IT-Asset-Management

Durch die hohe Komplexität der IT-Infrastruktur in vielen Unternehmen stehen Verantwortliche vor großen Herausforderungen in Bezug auf Ressourcenverwaltung und Kostenkontrolle. Die Menge an Hardware- und Software-Ressourcen ist nahezu unüberschaubar und Assets sind auf mehrere Standorte verteilt. Ohne geeignete Tools und Prozesse ist es nahezu unmöglich, die Assets nachhaltig und effizient zu verwalten. Deshalb wird hier gezeigt, wie man durch ein strategisches IT-Asset-Management solche Herausforderungen langfristig meistern kann.

Was ist IT-Asset-Management?

Generell ist das IT-Asset-Management (ITAM) eine strategische Methode zur Verwaltung von Hard- und Software-Assets während des gesamten Lebenszyklus. Dabei umfasst es die Dokumentation, Bereitstellung, Wartung und Außerbetriebnahme der Assets innerhalb der Organisation. Dadurch können sowohl materielle als auch immaterielle Ressourcen effizient erfasst und genutzt werden. Folglich kann man den maximalen Wert aus den Assets während ihrer begrenzten Nutzungszeit ziehen. 

Welche Arten von IT-Asset gibt es?

Allgemein kann man IT-Assets in die Kategorien Software, Hardware und Cloudanwendungen unterteilen.  Hierfür wurde das IT-Asset-Management entwickelt, um die erfolgreiche Bereitstellung und den laufenden Support dieser IT-Assets zu unterstützen. Dabei kann man zwischen folgenden Hauptformen differenzieren:

• Software: Hierbei spielen Themen wie Compliance, Lizenzierung, Schatten-IT und IoT eine wichtige Rolle. Da Software-Assets kontinuierlich überwacht werden sollten, müssen die Assets eine hohe Flexibilität aufweisen. Nur so kann man dynamisch auf Veränderungen reagieren und sich kurzfristig an Marktbewegungen anpassen.

• Hardware: Physische Hardware ist Teil des IT-Ökosystems in jedem Unternehmen, weshalb es beim ITAM einen hohen Stellenwert einnimmt. Gerade PCs, Drucker, Kopiergeräte, Laptops und Server werden täglich für das Datenmanagement verwendet und müssen effizient eingesetzt werden.

• Cloud: ITAM umfasst auch das Tracking von Kosten und Nutzung von Cloud-Ressourcen, einschließlich Software-as-a-Service (SaaS), Infrastructure-as-a-Service (IaaS) und Platform-as-a-Service (PaaS). Gerade diese Ressourcen werden zukünftig an großer Bedeutung gewinnen, weshalb ein effizientes ITAM diese berücksichtigen muss.

Natürlich sollten diese verschiedenen Arten der IT-Assets nicht getrennt betrachtet werden, sondern als ganz einheitliches Konzept verstanden werden.

5 Phasen im IT-Asset-Management

Fälschlicherweise wird oft angenommen, dass der ITAM-Prozess erst bei der Beschaffung von Ressourcen beginnt. Tatsächlich startet dieser bereits, sobald schon ein Bedarf an neuen Assets festgestellt wird. Deshalb ist hier der gesamte Prozess in 5 Phasen unterteilt, welche die einzelnen Prozessschritte aufgliedern.

Phase 1: Planung

Am Anfang steht die Planungsphase, in der Strategien zu benötigten IT-Assets innerhalb einer Organisation aufgestellt werden, einschließlich Beschaffung, Nutzung und Finanzierung. Oft beinhaltet diese Phase Total-Cost-of-Ownership-Analysen und Kosten-Nutzen-Untersuchungen verschiedener Optionen. Der Prozess der Bedarfsermittlung startet, wenn jemand innerhalb des Unternehmens die Anschaffung neuer IT-Ausrüstung vorschlägt.

Hierbei wird empfohlen, einen standardisierten und automatisierten Prozess für die Übermittlung von Anforderungen zu implementieren. Durch festgelegtes Set von Kriterien können die Leistungsanforderungen bewertet und schließlich genehmigt beziehungsweise abgelehnt werden.

Phase 2: Beschaffung

Daraufhin folgt die Beschaffung der geforderten IT-Assets. In diesem Stadium geht es um die Auswahl des passenden Lieferanten sowie die Durchführung von Vertragsverhandlungen. Gleichzeitig erfolgt die Einrichtung von Finanzierungsprozessen und die Integration der neu erworbenen Assets in den bestehenden Bestand. Gerade diese Phase ist sehr arbeitsintensiv, denn es werden hoher Personalressourcen benötigt.

Phase 3: Aktivierung

Darauf folgt die Integration der Assets in das IT-Ökosystem der Organisation. In dieser Phase wird die Installation der Hardware oder Software vorgenommen und die Verbindung zu internen Schnittstellen geschaffen. Zudem werden hier Supportprozesse implementiert und die passenden Zugänge für die Endbenutzer angelegt. 

Bestenfalls werden die IT-Assets so vorbereitet, dass sie sowohl in großen Infrastrukturen und Rechenzentren als auch auf Einzelarbeitsplätzen eingesetzt werden können. Dafür werden häufig  Bestandsmanagementtools verwendet, welche die Zuordnung von Geräten zu spezifischen "Eigentümern" und Standorten vereinfachen.

Phase 4: Wartung

Demnach umfasst die Wartungsphase regelmäßige Maßnahmen wie Software-Updates und erforderliche Reparaturen and Hardware-Geräten. In dieser Phase geht es darum, das Asset zu pflegen und aufzurüsten, um seinen Wert zu maximieren. Somit wird die Lebensdauer verlängert, Risiken reduziert und die Supportkosten minimiert.

Phase 5: Entsorgung

Wenn IT-Assets das Ende ihrer Nutzungszeit erreichen, beginnt die letzte Phase: ihre Ausmusterung und Entsorgung. Im Normalfall werden hierbei Support-Vereinbarungen und Lizenzverlängerungen beenden sowie entsprechende Ersatz-Assets geplant. Danach sollten die Asset-Datensätze aktualisiert werden und die Benutzer auf andere Ressourcen umgeschult werden. Dafür benötigt man effektive IT-Asset-Management-Verfahren, um die Kosten älterer Assets gegenüber neuen Technologien abzuwägen.

Vorteile des IT-Asset-Managements

Die Verwaltung von IT-Assets ist ein komplexer und anspruchsvoller Prozess, der einen hohen Grad an Detailgenauigkeit und kontinuierlicher Überwachung erfordert. Durch die Vielzahl unterschiedlicher Asset-Typen, sich ständig ändernden technologischen Landschaften und die hohen Compliance-Standards, ist dieses Thema sehr komplex. Währenddessen sollen die Kosten minimiert und die Betriebseffizienz maximiert werden. Aus diesem Grund ist ein ausgereiftes ITAM unerlässlich, welches durch passende Tools unterstützt wird.

Fundierte Kaufentscheidungen treffen

Das IT-Asset-Management ermöglicht ein klares Verständnis dafür, welche Assets ein Unternehmen besitzt und wie sie eingesetzt werden. Sorgfältig gepflegte IT-Asset-Daten ermöglichen es, vergangene Kaufentscheidungen und Ressourcenbereitstellungen zu analysieren. Dadurch können zukünftige Entscheidungen strategisch getroffen werden:

• Auswahl optimaler Anbieter im Hinblick auf Kosten und Servicequalität 
• Vermeidung von Ausfallzeiten während des Beschaffungsprozesses
  
• Erwerb ungeeigneter Assets reduzieren
• schnelles Upgrade auf die neuesten Technologien 
  

Im Grunde gilt es diese Daten zu erfassen, um das eingesetzte Budget möglichst effizient zu nutzen.

Finanzielle Ressourcen nachhaltig nutzen

Mit einem effektiven IT-Asset-Management können Unternehmen das volle Potenzial ihres IT-Budgets ausschöpfen und signifikante Kosteneinsparungen erzielen. Durch das Identifizieren von ungenutzten Lizenzen, redundanten Apps und veralteten Tools, lassen sich überflüssige Ausgaben eliminieren. Auch auf der Hardware-Seite sind Einsparungen möglich. Mithilfe einer gründliche Inventarisierung können ungenutzte Geräte identifiziert und wiederverwendet werden, anstatt neue zu kaufen.

Darüber hinaus beinhalten die Kosten eines IT-Assets mehr als nur den Kaufpreis. Denn Betrieb, Support und Wartung während des gesamten Lebenszyklus tragen wesentlich zu den Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) bei. Die Verwaltung der TCO durch ITAM-Software kann helfen, die Kosten für die Verdoppelung von Assets oder für deren Nichtnutzung nach dem Kauf effektiv zu reduzieren. Hiermit können IT-Assets tatsächlich einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen.

Verbesserung der IT-Sicherheit

Generell unterliegt die gesamte Technologielandschaft kontinuierlichen Veränderungen und Themen wie Cloud-Computing, mobiles Arbeiten und die Nutzung von SaaS-Plattformen, führen zu neuen Herausforderungen in der Verwaltung von IT-Assets. Hierbei erhöht ein effizientes IT-Asset-Management  die Transparenz und verbessert die Cybersecurity, da Technologie-Upgrades schneller und automatisiert umgesetzt werden können. Daneben bietet ITAM einen umfassenden Überblick über die gesamte IT-Landschaft, was datenbasierte Entscheidungen über Sicherheits- und Datenschutzlösungen ermöglicht.

Aufgrund dessen ist die vollständige Bestandsaufnahme aller IT-Assets ein wichtiger Baustein für ein robustes Sicherheitskonzept und die Erfüllung von Compliance-Anforderungen. Mit ITAM gewinnt man Einblicke, wer Zugriff auf welche Assets und damit auf sensible Daten hat. Dadurch können Benutzerrechte effektiv kontrolliert und redundante IT-Assets entfernt werden, um potenzielle Sicherheitsrisiken zu reduzieren.

Produktivität der Mitarbeiter steigern

Nicht standardisierte IT-Ausrüstung und Software können für Unternehmen nicht nur kostspielig sein, sondern auch die Produktivität der IT-Mitarbeiter mindern. Durch die Standardisierung von IT-Assets im Rahmen eines wirksamen IT-Asset-Managements wird die Produktivität sowohl der IT-Mitarbeiter als auch der Nutzer gesteigert. Gerade wenn Teams DevOps- und SRE-Prinzipien anwenden sind IT-Asset-Management-Tools besonders nützlich. Mit zunehmender Abhängigkeit von Infrastruktur- und Plattformdiensten bietet ein ausgereiftes Asset-Management die Möglichkeit, den den Arbeitsaufwand deutlich zu reduzieren.

Implementierung von Asset-Management-Software

Im Allgemeinen ist IT-Asset-Management ein Prozess, der sich stark auf Daten stützt. Daher sollten IT-Verwaltungstools genutzt werden, um die große Menge an Daten zu handhaben und Prozesse zu automatisieren. Insbesondere für größere Betriebe sind Asset-Management-Systeme unverzichtbar, um operative Prozesse und Entscheidungen über umfangreiche Asset-Portfolios hinweg zu skalieren.

Warum benötigt man eine Asset-Tracking-Software?

Durch die Verwendung von IT-Assets kommt es regelmäßig zu Herausforderungen, wenn Fehler auftreten und deren Verwendung und Historie schwer nachzuverfolgen ist. Anhand der Asset-Tracking-Software kann die vollständige Historie transparent nachvollzogen werden. So können Verantwortliche jegliche mit dem Asset verbundenen Probleme leicht identifizieren und beheben.

Neben dem Tracking des gesamten Lebenszyklus des Assets werden kaufmännische Daten zur Kostenkontrolle zur Verfügung gestellt. Dadurch können alle vorhandenen und zukünftigen IT-Assets erfasst, überwacht und deren Wirtschaftlichkeit kalkuliert werden.

IT-Asset-Management-Normen

Gleichzeitig stellt die International Organization for Standardization (ISO) die offiziell anerkannten Standards für das IT-Asset-Management bereit, ergänzend zu Leitlinien von ITIL und anderen Rahmenwerken für operative Prozesse. Die ISO-Normenreihe 19770, speziell für das IT-Asset-Management, besteht aus fünf Hauptteilen:

• ISO/IEC 19770-1: Der Prozessrahmen beschreibt die optimale Vorgehensweise für das IT-Asset-Management in Organisationen und skizziert den gesamten Prozess. Es dient Unternehmen als Nachweis, dass sie ITAM gemäß den festgelegten Standards ausführen. So können Corporate-Governance-Anforderungen erfüllt und IT-Service-Management-Aktivitäten unterstützt werden.

• ISO/IEC 19770-2: Der Datenstandard konzentriert sich auf Software-Identifikations-Tags (SWID). Diese Norm ermöglicht es Unternehmen, die auf einem bestimmten Gerät installierte Software präzise zu erkennen und zu katalogisieren.

• ISO/IEC 19770-3: Der Standard ermöglicht es Berechtigungen und Nutzungsrechte von Software detailliert zu definieren und deren Verbrauch zu messen. Diese Norm hilft Unternehmen dabei, die Nutzung von Softwarelizenzen präzise zu überwachen und zu verwalten.

• ISO/IEC 19770-4: Der Messstandard kann eine detaillierte Berichterstattung über die Nutzung von Ressourcen ermöglichen. Dies ist besonders relevant für die Handhabung komplexer Lizenzen, wie sie in Rechenzentren oder bei cloudbasierten Software- und Hardware-Ressourcen zum Einsatz kommen.

• ISO/IEC 19770-5: Bietet einen Überblick über die von ISO definierten ITAM Standards und Begriffe.

Nachhaltigkeit im IT-Asset-Management

Die wachsende IT-Branche hat deutliche Auswirkungen auf die Umwelt, vor allem durch den Ressourcenverbrauch und die Abfallproduktion bei der Herstellung von Hardware und Software. Hier setzt nachhaltiges IT-Asset-Management an: Es kann einen wesentlichen Beitrag zur Verringerung des CO₂-Fußabdrucks von Unternehmen leisten und somit aktiv zum Klimaschutz beitragen. 

Dabei ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Strategie auf Nachhaltigkeit ausrichten. Es sollte nicht mehr ausschließlich um Kostensenkung gehen, sondern vielmehr darum, wie Technologien wie IT-Asset-Management dazu genutzt werden können, um konkrete Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.

Fazit

Demnach ist ein effizientes IT-Asset-Management unerlässlich, um die gesamte IT-Infrastruktur des Unternehmens effektiv zu überwachen und zu verwalten. Dadurch kann man Kosten kontrollieren, Compliance-Risiken minimieren und die Leistung der IT-Assets optimieren. Darüber hinaus bietet es eine solide Grundlage für strategische Entscheidungen, indem es Einblick in den gesamten Lebenszyklus der Assets gibt.

FAQ

Die drei Hauptziele des IT-Asset-Management sind Reduzierung der Supportkosten, Steigerung der Produktivität durch Einsatz moderner Technologien und nachhaltige Verwaltung bestehender sowie neuer IT-Ressourcen.