Warum du ein effizientes IT Portfolio Management brauchst

Ist deine IT zukunftssicher? Wenn es um technische Innovationen geht, reicht es nicht aus, einmal das modernste Tool einzuführen. Nur Unternehmen mit einer kontinuierlichen und nachhaltigen IT-Praxis können das Unternehmenswachstum langfristig voranbringen. Ohne ein strategisch aufgestelltes IT-Portfolio und eine Weitsicht für kommende Veränderungen, wird die IT nicht flexibel genug sein, um auf die schwanken Anforderungen zu reagieren. Aus diesem Grund musst du dein IT-Portfolio so abstimmen, dass es dem digitalen Wandel standhält.

Was versteht man unter IT-Portfolio Management?

Im Allgemeinen versteht man unter Portfolio Management die strategische Verwaltung und Organisation von Projekt innerhalb eines Unternehmens. Dabei konzentriert es sich bei Entscheidungen auf Elemente wie Projektbudgets, Ressourcennutzung und die Einhaltung von Zeitplänen. Demnach widmet sich das Portfolio Management in der IT ausschließlich auf Projekte und Teams in der gesamten IT-Abteilung. Hierbei bewerten die Portfoliomanager die vergangenen, laufenden und zukünftigen IT-Projekte im Hinblick auf Potenzial.

Unterschiede zwischen IT-Portfoliomanagement und Projektportfoliomanagement

Also befasst sich das IT-Portfoliomanagement ausschließlich mit der IT-Abteilung und ihrem Ressourcenmanagement, während sich das Projektportfoliomanagement auf den Erfolg  bestimmter Projekte konzentriert. In der folgenden Abbildung sind die Unterschiede einmal deutlich aufgelistet:

Heute: Du brauchst Unterstützung beim IT-Portfoliomanagement

In vielen Unternehmen gibt es aktuellen Zeitpunkt noch keine Strategie in Bezug auf das Portfoliomanagement und es werden lediglich qualitative Analysen zur Beurteilung der IT eingesetzt. Zwar wird dabei der Ertrag von Hard- und Software Ressourcen ermittelt, jedoch die möglichen Risikofaktoren nicht abgewägt. Gleichzeitig wird der Gesamtzusammenhang mit dem restlichen Unternehmen außer Acht gelassen und IT-Investitionen separat betrachtet. Gerade weil sich die Nutzer von internen IT-Assets über mehrere Abteilungen verteilen, führt dies in den Anforderungen zu Überschneidungen. Aus diesem Grund sollten Projekte in Bezug auf das Portfolio nicht getrennt betrachtet werden, sondern auf das vorherrschende und stabile Geschäftsmodell ausgerichtet werden.

Warum ist das IT-Portfoliomanagement wichtig?

Im Grunde schafft dieser Ansatz einen umfassenden Überblick über den aktuellen Stand, Veränderungen und Leistung des Portfolios. Darüber kann man sicherstellen, dass Unternehmen den erforderlichen Bedarf an Finanzen, Ressourcen und Personal für eine IT-Einheit abdecken können. Weil der internationale Wert von IT-Projekten enorm hoch ist und die Komplexität weiterhin zunimmt, benötigen diese Vorhaben besondere Überwachung.

Leitfaden: IT-Portfoliomanagement aufbauen

Zunächst solltest du eine detaillierte Analyse deiner Systemlandschaft durchführen, woraus eine Roadmap für kommende Projekte abgeleitet werden kann. Beispielsweiße kann das die Pflege des gesamten Systems, den Umbau einzelner Einheiten oder den Austausch von Services umfassen. Anhand dieser Roadmap kannst du beurteilen, welche Projekte zur IT-Strategie und Geschäftsausrichtung deines Unternehmens passen. Im Zuge dessen solltest du hier folgende Aufgabe nicht vernachlässigen:

• Abstimmung klassischer und agiler Projekte innerhalb der IT
• Regelmäßige Bewertung und Repriorisierung deiner Maßnahmen
• Delegation der Entscheidungen an verantwortliche Personen auf operativer Ebene
• Initiative Aufwandsschätzung, Planung und Entwicklung neuer Funktionen

Dabei können sich IT-Architekten und verantwortliche Portfoliomanager an den Enterprise Architecture Framesworks (EAF) wie Togaf oder Alternativen orientieren.

Bestandteile des IT-Portfoliomanagements

Generell umfasst die Navigation des IT-Projektportfolios die gesamte Planung und Priorisierung von IT-Leistungen innerhalb der Organisation. Deshalb benötigen Verantwortliche eine feste Struktur, um die Fortschritte entsprechend messen und beurteilen zu können. Dabei umfasst ein erfolgreiches Modell mehrere Ebenen, die wie folgt aufgezeigt sind:

An diesen vier Ebenen können sich Verantwortliche bei der Einführung oder Transformation orientieren:

Portfolioschicht: Die Portfolioschicht besteht aus den grundlegenden Komponenten der Planung, Priorisierung, Implementierung und Überwachung des Portfolios. Diese Elemente sind die Grundlage jedes IT-Projektportfolios.

Managementebene: Die Managementebene konzentriert sich auf die Verwaltung der Unterstützung für einzelne Projekte innerhalb des Portfolios. Diese Ebene umfasst Projekt-, Risiko- und Finanzmanagementstrategien und -prozesse.

Rahmenebene: Die Rahmenebene bestimmt, wie Manager die Management- und Portfolioebene angehen. Auf dieser Ebene entwickeln Manager Methoden zur Verwaltung und Priorisierung des Portfolios.

Visuelle Ebene: Die visuelle Ebene umfasst von Software generierte Berichte, Tabellenkalkulationen und Dashboards. Diese Ebene stellt alle anderen Ebenen visuell dar, wenn der Portfoliostatus gemeldet und geteilt wird.

Welchen Nutzen kannst du daraus ziehen?

Generell sorgt die Umsetzung einer nachhaltigen IT-Projektportfolio Strategie für höhere Effizienz, besser Kommunikation zwischen Führungskräften und der operativen Ebene sowie nachhaltigere Nutzung von vorhandenen Ressourcen. Darauf ergeben sich konkret folgende Vorteile:

• Risiko minimieren: Risiken können frühzeitig erkannt und deren Auswirkungen eingedämmt werden.
• Effizienz steigern: Der standardisierte Ansatz beseitigt irrationale Argumentationen und Debatten bei der Auswahl von Projekten. Dadurch können kürze Zeiträume für die Fertigstellung von Anwendungen eingeplant werden.
• Schnell an Änderungen anpassen: Durch die Überwachung des gesamten Projektportfolios können Trends frühzeitig erkannt werden und mithilfe der hohen Flexibilität gesteuert werden.
• Kommunikation vereinfachen: Berichte können in Zusammenarbeit erstellt werden und Informationen frühzeitig ausgetauscht werden. Dafür bietet sich ein Portfoliomanagement Tool an, um Daten übersichtlich zu sammeln und abzubilden.
• Budgets einhalten: Projektbudgets können einfach überwacht werden und dort eingesetzt werden, wo zusätzliche Ressourcen benötigt werden. Da IT-Projekte meist kostenintensiv sind, sollte der Budgetstatus dauerhaft überwacht werden.
• Return on Investment steigern: Standardisierte Prozesse verringern den Zeitaufwand für redundante Aufgaben. Das führt zu einer höheren Geschwindigkeit und Qualität der Projektabwicklung und einem besseren ROI.

Fazit

Letztendlich bietet das IT-Portfoliomanagement einen umfassenden Überblick über den Status und die Leistung des IT-Portfolios. Es sorgt dafür, dass Unternehmen ihre IT-Ressourcen effizient planen und nutzen können, insbesondere in Anbetracht der steigenden Komplexität und des Wertes von IT-Projekten. Zusammenfassend ermöglicht das IT-Portfoliomanagement Unternehmen, proaktiv und strategisch zu handeln, statt reaktiv auf IT-Herausforderungen zu reagieren. Es ist der Schlüssel zu einer effizienteren und zukunftssicheren IT, die den Geschäftserfolg langfristig unterstützt.