IT Inventarisierung - Verwalte deine Assets mit nur einem Tool

Ein reibungslos funktionierende IT bildet das Rückgrat jeder modernen Organisation. Doch wie behält man in einer komplexen Welt den Überblick über all die Hardware, Software, Netzwerke und Daten? Die Antwort liegt in einer effektiven IT-Inventarisierung. Doch weshalb benötigt man ein geeignetes Tool zur Inventarisierung und warum reicht die Excel-Tabelle nun nicht mehr aus? Die Antworten auf diese Frage findest du hier.

Was versteht man unter IT-Inventarisierung?

Unter IT-Inventarisierung versteht man die Erfassung und Dokumentation aller Hard- und Software Komponenten innerhalb eines gesamten Netzwerks. Dazu gehören neben Hardware, auch installierte Software, Lizenzen und Anwendungen in der Cloud. Mithilfe einer geeigneten Anwendung können so alle IT-Ressourcen automatisch inventarisiert werden, wodurch IT-Verantwortliche das Inventar immer im Blick haben. 

Heutzutage findet die Inventarisierung in vielen Betrieben noch manuell statt und die Daten werden nicht zentral in der Cloud gespeichert, wodurch vielen Zuständigen schlichtweg die Übersicht fehlt. Gerade bei Unternehmen mit mehreren Standorten kristallisiert sich das Asset-Management als arbeitsintensives Problem heraus, da niemand mehr weiß wo sich welche Computer, Drucker und Mobile Devices befinden.

Warum sollte man sein Inventar zentral verwalten?

Natürlich ist die fehlende Transparenz ein wichtiges Argument, weshalb du dein Inventar verwalten solltest. Denn nur wenn alle IT-Assets in einem System bekannt sind, kann deren Status in Bezug auf Wartung überprüft werden. Dadurch können potenzielle Ausfälle oder Fehlerquellen frühzeitig identifiziert und vermieden werden. 

Schütze deine IT-Infrastruktur vor Cyberangriffen

Des Weiteren ist die IT-Inventarisierung entscheidend für die Sicherheit der gesamten IT-Landschaft. Denn nur wenn alle Bestandteile im gesamten Netzwerk kennt, kann man diese auch vor potenziellen Cyberangriffen schützen. So kannst du verhindern, dass unbefugte Dritte sich Zugriff auf sensible Daten verschaffen oder eine Schadsoftware in deine IT-Umgebung gelangt. 

Ebenso steigt die Mitarbeiterfluktuation und die Zahl der Angestellten im Homeoffice in den meisten Unternehmen deutlich an. Aus diesem Grund wird die Unübersichtlichkeit auch größer, was ein erhebliches Sicherheitsrisiko birgt. So kann es schnell passieren, dass Benutzer ihre Assets nach Austritt aus dem Unternehmen schlichtweg einbehalten. Wenn die IT-Verantwortlichen dies durch die fehlende Inventarisierung nicht bemerken, kann das auf Dauer nicht nur teuer werden, sondern die Sicherheit des IT-System gefährden. 

Gestalte deine IT effizienter

Daneben spart die automatisierte IT-Inventarisierung Zeit, da sie interne Prozesse beschleunigt, die sonst händisch durchgeführt werden müssten. Weil die Angestellten keine Arbeitszeit mehr für die zeitaufwändige Erfassung und Verwaltung von Hardware und Software aufwenden müssen, können sie sich auf ihre Kernaufgaben fokussieren. Auf der einen Seite wird hierdurch die Abteilung grundsätzlich entlastet und auf der anderen Seite können sie aktiv die Digitalisierung im Unternehmen unterstützen.

Gleichzeitig kann durch standardisierte IT-Dokumentation die Skalierbarkeit im Hinblick auf die Kosten verbessert werden. Denn durch die geschaffene Transparenz können alle vorhandenen Assets auch entsprechend eingesetzt werden. Denn in der Praxis kann es schnell mal passieren, dass ungenutzte Laptops im Schrank in Vergessenheit geraten. Auch durch die Software-Inventarisierung und standardisiertes Lizenzmanagement können Kosten effizient sichtbar gemacht und überflüssige Ausgaben vermieden werden.

Warum Excel zur IT-Inventarisierung nicht mehr ausreicht

Excel eignet sich zwar für einige einfache Inventarverwaltungsaufgaben, jedoch hat es erhebliche Einschränkungen, die es für umfangreiche Inventarverwaltung ungeeignet machen. Zum einen bieten Excel Tabellen keine integrierten Mechanismen zur Überprüfung von Datenintegrität. Dies bedeutet, dass Benutzer Fehler machen können, indem sie Daten löschen oder ändern, ohne es zu merken. Zudem besteht keine Möglichkeit zur Automatisierung von Prozessen, wodurch viele Aufgaben der IT-Inventarisierung händisch durchgeführt werden müssen.

Daneben kann es bei der gemeinsamen Nutzung von Excel-Dateien in einem Team zu Konflikten und Problemen kommen, weil das gleichzeitige Bearbeiten derselben Datei zu Datenverlust führen kann. Die Erstellung von Berichten und Dashboards in Excel kann zeitaufwändig und kompliziert sein, insbesondere wenn man Daten aus verschiedenen Quellen kombinieren müssen.

Insgesamt ist Excel für einfache Listen und Tabellen nützlich, aber wenn es um die umfassende Inventarverwaltung mit vielen Variablen, Automatisierung und Sicherheitsanforderungen geht, sind dedizierte Inventarverwaltungssysteme oder spezialisierte Softwarelösungen oft die bessere Wahl. 

Was sollte ein Tool zur Inventarisierung mitbringen?

Im Grunde gibt es zahlreiche Tools auf dem Markt, die zum Inventarisieren der Hardware- und Software-Assets geeignet sind. Deshalb möchten wir hier dir einmal aufzeigen, welche Funktionen die neue Inventarsoftware definitiv enthalten sollte.

• Automatische Datenerfassung: Informationen über Hardware, Software, Netzwerkkomponenten und andere IT-Ressourcen sollten bestenfalls bei der Beschaffung direkt inventarisiert werden.
• Kategorisierung: Gleichzeitig sollten Assets in Kategorien wie Computer, Netzwerkgeräte, Drucker, Softwareanwendungen usw. unterteilt werden können, um eine bessere Übersicht zu ermöglichen.
• Verknüpfungen: Zudem sollten Beziehungen zwischen verschiedenen Assets und den Benutzern transparent sein, um zu sehen, wer die Geräte verwendet und an welchem Standort sich diese befinden.
• Bestandsverlauf: Dementsprechend ist der Verlauf der Asset-Veränderungen und -Aktualisierungen über die Zeit einzusehen, damit Updates und Neuvergaben sichtbar gemacht werden.
• Benachrichtigungen und Alarme: Es sollte die Möglichkeit bieten, Benachrichtigungen und Alarme für wichtige Ereignisse einzurichten, z.B. wenn eine Lizenz abläuft oder Hardware aus dem Netzwerk verschwindet.
• Berichterstellung: Es sollte die Erstellung von Berichten und Dashboards ermöglichen, um relevante Kosteninformationen für verschiedene Parteien aufzubereiten.
• Historische Daten: Es sollte historische Daten und Trends anzeigen können, um Entscheidungsfindung und Analyse zu unterstützen.
• Benutzerfreundlichkeit: Hierbei ist eine intuitive Benutzeroberfläche sinnvoll, die von IT-Mitarbeitern leicht verstanden und verwendet werden kann.
• Dokumentation: Es sollte die Möglichkeit bieten, Dokumentationen und Handbücher für Assets zu speichern, um Wartung und Support zu erleichtern.

Die genauen Anforderungen können je nach den Bedürfnissen und Zielen eines Unternehmens variieren, aber diese Funktionen dienen als Grundlage für eine effektives IT-Asset-Management.

Inventarisierungssoftware vs. Equipme

Zusammenfassend kann man sagen, dass eine herkömmliche Inventarisierungssoftware weitaus effizienter ist als die manuelle Verwendung veralteter Excel-Tabellen. Mit solcher Software können man IT-Inventar erfassen, verwalten und ausmustern, wenn die Zeit gekommen ist. Aber was ist, wenn man einen Schritt weiterdenkt?

Wie kann man den genauen Prozess der Geräteübergabe nachverfolgen?

Wie verwaltet man nicht nur physische, sondern auch virtuelle Ressourcen?

Und wie kann man Kosten an interne Schnittstellen weitergeben?

Hier liegt das Problem: Standardisierte Anwendungen auf dem Markt bieten derzeit keine Lösungen für diese Herausforderungen (und wahrscheinlich auch zukünftig nicht). Daher wird man diese Aufgaben weiterhin manuell erledigen müssen, was einen Rückschritt in Bezug auf die digitale Transformation des Unternehmens bedeutet. Deshalb haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, ein Tool zu entwickeln, welches die IT-Inventarisierung ideal unterstützt und sogar noch weitaus mehr als eine Standardsoftware bietet:

Zusammenfassung

Generell bezeichnet die IT-Inventarisierung die systematische Erfassung und Dokumentation sämtlicher Komponenten in einem IT-System, darunter Hardware, Software, Netzwerke, Dienste und Daten. Dieser Prozess ist entscheidend, um die gesamte IT-Infrastruktur eines Unternehmens zu verwalten und zu überwachen. Die automatisierte Inventarisierung bietet den Vorteil, dass sie Echtzeitdaten liefert und den IT-Verantwortlichen eine bessere Übersicht verschafft. Dies ist besonders wichtig, um potenzielle Ausfälle oder Sicherheitslücken frühzeitig zu erkennen und zu verhindern.

Automatisierte IT-Inventarisierung spart Zeit und ermöglicht eine effiziente Nutzung von Ressourcen, wodurch die Mitarbeiter sich auf strategische Aufgaben konzentrieren können. Excel eignet sich für einfache Inventarverwaltung, hat jedoch erhebliche Einschränkungen bei umfangreichen Inventarisierungsanforderungen, wie fehlende Datenintegritätsprüfung und begrenzte Automatisierungsmöglichkeiten.