IT Sourcing

In der heutigen hochdigitalisierten Geschäftswelt ist das richtige Management von IT-Ressourcen entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. IT-Sourcing, die strategische Entscheidung, wie und wo IT-Services beschafft werden sollen, nimmt eine zentrale Rolle ein. Ob es darum geht, Dienstleistungen intern zu erbringen, sie auszulagern oder eine Kombination aus beidem zu wählen – die Wahl der richtigen Sourcing-Strategie kann erhebliche Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit, Kosten und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens haben.

Was ist IT-Sourcing?

Im Zuge der Digitalisierung unterliegt auch der Bereich des Sourcings Veränderungen. Neben den herkömmlichen Outsourcing-Projekten treten neue Dienstleistungen wie Cloud-Computing, Künstliche Intelligenz und Data-Management auf die Agenda. Darüber hinaus ändert sich die Art der Zusammenarbeit von traditionellen Modellen zu agileren Ansätzen, die den herkömmlichen Beschaffungsprozess beeinflussen.

In diesem dynamischen Umfeld bleibt das Sourcing eine zentrale Disziplin im IT-Bereich, dessen Bedeutung in der Zukunft noch weiter zunehmen wird. Sourcing bezieht sich nicht nur auf die Fremdbeschaffung von Dienstleistungen, sondern sollte auch vermehrt auf die Steuerung, die partnerschaftliche Zusammenarbeit und die Weiterentwicklung der IT-Dienstleister. Die Qualität des Sourcings, einschließlich eines ganzheitlichen Ansatzes, klar definierter Prozesse und Transparenz in Bezug auf die Dienstleisterlandschaft, hat einen erheblichen Einfluss auf die Kernprozesse eines Unternehmens.

Was ist Multi-Sourcing?

Hierbei ist Multi-Sourcing (auch Multisourcing genannt) ein Ansatz für das Auslagern von IT-Betrieb und technischer Infrastruktur an eine Reihe von Anbietern, in der Regel in Kombination mit einigen intern bereitgestellten Elementen der IT. Der Multisourcing-Ansatz unterscheidet sich von vollständig internen IT-Bereitstellungs- und Einzelanbieter-Outsourcing-Modellen.

Oft wird das IT-Providermanagement eines Unternehmens seine Multisourcing-Vereinbarungen unter Aufsicht und unter Einbeziehung seines Rechtsteams, IT-Personals und anderer Führungskräfte überwachen. Ein guter Ausgangspunkt besteht darin, Dienstleistungsanbieter mit ähnlichen Unternehmenskulturen auszuwählen. Zusätzlich sollten Organisationen starke Unternehmensführungsstrategien in Bezug auf IT-Anbieterbeziehungen entwickeln und die Details in Service Level Agreements (SLAS) festlegen. Dies fördert eine bessere Zusammenarbeit und eine nahtlosere Bereitstellung von Dienstleistungen über organisatorische Grenzen hinweg.

Vorteile von Multi-Sourcing im Überblick

Dabei bietet Multi-Sourcing zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Im Grunde reduziert man das Risiko, indem man die Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter minimiert und und auf mehrere externe Dienstleister aufteilt. Dies ist besonders wichtig, um Störungen und Ausfälle entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu vermeiden. Des Weiteren optimiert Multi-Sourcing die IT-Beschaffung, indem es verschiedene IT-Services von Anbietern mit Expertise bezieht, während das Unternehmen sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren kann.

Zudem fördert Multi-Sourcing den Wettbewerb zwischen den Anbietern, was die Kosten senken kann. Denn der Konkurrenzdruck kann die Provider dazu bringen, die Kosten für wiederkehrende Serviceverträge zu reduzieren, was zu erheblichen Kosteneinsparungen für das Unternehmen führt.

Outsourcing ist besser als Eigenerstellung

Generell ist IT-Outsourcing eine sinnvolle Wahl, wenn Skaleneffekte oder externes Fachwissen benötigt werden, da es oft effektiver ist als die interne Leistungserbringung. Wenn ein Unternehmen Prozesse skalieren oder auf spezialisiertes Know-how zugreifen muss, kann die Auslagerung von IT-Dienstleistungen eine vorteilhafte Option sein. gerade wenn unternehmensinterne Ressourcen begrenzt sind.

Ermöglicht neue digitale Services

Die digitale Transformation eröffnet neue Möglichkeiten für IT-Outsourcing und die Realisierung moderner und kosteneffizienter IT-Beschaffungsstrategien. Früher wurden Outsourcing-Verträge oft mit einem einzigen Dienstleister abgeschlossen, aber heute setzen Unternehmen vermehrt auf Lösungen, die mehrere Anbieter einbeziehen.

Laut einer Gartner-Studie wird erwartet, dass die weltweiten IT-Ausgaben bis 2023 auf 4,6 Billionen US-Dollar steigen. Schon 2020 gaben 78% der befragten Unternehmen in einer Deloitte-Umfrage an, mindestens eine IT-Funktion oder einen Prozess ausgelagert zu haben. 

Unternehmen verfolgen bei der Entscheidung für IT-Sourcing und Outsourcing hauptsächlich Ziele wie Kosteneinsparungen, Qualitätsverbesserung, Flexibilität und Skalierbarkeit ihrer IT-Services.

Ausrichtung der Sourcing Strategie

Die Wahl einer Sourcing-Strategie sollte eng mit der allgemeinen IT-Strategie und Ausrichtung des Unternehmens verknüpft werden. Je nachdem, ob hier Kostensenkung. einen hohe Qualität oder die bessere Skalierbarkeit angestrebt wird, sollte die Sourcing-Strategie entsprechend ausgerichtet werden. Wer Kosten in der IT senken möchte, kann auf kostengünstigere as-a-Service-Modelle zurückgreifen und dadurch die Ausgaben am Bedarf messen. Wer eine W

Qualitätssteigerung erreichen möchte, sollte bestenfalls den Schwerpunkt auf transparente Kontrolle und Erfahrung legen. Wenn Skalierbarkeit das Hauptziel ist, sollte die Sourcing-Strategie auf nachhaltige Geschäftsprozesse mit großer Anpassungsfähigkeit ausgerichtet sein.

Neben der Ausrichtung der IT-Sourcing-Strategie gibt es einen weitere strategische Entscheidung zu treffen: Denn man kann entweder ausschließlich zusätzliche Kapazitäten oder ein gesamtes IT-System sourcen. 

Sourcing von Kapazitäten

Beim Kapazitäts-Sourcing handelt es sich um eine Erweiterung des bestehenden internen Teams oder Ökosystems eines Unternehmens. So behält das Unternehmen weiterhin die Kontrolle über die operative Steuerung dieses erweiterten Teams. In Bezug auf die Organisationsstruktur ergeben sich keine Veränderungen, und die Art und Weise, wie die IT gesteuert wird, bleibt unverändert. Diese Strategie wird in der Regel bei Dienstleistungen mit hoher Kundenorientierung eingesetzt, die entweder das Kerngeschäft des Unternehmens ausmachen oder einen Wettbewerbsvorteil bieten.

Sourcing von IT-Services

Im Gegensatz zum Kapazitäts-Sourcing handelt es sich beim Sourcing von IT-Services um die Ersetzung bestehender interner Dienstleistungen. Hierbei werden sowohl die operativen Aufgaben als auch die Kontrolle ausgelagert, und das Unternehmen behält lediglich eine Überwachungsfunktion. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, eigene Ressourcen zu entlasten und sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

Das Sourcing von IT-Services betrifft in der Regel den IT-Betrieb, wie beispielsweise das Anwendungsmanagement oder den Support, aber auch temporäre Aufgaben wie die Umsetzung neuer regulatorischer Anforderungen. Wenn der IT-Betrieb ausgelagert wird, sind strukturelle Veränderungen in der Organisation erforderlich.

In 4 Schritten zur optimalen Sourcing-Strategie

Nun stellt sich die Frage, inwiefern man eine nachhaltige und effiziente IT-Sourcing-Strategie aufbauen kann, wenn man bisher noch keinem klaren Ziel gefolgt ist. Anhand der folgenden vier Schritte kann Schritt-für-Schritt die passenden Strategie aufbauen. 

Ziele definieren

Bei der strategischen Entscheidungsfindung geht es darum, ob und wie man IT-Dienstleistungen von externen Anbietern beschaffen sollte. Dies kann verschiedene Formen annehmen, wie Einzelbeschaffung, Doppelbeschaffung oder Mehrfachbeschaffung. Die Grundlage für die IT-Beschaffungsstrategie beruht auf den vorab definierten Zielen des Unternehmens, wie:

• Kostenreduktion
• Qualitätsverbesserung
• Steigerung der Flexibilität
• Fokussierung auf Kernkompetenzen
• Zugang zu speziellem Fachwissen
• Erfüllung von Compliance- und Sicherheitsanforderungen

Jeder CIO muss demnach versuchen, die am besten geeignete IT-Beschaffungsstrategie zu identifizieren und umzusetzen.

Ist-Aufnahme der aktuellen IT-Umgebung

Nach der Festlegung der IT- und Unternehmensziele, ist eine genaue Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur notwendig. Dies beinhaltet die Struktur der angebotenen Dienstleistungen, die Kostenstruktur, die Organisationsstruktur, das Niveau der Prozessreife sowie die bisherige Fähigkeit zur Steuerung der IT. 

Besonders im Hinblick auf das Outsourcing von IT-Services und die notwendigen Vorbereitungen innerhalb der Organisation ist die genaue Erfassung der aktuellen Situation von großer Bedeutung.

Bewertung von Handlungsoptionen

Um die festgelegten IT-Sourcing-Ziele zu erreichen, sollte man verschiedene Handlungsoptionen ausarbeiten, diese umfassend bewerten und dokumentieren. Zunächst identifizieret man strategisch wichtige und unternehmenskritische Dienstleistungen sowie die Kernkompetenzen des Unternehmens. Dann bewerten man die Dienstleistungen anhand einer Stärken-Schwächen-Analyse hinsichtlich ihrer Leistungsfähigkeit. Daraus ergeben sich Handlungsoptionen oder Sourcing-Szenarien, die man im nächsten Schritt anhand relevanter Kriterien bewertet.

Entwickeln von Szenarien

Durch die Beschreibung und Bewertung verschiedener Sourcing-Szenarien werden detaillierte  Zielvorstellungen entwickelt. Diese Szenarien dienen als Grundlage für eine Entscheidungsvorlage für das Management. Ob man sich für die "Selber machen", "Kaufen" oder "Hybrid" entscheidet, hängt von den individuellen Bedürfnissen und Ressourcen ab. 

Kaufen, Mieten oder Selbst machen? Die Make or Buy Entscheidung

Im Rahmen der strategischen Planung muss für jede Anwendungslandschaft festgelegt werden, wer für die Betreuung und Weiterentwicklung der Anwendungen und der dazu benötigten IT-Infrastruktur verantwortlich ist. Bei der Entwicklung einer passenden Sourcing-Strategie ist es wichtig, neben den möglichen Vorteilen bestimmter Sourcing-Varianten wie Kaufen auch immer geeignete Eigenfertigung zu berücksichtigen. Es kann vorteilhaft sein, bestimmte IT-Dienstleistungen im eigenen Unternehmen zu behalten:

1. Wenn es sich um Kernprozesse handelt, die für den Wettbewerb entscheidend sind und daher intern geschützt werden müssen.
2. Wenn bereits verlorenes Fachwissen wieder aufgebaut werden muss, beispielsweise im Zuge einer strategischen Neuausrichtung.
3. Wenn der Zeitaufwand für die Steuerung externer Anbieter zu hoch ist.
4. Wenn die Abhängigkeit von externen Anbietern reduziert werden soll, insbesondere bei Qualitätsproblemen.

Fazit

In der heutigen digitalisierten Geschäftswelt ist das effiziente Management von IT-Ressourcen entscheidend. Die Wahl der richtigen IT-Sourcing-Strategie hat erhebliche Auswirkungen auf die Unternehmensleistung, Kosten und Wettbewerbsfähigkeit. IT-Outsourcing ist oft effektiver als die interne Leistungserstellung, insbesondere wenn Skaleneffekte oder spezialisiertes Wissen erforderlich sind. Abschließend sollte die Sourcing-Strategie sollte mit den Unternehmenszielen und der IT-Strategie in Einklang stehen.