbesserung der IT-Sicherheit beitragen. 

Ressourcenverwaltung

Darüber hinaus kann IT-Governance dabei helfen, Investitionen in IT-Projekte zu priorisieren, die den größten Nutzen für das Unternehmen bieten. Dadurch kann man überflüssige Ressourcen eliminieren und den Return on Investment maximieren. Wenn man Richtlinien für die Beschaffung, Nutzung und Wartung von IT-Assets etabliert (IT-Asset-Management), können Budgets nachhaltiger und effizienter eingesetzt werden.

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Performance monitoren

Nebenbei helfen diese Richtlinien, die IT-Performance besser zu überwachen, indem sie klare Leistungsziele setzen, Mess- und Berichtsprozesse etablieren und dadurch kontinuierliche Verbesserungen fördert. Hierbei werden folgende Methoden angewendet:

• Definition Key Performance Indicators: KPIs können Aspekte wie Systemverfügbarkeit, Antwortzeiten, Fehlerquoten, Projektabschlussraten oder Kostenkontrolle sein.
• Monitoring der Kennzahlen: Einmal definiert, können diese KPIs durch regelmäßige Mess- und Berichtsprozesse überwacht werden. Dadurch lässt sich die Performance über einen längeren Zeitraum stetig überprüfen und Trends frühzeitig identifiziert werden.
• Analyse von Abweichungen: Die Ergebnisse können analysiert werden, um Bereiche zu identifizieren, die Verbesserungen benötigen. Dabei unterstützt die IT-Governance bei der Erstellung der Maßnahmenpläne und überwacht deren Umsetzung.
• Kommunikation: Gleichzeitig werden diese Daten effektiv an alle relevanten Stakeholder kommuniziert, um die Transparenz zu erhöhen und Verständnis für die IT-Leistung zu schaffen.
• Benchmarking: IT-Governance kann Benchmarking-Praktiken fördern, um die Performance im Vergleich zu anderen Unternehmen oder Branchenstandards zu bewerten. 

Insgesamt ermöglicht die IT-Governance durch diese Methoden eine effektive Überwachung und Verbesserung der IT-Performance.

Trends im Hinblick auf IT-Governance

IT Governance Frameworks

Da IT-Systeme zur kritischen Infrastruktur jedes Unternehmens zählen, gibt es eine Reihe von gesetzlichen Vorschriften, welche in Bezug auf IT-Governance eingehalten werden müssen. Weil die Richtlinien auf Gesetzen, Verordnungen, behördlichen Vorgaben und gängigen Standards beruhen, sind sie mittlerweile hochkomplex. Aus diesem Grund sollen festgelegte Frameworks, die Verantwortlichen bei der Umsetzung und Einhaltung der Vorgaben unterstützen.

COBIT

Hierbei ist COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies) ein Framework zur IT-Governance und zum Management von Informationssystemen. Allgemein zielt COBIT darauf ab, die Bereitstellung von detaillierten und zuverlässigen Informationen zu unterstützen, indem es Best-Practice-Beispiele für die Verwaltung von IT-Ressourcen anbietet.

COBIT umfasst mehrere Komponenten, die von IT-Organisationen ausgeführt werden sollten, um Informationssysteme effektiv zu steuern und zu managen. Diese Prozesse sind in vier Bereiche unterteilt: 

• Planen und Organisieren
• Erwerben und Implementieren
• Liefern und Unterstützen
• Überwachen und Bewerten

Zu den wichtigsten Zielen von COBIT gehören die Gewährleistung der IT-Compliance, die Verbesserung der IT-Dienstleistungen, die Unterstützung der Geschäftsprozesse und die Maximierung des Nutzens aus IT-Investitionen.

ISO/IEC 38500

Dazu ist die ISO/IEC 38500 ein internationaler Standard für Corporate Governance of Information Technology, der von der International Organization for Standardization (ISO) und der International Electrotechnical Commission (IEC) veröffentlicht wird. Hierbei bietet er einen Rahmen für effektive Governance und Management von IT in Organisationen aller Größen und Arten. Dort sind Leitlinien für Führungskräfte definiert, welche die strategische Verantwortung für die IT einer Organisation tragen.

ISO /IEC 20000

Zudem ist die ISO/IEC 20000 ein Standard für das IT-Service-Management, der stark mit IT-Governance zusammenhängt. Denn diese Norm legt einen Benchmark für die Lieferung und das Management von IT-Dienstleistungen fest und ermöglicht es Unternehmen, ihre Servicequalität und Effizienz zu demonstrieren. Hinsichtlich der IT-Governance unterstützt ISO/IEC 20000 die Unternehmen dabei, ihre IT-Ressourcen und Prozesse effektiv zu überwachen und zu steuern.

Durch die Implementierung können die Unternehmen eine klar definierte Managementstruktur, Prozesse, Verfahren und Dokumentationen für IT-Services aufbauen. Darüber hinaus erlaubt es die Evaluation und Verbesserung der IT-Service-Prozesse. Das robuste Framework unterstützt die IT-Governance insofern, dass die IT-Services den Geschäftsanforderungen und -zielen entsprechen.

ITIL

Daneben bietet die ITIL (Information Technology Infrastructure Library) eine Sammlung von Best Practices für IT-Service-Management, die eine wesentliche Rolle in der IT-Governance spielt. Denn ITIL liefert einen strukturierten und prozessorientierten Ansatz für die Verwaltung von IT-Services, um die Geschäftsanforderungen optimal zu erfüllen. Bezüglich der IT-Governance unterstützt ITIL Unternehmen dabei, ihre IT-Prozesse, Funktionen und Rollen klar zu definieren und zu steuern.

Mit den ITIL-Rahmenrichtlinien können Unternehmen sicherstellen, dass ihre IT-Dienstleistungen effizient und wirksam bereitgestellt und verwaltet werden. Somit fördert ITIL eine starke IT-Governance und trägt zur Verbesserung der Geschäftsleistung bei.

TOGAF

Weiterhin ist die TOGAF (The Open Group Architecture Framework) ein bewährtes Enterprise-Architecture-Framework, das bei der Konzeption, Planung, Implementierung und Überwachung von Unternehmensarchitekturen eingesetzt wird. Im Kontext der IT-Governance bietet TOGAF einen umfassenden Ansatz zur Gestaltung und Verwaltung der IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Dadurch wird die Zusammenarbeit zwischen Geschäfts- und IT-Teams zu verbessert und gewährleistet, dass IT-Projekte in Einklang mit den Geschäftszielen und -strategien stehen. 

Generell unterstützt TOGAF die Governance durch die Definition klarer Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten, die zur effektiven Steuerung von IT-Ressourcen beitragen. Hiermit fördert es eine robuste IT-Governance und verbessert die Geschäftsleistung.

IT-Grundschutz-Kataloge

Zudem liefern die IT-Grundschutz-Kataloge detaillierte Empfehlungen und Verfahren zur Gewährleistung der Informationssicherheit. Gleichzeitig dienen sie als Grundlage für die Etablierung einer soliden IT-Sicherheitsstruktur, die ein zentraler Aspekt der IT-Governance ist.

In diesen Katalogen sind systematische Methodiken zur Identifizierung und Management von IT-Sicherheitsrisiken festgehalten. Demnach helfen sie Unternehmen bei der Erstellung eines ganzheitlichen Sicherheitskonzepts, welches die Anforderungen der IT-Governance erfüllt. 

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Was macht die IT-Governance? 

Die IT-Governance bietet einen Rahmen, der die IT-Strategie mit der gesamtheitlichen Unternehmensstrategie verbindet. Dabei wird sichergestellt, dass die IT strategische eingesetzt wird und somit die Unternehmensziele effizient und nachhaltig unterstützen kann.

Was gehört zur IT-Governance? 

Die IT-Governance besteht aus der Führung, Organisationsstrukturen und einheitlichen Prozessen. Diese sollen sicherstellen, dass die IT die Unternehmensziele und -strategie unterstützt.

Was macht ein Head of IT-Governance?

Der IT-Governance Manager richtet die Strategie der IT auf die übergeordneten Unternehmensziele aus.  Er analysiert und optimiert Prozesse, sorgt für die Zusammenführung von Business-Anforderungen und der Bereitstellung entsprechender Services durch die IT.

Stell dir vor, dein Unternehmen funktioniert wie ein einfaches Haushaltsgerät: Stecker in die Steckdose und das Gerät läuft. Sollte in Zukunft ein Defekt auftreten oder das Gerät nicht mehr funktionieren, kümmert sich der Anbieter darum. Genau so funktionieren IT-as-a-Service Lösungen für deine interne IT-Abteilung, auch wenn die Komplexität natürlich höher ist. 

Was ist IT-as-a-Service?

IT-as-a-Service (ITaaS) bezeichnet die Bereitstellung maßgeschneiderter IT-Services durch externe Anbieter. Anhand des Service-Katalogs vom Dienstleister kann man ein Leistungspaket zusammenstellen, dass auf die eigenen Anforderungen zugeschnitten ist. Häufig werden diese Angebote mit Managed Services und anderen As-a-Service-Lösungen kombiniert:

• Infrastructure-as-a-Service (IaaS)
• Platform-as-a-Service (PaaS)
• Software-as-a-Service (SaaS)
• Operation-as-a-Service (OaaS)

Dabei ermöglichen Infrastructure-as-a-Service Anwendungen den Benutzern auf standardisierte und automatisierte IT-Lösungen zuzugreifen. Hier liegt der Fokus auf Erfüllung interner Anforderungen, Auswahl der besten Ressourcen und Verwaltung des gesamten Lebenszyklus der IT-Infrastruktur. 

ITaaS verändert die Verhaltensweise der Nutzer

Generell ist das Ziel solcher ITaaS Lösungen, dass interne IT-Abteilungen von klassischen Dienstleistern zu spezialisierten IT-Serviceangeboten wechseln, die auf bestimmte Branchen und organisatorische Anwendungsfälle zugeschnitten sind. Im Grunde ist Infrastructure-as-a-Service kein neuer Technologiewandel, sondern zielt auf eine transformative Veränderung des betrieblichen Verhaltens und der Organisation der IT-Abteilungen ab.

Gleichzeitig basiert es auf den bewährten Prinzipien der ITIL- und ITSM-Frameworks und involviert Serviceprovider, die standardisierte, konsolidierte und virtualisierte IT-Services bereitstellen. Dadurch wird die Transparenz und die betriebliche Effizienz erhöht, während langfristig Kosten eingespart werden können. 

Vorteile von IT-as-a-Service

Dementsprechend bieten solche Lösungen zahlreiche Vorteile, die im Folgenden näher erläutert werden. 

Kosteneinsparungen 

Die Einführung von IT-as-a-Service ermöglicht es Unternehmen, ihre IT-Kosten erheblich zu senken. Durch die Nutzung der Cloud können sie ihre IT-Anforderungen auslagern und somit den zeitaufwändigen und teuren Prozess der Verwaltung von Hardware, Software und anderen IT-Systemen vermeiden. Mit ITaaS haben Unternehmen auch Zugriff auf die neueste Technologie, ohne ihre eigene Hardware und Software kaufen und warten zu müssen. Dies spart Kosten und Ressourcen, die stattdessen für andere geschäftskritische Aktivitäten eingesetzt werden können.

Hohe Skalierbarkeit und Flexibilität 

Daneben bieten IT-as-a-Service Lösungen eine hohe Skalierbarkeit und Flexibilität aus mehreren Gründen. Zum einen sind Ressourcen on Demand verfügbar, es können problemlos zusätzliche Ressourcen hinzugefügt oder abgebaut werden. Dadurch können Unternehmen auf unvorhergesehene Spitzenbelastungen oder veränderte Geschäftsanforderungen reagieren, ohne hohe Investitionen in Hardware oder Infrastruktur tätigen zu müssen.

Auf der anderen Seite basiert ITaaS oft auf einem Pay-per-Use-Modell, bei dem Unternehmen nur für die tatsächlich genutzten Ressourcen bezahlen. Letztendlich zahlt man so, nur benötigte Dienste und kann bei geringerem Bedarf Kosten nachhaltig einsparen. 

Breites Serviceangebot

Desweiteren können ITaaS-Anbieter eine Vielzahl von Services zur Verfügung stellen, die flexibel kombiniert und angepasst werden können. Damit können Unternehmen aus einem Katalog von Diensten wählen und diese nach ihren spezifischen Anforderungen zusammenstellen. Dadurch erhalten sie eine maßgeschneiderte Lösung, die ihren Geschäftsprozessen und -zielen entspricht.

Entlastung internen IT-Abteilungen

Zudem können IT-as-a-Service Anwendungen die interne IT-Abteilung entlasten, indem Aufgaben und Verantwortlichkeiten an externe Serviceprovider ausgelagert werden. Aufgrund dessen können sich die IT-Teams auf strategischere und geschäftsrelevante Aufgaben konzentrieren, anstatt Zeit für Routineaufgaben wie Hardwareverwaltung oder Softwareupdates aufzuwenden.

Gleichzeitig haben ITaas-Anbieter umfangreiches Know-How in bestimmten Bereichen und können dadurch einen spezialisierten Support bieten. Auf diese Weise können interne IT-Teams bei Herausforderungen oder technischen Fragen umfassend unterstützt werden.

Außerdem ermöglichen solche Lösungen die Automatisierung von IT-Prozessen und bieten Self-Service-Optionen für Benutzer an. Daher können Anwender selbständig IT-Services nutzen können, ohne die Hilfe der internen IT-Abteilung in Anspruch nehmen zu müssen. Dadurch werden Anfragen und Anforderungen reduziert, wodurch die interne IT entlastet wird.

Herausforderungen von ITaaS

Im Allgemeinen kann bei dem Outsourcing von Prozessen und Ressourcen ein Kontrollverlust entstehen, dass bei der Nutzung von IT-as-a-Service auch der Fall sein kann. Daher ist es wichtig, den ITaaS-Anbieter sorgfältig auszuwählen, da die Zusammenarbeit eng sein wird. 

Besondere Aufmerksamkeit sollte dem Umgang mit unternehmenseigenen Daten gewidmet werden, da bei Remote-Services Daten in der Cloud gespeichert werden. Hierbei sind die Standorte der Server, geltende Datenschutzrichtlinien und Datenschutzvereinbarungen mit dem Dienstleister wichtige Aspekte. Nur so kann gewährleistet werden, dass die unternehmensinternen und gesetzlichen IT-Compliance Vorgaben eingehalten werden.

Im Gegensatz zu maßgeschneiderten Lösungen sind As-a-Service-Lösungen standardisiert. Daher sollten die Anforderungen vorab klar definiert und interne Prozesse gegebenenfalls angepasst werden. Denn generell bildet eine klare Prozessdefinition die Grundlage für jede Art von IT-Lösung.

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Was versteht man unter As-a-Service?

Der Begriff As-a-Service beschreibt verschiedene Servicemodelle im Cloud Computing. Dabei werden interne Ressourcen (Soft- und Hardware) sowie Prozesse auf externe Dienstleister ausgelagert, welche standardisierte und automatisierte As-a-Service-Lösungen anbieten. 

Was wird in der IT unter Service verstanden?

Generell versteht man unter IT-Service die Auslagerung ausgewählte IT-Tätigkeiten an einen externen Servicedienstleister. Hierbei kann das Unternehmen frei wählen, ob nur Teilbereiche oder die gesamte IT-Infrastruktur an den Anbieter abgegeben wird.

Was für IT-Services gibt es?

Im Grunde gibt es eine Vielzahl von IT-Services, darunter zählen: Beratung & Planung der IT-Infrastruktur, Installation & Konfiguration von Hard- und Software, Servermanagement, Verwaltung des Netzwerks, Wartung und Instandhaltung von IT-Systemen, IT-Sicherheit & Datenschutz.

IaaS, oder Infrastructure-as-a-Service, ist ein Cloud-Computing-Modell, bei dem grundlegende Rechen-, Netzwerk- und Speicherressourcen bedarfsorientiert von einem externen Dienstleister bereitgestellt werden. Hierbei stellt der Anbieter dem Nutzer die gesamte Infrastruktur des Rechenzentrums zur Verfügung, wie:

• Rechen- und Serverkapazität
• Netzwerkkomponenten (Router, Switches, Firewalls, etc.)
• Speicherplatz
• Backup-Systeme

Durch eine Internetverbindung können Benutzer auf die Infrastruktur zugreifen und diese flexibel einsetzen. Mithilfe von IaaS-Lösungen können Unternehmen effizient auf wechselnde IT-Anforderungen reagieren, ohne sich um die physische Aktualisierung und Wartung dieser Komponenten kümmern zu müssen.

Wie funktioniert IaaS?

Bei Infrastructure-as-a-Service teilen sich Anbieter und Kunden die Verantwortung, um die Cloud-Ressourcen effektiv zu nutzen. Der IaaS-Anbieter ist für den Aufbau, den Betrieb und die Sicherheit der Anwendung verantwortlich, auch als physische Umgebung bekannt. Allgemein sollten für die Nutzung Sicherheitsmaßnahmen eingerichtet werden, um die virtualisierten IaaS-Ressourcen zu schützen. Deshalb muss der Kunde auf Basis der bereitgestellten Hard- und Softwarestrukturen einige Aufgaben übernehmen:

• Auswahl und Strukturierung der virtuellen Infrastruktur
• Installation, Konfiguration und regelmäßige Aktualisierung von Betriebssystemen
• Ausführung des IaaS-Netzwerks und Konfiguration der Firewall
• Implementierung von Sicherheitssoftware zum Schutz der Betriebssysteme und anderer installierter Anwendungen
• Verschlüsselung von Daten und Datenverbindungen
• Einrichtung von Authentifizierungsmechanismen, Identitätskontrollen und Zugriffsberechtigungen

Anhand dieser geteilten Verantwortung kann man sicherstellen, dass die IaaS-Lösung effizient und sicher von den Anwendern genutzt werden kann.

SaaS vs. PaaS vs. IaaS - Was sind die Unterschiede?

Generell ist IaaS nur eines von drei Cloud-Computing-Modellen das durch eine Kombination von PaaS und SaaS ergänzt werden kann. Generell müssen Nutzer bei IaaS-Lösungen mehr Verwaltungsebenen übernehmen, als bei den beiden anderen Modellen. Hier zeigt die unten stehende Grafik deutlich, welche Services selbst verwaltet werden müssen und welche vom Provider betreut werden.

PaaS - Plattform-as-a-Service

Daneben werden bei Plattform-as-a-Service die Hardware und Anwendungssoftwareplattform von externen Servicedienstleistern bereitgestellt und verwaltet. Gleichzeitig konzentrieren sich die Nutzer auf die Verwaltung der Anwendungen und Daten. Hauptsächlich eignen sich PaaS-Lösungen für Entwicklungs- und Programmierungsteams, denn sie bieten eine Plattform für die Entwicklung, Ausführung und Verwaltung eigener Anwendungen. Somit müssen sie keine zugrundeliegende Infrastruktur aufbauen und können sich auf das Kerngeschäft fokussieren.

Während PaaS die Bereitstellung von Workloads vereinfacht, begrenzt es auch die Flexibilität eines Unternehmens, die gewünschte Umgebung zu gestalten. Durch die starke Abhängigkeit zum Serviceanbieter können interne Änderungen eine Herausforderung darstellen, der sich Anwender uneingeschränkt beugen müssen.

SaaS - Software-as-a-Solution

Häufig ist der Unterschied zwischen PaaS und Saas unklar, weshalb man hier zwischen Plattform und Software unterscheiden muss. Während PaaS die Tools bereitstellt, um einen Workload zu erstellen und zu verwalten, liefert SaaS einen bereits fertigen Workload. Hierbei kann der Anbieter die gesamte Infrastruktur für Benutzer hosten, verwalten und bereitstellen. Dadurch müssen Nutzer keine Anwendungen installieren, sondern melden sich einfach über einen Webbrowser an.

Oft können Benutzer die Konfiguration der Anwendung und die Zugriffsberechtigungen anpassen. Gleichzeitig werden Software-Updates, Fehlerbehebungen und Wartungsarbeiten vom Anbieter durchgeführt. Dadurch können Unternehmen ihre internen IT-Verwaltungsaufwand reduzieren und Anwendungen in einem zentralen System für alle Nutzer bereitstellen.

IaaS, PaaS oder doch SaaS? - da verliert man schnell den Überblick. Doch eins steht fest: Kaufen gehört der Vergangenheit an, Mieten ist die Zukunft! Finde hier die passende Lösung und konzentriere dich zukünftig auf dein Kerngeschäft.

IaaS-Plattform und Architektur

Im Grunde besteht IaaS aus einer Zusammensetzung von physischen und virtuellen Ressourcen, die als Grundbaustein von Anwendungen und Workloads dienen. Beim Cloud-Computing wird diese Infrastruktur visualisiert und den Nutzern als Service zur Verfügung gestellt.

Rechenzentren

In der Regel betreiben Anbieter von Infrastructure-as-a-Service große Rechenzentren mit physischen Maschinen, auf deren Leistung die verschiedenen Abstraktionsebenen aufbauen. Alle Abstraktionsebenen werden dann über das Internet den Endbenutzern als Service zur Verfügung gestellt. Bei den meisten IaaS-Modellen haben die Endbenutzer keine direkte Interaktion mit der physischen Infrastruktur.

Rechenleistung

Daneben werden IaaS-Anwendungen auch als virtuelle Rechenressource betrachtet, wobei in diesem Zusammenhang diese als virtuelle Maschinen definiert werden. Demnach verwalten Anbieter Hypervisoren, während die Endbenutzer über die Software virtuelle "Instanzen" bereitstellen können. Diese virtuellen Instanzen umfassen Rechenressourcen, Arbeitsspeicher und manchmal auch Speicherkapazitäten, je nach Bedarf. In der Cloud werden die Rechenressourcen mit unterstützenden Diensten wie automatischer Skalierung und Lastenausgleich kombiniert, die die Leistungsfähigkeit und Skalierbarkeit Anwendung verbessern.

Netz

Zudem bezieht das Netz bei IaaS-Lösungen auf eine Form des softwaredefinierten Networkings, bei dem herkömmliche Netzwerkhardware über Software verfügbar gemacht werden. Fortgeschrittene Networking-Anwendungen umfassen die Einrichtung von Multizonenregionen und virtuellen, privaten Clouds.

Speicher

Bezüglich des Speichers unterscheidet man bei IaaS zwischen drei Hauptarten von Cloudspeichern: Blockspeicher, Dateispeicher und Objektspeicher. Normalerweise werden Block- und Dateispeicher  in herkömmlichen Rechenzentren verwendet, haben jedoch oft Probleme hinsichtlich Skalierbarkeit, Leistung und dezentralem Aufbau. 

Im Gegensatz dazu hat sich die Objektspeicherung als die vorherrschende Methode in der Cloud durchgesetzt. Denn sie ist stark dezentralisiert und daher sehr ausfallsicher. Zusätzlich läuft diese über Standardhardware, Daten können einfach über HTTP zugänglich gemacht werden und es gibt praktisch keine Einschränkungen hinsichtlich des Umfangs.

Welche Arten von Infrastructure-as-a-Service gibt es?

Generell werden im Bereich Cloud-Computing drei verschiedene Arten von IaaS-Lösungen angeboten:

• Public IaaS
• Private IaaS
• Hybrid IaaS

Natürlich stellt sich hier die Frage inwiefern sich diese Anwendungen voneinander unterscheiden, weshalb im Folgenden eine detaillierte Abgrenzung dargestellt wird.

Public-IaaS 

Allgemein ist die Public IaaS die Grundform gängiger Cloud-Dienste. Dabei bezieht sich der Begriff "öffentlich" auf die bereitgestellten Ressourcen, welche von allen Kunden des Anbieters zusammen genutzt werden. Hierfür werden Nutzern die Services auf Basis einer gemeinsamen Infrastruktur in den Rechenzentren des Anbieters zur Verfügung gestellt. In der Regel erfolgt der Zugriff dann über das öffentliche Internet. 

Hierbei übernimmt der Provider die gesamte Bereitstellung sowie den Betrieb und die Wartung der Hardware. Durch die Nutzung von Public IaaS können Unternehmen auf kostengünstige Weise auf skalierbare Ressourcen zugreifen, ohne in teure eigene Infrastruktur investieren zu müssen. Währenddessen können Anbieter die Kosten für die IT-Infrastruktur auf mehrere Kunden verteilen und dadurch effizienter wirtschaften.

Private-IaaS

Hingegen wird bei der private Infrastructure-as-a-Service Lösung die Bereitstellung der Ressourcen nicht von einem externen Dienstleister übernommen, sondern von der internen IT-Abteilung. Dementsprechend ist das Unternehmen selbst für den Aufbau, Betrieb und die Sicherheit der Hardware zuständig und trägt die volle Verantwortung über die physische Umgebung.

Mithilfe von private IaaS-Lösungen kann die IT-Infrastruktur auf das Unternehmen individuell zugeschnitten und optimale an interne Prozesse angepasst werden. Daneben müssen Nutzer nicht die Kontrolle über eigene Daten abgeben, wodurch sich hohe Sicherheitsstandard erzielen lassen.

Hybrid-IaaS 

Ferner ist die Hybrid-IaaS eine Kombination der ersten beiden Varianten. Hier behält der Nutzer die Kontrolle über seine kritischen Anwendungen und ergänzt sie nach Bedarf mit Ressourcen für bestimmte Projekte. Dabei können Unternehmen können ihre eigene IT-Infrastruktur mit einer öffentlichen Cloud-Infrastruktur kombinieren, um eine bedarfsgerechte Anwendung aufzubauen. 

Dadurch können sensible Unternehmensdaten selbst verwaltet werden, während sie von skalierbare Ressourcen in der Public-Cloud profitieren. Dies schafft eine optimale Balance zwischen Kontrolle und Flexibilität, die unterschiedliche Anforderungen gerecht werden kann.

Vorteile von IaaS

Im vorangegangen Abschnitt wurde bereits erläutert, dass IaaS-Lösungen Unternehmen entlasten und die Effizienz erhöhen können - doch was bedeutet das konkret? Welche Vorteile ergeben sich dadurch für den Anwender?

Kostenoptimierung und niedrige Investitionsausgaben

Insgesamt ist die Nutzung von Infrastructure-as-a-Service eine kostengünstige Alternative zu traditionellen IT-Infrastrukturen aufgrund folgender Faktoren:

• Geringe Anfangsinvestitionen: Durch IaaS müssen Unternehmen keine eigene Hardware oder Infrastruktur anschaffen und können stattdessen die bereitgestellten Ressource des Anbieters nutzen. 
• Hohe Skalierbarkeit: Viele IaaS-Lösungen bieten Anwendern die Möglichkeit ihre Anwendungen flexibel zu skalieren. Bei hoher Auslastung können zusätzliche Ressourcen gebucht werden, während sie bei geringerer Auslastung reduziert werden können. 
• Keine Betriebskosten: Durch die Nutzung von IaaS entfallen die Kosten für den Betrieb und die Wartung einer eigenen IT-Infrastruktur. Der Cloud-Anbieter übernimmt diese Aufgaben, einschließlich Hardwareaktualisierungen, Sicherheitsmaßnahmen und technischer Support. 
• Abonnement-Modell: Da viele Anbiete ihre Services auf Basis einer nutzungsabhängigen Preisgestaltung bereitstellen, zahlen Unternehmen nur für die tatsächlich verwendeten Ressourcen. 

Hierbei sollte beachtet werden, dass die vorgesehene Kosteneinsparung das Unternehmen nicht weiterbringt, wenn die Angestellten nicht umfangreich über das neue System geschult werden. Gleichzeitig können nicht alle Bestandsysteme durch Cloud-Anwendungen abgelöst werden, weil rechtliche Rahmenbedingungen eingehalten werden müssen.

Interne IT-Abteilung entlasten

Zudem übernimmt bei IaaS der Serviceanbieter die Verantwortung für den Aufbau, die Wartung und die Aktualisierung der physischen Hardware und Infrastruktur. Dadurch entfallen für die interne IT-Abteilung zeitaufwändige Aufgaben wie die Beschaffung, Installation und Konfiguration von Netzwerken sowie die Verwaltung von Servern.

Gleichzeitig werden durch den Anbieter umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen implementiert, denn häufig werden Datensicherungs- und Wiederherstellungsdienste angeboten. Somit kann die interne IT-Abteilung von der Verantwortung für die Sicherheit der Infrastruktur und die Durchführung von regelmäßigen Backups entlastet werden.

Hohe Zuverlässigkeit

Daneben setzen viele IaaS-Anbieter auf redundante Systeme, um Ausfallzeiten zu minimieren. Denn sie verfügen über mehrere Rechenzentren, Server und Netzwerkkomponenten, die untereinander gekoppelt sind. Aufgrund dessen können sie bei Hardware-Ausfällen oder Störungen nahtlos auf alternative Ressourcen umschalten und die Dienstleistung aufrechterhalten. 

Des Weiteren haben Serviceanbieter sogenannte Service Level Agreements (SLAs), die bestimmte Leistungsstandards und Garantien festlegen. Darüber hinaus stellen sie einen technischen Support zur Verfügung, der bei Problemen oder Ausfällen unterstützt.

Schnelle Umsetzung neuer Projekte

Da IaaS nahezu unbegrenzte Flexibilität und Skalierbarkeit bietet, können Unternehmen sofort auf eine virtuelle Infrastruktur zugreifen. Grundsätzlich beschleunigt das den Start neuer Projekte erheblich, da die erforderlichen Ressourcen innerhalb weniger Minuten oder Stunden einsatzbereit sind. Weil die Einrichtung der zugrundeliegenden Infrastruktur entfällt, kann man neue Produkte schneller für den Endbenutzer zur Verfügung stellen.

Latenz verringern und Leistung verbessern

Zudem können Infrastructure-as-a-Service Anwendungen die Latenz im Unternehmen verringern und nebenbei die Leistung zu verbessern. Weil die meisten IaaS-Anbieter über mehrere Rechenzentren an verschiedenen Standorten verfügen, sind sie häufig geografisch breit aufgestellt. Wenn die Infrastruktur näher an den Benutzern platziert wird, verbessert sich die Leistung der Datenübertragung.

Ergänzend verfügen Anbieter häufig über eine Integration von Content Delivery Networks (CDNs), welche die Bereitstellung von Daten und Ressourcen optimieren. Da die Inhalte von einem Server in der Nähe des Benutzers abgerufen werden, können Latenzzeiten minimiert und die Leistung erhöht werden.

Was sind mögliche IaaS-Geschäftsszenarien?

Durchaus sind IaaS-Anwendungen nicht für alle Geschäftszwecke und jedes Unternehmen geeignet, denn für einfache Herausforderungen gibt es meist kostengünstigere Alternativen. Wer beispielsweise mehr Speicherplatz benötigt oder ein geeignetes Hosting für eine simple Unternehmensseite sucht, benötigt nicht direkt eine IaaS, sondern sollte sich den klassischen Anwendungen bedienen. Deshalb wird im Folgenden aufgezeigt, für welche Geschäftsszenarien, die Infrastructure-as-a-Service eine geeignete Lösung darstellt.

Software Entwicklung und Test

Generell eignen sich Infrastructure-as-a-Service-Lösungen hervorragend für Softwareunternehmen, insbesondere für die Programmentwicklung und -tests. Mithilfe von IaaS können Entwicklungs- und Testumgebungen in kürzester Zeit bereitgestellt werden, ohne dass teure Hardware oder umfangreiche Infrastrukturinvestitionen erforderlich sind. So können Teams effizient neue Anwendungen entwickeln und auf den Markt bringen, indem es die benötigten Ressourcen auf Abruf nutzt.

Bereitstellung von Web Apps

Außerdem kann IaaS bei der Bereitstellung von Web-Apps eine große Unterstützung bieten. Denn die virtualisierte IT-Infrastruktur beinhaltet alle erforderlichen Komponenten, die es für das Hosting komplexer Webanwendungen benötigt. Dadurch können Unternehmen dynamisch auf sich ändernde Besucherzahlen zu reagieren, um die optimale Leistung der Webanwendung zu garantieren.

Speicher- und Backuplösungen

Durch den Einsatz von Infrastructure-as-a-Service Lösungen können Unternehmen Investitionsausgaben für Speicherinfrastruktur einsparen und die Komplexität der Speicherverwaltung umgehen. Da die Verwaltung von Speicherinfrastrukturen oft spezialisiertes Personal erfordert, entfällt diese Belastung durch die Nutzung einer IaaS-Anwendung. Gerade hier können diese Lösungen helfen, unvorhersehbare Nachfrage und stetig steigende Speicheranforderungen zu bewältigen. 

High-Performance-Computing

Daneben bieten IaaS-Lösungen unbegrenzte Skalierbarkeit und sind eine gute Alternative zu Supercomputern, Grid-Computing-Strukturen oder Computerclustern. Denn HPC ermöglicht die Lösung komplexer Aufgaben mit Millionen von Variablen oder Berechnungen. Dank IaaS können Unternehmen auf leistungsstarke Ressourcen zugreifen und ihre HPC-Anwendungen skalieren, um schnell und effizient komplexe Probleme zu lösen. Die flexible Ressourcenbereitstellung von IaaS ermöglicht es, die Kapazität je nach Bedarf anzupassen und die Berechnungszeiten zu optimieren.

Big-Data-Analysen

Allgemein ist das Sammeln und Verarbeiten großer Mengen an Nutzerdaten ein wesentlicher Bestandteil jeder modernen Marketingstrategien. Bei der Verarbeitung dieser Daten kann die Hardware erheblich beansprucht werden. Hierfür bieten IaaS-Anwendungen ein optimal abgestimmtes Setup, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Durch die Nutzung von IaaS können Unternehmen die erforderliche Rechenleistung, den Speicherplatz und die Netzwerkressourcen bereitstellen, um Big Data Analysen effizient durchzuführen.

Fazit

Insgesamt bietet Infrastructure-as-a-Service Unternehmen zahlreiche Vorteile und Chancen. Durch die Nutzung von IaaS-Lösungen können Unternehmen Kosten einsparen, die Ressourcennutzung besser skalieren und flexibel auf dynamische IT-Veränderungen reagieren. Somit können sich die Verantwortlichen in einem Unternehmen stärker auf das Kerngeschäft fokussieren, ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern und sich den aktuellen Herausforderungen des digitalen Zeitalters stellen.

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Was gehört alles zu IaaS?

Bei einer IaaS-Lösung hostet ein Serviceanbieter die IT-Infrastruktur, welche üblicherweise in einem Rechenzentrum vorhanden wäre. Hierzu zählen Server, Speicher und Netzwerkhardware.

Was ist IaaS PaaS und SaaS?

IaaS (Infrastructure-as-a-Service), PaaS (Platform-as-a-Service) und SaaS (Software-as-a-Service) sind die drei Hauptmodelle im Cloud-Computing und beschreiben Leistungen, die von einem Serviceanbieter bereitsgestllt werden.

Was ist Cloud Computing?

Cloud Computing beschreibt die Bereitstellung von Computing-Services wie Software, Datenbanken, Netzwerke und Server über das öffentliche Internet. Dadurch können Enduser von überall und jederzeit auf die Anwendungen zugreifen.