Was ist IT-Outsourcing? Modelle, Vorteile & Nachteile

Weil die IT-Landschaft sich ständig weiterentwickelt, sind viele Unternehmen mit beispiellosen Herausforderungen konfrontiert: Von der fortschreitenden technologischen Transformation bis hin zum ständigen Druck, kosteneffizient zu arbeiten - Unternehmen stehen vor der großen Aufgabe, mit begrenzten Ressourcen Schritt zu halten. Dabei gibt es einen Weg, um diese Hindernisse nicht nur zu bewältigen, sondern auch in Chancen und einen echten Wettbewerbsvorteil umzuwandeln.

Hier tritt IT-Outsourcing als Schlüsselstrategie auf den Plan: Es bietet nicht nur eine Antwort auf das Dilemma der Kostenreduktion und des Zugangs zu fortschrittlicher Technologie, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, während Experten die komplexen IT-Aufgaben übernehmen. 

Was ist IT Outsourcing?

IT-Outsourcing bedeutet, dass Unternehmen ihre bisher intern erbrachten IT Services an externe IT-Spezialisten auslagern. Diese IT-Outsourcing-Anbieter, oft als Service Provider bezeichnet, bieten verschiedene Dienstleistungen an, wie das Bereitstellen von Hosting und Cloud, sowie die Entwicklung von Software oder die Versorgung mit Telekommunikationsdiensten. Die Details dieser Zusammenarbeit, wie der Leistungsumfang und die Verantwortlichkeiten, werden in Service Level Agreements (SLA) festgehalten.

Dabei unterscheidet man zwischen zwei Hauptformen des IT-Outsourcings: Single-Vendor-Outsourcing, bei dem ein Unternehmen mit nur einem Anbieter zusammenarbeitet, und Multi-Vendor-Outsourcing, bei dem mehrere Anbieter für unterschiedliche IT-Services verantwortlich sind. Zudem kann das Outsourcing entweder Onshore, also im gleichen Land, oder offshore, also im Ausland, stattfinden.

Exkurs: Onshore vs. Offshore 

Onshore-Outsourcing bezieht sich auf die Auslagerung von IT-Dienstleistungen an IT-Dienstleister im gleichen Land, was leichtere Kommunikation und rechtliche Übereinstimmung, aber höhere Kosten mit sich bringt. Offshore-Outsourcing hingegen erfolgt in einem anderen Land, oft mit geringeren Kosten, bringt jedoch Herausforderungen in Kommunikation, Kultur und rechtlicher Konformität mit sich. Die Wahl zwischen Onshore und Offshore hängt von den spezifischen Anforderungen und Zielen des Unternehmens ab, wobei beide Ansätze jeweils Vor- und Nachteile bieten.

Arten von IT-Outsourcing im Überblick

IT-Outsourcing kann in verschiedene Arten unterteilt werden, die sich hauptsächlich in der Art der ausgelagerten Dienste und der Art und Weise, wie diese Dienste erbracht werden, unterscheiden.

Business Process Outsourcing

Hierbei ist Business Process Outsourcing (BPO) ist eine Form des Outsourcings, bei der ein Unternehmen bestimmte Geschäftsprozesse an einen externe IT-Dienstleister auslagert. Im Gegensatz zu IT-Outsourcing, das sich speziell auf die Auslagerung von Informationstechnologie-bezogenen Dienstleistungen konzentriert, bezieht sich BPO auf eine breitere Palette von Geschäftsprozessen. Diese können administrative Funktionen, Kundenbetreuung, Finanzdienstleistungen, Human Resources, Marketing und mehr umfassen.

Die Hauptziele von BPO sind Effizienzsteigerung, Kostenreduktion, Verbesserung des Servicelevels, Zugang zu globalen Talenten und Technologien sowie die Fokussierung auf Kerngeschäftsbereiche. Dies kann ebenfalls in Onshore-, Nearshore- und Offshore-Modelle unterteilt werden, je nachdem, wo der externe Dienstleister basiert ist. Es ermöglicht Unternehmen, sich auf ihre primären Kompetenzen zu konzentrieren, während spezialisierte Anbieter die Verantwortung für unterstützende Geschäftsprozesse übernehmen.

Managed Services

Hingegen bezieht sich Managed Services Outsourcing  auf eine Form des Outsourcings, bei der Unternehmen die Verantwortung für bestimmte IT-Dienste oder Geschäftsprozesse an einen externen Dienstleister übertragen, der diese Dienste dann kontinuierlich verwaltet und optimiert. Im Gegensatz zum traditionellen Outsourcing, bei dem der Fokus oft auf spezifischen Projekten oder Aufgaben liegt, bietet Managed Services Outsourcing eine umfassende, fortlaufende Betreuung und Verwaltung von Dienstleistungen.

Die Palette der ausgelagerten Dienste kann breit gefächert sein und umfasst beispielsweise Netzwerkmanagement, Sicherheitsüberwachung, Datenbackup und -wiederherstellung, Cloud-Dienste, Anwendungsmanagement und technischen Support. Der Managed Service Provider (MSP) arbeitet in enger Abstimmung mit dem Unternehmen zusammen, um sicherzustellen, dass die IT-Infrastruktur und -Dienste kontinuierlich den Geschäftszielen und -anforderungen entsprechen.

Ein wesentliches Merkmal von Managed Services Outsourcing ist der proaktive Ansatz. MSPs konzentrieren sich darauf, Probleme zu verhindern, bevor sie auftreten, und bieten oft rund um die Uhr Überwachung und Unterstützung. Dies führt zu einer höheren Zuverlässigkeit, Effizienz und Sicherheit der IT-Systeme. Durch die Abgabe dieser Verantwortung an Experten können Unternehmen ihre internen Ressourcen besser auf strategische Initiativen konzentrieren.

Application Outsourcing

Daneben umfasst das Application Outsourcing die Ausgliederung von Aufgaben rund um die Entwicklung, Verwaltung und Wartung von Softwareanwendungen an externe Dienstleister. Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, von der Expertise spezialisierter Anbieter zu profitieren, ohne die Kosten für interne Ressourcen und Infrastruktur zu tragen. Dabei geht es nicht nur um die reine Softwareentwicklung, sondern auch um die fortlaufende Betreuung und Optimierung der Anwendungen. Dies umfasst Aktivitäten wie regelmäßige Updates, Performance-Management und Sicherheitsüberwachung. Durch Application Outsourcing können Unternehmen ihre IT-Ressourcen effizienter nutzen, die Qualität ihrer Anwendungen verbessern und sich stärker auf ihre Kerngeschäftsbereiche konzentrieren. Gleichzeitig ist es wichtig, dass die ausgewählten Dienstleister verlässlich sind und die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens verstehen, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Infrastructure Outsourcing

Infrastructure Outsourcing in der IT bezieht sich auf die Auslagerung der Verwaltung und des Betriebs der IT-Infrastruktur eines Unternehmens an externe Dienstleister. Dies umfasst wesentliche Komponenten wie Server, Netzwerke, Datenzentren, Speichersysteme und die dazugehörige Software. Der Hauptvorteil dieses Ansatzes liegt in der Entlastung von Unternehmen von komplexen und oft kostspieligen Infrastrukturaufgaben. Dies ermöglicht es ihnen, sich stärker auf strategische Initiativen und ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Externe Anbieter bringen spezialisiertes Fachwissen und Zugang zu modernster Technologie mit, was zu Effizienzsteigerungen und möglicherweise zu Kosteneinsparungen führt. Durch Outsourcing können Unternehmen außerdem ihre IT-Infrastruktur flexibel skalieren und sich an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen. Trotz dieser Vorteile ist es wichtig, potenzielle Risiken wie Sicherheits- und Compliance-Fragen sorgfältig zu managen und einen vertrauenswürdigen, erfahrenen Dienstleister auszuwählen.

Vorteile von IT-Outsourcing

Kosteneffizienz

IT-Outsourcing kann die Kosteneffizienz eines Unternehmens aus verschiedenen Gründen steigern:

1. Reduzierung der Betriebskosten: Fixkosten können in variable Kosten umgewandelt werden. Statt in teure IT-Infrastrukturen und -systeme zu investieren, zahlen Unternehmen nur für die Dienstleistungen, die sie benötigen.
2. Zugang zu spezialisiertem Fachwissen: Partner bieten oft Zugang zu hochqualifizierten Experten, ohne dass die Unternehmen diese dauerhaft beschäftigen müssen. Dies spart Kosten für Rekrutierung, Training und Gehälter.
3. Skalierbarkeit: Unternehmen können ihre IT-Dienstleistungen schnell an veränderte Geschäftsbedürfnisse anpassen, ohne in zusätzliche Ressourcen oder Personal investieren zu müssen.
4. Effizienzsteigerung: Externe Anbieter sind oft auf die Erbringung spezifischer IT-Dienstleistungen spezialisiert und können diese effizienter und effektiver bereitstellen als das Unternehmen selbst.
5. Vermeidung von Kapitalausgaben: Generell besteht keine  Notwendigkeit, in teure IT-Ausrüstung und Software zu investieren, was besonders für kleine und mittelständische Unternehmen von Vorteil ist.
6. Risikominderung: Gleichzeitig kann man das Risiko von Investitionen in Technologie reduzieren, die möglicherweise schnell veraltet oder für das Unternehmen ungeeignet ist.
7. Fokus auf Kerngeschäft: Indem IT-Aufgaben ausgelagert werden, können sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, was die Produktivität und Effizienz steigert.

Diese Faktoren tragen dazu bei, dass Unternehmen ihre Betriebskosten senken und gleichzeitig ihre Leistungsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit verbessern können. Es ist jedoch wichtig, dass die Auslagerung sorgfältig geplant wird, um sicherzustellen, dass die erwarteten Kosteneinsparungen auch tatsächlich realisiert werden.

Zugang zu Fachexpertise

Wie bereits erwähnt, bietet IT-Outsourcing Unternehmen auf vielfältige Weise Zugang zu Fachexpertise. Denn IT-Experten verfügen über spezialisiertes Know-how in spezifischen IT-Bereichen wie Cloud-Diensten, Datensicherheit, Softwareentwicklung oder Netzwerkmanagement. Sie sammeln durch die Arbeit mit unterschiedlichen Kunden und Branchen umfangreiche Erfahrungen und Best Practices. Zudem ermöglicht eine Auslagerung den Zugriff auf globale Talente, wodurch Unternehmen von Fachkenntnissen profitieren können, die auf lokalen Arbeitsmärkten möglicherweise nicht verfügbar oder kostspielig wären.

Die IT-Dienstleister bleiben stets auf dem Laufenden über aktuelle Technologietrends und Branchenentwicklungen, was ihnen hilft, wettbewerbsfähig zu bleiben und diese Kenntnisse an ihre Kunden weiterzugeben. Sie investieren in die kontinuierliche Weiterbildung ihrer Mitarbeiter, was sich in Form von Zertifizierungen und Qualifikationen manifestiert. Außerdem bringen sie Erfahrung im Risikomanagement und in Compliance-Fragen mit, was besonders bei komplexen regulatorischen Anforderungen von Vorteil ist. Darüber hinaus fördert die Zusammenarbeit mit spezialisierten Anbietern die Einführung innovativer Lösungen und Technologien, die intern schwer zu entwickeln wären. 

Fokus auf die Kerngeschäftsbereiche

Daneben können sich IT-Angestellte stärker auf ihre Kerngeschäftsbereiche zu konzentrieren, indem es die Verantwortung für einfache IT-Aufgaben an spezialisierte externe Dienstleister überträgt. Diese Ausgliederung führt zu einer effektiveren Allokation von Ressourcen, da Personal und Zeit, die zuvor für IT-Management aufgewendet wurden, nun für zentrale Geschäftsaktivitäten eingesetzt werden können. Dadurch, dass sich Führungskräfte und Mitarbeiter nicht mehr mit den komplexen und zeitaufwendigen Details des IT-Betriebs befassen müssen, können sie sich stärker auf strategische Ziele und Innovationen im Kerngeschäft konzentrieren. 

Zusätzlich wird das Risiko, das mit der Verwaltung komplexer IT-Systeme einhergeht, reduziert, was dem Unternehmen mehr Stabilität und die Möglichkeit gibt, sich auf sein Hauptgeschäft zu fokussieren. Kurz gesagt, IT-Outsourcing entlastet Unternehmen von den Belastungen der IT-Verwaltung und schafft Freiräume, um sich auf die Aspekte zu konzentrieren, die für ihre digitale Transformation und ihren Erfolg entscheidend sind.

Technologischer Fortschritt

Somit kann IT-Outsourcing den technologischen Fortschritt eines Unternehmens erheblich vorantreiben. Durch die Zusammenarbeit mit spezialisierten Outsourcing-Partnern erhalten Unternehmen Zugang zu den neuesten Technologien und spezialisiertem Wissen, das intern möglicherweise nicht verfügbar ist. Diese Experten bringen innovative Lösungen und Best Practices mit, die Prozesse optimieren und neue Geschäftsmöglichkeiten eröffnen. Die Entlastung von alltäglichen IT-Aufgaben ermöglicht es den hauseigenen Teams, sich auf die Entwicklung von Innovationen und neuen Geschäftsmodellen zu konzentrieren. Outsourcing bietet außerdem Flexibilität und Skalierbarkeit, wodurch Unternehmen schnell auf Marktveränderungen reagieren können. Durch kontinuierliche Updates und Wartung durch Outsourcing-Partner wird das Risiko veralteter Technologien reduziert und die betriebliche Effizienz gesteigert. 

Herausforderungen und Risiken beim IT-Outsourcing

Beim IT-Outsourcing stehen Unternehmen vor verschiedenen Herausforderungen, die sorgfältig adressiert werden müssen, um den Erfolg der Outsourcing-Initiativen zu gewährleisten:

Auswahl des richtigen Partners: Die Wahl des passenden Outsourcing-Partners ist entscheidend. Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Dienstleister nicht nur technisch kompetent ist, sondern auch die spezifischen Bedürfnisse und Kultur des Unternehmens versteht.

Qualitätskontrolle und Leistungsstandard: Die Aufrechterhaltung hoher Qualitäts- und Leistungsstandards kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn der Dienstleister in einem anderen Land mit anderen Arbeitsstandards und -praktiken sitzt.

Kommunikation und kulturelle Unterschiede: Unterschiede in Sprache und Kultur können zu Missverständnissen und Kommunikationsproblemen führen, besonders bei Offshore-Outsourcing.

Datenschutz: Die Sicherheit sensibler Unternehmensdaten ist ein großes Anliegen, insbesondere wenn Daten an externe Dienstleister übertragen werden.

Vertragsmanagement und Compliance: Die Ausarbeitung detaillierter Service-Level-Agreements (SLAs) und die Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen erfordern sorgfältige Planung und Management.

Abhängigkeit vom Dienstleister: Eine zu starke Abhängigkeit von einem Outsourcing-Partner kann riskant sein, besonders wenn es um kritische IT-Funktionen geht.

Veränderungsmanagement: Die Umstellung auf ein Outsourcing-Modell kann Widerstände innerhalb des Unternehmens hervorrufen. Effektives Change Management ist erforderlich, um die Mitarbeitenden auf die Veränderungen vorzubereiten.

Langfristige strategische Ausrichtung: Die Sicherstellung, dass das Outsourcing mit den langfristigen Geschäftszielen und der strategischen Ausrichtung des Unternehmens übereinstimmt, ist eine weitere Herausforderung.

Diese Herausforderungen erfordern eine sorgfältige Planung, klare Kommunikation und ein effektives Management, um sicherzustellen, dass IT-Outsourcing die gewünschten Vorteile bringt und Risiken minimiert werden.

Wann ist IT-Outsourcing sinnvoll?

IT-Outsourcing ist besonders geeignet für Dienstleistungen oder Funktionen, die nicht zum Kerngeschäft eines Unternehmens gehören. Dazu zählen Aufgaben, die hoch standardisiert werden können und personalintensiv sind. Auch Tätigkeiten, die fixe Kosten verursachen und leicht messbare Vorgänge beinhalten, eignen sich gut für das Outsourcing. Auf der anderen Seite ist Outsourcing weniger sinnvoll für Aufgaben, die eng mit dem Kerngeschäft des Unternehmens verknüpft sind, sowie für vertrauliche Bereiche. Ebenso sind Tätigkeiten, die sich durch hohe Individualität oder Komplexität auszeichnen und sich schwierig messen lassen, für Outsourcing weniger geeignet. In solchen Fällen kann es besser sein, diese Aufgaben intern zu behalten, um die Kontrolle und Qualität zu gewährleisten.

Zusammenfassung

IT-Outsourcing ist eine effektive Strategie für Unternehmen, um mit den Herausforderungen der sich ständig weiterentwickelnden IT-Landschaft umzugehen. Es ermöglicht Kosteneinsparungen, Zugang zu fortschrittlicher Technologie und ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, indem externe Spezialisten komplexe IT-Aufgaben übernehmen. Die Zusammenarbeit wird in Service-Level-Agreements festgelegt und kann in Formen wie Single-Vendor- oder Multi-Vendor-Outsourcing vorliegen. Outsourcing kann onshore oder offshore erfolgen, wobei jede Option ihre eigenen Vor- und Nachteile hat. Verschiedene Outsourcing-Arten wie Business Process Outsourcing, Managed Services, Application Outsourcing und Infrastructure Outsourcing decken ein breites Spektrum an Dienstleistungen ab. 

Während IT-Outsourcing Vorteile wie Kosteneffizienz und Fachexpertise bietet und den Fokus auf Kerngeschäftsbereiche erlaubt, müssen Unternehmen Herausforderungen wie die Auswahl des richtigen Partners und das Management von Qualität und Kommunikation beachten. IT-Outsourcing eignet sich besonders für standardisierbare, personalintensive Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft gehören, während es für hoch individuelle oder vertrauliche Aufgaben weniger geeignet ist.