What is IT asset management and why do I need it?

IT asset management (ITAM) is the systematic tracking of all IT resources in a company, from laptops and monitors to software licenses, contracts and access rights. A tool like equipme gives IT teams real-time visibility into what assets exist, who owns them, what they cost and when they expire.

What asset types can I manage in equipme?

equipme manages all resource types in one platform: hardware (laptops, monitors, smartphones, printers), software licenses and subscriptions, contracts, access rights, and office equipment. All asset types are searchable through a single interface.

How do asset swaps and returns work?

Employees or IT admins initiate a swap or return directly from the asset record. The request goes through the configured approval workflow and a replacement can be assigned in the same process. Returned devices automatically go back to warehouse storage for reuse.

Can I see the total cost of all my IT resources?

Yes. The Controlling module provides complete cost visibility broken down by department, location, employee or asset type. IT managers can quickly identify unused licenses or duplicate tools.

Is equipme GDPR compliant?

Yes. equipme is fully GDPR compliant with all data hosted on servers in Germany. The platform creates complete audit trails for every asset movement, essential for compliance audits.

What happens to assets when an employee is offboarded?

When an employee is marked as offboarding, equipme automatically flags devices for retrieval, marks licenses for deactivation and revokes access rights. Managers see all outstanding resources in the offboarding dashboard.

How is equipme different from managing assets in Excel?

Unlike Excel, equipme provides a central, always up-to-date single source of truth. Changes are automatically logged, orders automatically create inventory entries, and the platform adds workflow automation, role-based access and compliance-ready audit trails.

IT Asset Management

IT-Asset-Management

Wisse, welche IT-Assets du hast, wo sie sind und was sie kosten

IT-Assets landen in Tabellen, Tickets und E-Mail-Threads und niemand hat den vollen Überblick über alle Ressourcen. equipme bringt alle wichtigen Daten an einem Ort zusammen.

Vorteile

Was sich mit IT-Asset-Management ändert

Wer Assets in Tabellen, Tickets und Tools verwaltet, verliert irgendwann den Überblick. equipme bringt alles in ein System von Laptops bis zu Lizenzen und verfolgt jede Ressource über den gesamten Lebenszyklus.

Alles in einem System verwalten

Ordne jedes Asset seinem Verantwortlichen zu

Weise Assets Mitarbeitenden samt Abteilung, Standort und Kostenstelle zu. Behalte die Verantwortlichkeit im Blick und führe jederzeit Buch über alle Assets.

Kosten senken, ohne Abstriche zu machen

Identifiziere doppelte Ressourcen, ungenutzte Lizenzen und vergessene Abonnements. Die meisten Teams entdecken innerhalb von 90 Tagen unnötige Ausgaben.

Grundlage für Prozessautomatisierung schaffen

Saubere Asset-Daten ermöglichen Automatisierung. Nutze die Workflow Engine von equipme, um Routineaufgaben zu eliminieren und deinem Team Zeit für das Wesentliche zu geben.

Die Lösung

Von der Beschaffung bis zur Rückgabe

equipme bildet den gesamten Asset-Lebenszyklus ab: Vom Wareneingang über die Zuweisung bis zur Rückgabe. Alles lückenlos dokumentiert in equipme.

Verwalten

Firmeninventar verwalten

Jedes Büro, jede Filiale oder jedes Lager hat seine eigene Inventaransicht mit allen am Standort verfügbaren Ressourcen.

Alle gemeinsam genutzten Ressourcen wie Möbel, Drucker oder Server kontrollieren
Inventar zwischen Standorten verschieben statt neu zu bestellen
Gelagerte Assets und eingehende Lieferungen verfolgen, um Zuweisungen zu planen

Zuweisen

Nutzerinventar zuweisen und verfolgen

equipme weist Ressourcen Nutzern zu, sodass du leicht siehst, wer was hat, und Änderungen verwalten kannst, wenn Mitarbeitende das Team wechseln oder das Unternehmen verlassen.

Abteilung, Standort und Kostenstelle automatisch erfassen
Vollständigen Datensatz führen für lückenlose Rückverfolgbarkeit bei Compliance
Mitarbeitende können ihre zugewiesenen Assets einsehen und Probleme melden

Überwachen

Lagerbestand überwachen

Verfolge Inventar mit vollständiger Transparenz über Lagerstände an spezifischen Lagerorten innerhalb jedes Lagers. Nie wieder Engpässe oder Überbestellungen.

Alle Bestände, reservierte Mengen und Lagerorte einsehen
Mindestbestandswarnungen setzen, Quoten verwalten und Massenbestellungen automatisieren
Bestand zwischen Standorten verschieben, beschädigte Artikel entfernen oder Inventar hinzufügen

Rückgabe

Services zurückgeben oder tauschen

Wenn ein Gerät kaputt geht, verloren geht oder ersetzt werden muss, starte den Prozess direkt aus dem Mitarbeiterprofil. Geräte sofort ins Lager zurückführen.

Anfragen durchlaufen einen Freigabe-Workflow, damit Änderungen dokumentiert sind
Assets automatisch ins Lager zurückführen, damit sie wiederverwendet werden können
Rückgabedokumentation erstellen und vollständigen Audit-Trail für Compliance einsehen

Hinzufügen

Inventar zu equipme hinzufügen

Inventar gelangt in equipme entweder durch Wareneingang bei Bestellungen oder durch manuelles Hinzufügen von Bestand.

Ressourcen beim Eingang automatisch inventarisieren, wenn Bestellungen aufgegeben werden
Alle Inventareingänge mit vollständiger Dokumentation verfolgen
Inventar manuell hinzufügen, das den Standardeinkauf umgeht

Integrationen

Alle Systeme, eine Datenbasis

equipme bietet Integrationen zu deinen bestehenden Tools wie HR, MDM, ERP und mehr. Inventardaten bleiben aktuell, ohne dass jemand manuell nachpflegen muss.

Übernimm die Kontrolle über dein IT-Asset-Management

Hör auf, Assets in Tabellen und verstreuten Threads zu verwalten. equipme bringt alles an einem Ort zusammen und starte jetzt kostenlos oder buche eine Demo.

Mehr Funktionen

IT-Asset-Management ist nur der Anfang

Diese Funktionen greifen direkt auf deine Asset-Daten zu für automatisiertes Onboarding, klare Genehmigungsprozesse, vollständige Kostenkontrolle und Self-Service für dein Team. Alles in einem System.

On- & Offboarding

Automatisiere die Ressourcen-Einrichtung für neue Mitarbeitende und den Rückruf beim Austritt.

Genehmigungsprozesse

Erstelle individuelle Genehmigungsprozesse, damit Tausch, Rücksendungen und neue Aufträge deinen Regeln entsprechen.

Controlling

Verfolge die Gesamtkosten deiner Ressourcen, prognostiziere Ausgaben und zeige genau, wohin dein IT-Budget fließt.

Self-Service

Lass dein Team die Ressourcen anfordern, die es braucht – das reduziert IT-Tickets und beschleunigt die Bereitstellung.

FAQs

Hier findest du Antworten auf die häufigsten Fragen von IT-Verantwortlichen zu Ressourcenverfolgung, Kostenkontrolle und Organisation.

Kann ich Softwarelizenzen und Verträge verfolgen?

equipme verwaltet alle Ressourcentypen – Laptops und Monitore, Softwarelizenzen und Abonnements, Verträge und Zugriffsrechte, Büroausstattung und mehr. Alles an einem Ort.

Wie handhaben wir Asset-Tausch und Rückgaben ohne den Arbeitsablauf zu stören?

Mitarbeitende oder die IT können einen Tausch oder eine Rückgabe direkt aus dem Asset-Datensatz initiieren. Die Anfrage geht zur Freigabe, und du kannst im gleichen Prozess einen Ersatz zuweisen. Ressourcen werden schneller ersetzt – ohne E-Mail-Chaos.

Kann ich die Gesamtkosten all meiner Ressourcen sehen?

Ja. Das Controlling bietet dir vollständige Kostentransparenz – aufgeschlüsselt nach Abteilung, Standort oder Asset-Typ. Du siehst genau, wohin dein Budget fließt, und identifizierst Verschwendung schnell.

Wie finde ich ein bestimmtes Asset, wenn ich es brauche?

Suche nach Asset-Name, Seriennummer, Mitarbeitendem, Standort oder Status. Du erhältst sofortige Ergebnisse mit allen relevanten Informationen – wer es hat, was es kostet, wann es abläuft. Kein Durchsuchen von Tabellen mehr.

Kann ich kontrollieren, wer was in equipme sieht?

Ja. Du legst rollenbasierte Berechtigungen fest, sodass Mitarbeitende nur ihre eigenen zugewiesenen Ressourcen sehen, IT-Teams alles an ihren Standorten und Führungskräfte das Inventar ihres Teams. Volle Kontrolle, ohne sensible Kostendaten preiszugeben.

Sind unsere Daten sicher und konform?

Ja. equipme ist vollständig DSGVO-konform mit Daten-Hosting in Deutschland. Du erhältst vollständige Audit-Trails für jede Asset-Bewegung – entscheidend für Compliance und Kostenverfolgung.

equipme PRO

Effizientes IT-Onboarding: Das digitale Onboarding neuer Mitarbeiter optimieren

Maverick Buying: Herausforderungen und Lösungsansätze