ERP-Systeme für kleine und mittelständische IT-Systemhäuser im Vergleich

In der heutigen digitalisierten Welt sind IT-Dienstleister und Managed-Service-Anbieter (MSPs) unverzichtbar, denn sie unterstützen Firmen bei technologischen Neuerungen und erbringen Serviceleistungen für ihre Infrastruktur. Zahlreiche IT-Dienstleister bieten Managed Services an, um die IT-Teams ihrer Kunden zu entlasten. Dies ermöglicht den Unternehmen, sich intensiver auf wichtige Digitalisierungsinitiativen zu konzentrieren. Für ein effektives Angebot und Management von Managed Services brauchen MSPs passende Tools und Softwarelösungen. Diese helfen ihnen, ihre Dienstleistungen bestmöglich zu erbringen und Prozesse zu optimieren. In der Praxis wird häufig eine ERP-Lösung eingesetzt, um Geschäftsabläufe im Bereich Managed Services zu strukturieren.

Was ist ERP?

ERP steht für Enterprise Resource Planning, was man als Planung der betrieblichen Ressourcen übersetzen kann. Es geht dabei um die optimale Organisation und Verwaltung der verschiedenen Produktionsfaktoren in einem Unternehmen. Dazu zählen unter anderem:

• Finanzmittel
• Betriebsmittel
• Arbeitskraft
• Personal

Viele setzen ERP-Systeme mit Systemen zur Warenwirtschaft gleich. Allerdings sind ERP-Systeme weitreichender und erfüllen die Bedürfnisse vor allem großer Firmen und Konzerne in vielen verschiedenen Bereichen. Während ein Warenwirtschaftssystem sich primär auf Lagerverwaltung, Logistik und Bestellwesen konzentriert, fokussiert sich ERP-Software auf die umfassende Planung und Zusammenführung aller wichtigen Daten, die für die gesamte Unternehmensressourcenplanung relevant sind.

Wodurch zeichnet sich ein ERP-System aus?

Je nach Branche können sich die Bedürfnisse an ein ERP-System unterscheiden. Daher ist es vorteilhaft, wenn ein System flexibel genug ist, um auf den spezifischen Sektor oder die Unternehmensgröße zugeschnitten zu werden. Aus diesem Grund sind viele ERP-Systeme modular gestaltet. Unternehmen können so die Software-Bausteine auswählen, die genau ihren Anforderungen entsprechen. Diese ERP-Systeme verbinden dann alle gewählten Funktionen über eine zentrale Datenplattform. Dadurch wird eine durchgängige und effektive Planung der Unternehmensprozesse über alle Bereiche und Sektionen hinweg ermöglicht.

ERP-Übersicht: Diese Systeme und Anbieter gibt es auf dem Markt

Um ERP-Systeme im Vergleich besser einordnen zu können, kann man zunächst zwischen drei verschiedenen Arten unterscheiden: Standard-, Individual- und Branchensoftware.

Standardsoftware

Generell nutzen viele Unternehmen heute eine Standard-ERP-Software, die eine Vielzahl von Funktionen bietet und durch zusätzliche Erweiterungen branchenspezifische Bedürfnisse erfüllt. Gerade im Dienstleistungsbereich liegt der Fokus auf immateriellen Dienstleistungen wie Beratung und Leistungserbringung. Deshalb sind hier ERP-Module für Projektmanagement, Dokumentenmanagement und CRM von hoher Bedeutung, um eine effektive Kundenkommunikation sicherzustellen.

Dagegen benötigen Handelsunternehmen eine Lösung mit Lieferantenintegration, umfangreicher Sortimentsverwaltungen und Tracking der Lagerbewegungen, wobei der Fokus auf dem Warenwirtschaftsmodul liegt. Für das produzierende Gewerbe sind Produktionsplanung, -steuerung und Rückverfolgung von Warenströmen entscheidend. Dabei sollte die ERP-Software sowohl Produktions- als auch Handels- und Dienstleistungsaspekte kombinieren. Dadurch können viele Branchen mit ähnlichen ERP-Anforderungen können durch moderne Standardsoftware effizient bedient werden.

Individualsoftware

Wegen des breiten Angebots an effizienter Standardsoftware tendieren nur wenige Unternehmen zu Individuallösungen, da deren Entwicklung zeit- und kostenintensiv ist. Dennoch gibt es Ausnahmen: Unternehmen mit einem speziellen Alleinstellungsmerkmal oder Wettbewerbsvorteil könnten von einer maßgeschneiderten Software profitieren, um ihre einzigartigen Prozesse besser zu unterstützen. Gerade Firmen, die ständig ihre Produkte und Dienstleistungen an neue Vorschriften anpassen müssen, könnten auch von Individualsoftware profitieren. Wenn Standard-ERP-Anbieter keine Erfahrung in solchen spezialisierten Branchen haben, sind maßgeschneiderte Lösungen möglicherweise die bessere Wahl.

Branchensoftware

Daneben sind Branchenlösungen oft spezifische Erweiterungen von standardisierten ERP-Programmen, entwickelt von Partner-Unternehmen, die auf bestimmte Wirtschaftszweige spezialisiert sind. Es handelt sich nicht um eigenständige Produkte, sondern um Zusätze, die branchenspezifische Anforderungen erfüllen. Obwohl sie nur einen kleinen Teil im ERP-System-Spektrum ausmachen, bieten sie entscheidende Vorteile. Trotz zusätzlicher Kosten für diese Lösungen verringert sich der Aufwand bei der Implementierung, da die branchenspezifischen Bedürfnisse präzise erfüllt werden.

Die wichtigsten ERP Anbieter im Detail

Gerade in herausfordernden Zeiten ist es hilfreich, den richtigen ERP-Anbieter an seiner Seite zu haben. Deshalb sollte man einen Anbieter auswähle, der die Kernprozesse des eigenen Unternehmens versteht und sich mit den spezifischen Anforderungen der Branche auskennt. Auf diese Weise kann man sich jederzeit auf seine Expertise verlassen und erhält Unterstützung dabei:

• mögliche Herausforderungen frühzeitig zu erkennen.
• Probleme in kürzester Zeit zu beheben.
• oder bestenfalls diese präventiv zu verhindern.

In Deutschland dominieren folgende ERP-Systeme den Markt für Geschäftssoftware, welche im folgenden Abschnitt näher vorgestellt werden.

SAP

Europas führender Softwarehersteller bedient weltweit über 335.000 Kunden mit etwa 12 Millionen ERP-Benutzern. Im Grunde bietet SAP drei verschiedene ERP-Systeme an: SAP S4/HANA ist auf Großkonzerne ausgerichtet, während KMUs zwischen SAP Business One und SAP Business ByDesign wählen können. Trotz innovativer Technologien wie IoT und Machine Learning bleiben diese Systeme auch für kleinere Kunden zugänglich. Dabei sind die Vorteile von SAP-Lösungen eindeutig: Durch die jahrzehntelange Expertise, individuelle Anpassbarkeit, einfache Bedienbarkeit und hohe Verfügbarkeit sowohl lokal als auch in der Cloud, sticht der Anbieter heraus. Hingegen haben die Systeme einen komplexen Aufbau, wodurch sie für sehr kleine Unternehmen weniger geeignet sind. Denn hierdurch können höhere Kosten entstehen, besonders wenn maßgeschneiderte Anpassungen erforderlich sind.

Oracle

Oracle ist einer der führenden Anbieter von ERP-Systemen und bietet mit Oracle Cloud ERP eine Suite von Cloud-basierten Anwendungen, die Unternehmen bei der Automatisierung von Betriebsabläufen unterstützen. Generell bietet das ERP-System von Oracle eine robuste, sichere und integrierte Lösung für Unternehmen jeder Größe. Es kombiniert modernste Technologie mit einer umfassenden Suite von Anwendungen, die viele Geschäftsanforderungen abdecken. Die Cloud-basierte Natur bietet Skalierbarkeit und Flexibilität, während die KI- und ML-Integrationen den Nutzern tiefe Einblicke und Automatisierung bieten.

Obwohl Oracle ERP viele Vorteile bietet, gibt es auch einige Nachteile, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Zum einen sind die Gesamtkosten und der Zeitaufwand der Implementierung verhältnismäßig hoch, weshalb man technische Expertise und Ressourcen benötigt. Auf der anderen Seite ist das System wenig flexibel und die Module können nicht eigenständig gewählt werden.

Microsoft

Des Weiteren ist eine beliebte Alternative Microsoft Dynamics NAV  von Microsoft, die sich auf Unternehmensverwaltung und Prozessoptimierung spezialisiert hat. Allerdings ist sie ebenfalls eher für Großunternehmen geeignet und integriert Bereiche wie Buchhaltung, Einkauf, Verkauf, Finanzen und Kundentransaktionen, wodurch umfangreiche Finanzprognosen möglich sind. Gleichzeitig bietet Dynamics NAV ein weltweites Partner-Netzwerk, das Anpassungen ermöglicht und eine vertraute Benutzeroberfläche, welche die Einarbeitung erleichtert. Ein Hauptnachteil sind die hohen Kosten, die es für viele kleinere Unternehmen ungeeignet machen.

Sage

Seit über 40 Jahren ist Sage im Bereich betriebswirtschaftlicher Software aktiv und hat sich mit 250.000 Kunden im deutschen Mittelstand als Marktführer etabliert. Ihr Produkt, Sage 100, richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen mit besonderen Anforderungen. Die Kernfunktionen umfassen Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft und Buchhaltung, können aber bei Bedarf erweitert werden. Generell zeichnet sich die Lösung durch hohe Flexibilität aus, da es modular erweiterbar ist. Zudem bietet es eine intuitive Benutzeroberfläche, internationale Anwendbarkeit durch Fremdsprachen- und Fremdwährungsfähigkeit, sowie die Verfügbarkeit als Desktop- und Cloud-Version. Leider besteht hier eine fehlende Kostentransparenz, da viele Preise nur auf Anfrage verfügbar sind.

Gibt es spezielle ERP-Software für bestimmte Zielgruppen und Branchen?

Im Allgemeinen haben Unternehmen unterschiedliche Anforderungen an ERP-Systeme, sodass kleine Firmen andere Bedürfnisse haben als Großkonzerne. Durch das steigende Angebot von ERP-Lösungen für KMUs in den letzten Jahren kann nun jedes Unternehmen eine passende Lösung für seine Bedürfnisse finden. Denn fast alle modernen ERP-Systeme sind modular aufgebaut. 

Dies ermöglicht es Unternehmen, aus verschiedenen Modulen und Funktionen die für sie passenden auszuwählen. Während einige ERP-Lösungen aufgrund ihres begrenzten Umfangs ideal für Kleinunternehmen sind, sind umfangreichere Lösungen besser für den Mittelstand oder Großkonzerne geeignet.

ERP-Systeme für kleine Unternehmen

Für kleine Unternehmen stellt die Einführung eines ERP-Systems eine kostenintensive Aufgabe dar, da oft erfahrene Mitarbeiter und Zeit für die Implementierung fehlen. Die meisten ERP-Systeme für Kleinunternehmen (10-49 Mitarbeiter) decken sämtliche Unternehmensbereiche ab und sind, mit wenigen Ausnahmen, auch für den Mittelstand geeignet. Weil viele ERP-Anbieter Unternehmen mit 10-250 Mitarbeitern als Zielgruppe haben, existiert meist keine spezielle ERP-Software nur für Kleinunternehmen. 

Stattdessen sind die Produkte so konzipiert, dass sie die Bedürfnisse sowohl kleiner als auch mittelständischer Unternehmen erfüllen. Es gibt jedoch auch Anbieter, die ERP-Lösungen speziell für Selbständige und Kleinstunternehmen (1-9 Mitarbeiter) bereitstellen. Der Schwerpunkt solcher Software liegt auf der einfachen Verwaltung von Grundprozessen, insbesondere in den Bereichen Warenwirtschaft und Finanzen.

ERP-Systeme für den Mittelstand

Nahezu alle ERP-Anbieter berücksichtigen die Anforderungen mittelständischer Unternehmen. Große Anbieter präsentieren spezialisierte Produkte, die branchenübergreifend auf den Mittelstand zugeschnitten sind und durch Partnerunternehmen mit branchenspezifischen Lösungen ergänzt werden. Zudem gibt es hunderte kleinerer ERP-Anbieter, die ihre Software speziell auf eine oder mehrere Branchen ausgerichtet haben. 

Dieses vielfältige Angebot, bestehend aus branchenübergreifenden und branchenspezifischen Lösungen, erschwert die Auswahl des passenden ERP-Systems für mittelständische Unternehmen. Der Mittelstand, als treibende Kraft der deutschen Wirtschaft, zeichnet sich durch flexible und dynamische Geschäftsmodelle aus. Diese Flexibilität erfordert allerdings auch entsprechend angepasste und leistungsfähige ERP-Softwarelösungen.

Darauf sollten KMUs beim ERP-System-Vergleich achten

Bei der Suche nach einem ERP-System sollten Unternehmen sicherstellen, dass die Software zu ihrer Größe und Struktur passt. Dies erfordert eine genaue Prüfung des Leistungsumfangs und der erforderlichen ERP-Prozesse. Während in der Vergangenheit hauptsächlich große Konzerne von ERP-Systemen profitierten, gibt es heute viele Lösungen speziell für kleine und mittelständische Unternehmen. 

Cloud-ERP-Software für den Mittelstand und KMU 

Generell kann eine cloudbasierte ERP-Software kann für kleine und mittlere Unternehmen eine gute Alternative zur herkömmlichen Lösung darstellen. Durch die niedrigen Anschaffungskosten, erhebliche Zeitersparnisse und trotzdem hohes Maß an Datensicherheit stellen sie eine attraktive Option dar. Allgemein wird das Cloud-Modell bei KMU immer beliebter, da es ermöglicht, das ERP-Programm mit geringen Kosten aktuell zu halten. 

Außerdem ist keine außergewöhnliche IT-Expertise für die Inbetriebnahme erforderlich, denn ein einfacher Browser reicht in den meisten Fällen aus. Gleichzeitig erfordern solche Systeme keine oder eine einfache Wartung, wodurch die IT-Kosten vorhersehbar und skalierbarer sind. Im Gegensatz zu traditionellen Systemen entfällt bei Cloud-ERP die zeitaufwändige und kostenintensive Implementierung. So können Unternehmen innerhalb weniger Tage moderne Online-Lösungen in ihre Geschäftsprozesse integrieren, selbst bei komplexeren ERP-Systemen. 

(Infografik hier einfügen)

ERP in IT-Systemhäusern - Nicht die beste Wahl?

Viele Systemhäuser setzen auf eine ERP-Software, die in der Vergangenheit mühsam implementiert wurde und nun als Universalwerkzeug für sämtliche Geschäftsvorgänge dient. Doch was viele MSPs übersehen: Diese ERP-Software wurde eigentlich für ein ganz anderes Geschäftsprinzip entwickelt. Ursprünglich sind ERP-Systeme darauf ausgelegt, transaktionsbasierte Geschäftsprozesse zu verwalten. Deshalb sind sie nicht ideal für IT-Dienstleister, die ihr Geschäft auf regelmäßige Managed Services ausrichten möchten.

Zweckfremder Einsatz von ERP-Lösungen

In der Vergangenheit waren ERP-Systeme nicht für die Durchführung von Service- und Projektverträgen konzipiert. Bei größeren Aufträgen griff man auf separate Ticketsysteme oder Projektmanagement-Systeme zurück, um die fachliche Steuerung der Aufträge vorzunehmen. 

Bei Managed Services handelt es sich oft um kleinere, wiederkehrende Aufgaben, wie das Einrichten eines neuen Arbeitsplatzes. Bei diesen Aufgaben ist es ineffizient, jedes Mal eine detaillierte Auftragsplanung mit dem Kunden durchzuführen. Stattdessen sollten Techniker schnell und übersichtlich auf alle Auftragsdetails zugreifen können, um diese reihenweise zu bearbeiten. Viele IT-Systemhäuser nutzen ihr Ticketsystem für diese Art von Aufgaben, wobei in manchen Fällen sogar direkt vom Kunden ein Ticket per E-Mail eröffnet wird. Obwohl solche Systeme effizient erscheinen, weisen sie mehrere bedeutende Nachteile auf.

Und das ist nur ein Grund, weshalb herkömmliche ERP-Systeme nicht optimal für das Managed Services Business geeignet sind. Die Geschäftsmodelle unterscheiden sich grundlegend, und die Einschränkungen der ERP-Software im Service-Lifecycle Management erschweren eine effiziente Abwicklung und Abrechnung der Services. Die Verwendung von Ticket-Systemen als Ergänzung ist ein suboptimaler Workaround, der die Prozesseffizienz und Transparenz beeinträchtigt. Eine ideale Software-Lösung für das Managed Services Business sollte die kaufmännischen Aspekte nahtlos mit der Auftragsbearbeitung und dem Service Lifecycle Management verbinden.

Fazit

In der Ära der Digitalisierung spielen IT-Dienstleister und Managed-Service-Anbieter (MSPs) eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung von Unternehmen in technologischen Belangen und Infrastrukturentwicklung. Ein effizientes MSP-Management erfordert spezialisierte Tools, wobei ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) oft zur Strukturierung von Managed Services eingesetzt werden.

ERP ermöglicht die ganzheitliche Planung und Verwaltung von Unternehmensressourcen. Bei der Auswahl eines ERP-Anbieters sollten Unternehmen deren Spezialgebiete und die Anpassungsfähigkeit an die jeweilige Branche berücksichtigen. Zu den führenden Anbietern zählen SAP, Microsoft, Sage und Mesonic, welche speziell für Großkonzerne entwickelt wurden. Aus diesem Grund sollte man kostengünstigere Alternativen in Betracht ziehen, um das eigene Business effizienter zu gestalten.